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關鍵字:人事檔案管理;意識;機制;科學化;法制化;道德素質
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分,通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發、管理的角度來看,人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。因此管好用好人事檔案,對人才資源開發起著重要作用。當然人事檔案作為廣義檔案中的一種,也具有一般意義上檔案的屬性,即:人事檔案的作用是客觀存在的,但出于靜態的檔案,它的作用又是潛在的,要使潛在的價值變為現實的直接價值,要受到一定條件的制約。既受到社會、經濟、法律、文化等條件的制約,同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經濟、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環境,但是檔案意識和管理機制和水平確實可以實實在在改變的
第一,處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業單位,人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業和相關專業出身,大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄,對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態度,這種不專業化的做法常常會給我們其他部門的人員調度和安排造成一定不必要的麻煩,如果遇到突發事件,也不能及時選擇和派遣相關有經驗和技術的員工。從員工自身來講,也需要培養自己的檔案管理意識,很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態度,而導致自身檔案的丟失或者不完整,這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二,單位的管理機制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素,作為新世紀的企事業單位,對于信息的采集和利用也應該有相對應的管理機制,利用工程的觀念來對人事的錄用、調度、撤銷等進行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理,就要求企事業單位建立健全有效的管理機制,建立相關的管理部門,首先需要在每一個部門內部進行各個員工的信息采集,盡量做到信息的完整、準確和清晰,其次對人員的檔案進行歸類和整理,盡可能做到歸類標準化和整理科學化,然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進行進一步的整理和歸類,處理以后的檔案信息要進行存檔管理,存檔看似簡單,卻包括很多繁瑣的工作。每一個環節都要求做到認真細致,這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三,科學是第一生產力。人事檔案管理在前期的發展是緩慢的,究其本質原因,就在于科學的落后,而今隨著科技的快速發展,我們的生活方式也隨之發生了翻天覆地的變化,計算機的出現導致了從實物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著,這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉變,當然企事業單位人力資源管理的模式也進入了新的改革歷史時期,當今市場上有很多以計算機為基礎的管理軟件業隨之應運而生,簡單的人事信息錄入就可以實現有效和迅速的人力資源管理,不得不說計算機的出現使檔案管理實現了一個飛躍性的發展。綜上所述,我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴格的人事管理理念以及建立健全的管理機制和購入先進的人事檔案管理軟件。
二、基于當今普遍的人事管理傳統模式和手段,我們要做的還有很多
第一,現在的人事檔案管理一般都重政治輕業務。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業務和政治兩方面。但傳統的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關系方面的東西較多,而能動態反映某人情況的信息,如人員的身份認定、出境出國情況、合同項目轉讓、發明專利項目、業績考核、職稱評定、各類榮譽稱號、崗位培訓、繼續教育、人事爭議仲裁、人才素質測評、人事協議、養老金、失業金的繳納等情況,則少之又少,現代人事管理應將人事檔案資料盡量做到充分和完整,必要時可以加入個人的影像資料,以便更好的利用。
第二,人事檔案一般作為政治要素,也必須將其法制化,做到檔案收集有序性,檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進一步增強公民的法制觀念,提高政治覺悟,認清制假危害,另外,還必須加大《檔案法》的監督和執法力度,要告誡、引導廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負責、對自己負責的態度,嚴肅認真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務高低,要調動和利用檔案都必須按規章辦。只有完善相應的檔案制度,并認真貫徹執行,才能有效地避免虛假檔案的產生。
