人事檔案管理的相關問題分析

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摘要：在當今的社會之中，人事檔案對于個人有著重要意義。我國歷來重視人事檔案的管理，但是隨著經濟的發展，傳統的管理模式和體制越來越難以滿足當今的需要，人事檔案管理制度需要進行發展和完善。本文將對當今我國人事檔案管理中存在的問題進行闡述并加以分析。

關鍵詞：人事檔案管理 問題 對策

人事檔案是個人工作、學習經歷、成績成就的重要記錄，是評價公民的重要標準之一，但是我國在人事檔案管理中卻存在著問題，會對公民造成不良影響。

一、我國人事檔案發展存在的問題

（一）檔案管理權問題

我國社會不斷發展，人才流動頻率增加，頻繁的人才流動中人事檔案的管理和轉移存在問題，混亂的管理制度難以適應當今經濟發展和人才管理需要，由于管理混亂，甚至是出現了“棄檔族”這一群體。目前我國人事檔案的管理存在多頭管理的情況，流動人員的人事檔案存放地點各不相同，失業管理部門、勞動部門、社保機構或是民辦中介機構都能夠存放人事檔案，存放分散呈多頭分散管理的狀態，這使流動人員難以弄清自己的檔案去處無法妥善保管檔案。檔案管理部門雖然很多，但是各個部門存在“踢皮球”的現象，流動人員尋找自己的人事檔案十分困難，各個部門相互推諉，使流動人員在各個部門之間奔波不停。這種管理方式導致人事檔案管理部門設置存在職能重疊覆蓋的情況，浪費人力物力和財力。多方管理難以設定專業化和現代化的統一管理標準，不能對人事管理部門做到有效的監督，一些檔案管理部門并不具備檔案管理的條件和能力，在這些部門內檔案管理人員專業能力素養較差，不能對人事檔案進行合理分類和放置使得人事檔案出現丟失損毀的情況。由于實行多方管理制度，會出現職責范圍劃分不清的情況，一些部門中存在多一事不如少一事的消極工作態度，推脫責任不能為流動人員提供良好的服務。

（二）檔案管理模式問題

目前我國一些部門仍使用傳統的檔案管理模式，傳統的管理模式使用封閉式的管理。這種檔案管理模式的應用范圍較小，單位的人事檔案管理適合應用這種人事檔案管理模式，雖然應用范圍小但是卻有利于企業領導對員工的人事檔案進行直接管理，能提高人事檔案的保密性和安全性。我國企事業單位和黨政機關多使用這種管理模式，并取得良好的效果。但是隨著社會經濟發展以及戶籍管理制度的改革，這種封閉式的管理模式并不適用當今市場的需要。傳統人事檔案管理模式在當今時代無法實現廣泛應用，在傳統人事檔案管理模式下使用人事檔案較困難，需要使用人事檔案時，辦理手續繁復，領導審批下發許可后才能執行。傳統的人事檔案管理模式不利于人員職位的調動，在傳統的人事檔案管理模式下人力資源的配置和使用將受到阻礙。一些單位擁有人事檔案保管的權利，當員工離職或使用人事檔案時，有的單位會要求檔案相對人交納一定費用來換取檔案，這對社會人員尋求職業發展和個人發展造成阻礙。

（三）檔案管理手段問題

我國一些人事檔案管理部門缺乏現代化的管理設備，檔案管理人員專業水平較低，素養能力不足，對人事檔案管理工作缺乏責任感。一些人員沒有經過專業技能培訓，在計算機上不能靈活運用軟件難以對人事檔案進行管理。人事檔案信息化多年前就已經提出，人事檔案信息化是指，在國家檔案行政管理部門的統一部署和規劃下，所有檔案管理活動都要應用信息技術，并對檔案信息進行科學合理配置。人事檔案信息化建設在很多部門內已經實施，但是由于缺少科學的理論對信息化管理工作進行指導，信息化管理實施和建設的過程中仍然存在很多問題。

二、解決對策

（一）確定人事檔案所有權

人事檔案的所有權應該明確，我國人事檔案的所有權不屬于個人或單位，而是屬于國家，這是確定人事檔案所有權的基礎。根據我國法律規定，公民死亡后，其檔案最終的歸屬是國家。在我國，政府應為人民服務，但是人事檔案管理制度卻落后于干部人事制度的改革。對于我國來說，無論是企業員工檔案還是流動人員的檔案，其所有權都屬于國家。因此，無論是從國家利益角度出發還是從國家人才戰略角度考慮，人事檔案管理都應實行無償服務。檔案管理的費用應該由政府承擔，相關檔案管理部門要提供無償性的檔案管理服務，這樣能夠更好的保護人事檔案。

（二）人事檔案管理體制統一

人事檔案管理體制是分散化的多方管理，這種管理體制存在的問題在前文已經敘述，因此改革人事檔案管理體制刻不容緩。人事檔案管理應建立相對統一的管理制度，各個層級的單位應由相對應的檔案管理部門進行保管，如縣級機構的人事檔案就應由縣檔案館保管。職級越大的單位，其管理制度越要做到統一。一些居住地較近，性質相似，且人員不多的單位人事檔案也應該由檔案館進行統一管理，這樣一來能夠使一些中小企業員工人事檔案得到妥善保管。統一管理人事檔案的方式能夠有效的防止人員找不到個人檔案情況的發生。對人員檔案進行統一管理后，無論公民進行怎樣的調動，其人事檔案所在位置不會發生變化，當公民需要使用檔案時，可以隨時使用保證了人才的合理流動和配置。

（三）人事檔案信息化建設的對策

實現人事檔案信息化就要實現基礎設施的完善，人事檔案管理部門應加大對信息設備投入的力度，信息化設備是實現人事檔案信息化管理的基礎和前提，在網絡的支持下應用信息設備實現人事檔案管理信息化的目標。購置硬件設備后，我國應建立規范科學的人事檔案信息數據庫。我國現今的人事檔案信息數據庫分類不明確，完善人事檔案信息數據庫的數據能夠增強人事部門的服務能力。人事檔案部門應有專人對人事檔案信息數據庫中的數據進行及時篩選和更新，這樣能夠使數據庫中的數據保持準確可靠。

三、結語

人事檔案的管理關系到公民的工作經歷甚至是未來的社會保障，人事檔案關系到我國公民的切身利益。因此我國人事檔案管理部門應該增強自身的責任感，完善部門內部的管理機制和管理模式，貫徹人事檔案信息化并將其應用于實際工作。通過我國人事檔案相關政策的出臺以及相關工作者的努力，我國人事檔案管理工作必定能順利解決當今存在的問題，發揮人事檔案的作用，為我國人民提供更好的服務。

參考文獻：

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[2]張玲.銀行人事檔案管理系統的設計與實現[D].大連理工大學,2013.

[3]吳正朋.流動人員人事檔案管理與改革研究[D].安徽大學,2013.

作者：哈斯格日樂 陳思敏 單位：鄂爾多斯市蒙醫醫院 鄂爾多斯市東勝區人才交流服務中心