人事制度改革下的高校人事檔案管理思考

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摘要：

隨著中國事業(yè)單位人事制度的改革，高校的人事檔案管理面臨著許多新的問題與挑戰(zhàn)。在改革背景下，如何加強人事檔案管理，是現(xiàn)在高校人事工作的重要內容。本文從人事制度改革背景出發(fā)，進一步分析和探討高校人事檔案面臨的新挑戰(zhàn)，并為工作創(chuàng)新提出了建議。

關鍵詞：人事制度 改革背景 檔案管理

一、人事制度改革背景下高校人事檔案管理面臨新問題

1.“人檔”分離現(xiàn)象比較嚴重。

21世紀是人才競爭是激烈的年代，高校的人才也出現(xiàn)較大的變動。以往的人與檔案相互對應的規(guī)定已經被打破，許多高校出現(xiàn)了“人檔分離”的現(xiàn)象。一方面，是高校在引進人才的時候，急于求成，為爭取高素質人才制定一些“不調入個人檔案”的特殊政策，造成了在高校出現(xiàn)“有人無檔案”的現(xiàn)象。另一方面，激烈的人才競爭也導致了高校人才流出現(xiàn)象比較嚴重，出現(xiàn)一些教師離職了，但是檔案仍然掛在學校，出現(xiàn)“有檔案無人”的問題。這些現(xiàn)象長期下去會影響高校人事檔案的正常管理。

2.檔案資料不完整。

在現(xiàn)在高校人事檔案管理中，還存在一個重要問題，就是教師的檔案資料不完整。高校在引進人才的時候，忽視了檔案的檢查，直接接收后歸檔，出現(xiàn)一些人才檔案材料漏缺，例如職稱資料等。也有部分教師后面進修了碩士、博士等學歷，畢業(yè)后未將最高學歷或學位的檔案交到人事部進行合檔。檔案資料的不完整，將對高校檔案管理帶來較大的困擾，也給教師帶來新的問題。

3.高校人事檔案管理不規(guī)范。

人事檔案的管理，具有嚴格的規(guī)定，尤其是在檔案調入或者調出等環(huán)節(jié)，需要嚴格把控。但是存在部分檔案管理人員缺乏經驗，不夠重視檔案管理的規(guī)范性。例如調檔函不規(guī)范、隨意接受各種快遞檔案等。在調出檔案方面，未按照機要方式或者郵政方式進行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。

4.檔案信息化管理程度較低。

隨著科學技術的發(fā)展，現(xiàn)在各行各業(yè)都開始實行信息化辦公。高校在信息化社會，借用信息技術手段進行教學管理，但是在人事管理方面暫未實現(xiàn)。例如很多教師查詢自身檔案的時候，需要親自跑到人事檔案管理部門進行查閱，效率非常慢。新教師在調檔期間，需要時刻打電話跟蹤檔案的進程。

二、人事制度改革背景下高校人事檔案管理的思考

1.進一步完善高校人事檔案管理制度。

要規(guī)范高校的檔案管理，提升工作效率，作為高校首先要完善人事檔案管理制度。進一步規(guī)范檔案調入與調出的流程，做好檔案查詢的登記工作。完善檔案室辦事的日常規(guī)定，改進檔案室工作人員值班制度。

2.整理人事檔案，完善收集分類。

作為高校人事處，要重視人事檔案管理工作，首先要改進工作方法，完善收集分類。人事檔案資料，是記錄員工的學習與工作經歷的重要證明，學校要本著以人為本理念，對員工的人事進行負責任，認真審查員工的檔案資料，對于漏缺的資料要督促員工及時完善。對高校人事檔案，實行動態(tài)化管理，教師在工作期間的職稱、學歷、學位等發(fā)生變化，檔案也有進行相應的收集歸檔。例如某教師評上了高級經濟師職稱，檔案室工作人員應該主動聯(lián)系教師，提醒其將相應資料歸檔。

3.轉變工作理念，增強服務意識。

在過去的理念中，高校人事部在教師心中是一個“管理部門”，人事部的工作人員就是大家的“領導”，作為檔案管理部門工作人員，在處理事情的時候，仍然按照傳統(tǒng)理念，整天擺著“冷酷”表情面對員工。這種工作理念已經不能適應人事制度的改革。作為人事檔案部門要轉變理念，實現(xiàn)從“管理者”到“服務者”的轉變。在平時的工作中，要增強自身的服務意識，對于教師關于檔案咨詢問題，要耐心解答。同時在學校網上開通人事檔案管理意見咨詢，歡迎教職員工積極提意見。人事檔案部門，始終要堅持全心全意為教職工服務，以強烈的責任感與職業(yè)道德強化自身的工作。

4.明確分工，強化崗位意識。

在人事制度改革的推行下，高校人事部門要強化崗位意識，做好工作分工，提升工作效率。例如，在檔案管理方面，盡量避免同一個人負責所有檔案。可以將本校的檔案工作分成四塊：首先，是檔案的調出、調入工作，工作人員要開好調檔函，對于新進的檔案做好登記的工作。其次，檔案的整理、合檔工作，對于高校教職工的檔案出現(xiàn)新材料，要做好歸檔和登記。最后，檔案的咨詢與查詢工作等。

5.實現(xiàn)信息化管理。

在技術高速發(fā)展的今天，高校的人事檔案實現(xiàn)信息化管理是非常必要的。一方面，完善人事網站關于檔案咨詢的模塊功能，方便教職工了解自身檔案。另一方面，通過Q群、微信等將教職工檔案出現(xiàn)問題進行共享，方便大家查詢并及時協(xié)助解決。在信息化管理下，教職工不僅可以隨時查詢到自己檔案，同時很方便了解更方面的信息。總的來說，在人事制度改革背景下，高校人事檔案管理面臨著新的問題與挑戰(zhàn)。在新時期，人事檔案管理部門要進一步完善各種制度，規(guī)范辦事流程，增強服務意識，強化崗位意識，以高度的責任感做好高校人事檔案管理工作。

作者：劉海燕 單位：張家口學院人事處