物業管理企業內部控制淺談

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摘要：隨著經濟的發展和市場的不斷完善，物業管理企業也面臨著越來越大的競爭。傳統管理思維下的物業管理企業并未注重內部控制，導致他們在競爭環境中面臨著一系列的困境。文章首先剖析了物業管理企業內部控制的內容，以及注重內部控制的意義，并就物業管理企業如何強化內部控制提出了相應的建議和對策。

關鍵詞：物業管理企業內部控制財務

一、物業管理企業內部控制概述

1.在經營發展過程中為了保證企業的財務報告具有可靠性，企業管理者通過報表信息了解到企業真實的經營狀態，對企業的經營規范和財務狀態進行了一系列相關程序的審查，被稱為內部控制。除了這種狹義理解的內部控制，近幾年，企業管理者對內部控制的概念進行了拓展，它包含企業為了最終目標的實現，在董事會和監事會的共同作用下，確保公司的資金安全以及財務報表信息的正確。內部控制工作支撐和保障了企業的生產和經營活動正常進行，為企業達成一系列的戰略目標作出了巨大的貢獻。2.物業管理公司在發展過程中，也需要重視內部控制工作。物業管理公司的內部控制包含以下方面。首先是資金控制，這是財務控制的核心工作，資金控制主要的目標是對、企業資金的完整性和使用過程進行控制。其次是庫存資源的控制，主要包含制定一系列的庫存管理制度以及對庫存物資的清點和監控，在管理方面做到權責統一。再次是對材料進行控制，主要是材料的采購動態監控，保障采購過程以及采購各個審核程序的規范性，實現采購過程的透明化管理。最后是對物業管理企業日常運營過程的控制，包含了主要的水電費支出，對各項管理支出費用方面的審核和控制。3.經過幾十年的發展，我國物業管理公司隨著房地產行業的蓬勃發展，在市場經濟環境下有了長足的進步。但是，物業管理公司和房地產公司一直保持了長久的合作，缺乏一定的獨立運營。物業管理公司本身的內部制度和內部權利職責分配方面存在很多的問題。尤其是公司的內部控制問題未得到應有的重視，這限制了物業管理公司的發展，導致物業管理公司一直處于高成本低收益的困境中。隨著時代的進步，越來越要求物業管理公司能夠開展嚴謹的內部控制活動，保障企業在新常態經濟下煥發新的活力。

二、內部控制在物業管理公司中發揮的作用

1.重視內部控制工作可以提高物業管理公司的競爭實力。物業管理企業是中國經濟發展過程中出現的新型行業，隨著房地產行業的發展，該行業也得到了迅猛的發展。但是物業管理企業在飛速發展中正在享受著行業紅利，還未真正注意到企業內部的管理，很多傳統的管理思維用來維護老小區，收費也存在很多不合理，物業管理企業整體的收益率仍然很低，甚至很多企業都存在著虧損的情況。物業管理企業之間競爭越來越強，想要在這種競爭中求得一席之位，就必須要重視企業的內部控制，強化內部控制，使得企業能夠在競爭中謀求更多的生機。2.內部控制工作可以保障物業管理企業的資金合理使用，提高資金使用效率，完成資金所要達到的目標。物業管理企業一旦進行內部控制，就需要在財務控制上面投入更多的資金和人力。充分重視財務控制在內部控制中的作用，對物業管理公司中每項資金計劃進行動態追蹤控制，并且根據上一次的資金使用情況調整下一次的資金預算計劃。這不僅減少了企業內部的機會主義行為，也保障了資金計劃的完成情況，提高了物業管理企業內部資金的使用效率。物業管理企業本身就存在著工作繁雜，支出項目多的情況，一旦進行財務控制，能夠有效的提高資金使用效率。3.物業管理公司進行內部控制可以提高服務質量。中國經濟已經進入新常態，企業之間不再僅僅依靠價格和規模進行競爭，更多的是要進行高質量的發展，提供更高質量的產品和服務來提高客戶滿意度。物業管理公司在這種時代特點下，既面臨著不小的挑戰，也是一種謀求發展的機遇。物業管理企業作為一種新型企業，更多的需要思考如何在新的市場中建立高標準，促進整個行業的高質量發展。在變化的市場中，保證自己的核心競爭力，并能夠迎接外部的挑戰，抓住業主的需求并準確分析市場。內部控制可以幫助企業在動態環境中堅守財務戰略目標，以財務管理控制企業內部和外部建設，實現企業在新興行業中的高質量穩定發展。4.物業管理企業進行內部控制可以防范于未然，控制未來可能發生的不利風險。物業管理企業在進行內部控制之后，就能夠控制公司的管理水平，在財務上能夠保障信息的正確性，能夠確保公司未來決策的準確性。此外，進行內部控制還能夠防止壞賬的產生，提前預計可能出現的財務風險，提高應收賬款回收率。在提高資金使用率的同時，減小了物業管理公司庫存成本，能夠使得物業管理公司在競爭環境中謀求進一步的發展。

