人事檔案管理信息化建設
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1.管理方式落后。人事檔案發展至今，很多單位的人事檔案管理工作仍沿用傳統的管理方式，完全依靠人力勞動，效率低下且管理混亂[1]。在2012年中組部規范人事檔案改版標準之后，人事檔案管理方式逐漸向現代化轉變，以電子表格為主的人事檔案管理方式成為主流。但對于政府機關和集團型單位而言，人數多、組織結構復雜成為管理者面臨的另一個棘手難題。我公司是省級大型國有集團公司，有下屬子公司及市級分公司，隨著公司的發展壯大，人事檔案管理也變得更加繁雜，傳統管理方式弊端日益凸顯，與此同時，電子表格的利用也隨著頻繁的人事調動、人事信息的更新帶來諸多不便，這種落后的管理方式不僅影響工作效率，而且阻礙人事檔案管理的健康發展。2.硬件建設基本完善，軟件需更新換代。目前，國內大部分企事業單位硬件和網絡的信息化建設基本完善，制約人事檔案管理信息化建設的問題主要集中在人事檔案管理系統搭建不完整，數據庫建設缺乏整體性等。就我公司而言，截止到2016年已建成有標準服務器機房，基礎專用網絡已覆蓋總部及全省各市分公司，但是軟件搭建與硬件建設差距較大，文書檔案管理使用的是單機版檔案軟件，而人事檔案管理還停留在Excel表格層面，沒有獨立的人事檔案管理系統。從軟件的現狀可以分析出：首先，單機版文書檔案軟件已不適用于集團型企業，無法滿足多全宗管理；其次，文書檔案與人事檔案在定義、內容、管理方法和作用上均存在不小的差異，不能使用同樣的軟件進行共同管理。因此，人事檔案管理系統的建設既要滿足集團型企業對多全宗管理的需求，又不能急于求成地使用文書檔案系統來代替，這已成為困擾、阻礙我集團人事檔案管理工作發展的真正原因.
二、人事檔案管理工作新思路
在信息化發展日益深化的當今社會，創新是第一動力，人事檔案作為企事業單位中重要的信息載體，對其進行現代化管理是人事檔案建設發展的創新需要，而建立健全科學的人事檔案管理方法是根本所在[2]。根據以往人事檔案管理工作中的經驗，以及對人事檔案管理信息化建設的理解，我歸納總結了幾點人事檔案管理工作的新思路。1.依托文書檔案軟件升級，實現人事檔案管理現代化。人事檔案和文書檔案都是國家全部檔案的組成部分，兩者之間有共同點，也存在一些差異，都有各自的管理規范。大部分企事業單位現已應用了文書檔案管理系統軟件，但人事檔案用軟件管理的較少，在現代化管理方面遠落后于文書檔案管理。根據檔案管理的共性和文書與人事檔案管理的差異性，我公司在文書檔案管理系統軟件升級中進行差異性開發，利用升級后的文書檔案管理系統軟件的基本功能來進行人事檔案管理。這種借力不僅縮短了建設周期，也節約了費用成本，依托和利用文書檔案軟件版本的升級，實現人事檔案的現代化管理。2.工作方式的改變和工作內容的創新。用檔案軟件管理人事檔案，不僅結束了手工抄寫目錄的歷史，也取締了Excel表格，從信息錄入、修改更新到查詢利用，都是通過軟件功能操作。現代化管理的優勢也為檔案管理創新提供了便利。為方便查詢，我公司在每一本人事檔案首頁裝訂了“人事檔案案卷目錄”，打開一本檔案，人員基本信息一目了然，省去了翻閱整本檔案的煩瑣工作程序，大大提高了人事檔案的利用效率。
三、人事檔案管理信息化建設的具體措施
1.人事檔案管理系統助力信息化建設。公司在2017年開始進行檔案信息化建設，文書檔案由單機版升級為網絡版，唯獨人事檔案管理信息化建設止步不前。那么，如何在不增加投入的情況下，利用現有條件快速實現人事檔案管理現代化，成為現階段公司檔案信息化建設的工作重點。經過對相關行業人事檔案軟件的使用情況考察，決定利用現有文書檔案的軟件資源實現人事檔案信息化管理及集團人事檔案管控。人事檔案與文書檔案的區別主要體現在內容和管理方式上。內容的區別在于，文書檔案記錄和反映一個地區、機關、團體的政治、經濟、軍事、科學文化、教育、工業等方面情況，內容廣泛，包羅萬象；人事檔案則是反映個人經歷、德才能績情況的檔案材料，內容專一。軟件系統正是利用人事檔案的這個特點，采用了文書檔案中“傳統組卷方式”，按姓名立卷，將人員基本信息放入案卷目錄，將中組部規定的十類表格嵌入進卷內，這樣既可保證人事檔案的完整性，又使人事檔案信息展示一目了然。其次在管理方式上，文書檔案不因人的變動而轉遞，它永久保存在檔案室，管理方式比較“靜態”；而人事檔案需要隨著人員調動、職務變化而轉移更新，管理方式相對來說更加“動態”。升級開發后的軟件適用了這兩種不同的管理方式，這是傳統Excel表格所無法完成的。目前，人事檔案管理實現了以下幾方面的功能。（1）案卷整理功能。文書檔案的案卷目錄主要是案卷標題，而人事檔案的案卷目錄則錄入了職工的基本信息，根據人事管理需要增加了常用的信息字段，如在入黨時間后面增加了轉正時間；在參加工作時間后面，增加了來本系統時間；在專業技術職務后面增加了取得時間，還根據檔案專項審核有關要求，將檔案存疑情況作出說明等，這些信息字段的選擇視本單位人事管理需要而定。