信息化電子檔案管理論文

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一、電子檔案在現(xiàn)代信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

何謂電子檔案？電子檔案是由電子計(jì)算機(jī)處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等形式顯示出用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。電子檔案具有以下特點(diǎn)：信息的非人工識(shí)讀性；信息存儲(chǔ)的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)形式發(fā)展的需求。要進(jìn)行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進(jìn)的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實(shí)體信息實(shí)現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會(huì)嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程，對信息化的推進(jìn)造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實(shí)現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實(shí)現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、電子檔案歸檔工作中存在的問題

雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長的一段時(shí)間，這期間電子檔案對推動(dòng)信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。

（一）電子檔案無法獨(dú)立存在

在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨(dú)立存在的價(jià)值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因?yàn)檫@樣很多單位都不是很重視電子文件的保護(hù)，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進(jìn)行增、刪、改等操作，一點(diǎn)也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進(jìn)行歸檔保存的意義。

（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素

電子文件歸檔是根據(jù)歸檔的范圍，利用計(jì)算機(jī)對已經(jīng)處理完畢的具有一定價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認(rèn)識(shí)，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時(shí)也使得電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。

（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)

電子文件的鑒定，是對電子文件的價(jià)值進(jìn)行判斷并對電子檔案真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對于電子文件而言，進(jìn)行價(jià)值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現(xiàn)在電子文件在進(jìn)行歸檔時(shí)都是直接將計(jì)算機(jī)上的文件拷貝到存儲(chǔ)光盤上，就算是完成歸檔。這個(gè)過程中沒有對電子文件的價(jià)值與真?zhèn)芜M(jìn)行判斷。這樣的歸檔根本就無法達(dá)到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價(jià)值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。

（四）缺少專業(yè)的人才，現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)

電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識(shí)，還必須能夠熟練的對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識(shí)而不熟悉計(jì)算機(jī)的操作，要么就是很熟悉計(jì)算機(jī)卻不熟悉檔案管理。缺乏同時(shí)具有檔案管理知識(shí)與計(jì)算機(jī)信息處理能力的復(fù)合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。

三、改善電子檔案歸檔現(xiàn)狀的對策

針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點(diǎn)。

（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨(dú)立存在的能力

電子檔案對信息化建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨(dú)立存在的價(jià)值與能力，那么只會(huì)對信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙作用。所以作為信息時(shí)代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進(jìn)行修改、增加、刪除，保證其原始性。

（二）積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化

原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠?qū)I(yè)，所以應(yīng)該以電子檔案歸檔的整個(gè)程序?yàn)榛A(chǔ)開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現(xiàn)。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質(zhì)減少各種風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對電子檔案做好價(jià)值鑒定工作

檔案價(jià)值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價(jià)值鑒定。要建立專業(yè)的檔案價(jià)值鑒定工作小組，對要進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，同時(shí)對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行鑒定。通過價(jià)值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。

（四）建立好專業(yè)的電子檔案管理隊(duì)伍

首先是對現(xiàn)有的人員要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。例如對于那些有著過硬的檔案管理知識(shí)但缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員，要著重的培養(yǎng)他們的計(jì)算機(jī)知識(shí)，特別是與計(jì)算機(jī)相關(guān)的操作，以及信息安全技術(shù)的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息安全意識(shí)。對于那些檔案管理知識(shí)缺乏的人就必須提高他們的檔案管理知識(shí)。通過培訓(xùn)讓每一個(gè)檔案管理人員都成為具有多種能力的復(fù)合型人才。其次是加大引進(jìn)復(fù)合型人才的力度。引進(jìn)人才是必須經(jīng)歷的過程，是更新檔案管理隊(duì)伍血液的必要措施。通過新引進(jìn)的人才可以帶動(dòng)現(xiàn)有人員的工作。