第三,人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質量高低,所以做好人事檔案工作必須講究實事求是,來不得半點虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確,不能前后矛盾,模棱兩可,這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴把“三關”。一是要把好材料的入口關,對來路不明及有疑義的材料,要親自進行調查核實,驗明正身,做好初步認定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴把人事檔案材料的轉入關,各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機。對新形成的檔案材料,一律嚴格執行登記制度,并進行認真細致地鑒別。三是嚴把人事檔案轉遞關。在人事調動時,檔案人員接到調檔函,要將其人事檔案材料進行收集,認真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執單,密封后加蓋公章,通過機要發至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四,人事檔案作為所有機關和企事業工作首要的先決條件,人事檔案必須做到真實可靠。這就需要從制度上防范假文憑,從源頭抓起,要嚴密防范、徹底杜絕“權學交易”這種丑陋現象,國家各級各類學校、教育培訓主管部門要采取有力的措施,嚴格執行教育部門學籍管理規定,把好入學關。在日常的教學管理過程中,對那些需要繼續學習深造的干部和企業管理人員,單獨設立學籍檔案,實施教學質量的全過程重點監控,幫助和督促他們保質保量的完成學業。對于少數不按時上課,不認真完成作業,學習困難,企圖靠與任教老師拉關系、混學分的學生,應采取勸其退學或強制中止學習等措施。要堅持對學生負責、對社會負責、對國家負責的態度,從制度上防范假文憑,保證人才培養的質量和學籍、學歷證書的真實性。
當然在保證法制的情況下,更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質和道德素質。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質、科學文化素質、業務素質和職業道德修養是人事檔案工作質量的關鍵。積極學習本單位專業對口的各項知識,熟悉各個環節的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項專業性很強的工作提供優質、快捷服務。檔案管理人員還要通過不斷加強職業道德修養,來增強自己的使命感和責任感,通過責任心的加強,提高檔案管理的服務質量和服務水平。
參考文獻:
【1】 吳寶康.檔案學概論【J】.1989
一、目標與宗旨
以創建全國文明城市、國家衛生城市,實現長效化、精細化管理為目標,通過城區臨街門前管理責任制的落實,建立完善“管理為核心、自律為關鍵、作業為基礎、執法為保障”的臨街門前管理模式,從而實現道路平整干凈、門前暢通有序、立面整潔美觀、垃圾收集規范的目標。
二、組織機構
為加強對門前管理責任制的領導,成立門前管理責任制實施領導小組。
領導小組下設辦公室,辦公室設在區城管局,由同志兼任辦公室主任,同志任辦公室副主任。各街辦(鎮、場)均應設立門前責任制工作領導小組,制定相應實施方案并組織好自查自評工作,區直各責任單位負責配合實施。
三、范圍與內容
(一)門前責任制范圍
本實施方案所稱臨街門前管理,是指道路、街巷兩側的各類責任單位(經營業主)的責任區域。
(二)門前責任制內容
臨街門前無暴露垃圾、無亂停放車輛、無出店營業、無占道攤點、無亂堆放物品、無亂張貼(亂刻畫、亂涂寫)、無亂掛亂拉、無店招店牌不規范和污損、無亂晾曬;建筑裝修工地門前無污染物;公共綠地無空禿、行道樹無缺株、綠化設施無缺損;門前路面平整無坑塘、無沉陷、無臃包、無積水,窨井蓋無缺失,墻面落水管完好。
(三)臨街單位(經營業主)責任
1、不亂涂寫、亂張貼;不亂晾曬、亂吊掛物品;店招店牌按規定設置,保持完整、清潔;不出店經營;不亂停車;門前門后不亂堆放物品、雜物;按市容環衛部門要求定時定點投放垃圾袋;不向門外傾倒、排放廢棄物;做到門前清潔,每天清掃,每周大掃除。
2、對他人在自家門前責任范圍扔垃圾、亂畫亂貼、亂停車、亂吊曬、擠占盲道等行為進行制止,并及時清理。
3、對他人在自家門前責任范圍破壞市政、市容、綠化及園林設施或占道經營等行為,及時進行制止;對勸阻無效或已經造成市政、市容、園林綠化設施硬件損壞的,及時向街辦(鎮、場)或城市管理部門舉報。
四、措施與分工
(一)單位(經營業主)自律:臨街責任單位(經營業主)是該項工作的核心與細胞,應按照門前管理責任制標準做到“三個有”,即有保潔制度(每天要做清潔工作、每周至少一次大掃除活動);有保潔隊伍或人員(明確自有保潔隊伍或人員,或委托專門保潔隊伍或人員);有垃圾投放容器和保潔工具,確保責任事項的落實。
(二)區門前管理責任制工作領導小組:鞏固和完善以區長為第一召集人、分管副區長為召集人、各部門和各街辦(鎮、場)行政主要負責人為成員的門前管理責任制聯席會議制度。強化區聯席會議牽頭、協調、指揮、決策作用,對久拖不決或對涉及部門較多、較復雜的重大問題進行調處。
(三)街辦(鎮、場):作為門前責任制屬地管理的主體,應積極履行宣傳、巡查、督促的職責,做到“三個有”,即有一套長效管理工作機制;有一批宣傳員、指導員和志愿者;有一支督察糾錯隊伍。要以街、以路、以片為單位建立若干自律小組,引導臨街責任單位(經營業主)自我約束、自我管理,由街辦(鎮、場)與各自律小組簽訂責任狀,每季度開展“優、中、差”評比,使單位(經營業主)自覺落實門前管理責任。要劃定范圍,與臨街單位(經營業主)簽訂并送達《市城區臨街門前管理責任制單位(經營業主)承諾書》,督促其履行責任義務。
街辦(鎮、場)對臨街單位(經營業主)發現的市政設施等硬件方面的問題,根據道路劃分,分別及時告知區相關職能部門。對臨街單位(經營業主)不落實門前責任制,通知執法部門實施處罰;對屢教不改或處罰不到位的報區聯席會議。
(四)區城市管理局:負責門前責任制牽頭、協調、督促。指導各街辦(鎮、場)做好門前責任制工作,及時溝通;建立門前管理責任制考評獎勵機制,開展“百里挑一好店主(單位)”等主題評選活動,以街辦(鎮、場)為主進行日常考評,區城市管理局進行審核,對獲獎商戶授予獎牌;及時對環衛設施問題進行整改,督促各市容所和局清運公司清掃、沖洗道路和定時收集垃圾,規范作業,確保廢物箱無污損、垃圾箱規范管理。
(五)區城建局:及時對市政、綠化設施問題進行整改,規范作業,確保設施完好,公共綠地無土地,行道樹無缺株(死株),綠化設施無缺損。
(六)區商務局:對集貿市場進行監管
(七)區環保局:對單位(經營業主)違反環保行為進行監管。
(八)區行政執法分局:作為落實門前責任制的有力保障,負責日常執法,加強監督、處罰的力度,對門店、街辦(鎮、場)告知的違章戶,采取有效措施實施處罰;落實集貿市場周邊(門口)門前責任制。