如下表格所示：在案卷目錄錄入界面，對每個字段做了錄入說明，點擊右上角的幫助功能，就可顯示說明內容。報表的打印格式，根據檔案管理需要設定。我公司根據人事檔案分類設計了“干部人事檔案目錄”“職工人事檔案目錄”，為方便查閱人員信息，設計了“員工人事檔案信息表”，根據干部管理工作需要又增加了“干部任免審批表”。選擇所需報表名稱就可直接打印。實現一次錄入多次輸出，方便利用。如下圖所示：（2）卷內整編功能。卷內錄入字段是根據中組部規定的十類表格設置的，并將第四類和第九類設為四個小類。錄入的方式有兩種：一種是點擊案卷目錄，進入卷內編輯，在錄入界面錄入；第二種是將卷內目錄導出為Excel表格，錄入后再導入。卷內報表打印根據公司人事檔案分類也設計了干部和職工兩種，并將報表分成了不含小類和含小類的兩種。（3）數據修改功能。有日常工作中常用的添加、修改、刪除等功能，還具有批量修改、刪除、編號等功能，大大提高了工作效率。（4）電子原文顯示功能。人事檔案材料掃描后，通過電子原文掛接，在軟件系統中點擊材料名稱，就可查看原文瀏覽。（5）人事調動管理功能。公司內部人員部門調整，直接在案卷目錄錄入界面做“部門分類”修改即可；公司總部與各分公司及各分公司之間人員跨全宗調動，使用“宗外移交”功能。將調轉人員案卷目錄、卷內目錄數據及個人照片一并移交到轉入單位。（6）人事檔案統計功能。利用軟件統計功能，設計了匯總統計和分項統計，公司總部及各分公司人事檔案整理情況、學歷、人員狀態等數據，根據數據修改自動更新，還可以隨時導出Excel表格。（7）人事檔案管控功能。人事檔案的管控功能來源于權限設置，公司總部人事檔案管理員可以直接做“全宗切換”，查看各分公司錄入內容（各分公司只能查看并管理本公司的），更方便于對下屬單位的工作指導。（8）人事檔案查詢功能。檔案的現代化管理最直接的效果是查詢利用的方便。快捷檢索：輸入姓名即可查閱人員信息，點擊人員信息即可顯示十類檔案材料目錄，還可瀏覽、打印電子版檔案材料；點擊部門分類：顯示部門人員信息；還可以多條件組合檢索、查詢所需要的信息，所查信息可導出Excel表格，提供有關部門利用。（9）軟件登錄功能。目前OA協同辦公管理軟件已普遍應用，檔案軟件可以從OA登錄頁面直接跳轉，方便快捷，也可直接從網頁登錄。人事檔案管理系統還根據人事檔案的分類進行了個性化開發，系統在包含人事檔案十類表格的基礎上，將十類表格按照規范的人事分類順序進行排序。此排序策略棄用傳統數字排序，創新地使用“漢字排序”，實現了第一類至第十類的漢字順序排列，同時也對第四類和第九類中的小類進行了漢字順序排序。這不僅與人事檔案整理規范保持一致，而且增強了人事檔案的可閱讀性和美觀程度。十類表格漢字排序如下圖所示：2.人事檔案的開放利用和保密安全相融合。隨著檔案信息建設的快速發展，檔案信息安全問題就成為一個不可被忽視的重要因素。人事檔案的開放性，指的是將人事檔案信息面向人事檔案管理員以及相關領導進行公開，而并非是無限制地對全公司乃至社會各界進行開放，同時，由權限控制開放的程度[3]。比如，人事檔案員的權限是“查詢、錄入、修改”，分管領導及人事經、理權限為“查詢”，而這種權限也是根據工作崗位的調整隨時更新的。人事檔案管理系統還為維護人事檔案的安全性、真實性提供了一定的安全保障，公司總部包括全省各市分公司檔案信息都集中保存于服務器中，信息保存有了安全保障，也免去了定期備份的麻煩。在人事檔案管理系統的實時監控下，任何人對人事檔案信息進行操作都會被記錄在操作日志中。人事檔案材料數字化是防止檔案涂改造假的有效途徑，也為維護檔案的真實性提供了保障，人事檔案管理系統掛接、瀏覽原文功能，方便了檔案數字化后信息的存貯及數字化檔案的應用，特別是適合人事檔案比較多的單位。因此，科學的人事檔案管理信息化建設才是兩者相辯證統一關鍵所在。3.人事檔案信息化還有待完善。利用文書檔案管理軟件來管理人事檔案，沒有現成的經驗借鑒，從方案設計到實施、開發、測試、原數據轉換，歷時了半年時間，加上軟件正常運行一共也只是一年的時間，雖然取得了成功的經驗，但在有些方面還有待于完善，如案卷目錄等表格的照片還需要手動插入、卷內十類目錄的打印、現在有小類的和沒小類的還不能同時輸出。但通過實際工作運用，感覺還是不錯的，現代化的功能多樣、快捷、方便是Excel表格不具備的。這種管理方法不僅適合于一般單位人事檔案管理，更適合于職工人數眾多、組織結構復雜、人事調動頻繁以及經常需要對人事檔案進行更新、查閱的政府機關和集團型企業。綜上所述，人事檔案管理信息化建設是人事檔案工作發展的必經之路，加強人事檔案管理信息化建設是推進人事檔案現代化管理的必要途徑。各企事業單位應從自身實際情況出發，以現代化科技手段為支撐，來實現人事檔案管理信息化建設，使人事檔案信息管理工作能夠在推進社會信息化建設中充分發揮積極作用。
作者：方英 王瑜