三、加強物業管理公司內部控制的對策

1.物業管理公司需要建立健康的內部控制制度。內部控制工作的開展需要強制性的制度作為保障，在公司內部需要建立一系列的規章制度和財務工作手冊來為內部控制工作開展保駕護航，在規章制度中要明確財務工作的職責、各個財務崗位的規范以及財務管理的制度和規定。具體而言，物業管理公司需要對會計檔案管理、財務預算編制的原則進行說明，明確管理費用的支出情況，規定公司備用金的使用規則、應收賬款和固定資產的管理流程和工作細則，公司內部的貨物管理和采購制度、發票管理和保存制度、內部審查和清查制度等。這一系列的工作是為公司財務支出留下痕跡，使得財務工作有條不紊且有跡可循。在進行財務管理的過程中，公司需要根據制定的規章制度進行分工管理，建立具體的工作日志和賬單，使得企業的每一筆收入、支出和費用都能夠找到一定的規范和依據。保障財務管理工作符合物業管理企業內部控制的需要。物業管理企業的內部控制制度建立是風險控制的前提，在一定程度上可以保障企業經營目標的實現。但是，在建立制度的過程中，管理者也應該明白，制度的建立并不是一蹴而就的工作，它需要在制定的過程中聽取多方的意見，也需要在建立制度之后，隨著落實的情況和時代的發展不斷的完善。2.切實提高財務控制工作者的工作技能和職業素養。財務工作者的素質高低決定了物業管理公司內部控制的整體水平。在進行財務工作者選擇的過程中，不僅僅要注重財務人員的財務技能而且要注重財務工作者的職業素養，要選用一些德才兼備的工作人員。對于整個市場而言，物業管理行業并不是一個高利潤的行業，所以物業管理工作人員的薪資水平也處于相對比較低的水平。這在社會招聘中并不能獲得很大的優勢，對于招聘者來說，高素質的人員是不愿意把物業管理行業作為自己的最佳選擇。因此，物業管理公司在選擇財務人員時，需要注重人員能力的可塑性，在把他們招入企業之后，進行必要的職業培訓，保障員工能夠在企業內部成長，成為企業的骨干。同時，企業在招聘的過程中需要加大宣傳力度，保障企業對于財務人員的重視程度。還需要鼓勵公司中的老員工帶領新員工學習，能夠利用績效考核來保障員工工作的積極性和創造力，使得財務人員能夠為內部控制目標服務。此外，公司內部要建立人才的梯隊建設計劃，保障優秀的員工能在企業內部得到重點培養和重點發展，保障企業財務人員的整體水平和優秀素質。3.努力優化內部審計監督工作。很多物業管理公司都存在不重視監督的情況，一旦缺乏監督，就容易造成經營和管理風險，內部控制工作也難以達到想要的水平。因此，物業管理公司要對自身的觀念進行更新，要在監督環節上面投入更多的精力和時間。在實際工作中，物業管理公司應該建立監督機制，強化各類財務流程規范性的審查，對于一些大型的資金項目應該設立專門的崗位由專業的人才進行跟蹤監督。其次，物業管理公司應該做好內部監督工作，需要根據本公司的實際情況，與審計部門和外部監督機構形成監督小組，實施全方位的內部監督。物業管理公司在重要的時期有必要引入一些第三方的監督機構，提高內部監督的公平性和有效性。最后，物業管理公司主動接受監督，不僅僅是針對專門的監督部門，而且要接受小區內的業主的監督，對必要的信息公開，保障公眾的知情權。4.提高物業管理公司內部的交流和溝通效率。物業管理公司需要重新思考公司內部的溝通渠道問題，建立一個能夠橫向溝通、縱向溝通的信息網絡。公司首先要注重與重要信息和重點工作部門的溝通，對于一些重要溝通過程需要進行記錄和管理，保障日后能夠查閱到相應的痕跡。此外，物業管理公司需要在公司內部召開定期的視頻會議，對專項工作進行分析和討論，并完善溝通的信息系統。對于信息傳遞工作成立一個專門的工作小組，負責團隊內信息的傳輸和建設，減小信息中的雜音。再次，物業管理公司內部可以開發全新的辦公系統，通過統一規范的系統信息管理和系統信息傳輸來保障信息傳遞的效率，也能起到信息保護的作用。物業管理公司應該在開發和維護信息系統方面投入更多的資金和人力支持，這是一個有利于長遠目標實現的投資活動。最后，物業管理公司的管理人員也需要注重信息的傳遞和傳輸，要多方面傾聽來自業務、管理層和頂層員工的聲音，不能僅憑一方的意見做決定，提高決策的準確性。高質量的決策是物業管理公司發展的基礎，而準確的信息是高質量決策的根本，因此，廣泛聽取意見，去除無效信息是實現內部控制的關鍵。

四、結語

物業管理企業進行內部控制是實現企業進一步發展的必然要求。物業管理公司需要建立健康的內部控制制度，要切實提高財務控制工作者的工作技能和職業素養，要努力優化內部審計監督工作，還需要提高物業管理公司內部的交流和溝通效率。只有做到這些工作，強化內部控制才能真正起到作用，才能利于物業管理公司的高質量發展。

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作者：孫巍 單位：南京文創實業投資有限公司