檔案管理面臨的問題與措施分析
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【摘要]檔案將重復不斷的現象客觀真實地記錄下來,不僅能夠維護真實的歷史面貌,還能夠為廣大研究者提供研究歷史的資料,進而準確找出事物發展規律的可靠依據。本文針對檔案管理當前存在的一些問題進行分析,并嘗試下提出解決措施,希望能夠進一步做好檔案管理工作。
【關鍵詞】檔案管理 問題 措施
(一)檔案工作人員配置不足
由于檔案管理工作的特殊性,很多檔案單位沒有認識到檔案管理的重要性,人員配置方面不足。部分單位辦公室秘書兼任檔案管理,有些比較大的單位檔案管理也涉及的比較多,即是配置了專業管理檔案的工作人員,但是這名工作人員依然是身兼“數職”,不僅要負責檔案管理工作,還要負責辦公室文員工作、檔案保密工作等等,專業的檔案管理人員無法充分發揮其能力,自然很難讓檔案管理工作向精細化方面發展。
(二)沒有正確認識檔案管理
由于沒有正確認識到檔案管理的現實意義,直接影響到檔案管理的質量。檔案能夠為歷史研究提供可靠的資料,時能夠維護黨與國家歷史真實面貌的重要工作。很多單位上下對檔案管理專業知識學習與掌握都比較弱,部分單位領導認為檔案管理無非就是講需要整理的材料集中到一起,裝成本訂成冊即可,只要能夠不丟失檔案,基本上就是把檔案管理工作做好了。但是沒有考慮到檔案工作的現實意義,沒為檔案管理工作做長遠規劃,沒有想過通過整體管理來提升檔案管理的水平,這些都是影響檔案管理質量的主要因素,最終無法充分發揮檔案的價值與作用。
(三)檔案管理人員待遇不高、地位不高
檔案管理人員待遇不高、地位不高,這是影響檔案管理工作開展的主要因素之一。檔案管理工作與其他業務工作相對比,檔案管理工作的作用不明顯,檔案由于其特殊性無法在短時間內發揮功效,一般不會得到領導的認可與肯定。從檔案管理工作的特征來分析,檔案工作屬于默默無聞的工作類型,導致檔案管理人員待遇不高、地位不高也是常態。
(四)檔案管理人員文化水平有限
檔案管理工作屬于一項機密性、政策性以及專業性都比較強的工作,不僅要求管理人員有耐心、仔細,還必須具備一定的保密意識,但是在文化要求方面不高。導致很多單位沒有給予檔案管理人員太多的學習機會,檔案管理人員的專業管理水平與知識得不到提升,自我發展空間不夠,管理質量自然會受到影響。
二、加強檔案管理的措施與建議
(一)充分認識檔案的價值與作用
檔案是國家各項事業或者企業經營活動開展的重要的組成部分,緊緊圍繞黨與國家中心工作開展檔案檔案管理工作,這是每一個檔案管理人員都必須具備的思想意識。唯有緊緊圍繞黨的中心工作與企業經營中心活動來開展檔案管理,才能引起黨與企業的高度重視,才能贏得社會各界對檔案管理工作的關心與認可,進而促進檔案事業的發展與進步。
(二)將檔案管理工作做精做實
要將檔案管理工作做精做實就必須要有“工匠精神”,全國兩會的政府報告提到了“工匠精神”,要求各行各業做到精益求精。何為工匠,就是需要不斷地改善自己的工藝進而雕琢出滿意的作品。檔案管理工作也是一樣,從檔案的源頭、過程、結果來看,將每一個環節都當作工藝品雕琢的緩解,從文件裝訂、分類、排列、編號、歸檔、裝盒等等環節人手,將檔案管理工作做精做實,因此,檔案管理工作人員必須有“工匠精神”。
(三)加強學習,分發揮檔案作用
反映了單位或者企業每個歷史時期發展的狀況以及文化積累,更是單位或者企業開展宣傳工作的主要資料。檔案管理人員要善于挖掘檔案的內在價值,要從檔案獨特的決策資源、文化資源以及教育資源等等優勢,將檔案價值與作用充分發揮出來為單位、企業決策經驗提供強有力的支持,只有這樣才能發揮檔案的實際價值與作用,才能提供更多更好更加便捷的檔案服務。
(四)通過晉升職稱,提升自身能力
隨著人力資源管理工作的發展與完善,當前很多單位與企業都認同以人為本的人力資源管理理念,企事業單位逐漸將技術人員晉升職稱放到了員工發展的重要位置,檔案管理人員一樣可以通過晉升職稱,努力提高自己檔案管理的專業素養、自身文化素質與工作能力,進而實現晉升的目標。工作沒有目標就沒有動力,待遇也不會提高,地位也不會得到重視,但是通過晉升職稱的努力,檔案管理人員一樣可以被領導、被其他業務人員所重視。檔案管理人員體會到了工作帶來的成就感,自然也會將檔案管理工作做得更好。
三、結語
隨著我國社會經濟的高速發展,檔案管理工作必然面臨很多新問題,同時也有很多老問題沒有解決。檔案管理工作要想與時俱進,必須要認清這些問題存在的原因,并積極探索對應的解決措施,才能進一步提高檔案管理的水平,更好地為國家、為單位、為企業服務。
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作者：陳萬利 單位:山東省濟寧市泅水縣衛生局衛生監督所
