人事檔案管理信息化建設淺談

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摘要：隨著企事業單位的規模擴大，組織機構比較復雜，人員較多，為實現人力資源的有效管理，充分發揮人力資源作用，需要進行人事檔案管理。做好人事檔案管理工作需要單位重視該項工作，各部門相互配合，并投入大量的資金以及人員，以使該工作正常進行。隨著信息化技術在檔案管理工作中的運用，可以節約企業的管理成本，優化企業戰略資源。目前我國的人事檔案管理信息化建設方面取得了一定的成效，但仍面臨著很多問題制約著檔案管理發展，因此企事業單位要采取多種措施，來促進信息化檔案建設工作。本文主要闡述當前人事檔案管理中問題，并進行分析改進措施，以期同行人士參考。

關鍵詞：人事檔案；管理信息化；建設探析

一、人事檔案管理意義

單位員工人數較多，要對員工信息進行收集，并集中進行管理、存儲，因此需要進行檔案管理。當今隨著經濟以及信息的發展，通過有效管理人力檔案，使企事業單位的組織快速成長，成為企業管理中的重要內容。借用先進的技術手段，建立人事檔案數據庫，結合企業原有的檔案信息，進行科學的人力資源管理。通過信息化建設極大提升檔案管理的工作效率，通過采取技術手段，也確保檔案信息的安全、可靠性。

二、人事檔案管理現狀

1.管理方法落后

有些機構龐大的單位，組織結構比較復雜，進行檔案管理難度較大。由于制度不斷改革，人員流動性較大，傳統管理方法已明顯不適用。對于頻繁的人員信息更新以及人員調動，使用電子表格會帶來更多不便。

2.管理設備落后

目前很多單位已基本配備了計算機及軟件操作系統，但對于人事檔案管理系統并不重視，很多沒有配備，阻礙了其信息化建設。由于設備落后，很多先進的操作軟件系統無法得到應用。很多在檔案管理中仍采用Excel表或信息化管理單機版系統，嚴重影響了管理工作效率。

三、信息化建設的探析

1.引進先進設備，實現信息數據化

目前的企事業單位建立人事檔案管理的設備仍比較陳舊，設備老化及設備數量不足也制約了管理工作的開展。隨著科學技術的發展，各種新型設備不斷涌現，企事業單位要積極引進先進設備，促進數據信息化建立。通過先進設備的使用有效減少管理中的開支，也有利于管理效率的提升。在進行信息化建設中，一般是以網絡服務器進行管理，將相關信息錄入到服務器中，借此建立數據庫，再通過軟件系統來進行信息化建設。在檔案管理中還可擴大其涵蓋的范圍，并對部門的管理權限以及相應職能做好規劃，在檔案管理中，可以分模塊進行，進行網絡化管理，實現多層次的信息化管理。

2.提高管理人員水平

在進行人事檔案信息化管理中，管理人員的水平直接影響到工作質量。作為專業化的人事管理軟件系統，需要進行專業操作、錄入。因此在上崗前要對操作人員進行培訓，合格后上崗操作。要求管理人員實際操作能力要強，避免違規操作帶來的信息管理漏洞。由于人事檔案關系到人員的個人信息，還要注意做好安全性管理，不可外泄檔案信息，單位要通過設置操作權限設置來保障檔案管理的信息。對于管理人員要求對于基本數據的處理能力，還要求對于檔案的理論知識有所了解。要加強從業人員的選擇，要擇優選擇綜合素質強的人員，從而促進信息化建設工作。對于軟件系統還要定期更新和維護，以保證系統的正常使用。

3.改變傳統觀念

傳統的管理觀念和方法已無法適應新時代人事檔案管理需要，因此我們要不斷創新工作理念，結合企業實際，不斷完善，改變人事檔案管理模式，借助先進技術，以促使管理工作朝著數據化、創新化發展。在日常檔案管理中，要堅持企業的合理思想為工作指導，對于日常的相關數據要按照操作流程嚴格執行。積極面對人事檔案管理中出現的問題，并制定有效解決方法，切實提升管理水平。企業要建立明確的標準對于管理工作進行指導，并保證管理標準符合國家相關標準，管理朝著正確方向邁進。

4.檔案動態化管理

檔案信息要具體的反映人事信息的綜合及動態變化，因此對于管理制度要進行及時更新，因此要實行動態化管理，以適應人事檔案日益多變的需要。在進行人事檔案信息化建設中，企事業單位要積極進行動態化管理體系，利用信息化平臺定期進行人事檔案的更新。管理人員對于信息初始資料，并不斷進行完善，建立專屬檔案時要分類進行，不斷進行更新，提升管理信息化水平。

四、結語

綜上，我國人事檔案管理數字化、網絡化已成為未來的發展趨勢，企事業單位要適應時展需要，要改變傳統管理模式，投入一定的資金，建立和完善人員檔案信息化管理系統，要注重管理人才的全面培養，建全管理制度，做好檔案信息的安全化管理，以促進行業發展。

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作者：姚珂 單位：中國電子科技集團公司電子科學研究院