(九)工商局、地稅局、區衛生局、區文明辦:把門前責任制考核結果和排名作為誠信單位、文明單位評選依據;對不履行門前責任、屢教不改的或處罰難以到位的,由區聯席會議提出意見,有行政主管單位的應對相關責任人作出處理,工商、稅務、衛生等行業主管部門應結合各自職能積極配合,對情節嚴重的,工商、衛生部門應依法依規責令停業或吊銷證照。
(十)公安分局:對暴力阻撓門前責任制落實的當事人和相關責任人采取有效措施。
(十一)交警部門:對亂停放車輛進行糾處。
五、保障措施
(一)建立“門前三包”管理臺賬和教育處罰臺賬。管理臺賬記錄以路段為單位的門店的各種信息和日常巡查情況;教育處罰臺賬記錄門店落實“門前三包”責任制情況。對拒不接受處罰的門店,管理部門應及時記錄在教育處罰臺賬上并抄告區工商、衛生部門。
(二)建立“門前三包”聯審制度。區工商、衛生部門辦理執照時,應了解該單位的門前三包責任制落實情況,加強該項工作的前置審批;同時配合管理單位,在日常管理和辦理執照年檢時,督促拒不接受處罰的單位落實責任。
【關鍵詞】檔案;管理;知識管理;融合
檔案信息管理工作是非常重要的一項工作,隨著現代化水平的不斷提高,很多新的技術和新的理念在檔案信息管理的工作中都應該得到一定的應用,知識管理是檔案信息管理的一個重要趨勢,它能夠避免以往管理工作中存在的不足,同時對檔案信息管理人員提出了更高的要求。
1.檔案信息管理與知識管理融合的必要性
我國的經濟和科技都得到了非常大的進步和發展,在經濟活動變化當中,知識因素的參與比重正在呈逐年增大的趨勢,所以只是管理是社會發展和經濟變革的必然要求,這樣不僅能夠更好地提升檔案信息管理的工作效率,而且對工作質量也有非常大的改進和提升,檔案信息能夠更加全面,檔案信息的作用也可以得到盡情的發揮。在以往的檔案信息管理工作中要經過很多的工作流程,管理方式也相對較為落后對信息價值的提升是非常不利的,在對實際的檔案進行管理的過程中還存在著諸多的問題,要更好地解決這些問題就一定要將知識管理和檔案信息管理進行充分的融合,只有這樣,檔案信息管理工作才能真正與時代的發展相協調。
2.檔案信息管理與知識管理融合的可行性
2.1從檔案信息屬性的角度分析
檔案的一個非常重要的屬性就是知識屬性,這些知識都是看得見摸得著的,檔案只是記載這些知識的一個載體,是人們對事物的研究成果的集中展示,檔案管理和知識管理的對象是一直的,檔案信息管理當中主要的工作內容是對于文檔中的顯性知識的一種管理。
2.2從知識管理的現有研究成果分析
知識管理在發展過程中已經形成了獨具特色的理論和方法,雖然在某些環節當中還存在著一些問題,但是已經有了很好的發展和進步。要建設一套比較系統的、科學的管理體系,首先要保證實踐具有可行性,其次是要選定恰當的研究對象,最后是在有明確的研究對象以后根據自身的條件和具體情況選擇適當的研究方法。在知識管理當中基本上已經具備了上文中所提到的基本條件,檔案管理和知識管理的相互融合有相應的理論保障和技術保障。
3.知識管理對檔案信息管理的創新
3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能
知識管理在檔案信息管理當中算是一種變革和創新,知識管理對檔案管理的所有流程都產生積極的影響,只是影響方式和影響程度不同。知識管理在檔案信息管理當中發揮著越來越重要的作用,。檔案信息管理工作中加入了知識管理以后,檔案信息管理在工作內容和工作方式上都有著非常明顯的轉變,這種轉變主要表現在以下幾個方面:首先是改變了以往只是對實體檔案的管理,轉變后的檔案信息管理不再注重管理的載體,而是更加注重管理的內容,強調了對檔案信息的開發和利用,采用高科技手段對檔案信息實行現代化、智能化的管理,這也促進了檔案信息管理在觀念上的轉變,將檔案信息管理和知識管理進行有機結合,在知識管理的前提下不斷改進檔案信息管理的相關內容。
3.2知識管理可以實現檔案管理業務流程再造
業務流程再造,是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計,其既是知識管理的要求,也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代,組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變,管理的中間層次將逐漸減少并最終消失,將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時,對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件,電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異,對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造,應依據文件生命周期理論,即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限,實現企業文件檔案一體化,在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理,同時強化了對各項業務管理工作的服務功能,提高了整個文檔工作的工作效率。
4.知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
不斷提高檔案信息管理工作的工作質量是知識使用管理的一個重要目的,同時也是連接檔案管理部門和其他部門之間的重要橋梁,信息化的發展與進步為檔案信息管理的發展與進步提供了一個重要的前提和基礎,網絡的發展更是使得檔案管理工作在工作方式上有了以此非常重要的轉變,知識管理不但能夠促進知識的傳遞與共享也能使檔案信息更加全面,相關的服務質量較以往也能夠有非常明顯的提升。因此,在檔案信息管理的過程中一定要加強包括網絡信息技術在內的各項現代化技術的應用,只有這樣才能不斷促進檔案信息管理工作的智能化,提高服務質量。
5.知識管理有助于提高檔案管理人員素質
