人事檔案管理中人工智能技術整合
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關鍵詞：檔案管理；人工智能；技術；應用
人事檔案形成于一系列人事管理的活動之中。人事檔案是由多個個人檔案組成的，檔案中主要記錄的內容是工作人員的個人發展過程、工作經歷、個人的思想品德、獲獎或者受處分的經歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進行整理和查找時很不方便。對人事檔案進行管理的主要工作內容是將所有的人事檔案進行收集、整合、歸類以及將檔案進行完整保存。為了確保人事檔案的真實性，管理工作中還要對檔案中的信息進行核實，確保信息的準確性。
二、人工智能技術的含義
人工智能是集研究智能理論、開發智能技術、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學科。人工智能技術屬于計算機領域的分支，主要開發的是新型智能化機器設備，這類設備可以根據人的語音指令或者對圖像的識別做出智能反應。人工智能具有高度理性的特點，在處理信息和數據上速度極快，遠遠快過人工，節省了時間。人工智能技術的應用不受時間、地點、環境的約束，可以隨時開始工作，適應環境的能力更強，因此人工智能為人們的生產以及生活帶來了極大的便利。人工智能最大的優點是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過多，難以整理
我國目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數目增多、檔案信息缺失等問題持續困擾著檔案管理人員。傳統的檔案采取紙質化的呈現形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進行核對和整理，工作效率低下。人事檔案的來源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。個別人對檔案的重視度不夠，在填寫時會漏填、誤填信息，這也會對檔案整理工作造成影響，導致工作效率的降低。
2.非結構化信息難以分類
檔案信息非結構化現象是指信息無法數字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結構化信息越來越多，但是工作人員數量實在有限，給檔案信息分類工作帶來了很多困難。要加強對非結構化信息數據的管理和使用，才能強化檔案管理工作，促進人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉化
人事檔案數據信息的資源系統是由兩種資源組成的，一種是直觀表達在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據檔案信息進行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無法通過數據進行直觀表示，加大了檔案信息的評定難度。
四、人工智能技術在人事檔案管理中的綜合應用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質進行記錄的，紙質檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術的出現，將檔案中的信息電子化、數字化，把紙質資料轉變為了網絡資料，方便了檔案文件資料的管理。網絡化之后的檔案信息不需要用紙質記錄，只需要利用多媒體設備就可以展示數據，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內容形成來源有兩個，第一是將現有的紙質檔案轉化為電子檔案，第二是利用人工智能技術直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數字化的檔案不斷增多，在進行檔案管理時可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執行命令型的智能主體、學習型的智能主體等，這類智能主體都可以根據事先設置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術利用計算機將檔案中的數據信息網絡化之后，會對數據信息進行詳細分類，這些分類后的數據有兩種存儲形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據檔案信息中被標記的文本信息，利用人工智能找出與其相關或類似的信息，將這些文本信息進行合理分類。對文本資料的整理和分類充分體現出網絡技術智能化的特點，人工智能可以根據管理人員所設定的方式對數據庫中的檔案信息進行智能分類，同時也能把網絡上相同的資料進行整合和分類。在提取檔案信息時，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準確，可以在短時間內過濾掉大量無用的數據。人工智能技術還具備識別能力，例如，語言識別、圖片視頻識別等，所以人工智能也可以對多種形式的資料進行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準確評定檔案信息價值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實性，判斷信息是否有價值，這無疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學習、記憶以及決策的能力，它可以使計算機模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統，就可以讓人工智能依據評定專家的思維方式對檔案中的信息進行評定。要想在人工智能中建立檔案價值評定系統，需要按照以下步驟進行：首先，建立專家評定的數據庫，收集專家的評定準則、評定方法，將這些信息進行程序化編制輸入到電腦中；其次，對數據庫進行模擬檢驗，輸入簡單的信息數據，對人工智能的評定功能進行檢驗，發現其中是否有漏洞；最后，完善評定系統，投入使用。人工智能可以負責大多數的信息評定，加大了檔案價值評定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實體檔案安全和數字檔案安全。實體檔案的安全主要是利用保險柜進行保管，保險柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術的不斷改進，數字檔案的安全性已經有極大程度的提高。人工智能在進行資料掃描時，會自動給資料進行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強的便利性。數字檔案的安全由智能密碼進行保護，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關管理人員才能打開，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監控功能，如果有人非法觸發了檔案系統，監控系統會向總控室的工作人員發出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務逐漸智能化
在傳統的檔案工作中，工作人員會提供檔案查閱和答疑的服務，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術之后，檔案信息的服務工作形式由人工服務轉變為了網絡服務，使檔案服務工作變得及時、高效。近年來，我國一直不斷推進智能機器人為人類提供服務的政策，在這種政策下，智能機器人也走進了人事檔案的服務工作中。這類高智能化的機器擁有著智能化、移動性強的特點，可以根據來訪客戶的需要提供不同的實際服務。智能機器人解決了工作人員數量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務。人工智能機器人也可以代替工作人員完成紙質檔案的出庫、入庫工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結束語
人工智能技術已經廣泛的應用在了我們的生活當中，手機的智能助理、智能美顏相機都標志著人工智能技術開始在生活中普及。將人工智能技術與人事檔案管理工作相互結合，將檔案的信息和數據進行數字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來，人工智能技術會越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會提供更大的便利。
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作者：張鴻艷 王中秋 單位：哈爾濱學院
