信息技術下的藥品庫工作流程優化

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[摘要]目的：基于信息技術進行藥品庫工作流程優化，實現從藥品采購到入庫、應用的全流程信息化管理。方法：部署數據交換前置機和數據庫，改造完善藥品庫信息系統，完成與重慶市藥械全程追溯體系暨醫藥智能物流公共信息平臺的互聯互通，實現醫院藥品線上采購、訂單上傳、驗票收貨以及電子入庫工作的流程優化。對比分析藥品庫信息系統流程優化前后的各項工作耗時，并自制調查問卷調查流程優化的滿意度。結果：流程優化后各項工作耗時明顯縮短，其中每周大計劃中的生成計劃時間縮短87%，審核計劃時間縮短93%，線上采購時間縮短89%；100種藥品的票據查驗時間縮短93%，藥品入庫時間縮短80%，入庫審核時間縮短67%。藥品庫信息系統流程優化后工作人員滿意率為89%。結論：藥品庫信息系統的改造及藥品庫工作流程優化，明顯減少藥品庫工作人員工作量和工作時間，提高藥品庫工作人員滿意度，可讓醫院更好地推行“兩票制”。

[關鍵詞]流程優化；信息技術；信息化；兩票制；藥品庫；采購管理；庫房管理

2016年12月26日，國務院醫改辦、國家衛生計生委等八部門聯合印發《關于在公立醫療機構藥品采購中推行“兩票制”的實施意見(試行)》，要求各地結合實際制定實施細則，爭取到2018年在全國全面推開[1]。2016年12月30日，重慶市衛生和計劃生育委員會、重慶市發展和改革委員會等九個部門聯合印發《重慶市公立醫療機構藥品采購“兩票制”實施方案(試行)》，要求2017年6月1日起，全市所有公立醫療機構正式全面實施“兩票制”[2]。“兩票制”具體是指藥品生產企業到流通企業開一次發票，流通企業到醫療機構開一次發票。實施“兩票制”后，因要求藥品入庫時票、貨、賬三者需完全一致方可入庫和使用，相比“兩票制”實施前，醫療機構藥品庫工作人員的票據查驗工作量極大增加，工作效率隨之降低[3-5]。具體表現在：需對每次采購的所有藥品生產企業的各藥品品種出庫單和增值稅發票進行比對，較“兩票制”實施前只查驗流通企業供應商的出庫單和藥品檢驗報告的工作量增加較多[6-8]；部分藥品票據無法做到隨貨同行，導致收貨時無法對票據進行查驗核對，需補票后再補做查驗工作[4-5,9]；部分票據復印件中批號及數量等關鍵信息不清晰，且醫療機構無辨別票據真偽的手段，增加了票據查驗難度[3,9]；票據查驗工作缺少信息化支撐，所有查驗核對工作均需人工處理，工作量大、準確率降低[9-10]。《重慶市公立醫療機構藥品采購“兩票制”實施方案(試行)》要求，在推行“兩票制”工作中，要充分運用重慶市藥械全程追溯體系暨醫藥智能物流公共信息平臺(簡稱“平臺”)開展“兩票制”電子監管工作，平臺基于統一的接口標準，運用數據交換系統實現平臺與醫藥生產企業、經營企業和公立醫療機構之間的數據交換與信息共享。為此，重慶醫科大學附屬第一醫院借“兩票制”實施契機，對藥品庫信息系統進行完善，對藥品采購和(或)入庫等工作流程進行優化，實現藥品采購和(或)入庫的全流程信息化。

1基于信息技術的藥品庫工作流程優化

1.1工作流程優化設計

流程優化前所有工作基本均手工完成。①每周大計劃及補充計劃僅能通過報表統計生成或人工制表，無法保存在系統進行下一步審核；②采購計劃需打印為紙質版交負責人審核，負責人調整審核簽字后，再修改為電子版形成最終的采購計劃；③需登錄平臺網頁端通過Excel導入方式上傳采購計劃下單，上傳速度慢，非每周采購大計劃需逐條人工下單；④藥品分批送達后，人工查驗紙質票據工作量大、效率低，且常因票據模糊增加驗票難度；⑤藥品入庫時，所有入庫信息均需人工錄入，工作量大且易出錯，審核工作量大。鑒于上述問題，醫院對現行工作流程進行優化，對現有藥品庫信息系統進行改造完善，并完成與平臺的對接[11-12]。優化流程后改造完善的藥品庫信息系統能實現在系統中生成每周大計劃、可在系統中錄入補充計劃、在系統中調整審核計劃、審核計劃后能自動上傳至平臺生成采購訂單、自動同步平臺上的訂單出庫信息以及兩票制備案信息及發票信息，實現了醫院藥品線上采購、訂單上傳、驗票收貨及電子入庫的全流程信息化，提高了藥品庫管理員的工作效率，藥品庫工作流程優化前后比較見圖1。