現代管理飛速發展,在許多管理職位,從業人員的素質都在不斷提升,而檔案管理人員的素質一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識管理要求作為參與信息管理、知識管理的檔案工作者必須掌握管理學和現代管理知識,熟悉業務流程,提高自身素質。從這個角度來講,檔案信息管理與知識管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質。這是檔案信息知識管理的前提,也是結果。從時間角度講,知識管理有助于完善檔案人員的知識結構,提高檔案人員掌握現代信息技術的能力;有助于檔案管理人員發揮自身的創造力和潛能;還有助于檔案管理人員了解客戶需求,提供知識服務。因此檔案信息管理工作創新離不開知識管理,知識管理使檔案信息資源優勢不僅止于歷史研究之用,檔案人員的目光將投入到廣泛的社會需求中去,檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源,多層次、多角度地為社會生活各領域服務,不斷對檔案信息去粗取精,創造社會服務價值。我們希望檔案工作者能夠通過自身的努力,成為成功的信息主管和知識主管。
6.結語
知識經濟在當代社會得到了非常迅猛的發展,檔案信息管理也應該更好地順應知識經濟的發展,在檔案管理的過程中一定要對傳統的理念和模式進行大膽的變革,只有變革才能有創新,只有不斷地進行創新才能更好地發展,檔案管理也是一樣,只有對其進行不斷創新,在管理的過程中與知識管理相結合才能更好地保證檔案管理工作的長久發展。 [科]
【參考文獻】
1.1知識管理的含義
知識管理是對基于現代信息技術實現知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等活動的總稱。它是發揮知識價值、提高知識的有效利用并且最終達到加強企業核心競爭力目標的有效途徑和手段。知識管理多以網絡化、智能化的運作方式,以用戶的實際需求為核心,提供具有實用性和專業性的高效管理服務。
1.2知識管理與檔案管理的聯系
1.2.1管理對象重疊
檔案管理所針對的管理對象是各種文件、檔案等書面形式或電子形式的材料,知識管理所針對的管理對象則是廣義上的知識、信息等,文件和檔案等各種形式的材料都屬于知識的范疇當中,是知識的重要組成部分,因此檔案管理和知識管理在管理對象上存在某些范圍上的重疊。基于在管理對象上的重疊致使知識管理和檔案管理具有相當密切的相互聯系。
1.2.2管理目的相同
檔案管理的最終目的是使所管理的對象即各類文件和檔案能夠更方便地被社會各界所使用,通過檔案管理的相關工作和活動,為服務對象提供便利的檔案查閱和使用服務。知識管理的最終目的是讓知識的價值得到具體實現,提高服務對象的核心能力,從而實現知識服務的目標和作用。所以,知識管理和檔案管理的管理目的都是為服務對象提供知識或者檔案方面的服務,滿足服務對象對知識和檔案的使用需要,二者所不同的僅是服務范圍。
1.2.3管理流程相似
當今我國的檔案管理已經不再受傳統檔案管理八環節的程序限制,還融合了全程監理,前段管控以及文件檔案一體化等多種管理方式和理念。而只是管理過程包括知識的積累、整合、評價、傳輸以及運用和創新等一系列流程活動,同檔案管理程序在很大程度上存在相似現象。都有對管理對象進行收集、甄別、整理、利用的程序和環節。
1.2.4管理手段相近
檔案管理與知識管理所采取的管理方式和手段也具有相當程度的相近性。知識管理的管理手段多是使用現代化的信息技術實現對其管理對象予以智能化、網絡化管理。而目前我國的檔案管理也已經改變了以往以手工管理為主的狀況和局面,在很多管理活動當中使用計算機進行輔助,融合了現代化信息技術,初步實現了檔案管理與現代信息化技術的對接,檔案管理的方式和手段如今更趨向于數字化、網絡化管理。
1.3知識管理背景下企業檔案管理模式的含義
基于知識管理背景的當今企業檔案管理模式是對融合知識管理觀念、方法,運用先進的信息化技術,以檔案信息等資源管理為核心,逐漸實現為服務對象提供更具實用性、便利性和效率性的個性化服務的新型管理模式的探索。知識管理背景下企業檔案管理模式雖然仍將文件以及檔案等材料作為管理的主要對象,但是其服務方式卻從被動轉向為主動,從實體材料管理轉向為對信息加工處理。企業檔案管理在知識管理的背景下從某種意義上已經轉化為以企業檔案和相關信息資源為管理對象的知識管理模式。
2知識管理背景下完善企業檔案管理模式的重要作用
知識管理背景下的企業檔案管理模式是一種結合知識管理與現代化企業檔案管理優勢和特點的新型管理模式。是知識管理與企業檔案管理的完美結合,可有效修正傳統企業檔案管理理論創新能力不足的弊端,還可以為知識管理實踐活動提供基礎和途徑。
2.1改善當前企業檔案管理模式的弊端
我國當今企業的檔案管理工作過程存在許多弊端。企業檔案管理工作沒有給予足夠的重視,導致企業檔案管理工作趨向邊緣化,特別在某些信息化程度較高的企業當中,檔案管理工作面臨著縮減人員投入降低運維開支,檔案管理水平不斷下降的境地。與此同時,信息化進程的加速導致大量電子類型文件集中出現,傳統的檔案管理模式無法滿足當今的管理需求。企業檔案管理工作應當符合企業生產經營活動對于證明、責任、信息等方面的要求,合理使用現代化的先進管理技術和管理理念,科學進行資源的開發和利用,為企業的未來技術研發、增加生產、開拓市場、強化管理、擴大企業規模等需求和活動提供理論支持和檔案服務。我國當今多數企業的檔案管理工作已經從手工管理為主時期,經歷計算機為輔時期,到現在的網絡智能管理時期。檔案管理工作已經開始使用智能化和網絡化等先進手段,但是仍然難以應對當前大量的電子文檔處理工作,無力滿足服務對象的個性化管理需求。企業檔案管理工作的更新和提高受到限制,因此需要及時調整工作方式和服務理念,為企業檔案管理水平的提高提供相應的技術基礎。
2.2改善當前知識管理工作當中的不足
我國多數企業的知識管理情況并不理想,存在觀望情況居多,而付出實踐較少的現象。另外,某些將知識管理付諸實際的企業也存在執行力度不足,貫徹程度不夠的現象,甚至一定范圍內出現停滯現象。企業的檔案管理和知識管理在很多方面都有著共通之處,彼此在某些領域存在相似甚至相同的現象,因此二者具有良好的合作空間和合作基礎。檔案管理是一種早已在各企事業單位普遍存在的工作內容和形式,具有一定的認可度和使用基礎,是知識管理的良好引入契機。知識管理可以依托檔案管理形式實現自身理論和實踐之間的結合,并以實踐情況為參考進行自身理論的完善和修改。知識管理背景下的企業檔案管理模式也即將知識管理理念與檔案管理實踐進行相互融合,并實現雙方共同進步的最終目標。
2.3實現知識管理和企業檔案管理的共同發展
