檔案管理在文書檔案課程中的應用

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摘要：文書檔案課程是秘書專業(yè)課程體系的重要組成部分。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)平臺開始發(fā)揮著越來越重要的作用，這給文書檔案課程教學提出了新的改革方向。這要求我們充分地與時俱進，將檔案管理系統(tǒng)積極運用到檔案課程教學中。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；文書檔案課程教學；應用

文書檔案課程在秘書專業(yè)的課程體系中發(fā)揮著重要作用，成為培養(yǎng)應用型文秘人才的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。進入二十一世紀，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及，檔案管理系統(tǒng)開始實現(xiàn)了信息化。這意味著我們在文書檔案課程的教學中，必須與新的時代形式緊密結(jié)合，將基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)積極運用到教學中，讓學生的知識結(jié)構(gòu)體系符合信息化時代的需要。

一、對教學目標和定位進行調(diào)整

培養(yǎng)學生良好的實踐能力，把他們培養(yǎng)成為符合社會需要的應用型人才，是高職高專教學區(qū)別于本科教學的地方。高職院校開設(shè)的文書工作與檔案管理課程是具有很強實用性的課程，它的培養(yǎng)目標與就業(yè)方向密切聯(lián)系。基于電子檔案管理系統(tǒng)的文書檔案課程教學，首先要求我們必須在原有的基礎(chǔ)上調(diào)整教學目標定位。這意味著對信息檔案管理系統(tǒng)的熟練掌握，早已成為學生在日后就業(yè)中必備的技能。傳統(tǒng)的教學目標定位多是基于原來的紙質(zhì)檔案管理的，與網(wǎng)絡(luò)時代的信息化檔案管理系統(tǒng)難免存在不匹配的地方，這是需要我們及時做出調(diào)整的。

二、電子檔案管理系統(tǒng)運用于文書檔案課程教學的方案

1.在理論教學中要有意識地與電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合理論是實踐的基礎(chǔ)，完善的理論知識能有效地指導實際工作。理論教學是十分重要的一個環(huán)節(jié)。在理論教學中，我們要積極地改革教材編排體系，有意識地與電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合。整個教材編排都應當遵照電子檔案管理系統(tǒng)為中心來展開。這樣能讓學生真正地學以致用，使學生樹立掌握電子檔案管理系統(tǒng)的意識。教學時，我們要讓學生意識到，如今的檔案管理工作早已走過了紙質(zhì)時代，電子檔案管理是當今時代所普遍采用的。所以，一個不能掌握、不善于使用電子檔案管理系統(tǒng)的人，即使受到了完整的專業(yè)教育，也是難以適應檔案管理崗位的。當學生加強了對這方面的認識，就會了解到今后的就業(yè)形勢，自覺主動地學習電子檔案管理系統(tǒng)。2.多渠道搜集電子檔案管理方面的資料和案例供學生分析在教學過程中，我們要有意識地采用網(wǎng)絡(luò)搜索等手段，多渠道地搜集電子檔案管理資料和案例供學生分析。在課堂上采取小組學習的手段，讓學生針對這些資料和案例進行充分討論，將討論的結(jié)果進行記錄，最后交給教師打分。此外，我們要鼓勵學生利用課余時間，增進自主學習的意識，積極地搜集資料和案例。教師在計算學生的平時成績時，要充分結(jié)合他們平時在資料、案例的討論中的表現(xiàn)。3.進行電子檔案管理方面的實踐教學為了有效地培養(yǎng)學生在電子檔案管理方面的實踐能力，我們要積極開展電子檔案管理方面的實踐教學。具體可以從以下方面入手：（1）加強對教學硬件設(shè)施的建設(shè)完善的硬件設(shè)施是開展實踐教學的先決條件。各級教育行政部門和高職院校要加強對電子檔案管理教學的硬件設(shè)施建設(shè)，確保有足夠的資金支持教學，有足夠的場地開展教學。（2）完善教師的知識結(jié)構(gòu)首先，一些教師從大學一畢業(yè)就走上教學崗位，他們雖然理論知識完備，但是實踐經(jīng)驗不足，在進行實踐教學時難免有些著力不從心。針對這種情況，我們一方面可以組織教師利用節(jié)假日，深入企業(yè)進行考察，為他們補上實踐這一課。另一方面可以從企業(yè)邀請一些培訓師，為教師進行實踐能力方面的培訓。這樣使教師的實踐教學能力得到提高。其次，一些教師習慣于按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的思路來進行教學。對電子檔案管理系統(tǒng)認識不足，影響了他們的教學思路，導致他們不能滿足最新形勢的教學需求。對這部分教師，我們一方面要幫助他們提高對電子檔案管理教學的認識，一方面要幫助他們完善電子檔案管理方面的知識，便于他們順利地開展教學。（3）組織學生進行見習見習是教學中的一個重要環(huán)節(jié)。通過見習，我們可以讓學生充分熟悉真實的工作環(huán)境，熟悉工作崗位對人的要求，熟悉工作節(jié)奏。院系一定要充分地重視學生見習環(huán)節(jié)，與企業(yè)建立合作關(guān)系，利用大二、大三的時間定期組織學生進入企業(yè)見習。在計算學分時，要將學生見習的情況計算在內(nèi)。

三、結(jié)束語

文書檔案課程是秘書專業(yè)的一門重要的課程。在信息化時代，檔案管理早已實現(xiàn)了信息化。這給我們的教學工作提出了新要求。教學中，我們要從理論教學、實踐教學兩個方面入手，與電子檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合。

參考文獻：

[1]何斕.高職高專文書工作與檔案管理課程在信息技術(shù)時代下的教學實踐[J].佳木斯職業(yè)學院學報，2015

[2]王瑛璐，龐明秀，郭寧.基于培養(yǎng)應用型文秘人才的文書與檔案管理課程建設(shè)探討[J].科教導刊，2014.

作者:許文霞 單位:浙江省臺州廣播電視大學