信息技術在成人教育學籍管理的應用

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【摘要】本文對高校成人教育學籍檔案管理工作的特點進行了分析，對如何加強現代信息技術在檔案管理工作中的應用進行了討論，提出對策和建議，希望能夠為高校成人教育學籍檔案管理提供一些參考。

【關鍵詞】信息技術；高校；成人教育；學籍檔案管理

一、高校成人教育學籍檔案管理的特點

（一）多樣性。由于高校成人教育的學生通常來自于各行各業的相關人員，其在年齡、文化程度等方面存在著較大的差異。因此學校在辦學形式上需要根據學生的特點采取不同的教學形式和課程內容，如遠程教育、成人培訓班、業余教育、成人函授教育以及自學教學等多種形式。高校成教的這一辦學特點使其在教學上有著集中學習、分散管理、形式多樣等特點，進而在高校成人教育學籍檔案的管理上也表現出了多樣性的特點，主要體現在檔案種類、形式多樣，內容繁雜等方面。（二）分散性。高校成人教育的一個重要的特點是在教學時間、地點上的不固定，成人教育的學生通常不需要在學校中進行學習。例如，遠程教育主要依靠網絡使學生在任意時間、任意地點都可以進行學習；成人培訓班則主要是通過與其他單位聯合辦學來對學生進行培訓。由于高校成人教育教學的分散性，為了更好地對學生進行管理，其部分學籍檔案通常也會分散于多個教學機構或者單位，給高校成人教育學籍檔案管理工作的開展造成了不少的困難。

二、信息技術在學籍檔案管理中的應用策略

（一）轉變高校成人教育學籍檔案管理理念。在信息技術飛速發展的背景下，高校要想更好地實現成人教育學籍檔案管理工作的自動化、智能化發展，首先就要轉變傳統的檔案管理理念，將成人教育教學目標和高校的管理發展作為檔案管理工作的切入點，根據教學工作的需要完善檔案管理信息化建設，從而有效將現代網絡信息技術引入高校成人教育學籍檔案管理工作當中。實現檔案管理、服務工作的有效提高。（二）建立檔案數字化管理系統。高校成人教育學籍檔案數字化管理的實現必須要建立起完善、高效的檔案數字化管理系統。首先，要利用現代信息技術建立起學籍檔案數據庫，并將辦公自動化等技術應用到檔案管理工作當中。其次，要加快傳統紙質檔案轉化為電子檔案的進程，并利用信息技術對檔案進行分類和整理。最后，要考慮檔案管理系統交互界面的便捷性和高效性，例如，系統能夠對檔案的屬性或字段進行動態管理，提供多種查詢機制，具有較高的查詢效率和系統性能，檔案的后臺維護和更新方便等。（三）保證檔案資料的持續更新。隨著高校成人教育工作的不斷開展，學籍檔案資料的數量也會不斷增加。因此需要學籍檔案數據庫中的信息能夠持續進行更新。在檔案管理工作中，可以通過利用信息技術進行權限的分級管理，高校領導、教學負責人、教師等分別給予不同的檔案輸入權限，使其能夠及時對相關的學籍檔案資料進行更新，然后檔案管理人員對更改后的數據進行審查和批準后才能錄入系統，使學籍檔案的可靠性和完整性得到有效提高。（四）加強檔案管理人才隊伍建設。高校成人教育學籍檔案管理工作的網絡化、信息化建設對于檔案管理人員的專業素質和信息技能水平提出了新的要求。首先，高校必須要加強對檔案管理人才隊伍的建設，加強檔案管理人員對現代互聯網技術的培訓和學習，使其能夠更好地應用現代互聯網理念和網絡信息技術進行檔案管理工作。其次，高校要建立起多層次的檔案管理人才培養體系，建立起完善的人才引進和激勵機制，建立起一支高素質的檔案管理隊伍，從而更好地利用現代信息技術優勢使高校成人教育學籍檔案管理工作獲得更好的發展。（五）加強對檔案的開發利用。通過挖掘成人教育學籍檔案中潛藏的價值能夠為高校工作的發展起到非常重要的推進作用。因此，在高校成人教育學籍檔案管理工作中，檔案管理人員要積極利用信息技術加強對學籍檔案的開發和利用。例如，通過利用大數據技術對學籍檔案進行分析，了解學生職業、水平、文化程度的構成，并將分析結果在成人教育工作上進行實際應用；通過建立檔案數據平臺來收集、記錄和分析學籍檔案數據，并將分析結果提供給高校的領導層、各教學辦公室以及教師進行參考，從而使高校成人教育的教學水平得到提高。

三、結語

綜上所述，鑒于高校成人教育學籍檔案管理工作的特點，在檔案管理工作中應用信息技術時應當注意轉變管理理念、建立數字化檔案管理系統、加強檔案管理人才隊伍建設，并保證檔案資料的持續更新、加強對檔案的開發利用，從而使高校成教學籍檔案管理工作能夠更好地實現信息化發展。

【參考文獻】

[1]田甜.信息技術在高校學籍檔案管理中的應用[J].中國高新技術企業,2015(13):40-41.

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作者：耿丹 單位：湖南城建職業技術學院