傳統的企業檔案管理更注重對于相關記錄文檔的保存和管理,而輕視了對于相關記錄文檔資料的利用。使企業檔案管理偏離了價值的創造和開發目標,在相當范圍內局限了自身價值的體現和發揮。知識管理則是將文檔資料等全部形式的知識進行管理和利用,通過一系列整合處理過程,建立相對完整和獨立的知識資源框架和系統。結合知識管理的企業檔案管理具有更為開闊的活動空間,也對文檔資料的開發和利用具有更為積極主動的推進作用。因此,知識管理可以有效擴展企業檔案管理的工作范圍,提高企業檔案管理工作的作用和價值,提高檔案管理部門與工作人員在企業當中的地位和作用。而與此相對的,檔案管理明確地關注企業各項生產經營活動的過程和結果,有效地進行記錄和保存,預防相關信息的消失,其對文檔資料的整理和控制活動對于知識的積累和整合十分有利,也為知識管理提供了資源基礎和實施途徑,其對文件流通方面的效率優勢也可有效促進知識的傳遞、交流和整理,對于知識的了解和認識也具有很大益處,檔案管理對于重要文件和材料的原始保管和維護,在企業維護自身知識產權以及生產合作權益等方面具有重要作用。因此,企業的檔案管理和知識管理之間有著千絲萬縷的聯系,二者相互貫通并相互促進,找到雙方的準確結合契機,就可有效發揮兩者的自身優勢,發揮更大的作用,推動企業的良好發展。
3知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施
3.1更新現有企業檔案管理的傳統觀念
知識管理背景下的企業檔案管理與傳統模式的企業檔案管理的差別在于是否融合了知識管理理念和方式。因此轉變對于企業內部檔案管理工作的固有認知和觀念是建立新型以知識管理為基礎的檔案管理模式的前提和關鍵,需要企業檔案管理人員首先改變自己的管理觀念,立足于企業發展,實現檔案管理的高效轉化。改變企業檔案管理工作只重保存輕視利用的現象,轉變檔案管理工作關注點,將信息管理作為檔案管理工作的重心,保證以知識管理為基礎的企業檔案管理模式得以實施。
3.2使用信息化手段完善企業檔案管理模式
知識管理是基于現今社會信息技術發展的產物,知識管理的實施途徑主要依靠先進的計算機科技、現代通訊科技以及網絡傳播科技等技術手段。知識管理主要針對各類型獨立的文件或檔案進行集中化處理,使之實現有序化、高效化管理,在其實現自身價值的全部過程當中都不能脫離現代化信息技術或設備。因此,需要一套完整的軟硬件配套設施,來保證以知識管理為基礎的企業檔案管理工作的順利實施,使之實現為服務對象提供高效服務的最終目標。
3.3建立以知識管理為依據的企業檔案管理制度體系
以知識管理為基礎的企業檔案管理模式是一種對于傳統檔案管理模式的更新和改造,通過檔案管理的原有結構和工作資源,實現對于企業檔案管理效果的提升,使檔案管理的價值得以更好地實現的有效途徑和手段。這種以知識管理為基礎的企業檔案管理模式區別于以往的檔案管理模式,在管理對象方面有了更為廣泛的空間,在管理模式上也從過去的實體文檔保管轉化為信息的管理。科學完善的企業檔案管理制度和體系可確保檔案管理全部流程的平穩過度和連接,實現企業檔案管理的服務價值。
4結語
(一)檔案管理過程的階段性。
我國的檔案管理可以分為兩個階段——檔案室階段和檔案館階段。不同階段的檔案具有不同的意義,且檔案的管理對象也不同。在檔案室階段的作用主要是為單位在日常使用中提供參考,體現了一種過渡性質;在檔案館階段的作用是增加了社會價值,需要永久保存。
(二)檔案管理的依附性。
檔案是由其形成者在活動過程中所整理出來的,反映了形成者的全部特點及其思想觀念,同時也涵蓋了與形成者利益相關的數據和事實。檔案對形成者的依附性阻礙了檔案管理的活動范圍,因為它無法像圖書資料那樣傳播或交流。
二、知識管理的特點
(一)知識管理是信息時代的產物。
人類的社會經濟形態經歷了兩個階段,一個是農業經濟向工業經濟發展的階段,一個是工業經濟向信息經濟發展的階段。隨著信息經濟時代的到來,接收的信息越來越多,形成了信息煙霧,最終導致人們慢慢迷失在煙霧中。為了解決信息量過大所造成的管理和決策的低效率,人們逐漸意識到對信息流的管理不能單純地依靠對“信息流”的控制和管理上,而應當將信息載體、信息系統以及各種信息網絡納入知識管理體系,從而有效地選出對社會有用的信息。
(二)知識管理的超越性。
不可否認,知識管理是信息資源管理的延伸和拓展。由于時代經濟的發展和應用管理的需要,知識管理從信息資源管理中脫穎而出,逐步成為一個新的管理領域。知識管理不僅包含了信息管理和信息技術,更重要的是以知識管理為前提,巧妙地將知識管理和人的管理融為一體,強調以人為本,特別注重對人的智力開發,挖掘人類的潛能,并激發人類的創造力。
三、檔案管理和知識管理的相同之處
檔案管理的工作在于多社會各層的信息進行收集、歸納和總結,包括學術信息、政府信息、媒體信息等等。對于企業來說,通過觀察和溝通可以了解企業員工的工作特點和行為方面的隱性信息,通過媒體信息可以了解競爭對手的隱性信息。所以,檔案管理信息有利于企業提高自身的競爭能力,幫助企業搶占市場,提高市場份額。知識管理是在隱性知識和顯性知識的基礎上,達到共享或者共同發展的目的。知識管理的觀念是把知識作為重要的信息資源,不僅強調主觀能動性,還強調創新思維,這點與檔案管理比較類似。知識管理可以感知市場變化情況,了解競爭對手的隱性信息,獲取信息后整理歸類。雖然檔案管理的時間早于知識管理,但是在檔案管理中處處體現了知識管理的特征,兩者相輔相成,促進了企業的良性競爭。信息知識是檔案管理和信息管理共同的研究對象,檔案管理主要針對的管理目標是企業的競爭對手和市場信息,經過工作人員的加工處理后,這些資源信息具有更高的使用價值。檔案管理和知識管理都能夠提高企業的競爭力,兩者相互作用不僅可以減輕檔案管理人員的工作量,而且還大大提高了檔案管理工作的效率。檔案管理和知識管理的有效結合將管理人員從信息的海洋中解救了出來,此外,也促進了彼此的共同發展。
四、檔案管理和知識管理具有良性互動作用
檔案管理和知識管理相互作用,相互影響,彼此間互相借鑒管理中的經驗和方法,制定出具有可持續發展的管理戰略,使檔案管理的工作由物質經濟轉向知識經濟,從而推動了檔案管理和知識管理的進一步發展。此外,隨著信息技術的不斷發展,檔案管理工作顯得尤為重要,傳統的管理模式已經無法滿足社會發展的需要,必須在原有的基礎上不斷改進和創新。知識管理從字面上理解就是運用知識進行管理。檔案中包含了經營管理、科學研究以及生產建設方面的實踐知識,具有直接或間接的參考價值,此外,它還為經營決策這提供了可靠的現實依據。但是,如果檔案中積累的知識沒有被管理者開發利用,那么其價值就沒有真正發揮作用,只能說明是潛在價值,而不是現實的。
五、結束語
關鍵詞:檔案管理;知識管理;關系;探究
檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分,其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進行管理,而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養護、保管、利用和輸出等,狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現實來看,檔案管理與知識管理的概念一舊一新,但都是當前社會管理工作中的重要環節與思路,在知識經濟時代背景下二者能夠而且應該產生互動交流的火花,促進知識管理與檔案管理的和諧互動發展。從知識管理的發展歷程可以看出,自1986年世界勞工大會正式提出這一概念后,世界范圍內發達國家對于知識管理的研究就始終處于快速發展階段,而不同知識背景下的學者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看,筆者認為,知識管理就是要對知識資源進行有組織、有系統地管理和利用,從而推動知識的作用發揮。
一、管理學視域中檔案管理與知識管理的異同
(一)檔案管理與知識管理的差異性
檔案管理以保存、管理、查閱、調動等為主要工作環節,其工作重心是利用管理規范和技術手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中,規范化、制度化和程序化是關鍵特征,而在當前社會發展進程中推動檔案管理的現代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說,除了檔案管理的題中之義外,還需要對檔案信息的隱形管理,相比于強調規范化和制度化的檔案管理工作來說,知識管理需要更強的創新性和實用性,更加重視發揮知識的社會價值和應用價值,通過知識管理來創造更多的社會生產力。
(二)檔案管理與知識管理的相似性
從管理對象、流程、目的、技術等四個方面來看,檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性,這種相似性是確保二者能夠產生互動關系的基礎。首先,檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性,二者均需處理由文字、圖像等構成的信息文件,這就從根本上決定了探究二者關系的可操作性。其次,二者有著較為一致的管理目標。從檔案管理和知識管理的流程來看,二者都需要經歷產生-整理-存儲-利用等四個主要階段,檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產生部門接收到檔案管理部門,按照檔案管理體例進行分類整理,同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進行鑒定而后存儲,在此基礎上根據相關單位和個人的需要依照一定程度對檔案進行提取利用。知識管理的過程也是大同小異,一般來說也是從知識的產生階段開始,對于不同的知識類型進行分類管理,依據相關需要進行知識利用與評價。最后,二者的管理技術也存在著相似之處,信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術上的大規模革新,信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發展,利用電子信息技術對檔案信息和知識信息進行數據處理,建立數據庫,從而減少管理過程中的資源浪費,提高管理效率。
二、檔案管理與知識管理的互動關系
根據檔案管理和知識管理之間存在的異同,能夠在信息化背景下調動二者的互動發展,從而促進檔案管理和信息管理的共同進步。
(一)知識管理擴大檔案管理的范疇
對于檔案管理來說,傳統的管理方法和管理模式在信息化背景下出現了一定的局限性,通過信息管理的介入能夠有效擴大檔案管理的范疇,提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別,由于不同檔案之間的權限差別,在現實利用方面存在一定困難。知識管理能夠將包括檔案、文件在內的檔案管理內容納入到管理范疇中,通過對管理內容的有效處理構建一個更為完備的檔案管理知識體系,這種擴大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時,知識管理能夠有效推動檔案管理的現實利用,提升檔案管理的實用性價值。以企業檔案為例,在傳統的檔案管理范疇中,企業檔案管理服務基本維持在檔案的保管和調動等最為表層的方面,實現檔案管理與知識管理的結合,能夠促進檔案管理的更好利用,更為有效地發揮檔案管理在企業人事管理中的作用。
(二)檔案管理為知識管理提供制度規范
相比于已經開展相對成熟,體系相對完備的檔案管理工作而言,知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎的層面上,尚未形成行之有效的管理制度和管理規范,而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先,檔案管理工作能夠有效促進知識管理的沉淀與積累,在企業知識管理過程中,對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業員工的個人大腦中,利用檔案管理能夠將員工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來,形成較為容易管理的知識檔案,這樣既能夠促進知識的積累與沉淀,又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面,檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺,在知識傳播過程中,語言和文字是最為關鍵的兩種形式,檔案管理能夠將語言交流的口語化變得更為簡潔、高效,使得語言交流超越時間和空間的限制,在檔案管理過程中提供知識的交流途徑,為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述,重視檔案管理與知識管理之間的互動關系及同異之處,并且充分發揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發展進步。
作者:胡瀛瀅 單位:吉林省體育運動學校
參考文獻:
[1]劇艷英.檔案管理與知識管理的關系研究[J].辦公室業務,2012,04.
