人事檔案管理規范化探析

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一、存在問題

1.檔案管理的重視程度不夠，工作質量不高。

在一些企業里，相當一部分職工包括領導對人事檔案管理的重要性認識不足，認為人事檔案管理就是抄抄寫寫、裝裝訂訂的事務性工作，它不會產生經濟效益，不應作為企業的主要工作來抓，檔案管理只要做到保管好、不丟失、不泄密，能夠應付外調和查檔就行了，搞好搞壞無所謂，因而檔案管理的人員、經費、硬件設施等很難到位。這種片面的思想認識和做法，必然影響檔案管理規范化提升。檔案規范化的基礎就是要保證檔案的真實性，特別是人事檔案的真實性。實際工作中接觸到的很多人事檔案均存在或多或少的問題：如材料空洞的內容比較多，真實的卻很少；關于個人經歷、學歷、工資、政治面貌等這些一般性的內容反映比較多，而在個人道德品質、業務能力、技術專長等重要內容放映的卻很少；對過去種種情況反映的遠遠多于近期的情況；定性結論過多，定量描述較少；內容空泛，只記錄優點，缺點卻只字不提，甚至前后矛盾等情況。這種檔案材料，根本就不能客觀、公正、全面的對一個人的真實情況進行評價。

2.人事檔案管理制度不健全，漏洞較多。

有些企業尤其是是股份制企業普遍存在人事檔案管理不規范的現象。在這些企業當中，無論是對員工職務的升降還是薪金待遇增減的隨意性都十分大，沒有固定的薪酬考核獎罰體系，有時僅憑老板口頭隨意決定職位、薪酬變動，這就造成員工的工資級別、職務任免等信息無法形成書面資料。這些不規范行為，很容易造成一些不良后果。例如，有些人會利用檔案管理上這些不規范或者漏洞隨意變更參加工作時間、更改年齡、學歷等等，甚至編造出許多對自己有利的虛假資料，從而使得檔案喪失了它應有的真實性、嚴肅性和權威性。這種有機可乘致使檔案信息失真的行為，不僅會對人力資源造成嚴重的浪費，同時也嚴重褻瀆了檔案資料的真實性。另外，檔案管理上存在的不規范和某些漏洞，還能導致檔案轉遞無章可循，在程序上極不嚴肅、在運轉上存在漏洞。

3.人事檔案整理不規范，調檔查檔沒有規律性。

人事檔案整理是一項細致的技術性較強的工作，必須通過整理使每一個檔案都符合完整、真實、精練、實用的標準。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位普遍存在：原始材料混雜、散亂，甚至根本沒有分類歸放等情況，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒有按照人事檔案要求的十大類進行分類詳細整理，對尤為重要的四、九類材料和別的類型混裝在一起，給檔案利用帶來了諸多不便。

4.檔案隊伍建設不到位。

有的檔案室人員配備不夠，沒有專職人員，而兼職人員往往身兼多職，沒有把主要精力放在檔案管理方面；有的雖有專職人員，但未經過培訓，業務不熟練，原則性不強，處于應付了事的狀態；有的企業不能把檔案管理工作者和其他職工一視同仁，待遇明顯偏低，因而他們不想安心工作，當一天和尚撞一天鐘，總找機會想跳槽。這樣的隊伍狀況，嚴重影響了檔案管理的質量。

5.檔案管理體制有待改進。

人事檔案的保密性強，在國有企業，基本上是本單位管理、本單位使用，檔案利用范圍十分有限。隨著社會主義市場經濟體制的建立和完善，非公有經濟組織、外資企業、中介組織等成為吸納人才的重要方面，同時，國有企業的人事制度改革逐步深化，大、中專畢業生面向市場自主擇業。這種情況表明：通過市場機制調配人力資源，加快人才流動，勢在必行。很顯然，目前的人事檔案管理體制還不能適應這種變化了的新情況。

二、怎樣規范化

實現人事檔案管理規范化，有許多工作要做，需要企業的人事、組織、辦公室、離退辦等多個部門通力合作，各負其責，各自把關，齊抓共管。本文要強調的是，檔案管理工作者必須明確自身職責，從自己做起，首先把自己的份內工作做好。

1.真實準確，是人事檔案管理規范化的前提條件。

明確收集人事檔案的范圍和條件，哪些材料必須入檔，哪些材料不必入檔，心中有數，避免盲目性。對于入檔的材料，要核對事實，嚴格把關，去偽存真，查漏補缺，如出生年月，是公歷還是農歷？參加工作、入黨入團時間，各種表格是否一致？學歷、工資、職稱材料、首簽合同、續簽合同是否有序銜接？職工調動，還要看調出、調入的手續是否齊全。對于不符合歸檔要求的材料，及時處理；手續不全的材料，聯系相關部門進行補充。從源頭上把好質量關，確保入檔材料齊全完整，真實可靠，確保人事檔案信息準確性和權威性，為職工管理工作提供基礎保障和可靠依據。

2.注重學習，是人事檔案管理規范化的必由之路。

檔案管理人員素質的高低決定了檔案管理水平的優劣。因此，檔案管理人員必須加強學習，不斷地學習新時期黨的路線方針政策，學習十八大以來的新觀點、新理念，學習人事管理制度的有關規定，熟悉人事工作相關業務，如工資政策、考錄調配、人員編制、人才開發、員工管理等，善于總結經驗，注重理論研究，使自己具備合理的知識結構和業務技能，不斷提高人事檔案工作的管理和服務能力。

3.健全制度，是人事檔案管理規范化的根本保證。

檔案管理工作者要認真學習《中華人民共和國檔案法》，領會其精神實質，結合實際，制定本單位的人事檔案管理制度，如材料歸檔制度、檢查核對制度、借閱查閱制度、轉遞保密制度、登記統計制度等。建立了制度，就要嚴格按照制度辦事，檔案管理工作者更要身體力行，給職工做出好樣子。企業還應該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其它檔案閱覽室分設，以達保密要求。

4.信息化，是人事檔案管理規范化的必然趨勢。

利用計算機、掃描儀等現代化設備和技術，將人事檔案資料輸入計算機，通過技術處理，將文字圖片乃至聲像資料變成數據庫，使人事檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔統計方面實現無紙化操作，保證員工信息的時效性、真實性和準確性，通過建立檔案管理局域網，實現人事檔案管理網絡化，提高檔案利用率，從而適應社會主義市場經濟體制對人事檔案管理的新要求。人事檔案為經濟建設服務，為人力資源服務，具有其它資料無法替代的作用。人事檔案管理工作者天地廣闊、任重道遠。

作者：孟青春 單位：陜西建工第三建設集團有限公司