1.2工作流程優化網絡結構

該流程優化除改造原有藥品庫信息系統以實現在系統中完成藥品采購計劃的生成、修改及審核外，最大的改動在于讓審核后的采購計劃能自動上傳至平臺并生成采購訂單，且能同步平臺上的訂單出庫信息、兩票制備案信息及發票信息，實現票據的電子查驗及藥品的電子入庫。為此，醫院部署1臺數據交換前置機，在其上分別部署醫院信息系統(hospitalinformationsystem，HIS)和平臺數據交換所需的中間數據庫；為保證院內系統及前置機數據安全，數據交換前置機部署在醫院內網，通過證書頒發機構(CertificateAuthority，CA)認證安全加密建立https協議安全通道，經防火墻再通過專線連接到平臺服務器，其網絡結構見圖2。

2基于信息技術的藥品庫工作流程優化應用

2.1研究資料

收集2018年8-10月重慶醫科大學附屬第一醫院完善藥品庫信息系統并優化流程前的生成計劃、審核計劃、線上采購、票據查驗、藥品入庫及入庫審核各項工作耗時數據，以及2018年11月至2019年1月優化流程后的相應各項工作耗時數據和流程優化涉及到的18名藥品庫工作人員對流程優化的滿意度數據。

2.2分析方法

統計分析流程優化前后生成計劃、審核計劃、線上采購、票據查驗、藥品入庫及入庫審核的各項工作耗時數據；采用自制調查問卷的方式調查流程優化涉及到的18名工作人員對流程優化的滿意度，問卷設置為滿意和不滿意2項內容，滿意度為滿意數占有效問卷總數的比例。

2.3應用效果

(1)各項工作耗時比較。采用新流程后，所有工作均在系統中完成，工作量減少、耗時縮短，工作效率明顯提高。流程優化前后各部分工作耗時統計結果顯示：流程優化后每周大計劃中的生成計劃時間縮短87%，審核計劃時間縮短93%，線上采購時間縮短89%；100種藥品的票據查驗時間縮短93%，藥品入庫時間縮短80%，入庫審核時間縮短67%，見表1。(2)藥品庫工作人員滿意度。向18名在崗藥品庫工作人員發放滿意度調查問卷18份，回收18份，問卷回收率100%，其中有效問卷18份，有效問卷率100%。調查結果顯示：16名工作人員滿意，占比89%，2名工作人員不滿意的原因是優化后的系統在使用過程中還存在一些問題，需進一步完善。

3討論

通過信息化的科學管理手段，完善藥品庫信息系統、優化藥品采購和(或)入庫等工作流程，能較好地完成“兩票制”的推行工作[13]；可實現醫院藥品線上采購、訂單上傳、驗票收貨和電子入庫的全流程信息化，減少藥品庫工作人員工作量，提高工作效率，節約人力物力資源。使用過程中也發現存在的一些問題，需進一步探索完善：①在電子查驗中，部分藥品發票上傳不及時，導致無法從平臺上同步兩票制備案信息及發票信息，應將通過藥品庫信息系統與SPD(Supply供應，Processing加工，Distribution配送)對接，實現與大型藥品供應商企業資源計劃(enterpriseresourceplanning，ERP)系統對接，從而實現另一種方式的兩票制信息電子查驗[14-15]；②在掃碼入庫時，藥品電子入庫后雖無需逐條人工錄入，但仍需根據藥品的實際送達情況人工查找各藥品的入庫信息并進行調整。未來將通過藥品庫信息系統與SPD對接，實現藥品的掃碼入庫，減少人工操作[15-16]。

4結論

藥品庫信息系統的改造及藥品庫工作流程優化，能明顯減少藥品庫工作人員工作量和工作時間，提高藥品庫工作人員滿意度，可更好地推行“兩票制”并實現藥品采購和入庫的全流程信息化。

作者：鄢羽 潘方瑜 胡磊 肖明朝 單位：重慶醫科大學附屬第一醫院信息中心