2、各施工單位在開工前,施工現場必須配合合格、齊全的管理人員、建立完善的質量、進度保障體系,且必須有經甲方審查批準的總體施工組織設計和各項專項施工方案;未有針對性的施工組織設計不能開工。
3、在施工過程中,工地上的負責人和技術人員必須向工人進行認真的技術交底,并存有相應的文字記錄待查。
4、建筑物在開挖之前,施工單位必須向甲方提供《放線記錄》,經甲方現場代表復核字認可后方可開挖。
5、分部分項工程隱蔽驗收必須嚴格執行“三檢”制度,經施工單位自檢合格后,于正式驗收前24小時通知甲方和監理,并提供有關合格的資料,驗收合格并簽字后方可進行隱蔽。經施工單位進行“三檢”后的驗收項目,在甲方、監理檢查過程中若發現三處以上不合格的有權不予驗收,同樣情況出現三次以上的有權要求更換管理人員。
6、施工單位在驗收合格后嚴禁對合格部分做任何改動,一經發現必須進行重新驗收;重要隱蔽部位應通知質量監督和設計單位共同參加驗收。
7、甲方、監理對施工質量有疑問,而要求施工單位復測時,施工單位應于積極配合。對隱蔽工程提出質量疑問要求重新檢驗的,無論建設單位是否進行驗收,施工單位都應按要求進行剝離或開孔,并在檢驗后重新覆蓋或修改。檢驗合格的,建設單位承擔由此發生的全部費用并應順延工期。檢驗不合格的,施工單位承擔發生的全部費用,工期不予順延。
8、關鍵工序施工完畢后,須經監理、甲方代表驗收合格簽字后(施工單位應在驗收前向甲方及監理提交三檢記錄、施工交底記錄等資料),方可進行下道工序施工,直至確認該部分工程合格為止。
9、混凝土澆筑過程中除必須有值班工長外,還必須保證每個工種(如水、電、模板、鋼筋等)有人值班。
10、為保證施工質量,施工難點以及容易發生的質量通病的地方,施工單位應先報施工方案經建設單位確認,建設單位可根據實際情況要求施工單位做施工樣板(包括砌體、抹灰、涂料、門窗安裝、防水、瓷片等),樣板經甲方驗收合格后施工單位可按照樣板進行大面積施工;砌體工程開始后,施工單位應按建設單位提供的戶型圖完成砌體和水電定位施工標準間,經建設單位確認后可大面積施工。
11、若施工單位多次不按合同約定施工,或違反正常施工程序、施工工藝進行野蠻施工,或施工質量、安全、環保等達不到有關要求,或施工用材料設備不合規定,甲方有權勒令施工單位暫停施工,施工單位必須立即整改,一切責任由施工單位負責。
12、如因施工單位原因,造成所建房屋面積與施工圖不符,由此產生的相關責任與費用由乙方承擔。作為有經驗的施工單位,施工單位理應及時發現施工圖紙中明顯錯誤或矛盾(如建施圖與結施圖不符,尺寸錯誤,照圖施工房屋使用功能明顯不合理等)并及時告知甲方,若施工單位未及時發現而導致費用與工期損失概由施工單位承擔。
13、所有進場材料均需提供材質合格證明文件進行報審,要求送檢的材料必須經當地質量監督站認可的試驗室試驗合格后方能應用于現場,各施工單位應提前做好材料的送檢試驗工作,并保持相應的質量記錄待查,屆時若因未及時送檢而造成工期延誤的,全部責任由施工單位承擔。對違反上述規定或雖經甲方許可而中途偷梁換柱者,除責令其返工外,還將處經濟處罰。
一、明確消防安全疏散設施管理的責任部門和責任人,定期維護、檢查的要求,確保安全疏散設施的管理要求。
二、安全疏散設施管理應符合下列要求:
1、確保疏散通道、安全出口的暢通,禁止占用、堵塞疏散通道和樓梯間;
2、在使用期間疏散出口、安全出口的門不應鎖閉;
3、樓梯間的門應完好,保證其正常使用;
4、安全出口、疏散門不得設置門檻和其他影響疏散的障礙物,且在其1.4m范圍內不應設置臺階;
5、消防應急照明、安全疏散指示標志應完好、有效,發生損壞時應及時維修、更換;
6、消防安全標志應完好、清晰,不應遮擋;
7、安全出口、公共疏散走道上不應安裝柵欄、卷簾門;
8、窗口、陽臺等部位不應設置影響逃生和滅火救援的柵欄如必須設置時,應有從內部易于開啟的裝置;
9、各樓層的明顯位置應設置安全疏散指示圖,指示圖上應標明疏散路線、安全出口、人員所在位置和必要的文字說明;
消防設施、器材管理制度
一、消防設施、器材管理應明確責任部門和責任人,消防設施的檢查內容和要求,消防設施定期維護保養的要求。
二、消防設施管理應符合下列要求:
1、消火栓應有明顯標識;
2、室內消火栓箱不應上鎖,箱內設備應齊全、完好;
3、室外消火栓不應埋壓、圈占;距室外消火栓、水泵接合器2.0m范圍內不得設置影響其正常使用的障礙物;
4、不得影響室內消火栓、滅火劑噴頭、機械排煙口和送風口、自然排煙窗等消防設施的正常使用;
5、應確保消防設施和消防電源始終處于正常運行狀態;需要維修時,應采取相應的措施,維修完成后,應立即恢復到正常運行狀態;
6、按照相關標準定期檢查、檢測消防設施,并做好記錄,存檔備查;
7、自動消防設施應按照有關規定,每年委托具有相關資質的學校進行全面檢查測試,并出具檢測報告,送當地公安消防機構備案。
8、集體宿舍內應設置醒目的消防設施、器材、出口等消防安全標志。
馬 東
華通聯食品安全服務技術有限公司首席咨詢師,總經理;食品安全管理專家,IRCA ISO9000主任審核員,ISO22000主任審核員,BRC審核員。在大學從事食品教學多年并參與多項食品科研工作,擁有11年跨國食品企業質量管理工作經驗。
中國目前的食品安全形勢是更好了,還是更糟?如果單從技術角度看,過去5年,政府的確投入了大量的資金、資源用于食品安全監管和資源整合,包括頒布了中華人民共和國第一部《食品安全法》、整合了監管部門的職責、設立了風險評估機構等,食品安全形勢應該是比以往更好了。但如果從近年社會熱點調查結果看,食品安全問題一直排在公眾最關注的問題之首,形勢似乎更糟了。
日趨完善的法規體系,公眾對食品安全問題零容忍的態度,已經開始讓食品經營者如坐針氈、備感壓力,卻又不知道如何才能避免或減少食品安全問題給企業經營帶來的風險。
中國經濟已經開始由長期以來的高速、粗放、低效的發展模式,轉向穩健、精益、高效的可持續發展模式,行業也進入整合、并購的階段。而任何的食品安全問題,都可能導致企業面臨被淘汰的危險,三鹿事件已經為食品經營者們敲響了警鐘。
