人事檔案管理及其發展趨勢探討

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【摘要】人事檔案是屬于社會公共信息，人事檔案可以作為人力資源開發機構進行人員調配時的重要參考依據，對于實現人力資源配置合理化有著重要的現實意義。所以，管理部門要重視對人事檔案的管理，并認清其發展趨勢，以實現人力資源的優化配置，從而有效地提高企事業單位的管理水平，對于企業事業單位的發展起到了不可忽視的促進作用。

【關鍵詞】人事檔案管理 發展趨勢

人事檔案管理是人力資源管理工作重要組成部分，隨著人們對人才管理重要的認識的不斷提高，人事檔案管理工作的地位也逐漸提高。加強人事檔案管理，使管理部門對人才有更全面、詳細、正確的了解和評價，是正確使用人才的重要依據，它能夠促進人才的合理使用、合理流動和合理配置，是保證人才隊伍素質的重要手段。

1人事檔案管理中的問題

1.1思想認識不夠

目前，在我國普遍存在管理部門對于人事檔案管理重視程度不夠，認識不到其重要性，只停留于保證人事檔案的安全，不丟失、不泄密的程度，沒能使人事檔案發揮出其人才調控作用，所以對于人事檔案管理工作的關注度不夠，導致檔案室由于經費不足其設施建設和配置都不夠標準、規范，嚴重阻礙了檔案工作的良性發展。

1.2人事檔案管理工作效率低

我國雖然有健全的人事檔案管理制度，但在實際工作中還是存在很多因素影響人事檔案的工作效率，如檔案收集歸檔過程相對緩慢，新技術手段并沒有在檔案管理中發揮其應有的作用，還無法實現真正意義上的現代化人力資源管理。在資料匯編時，由于外部信息少，不能及時、全面、準確地反應人員的實際信息情況，不能滿足人力資源管理形勢發展的需求，嚴重影響了人事檔案的利用率。而且在對人事檔案查詢和使用時，受到諸多因素的限制使其仍需要通過手工的形式來查閱資料，即費力又耗時。

1.3人事檔案管理不夠規范

在人事檔案管理工作還存在很多缺陷。由于人事檔案材料的搜集過程繁瑣，再加上工作人員的檔案管理意識較差，經常會將檔案資料放在臨時存放處，使其不能及時歸檔，有可能導致檔案資料不完整、不系統、連續性差等情況的出現。而且由于人才競爭非常激烈，單位對人才的招聘大都依靠人力資源開發中心，對于人事檔案的管理有些單位也會通過人事的方式進行。在人才發生流動時，由于檔案在轉遞和交接的過程中沒有第三方參與審查監管，經常會發生檔案資料損壞或丟失的現象。

1.4人事檔案管理現代化進程緩慢

通過計算機可以完成檔案的收集、開發、傳遞、查詢等工作，即節省了管理人員的時間又提高了檔案管理的工作效率，是最基本、最有效的現代化管理手段。但在實際工作中，雖然多單位都已經開發了人事檔案管理系統，但開發者并沒有從本單位的實際需求入，使其不能發揮其方便、快捷、高效的優點，以至于出現信息歸類不嚴謹、輸入困難、搜索結果不匹配等問題，使其很難得以運用，影響了人事檔案現代化管理的發展速度。

2人事檔案管理策略

2.1從思想上提高認識

管理部門要認識到人事檔案管理的重要性，并通過有效的手段引起領導的重視，并將人事檔案管理納入到發展計劃之中，除了要在思想上提高認識還要給予一定的資金支持，成立專門的人事檔案管理部門，并保證相關設施建設，建立規范化的檔案室，對于檔案的保護、維護和搶救待方面要有預留經費，有條件的單位還可以配備掃描儀等設備，以提高人事檔案的現代化管理水平，確保檔案室的檔案安全和完整。

2.2建立健全的信息化人事檔案管理體系

要想建立建立健全的信息化體系，首先要保證硬件配套設備齊全，保證能夠對檔案數據進行快速的處理，還能夠對圖片、視頻等各種形式的檔案進行保存和錄入處理。要要按統一的國家檔案管理標準建立完善的信息數據庫，通過網絡可以實現不同地區、專業系統的資源共享。另外，要重視信息安全保安系統的建設，網絡可以為工作帶來方便，同時也存在很大的安全隱患，一定要重視人事檔案信息的安全保密問題，對于數據庫內的信息要做好備份，以防由于意外或人為手段造成檔案信息的破壞或丟失。

2.3提高檔案管理人員的素質

人事檔案管理對于工作人員的要求比較高，這主要取決于由人事檔案管理工作的特殊性。人事檔案管理工作是一項原則性、政治性較強，保密性較高的工作。所以人事檔案管理工作人員不僅要具有較高的業務水平，還需要有一定的政治覺悟和道德修養。新時期人人事檔案管理工作人員必需要有高度的政治責任心、紀律性和敏銳性，同時要熟練掌握現代化的檔案管理方法。

2.4加強制度建設，使管理更加規范

嚴格執行人事檔案管理制度是實現人事檔案管理規范化的基本條件和重要手段，同時各單位還需要根據自己的實際情況建立相應的檔案管理規章制度，從檔案的收集、鑒別、歸檔、借閱等各方面都做出詳細的規定，使人事檔案管理工作有章可循。

3人事檔案管理的發展趨勢

3.1現代化人事檔案管理

雖然很多單位已經實行人事檔案信息化管理，但其中還存在很多的缺陷和弊端。堅持信息化管理方針，檔案的收集、歸檔、查閱等各階段都徹底地脫離紙質檔案的手工管理模式，全面實行電子化運行，統籌規劃，不斷提高人事檔案管理信息化的水平，建立完善的信息化管理體系，將成為人事檔案管理發展的主要方向。

3.2對人事檔案實施“三化”管理

“三化”管理即對人事檔案實行現代化、規范化、標準化管理。標準化是人事檔案管理信息化發展的基礎，是加快檔案管理數字化進程的重點，而規范化是實現人事檔案管理現代化的必要手段。其根本在于要徹底地改變檔案不規范、材料不統一、裝訂不整齊、內容不完整等問題，通過健全的規章制度對人事檔案管理工作實施有效的約束，以形成人事檔案管理標準體系，即有利于我國檔案事業的健康、持續的發展，又能夠有效地促進和提升人力資源管理工作，從而提高企事業單位的核心競爭力。

參考文獻：

[1]胡杰軍.淺談人事檔案管理及發展趨勢展望[J].科協論壇,2012.

[2]段曉亮,崔亞芬.人事檔案管理在現代人力資源管理中的發展趨勢[J].管理世界,2009.

[3]楊柳.人事檔案管理現狀與發展趨勢[J].價值工程,2010.

作者：劉石 單位：伊通滿族自治縣糧食和商務局