人力資源檔案數字化建設實踐發展策略

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摘要：在高等專科院校進行人力資源檔案信息化建設的過程中，由于技術的不成熟、從業人員意識不到位及素質偏低等問題，影響了其數字化進程。本文從高等專科院校進行人力資源檔案數字化建設的優勢入手，分析了高等專科院校人力資源檔案實施信息化建設的現狀，并提出了實現信息化建設的基本路徑，以期促進高等專科院校檔案管理工作效率與質量的提升。

關鍵詞：高等專科院校；人力資源；檔案數字化；發展策略

如今，人力資源檔案數字化管理是大勢所趨。從高等專科院校的角度看，有利于提高整體的檔案管理水平；從檔案管理人員的角度看，有利于提升檔案管理工作的水平和質量；對于學生而言，安全的檔案存儲環境和完整的檔案記錄是成功找到工作的前提。因此，高等專科院校人力資源管檔案進行數字化建設是十分必要的。

一、高等專科院校進行人力資源檔案數字化建設的優勢

高等教育在全國范圍內的普及使得招生人數逐年增加，隨之而來的師生檔案管理工作量也呈上升趨勢。過去較為落后的人力資源檔案管理模式和技術已經很難滿足現今的管理需求。因此，高等專科院校進行人力資源檔案數字化建設有助于實現整體管理的現代化。其優勢具體體現在以下幾個方面：一是減少檔案管理人員的工作壓力，降低出錯率。相較于傳統的手工管理，數字化檔案管理能夠實現資料的即時查找與查閱，降低了因學生重名或字跡不清晰而造成的失誤[1]。二是降低了檔案管理的時間與人力成本。過去手工管理檔案時，需要對不同專業、不同年份學生的檔案按照順序和固定數量進行儲存，查找和歸檔時還需檔案管理人員耗費額外的時間和精力實施操作，十分不便。而實施檔案管理數字化后，節省了額外的時間和人力成本，提高了工作效率。

二、高等專科院校人力資源檔案實施信息化建設的現狀

（一）管理體系有待完善。高等專科院校人力資源檔案的管理模式較為松散，與其他部門之間并未形成統一的標準，缺乏完善的管理體系[2]。這在無形中增加了不必要的工作量，比如高等專科院校人力資源檔案有時需要被不同部門的人員查看或進行內容填充，在此過程中，如何實現快速查找與歸檔，如何解決不同部門之間對檔案需求的沖突等問題，就需要檔案管理人員與其他工作人員進行協商和思考。另外，不少高等專科院校的檔案管理人員缺乏工作重心和發展方向[3]，無法對自己現階段的工作質量進行理性的認知。

（二）資金投入較為保守。雖然網絡已經在高等專科院校內全面覆蓋，但是相關管理設備的更新速度卻始終較為緩慢。造成此種情況的主要原因是高等專科院校在資金投入方面較為保守。首先，硬件方面。全校師生的檔案儲存與管理工作需要較大的網絡與系統存儲空間以及反應靈敏的計算機設備作為保障[4]，但實際上檔案管理設備運行較慢，無法提供高效即時的便捷服務。其次，系統與軟件方面。并未引入較為理想的現代化管理與辦公系統，導致檔案管理人員在處理檔案時，時常出現界面卡頓、訪問受限、數據丟失等問題[4]，無形中增加了其等待和額外工作的時間。最后，在檔案管理人員的培訓和軟硬件維護方面也缺乏相應的資金投入，使得檔案管理人員的技能提升只能依靠自己來完成，遇到系統或硬件問題時無法及時解決，使檔案管理工作無法持續高效地開展。

（三）檔案管理人員水平層次不齊。檔案管理人員存在水平參差不齊的情況，主要是由于：一是檔案管理人員較少或年齡偏大，缺乏主動學習和創新的意識。二是檔案管理人員可能由其他部門的管理人員擔當，對檔案管理基礎流程和方法的了解并不透徹。三是高等專科院校在檔案管理方面開設勤工助學崗位或直接由獲得獎助金的學生來完成，這些學生既缺乏基本的檔案管理常識又對院校內部的管理部門體系不甚了解，因此無法提高工作效率。總之，高等專科院校檔案管理人員的水平不一，專業人才缺乏。

三、高等專科院校人力資源檔案實現信息化建設的基本路徑

（一）汲取經驗完善管理體系。管理體系是高等專科院校檔案管理工作順利開展的基本前提，因而需要根據當前檔案管理工作的實際情況予以調整，保證實施的可行性。一是可從高等專科院校其他管理部門的工作中汲取經驗并結合檔案管理的特性對舊有管理體系予以完善。二是完善體系需要從解決實際檔案管理問題的角度出發，避免脫離實際。三是明確檔案管理的基本管理原則，確立明確的管理制度，量化檔案管理人員的考核機制，使檔案調動、歸檔與整理時出現的問題有據可依，提高從業人員的管理積極性[5]。

（二）加大資金投入。高等專科院校需加大對人力資源檔案數字化建設的資金投入。在硬件上，需加大網絡與系統存儲空間，同時淘汰老舊的計算機設備，避免檔案管理人員在進行檔案校對、存儲及查找時，出現卡頓或死機的現象。在系統與軟件上，需加大與軟件開發類企業間的合作或投資，整合資源，實現現代化辦公系統的引入，避免使檔案管理人員在工作時遇到訪問受限、數據丟失等情況，縮短其等待和額外工作的時間。最后，加強對檔案管理人員培訓資金的投入，引入專業的系統維護人員，及時解決操作系統時存在的各類問題。

（三）引入高新管理人才，加強培訓。針對上述高等專科院校檔案管理的人員存在水平參差不齊的情況，可從加強人員培訓及引入高新專業管理人才兩個方面得以改善。一是增加檔案管理人員的數量和年輕人的占比，為檔案管理提供新的工作思路。二是加強對原有檔案管理人員的培訓，使其在具備基礎計算機技能的同時了解數字化檔案管理的內容和相關技術，在實踐中得到強化。三是重視檔案管理的安全性。引入的高新管理人才需要具備較為復合的技能，一方面對檔案管理的工作流程和基礎方案有所了解，另一方面還需具備扎實的計算機網絡技術，包含安全、存儲、運行、維護等方面，提高高等專科院校檔案管理的可持續性。數字信息技術在高等專科院校中的普及減輕了檔案管理人員的工作壓力，提高了院校整體的管理效率。不僅如此，檔案數字化建設還與國家提出的高等專科院校管理應實現現代化的政策[6]相關。因此，高等專科院校在人力資源檔案管理方面進行數字化建設既是順應國家對教育管理改革提出的要求，也是社會信息化發展的必然趨勢。

參考文獻：

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[2]陳媛華.高校實施人事檔案數字化管理的必然性分析[J].內蒙古科技與經濟,2020(09):24-26.

[3]趙純,劉麗梅.高校人事檔案數字化轉型的問題與對策研究[J].產業與科技論壇,2020(05):259-260.

[4]伍志紅,鄧靜.基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統研究[J].經濟師,2018(12):275+277.

[5]柴瑞.數字化檔案背景下高校人事檔案管理人員的職業素養提升[J].辦公室業務,2019(11):135.

[6]謝亮.高校檔案數字化管理存在的問題及措施分析[J].辦公室業務,2019(01):108-109.

作者：張盛斌 單位：湘中幼兒師范高等專科學校