這次北京華通聯食品有限公司與法國船級社合作,分別在廣州、香港與國內外知名食品企業的質量、技術經理,通過研討會的方式分享關于管理體系有效性驗證、供應鏈風險管理等國際先進的信息與經驗。
食品安全管理技術已經成為食品經營者最為關注的問題之一。如何建立一套適合行業特點,方便一線員工可操作、可持續、可改進的食品安全管理體系,是中國食品企業在未來10年生存、發展的關鍵。中國大部分食品企業在推行食品安全管理體系時,仍是通過認證來確認管理體系的符合性,但食品安全的管理更需要體現它的有效性。因此,在評判體系有效性時,需要對管理的“效用”與“效率”進行評價,不僅僅需要達到管理的目的,同時要考慮管理的成本。
許多管理者認為,食品安全管理是成本而非增值。如果對食品安全管理體系的實施過程,只能做到符合性確認,而非有效性驗證。管理過程中所產生的大量數據、證據就很難用于關鍵流程梳理與優化,所制定的改進目標、指標也很難與效率掛鉤,這也是為什么有些管理者將食品安全管理看做成本而非增值的原因。
這次研討會另外一個主題是供應鏈風險管理。自2005年蘇丹紅事件以來,每年中國都會發生大規模的食品安全事件,如,三聚氰胺、瘦肉精、皮鞋膠囊等,都是與上游供應商所提供的食品原料相關。食品安全是由整個食品鏈來保障的,供應鏈(商)的風險往往會波及到下游企業,直至零售行業。
但中國本土企業在供應鏈風險管理方面,仍處于起步階段,主要表現在:一是沒有將采購策略與供應商管理進行有效的整合;二是沒有基于風險策略的供應商評價系統;三是供應商評估人員能力參差不齊。
國際標桿企業在供應商管理方面,已經“由簡單貿易,向長期合作轉變;由滿足價格,向共享信息轉變;由單純供給,向業務聯盟轉變;由注重檢查,向管理分享轉變;由關注成本,向價值鏈開發轉變;由繁瑣記錄,向電子化系統轉變;由單一部門,向跨部門團隊轉變。”
企業的競爭力是通過整個價值鏈管理實現的,如何由“買賣關系”向“合作關系”轉化,是中國本土企業需要學習的地方。實際上,食品安全要素在供應鏈風險管理中只是諸要素之一,其他要素還包括,關系、能力、應變、技術、財務等等。面對如此之多的風險要素,如何選擇合適的供應商及評價方法尤為重要。這就是為什么供應商管理一定要涵蓋在采購策略中的原因了。
建立食品安全預警機制 刻不容緩
張簽名
現任中國食品工業協會食品物流專業委員會副會長、中國冷鏈物流聯盟總顧問、食品安全物聯網主編。曾先后擔任《中國食品報》新聞部副主任、總編室副主任,《中國食品工業》雜志社執行總編輯等職務。
如何避免或減少重大食品安全事故的發生,靠監管和事后處理均不是最佳選擇。而我國目前對于食品安全的監管理念,似乎還只是以這兩種選擇為主,即頭疼醫頭、腳疼醫腳,按下葫蘆起來瓢。三鹿牛奶出了大問題了,政府和全社會對乳業的安全生產上升到了前所未有的高度;肉類又出問題了,政府和全社會對食品安全的注意力又被集中到了肉類行業,又是“高度重視、齊抓共管”。
凡事預則立,不預則廢。諸如此類的此起彼伏、你方唱罷我登場式的食品安全大戲,人們看得都有點煩了。當然,亡羊補牢也不是一點不管用,但為什么不能事先就發現征兆,向全行業發出行業預警,并預測下一個可能會出現重大安全事故的是哪個行業以及最可能發生的事故是什么?也就是由政府主管部門牽頭,組織社會檢測機構,如食品安全物聯網等全國各地、各級食品安全溯源和監管平臺,建立起一個全國范圍的從上而下的食品安全行業預警機制,從而未雨綢繆,盡可能遏制食品安全的苗頭,豈不是更好?
食品安全行業預警機制的建立,雖有難度但并非做不到。俗話說:“山雨欲來風滿樓”,”月暈而風,礎潤而雨“,任何事情都有其征兆。
而所謂預警,就是對食品安全事故發生的趨勢和概率進行評估,對食品安全的重大隱患進行預警預測,隨時監控食品生產流通行業,對一些不正常的現象進行全面分析,找出可能發生事故的隱患所在,有針對性地對全行業敲響警鐘。須知,別人的今天可能就是你的明天。行業預警的初衷就是:寧可讓暫時沒發生重大事故的行業相關企業白緊張白忙乎一番,也不希望由于沒得到事先警示造成重大事故而后悔莫及。
行業預警的功效,其實就是“窺一斑而知全豹”,即根據具體案例進行行業分析。三鹿奶粉事件就是一個典型的教訓。在事件發生前,我國曾出現了“井噴”式的奶業投資熱,說明這個行業的利潤空間很大。奶業的擴張投資需要大量原奶,而國內卻頻頻出現倒奶、殺牛現象,這說明乳制品行業出現了不正常的情況。分析原因有3條:一是“復原乳”的泛濫。由于進口奶粉的增加,用奶粉生產的還原奶占據了相當的市場份額。據海關當年的統計,2006年我國共進口乳制品34.8萬噸,其中奶粉13.6萬噸,同比增長25.8%。這些奶粉相當于100萬噸原料奶,按奶牛單產4噸計,相當于25萬頭成年母牛的年產奶量;二是勾兌奶的現象屢屢發生。這又反映出奶品質量在下降,而奶制品在檢測過程中又都符合國家標準的要求,說明奶制品中添加了超出GB 2760規定的添加劑來補充奶制品中營養成分的不足;三是低于成本價的銷售,說明奶制品的質量存在問題。通過以上分析,如果當時能給行業及時提醒,也許結果會不一樣。
具體而言,預警機制的功能包括3個:一是預警功能,即通過確定一系列預警指標及判別標準可以實現對食品安全風險預警。首先通過食品加工企業的一些經濟指標測算出食品安全的風險值,其次通過一系列的參考監控指標衡量風險狀況。二是實時監控功能,即通過各地方質監機構實行實時監控,對食品加工的變動趨勢做出分析評價。三是風險預算功能,即依據行業動態、利潤分析、行業發展趨勢確定可能發生風險的概率,以便及時發現問題,抑制風險的發生。
那么,如何才能建立起一套行之有效的食品安全預警機制呢?筆者綜合業內專家看法,歸納為出下幾個方面:
一是建立專門的分析預警部門和實施預警情報統計報告制度,建立健全情報信息網絡,廣泛搜集情報,拓寬情報信息來源,做好情報信息系統的基礎性工作,通過各級質監部門對市場行情進行監控分析,將發現的問題及分析結果,定期上報統計數據及匯總,找出不安全因素,及早處理。