行政事業單位成本管理常見問題分析

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摘要：近年來行政事業單位成本管理問題越來越受重視，成本控制與管理已經成為事業單位開展各項目的一個必要工作內容。針對當前在成本管理中出現的問題，筆者將在本文中提出并給予策略分享。

關鍵詞：行政事業單位；成本管理；對策

一、行政事業單位成本管理的重要意義

1.節約成本，減少浪費，提高資金利用率

在行政事業單位財務管理工作中，成本控制具有著節約成本、減少浪費并且提高資金使用率的作用。在行政事業單位的財務制度中，單位運行、項目建設以及員工工資等都屬于成本預算范疇。由于行政事業單位屬于非營利性組織，國家固定撥款成為財務的主要來源，因此，對于行政事業單位來說成本控制具有極其重要的作用。

2.滿足資源配置需要

做好成本管理，將預算做好的同時做好成本控制，將節約下來的成本資金以及物品做好資源整合，重新配置節約下來的資源，進一步滿足其他項目的資源需求。

3.為市場經濟研究提供依據

行政事業單位的各項目財務管理具有一定參考性價值，各個項目的運營成本以及日常開銷等，均可以為市場經濟研究提供一定的數據支持，同時也有助于優化行政事業單位服務項目成本小、服務優的效益體制。

二、行政事業單位成本管理的常見問題

1.財務制度缺陷

部分單位由于業務范圍沒有改變或改變較小，就延續了之前的行政機制，對于財務改革不過是走過場，實際財務制度仍然存在缺陷。財務表格較為粗糙，成本與預算簡單劃分，一些項目輸出完全沒有明細的劃分，各級人員對資金的使用情況沒有權責清晰的劃分，導致財務制度等同虛設，只管記賬，沒有管理。

2.成本控制意識缺乏

部分單位缺乏成本意識，對于辦公用品隨意浪費，項目資金隨意使用，等到項目結算的時候，根本沒有剩余，甚至項目未完成資金預算不夠等情況都會出現，這可能就是因為缺乏成本控制意識導致的。而為完成項目，項目預算只能繼續增加，挪用其他地方的資金，最終導致財務虧空。

3.項目執行成本與預算脫節

從項目執行上來說，每個行政事業單位在開展某個行政服務或事業項目之前都會進行財務預算，但是預算細化做得不夠細致，因此可能導致項目執行過程中出現意外后，無法獲取這筆預算金，這主要是因為項目執行成本的計算與預算脫節造成的。而因此造成的經濟損失由單位或國家承擔，這也是目前我們提倡成本管理的原因之一。

三、行政事業單位成本管理的完善對策

1.完善財務制度，建立完備獎懲機制

要想做好成本管理工作，首先要完善財務制度。成本管理本身是財務方面的一項重要工作，其主要工作內容有成本預算以及成本控制兩方面。成本預算是每周期或每個項目開始前需要做的工作，成本預算與收益評估是同時進行的。一旦涉及違規或超額完成服務或項目的情況，應該有完善的獎懲制度，以保證成本管理工作的順利進行。以某項目為例，建立項目之前需要做出項目本身的成本預算以及收益評估，如果收益大于成本，則項目可以建立；如項目成本大于收益成本，則需要重新規劃項目的相關事宜。項目成本包括項目人員支出、項目執行物料、項目時間以及日常辦公及消耗等內容。在項目成本預算做好之后，需要嚴格按照項目預算進行執行，如果需要追加預算，財務部門需要對項目整體進行財務評估，是否因為項目執行過程中出現揮霍、浪費等原因導致預算不夠，最終無法在原預算的基礎上完成項目工作。如果是，需要針對項目負責人做出懲處，嚴格按照項目執行期間財務制度相關獎懲制度進行懲處。如果項目執行期間，成本控制工作執行得很好，甚至項目成本在項目完成時出現了執行成本小于成本預算的情況，作為財務人員需要對項目完成情況進行監督，查看項目完成質量是否存在項目質量問題如果不存在，應對項目工作人員進行獎勵，以鼓勵員工對項目成本控制做出的努力，另外將項目預算多出的資源重新整合，配備給其他項目。

2.定期做好財務成本控制培訓

定期開展財務成本培訓是成本控制的有效方法，定期開展財務制度培訓，讓相關人員對財務制度熟悉，并且能夠讓其嚴格按照財務制度執行。做好成本控制培訓不僅能讓項目執行人員擁有成本控制意識，還能讓其對項目執行嚴格把關。成本控制培訓一般需要對項目管理人員或者領導人員進行，因為他們對項目成本比較熟悉，對于項目執行過程中可能出現的問題有清楚的認知，可以盡量規避這些問題，并且在做財務預算的時候對成本預算已經做出消耗預算的部分，因此，對成本控制而言，他們是最熟悉的管理者。對于項目成本培訓的時間或周期選擇，一般來說，選擇在項目執行的中后期進行，或者每年7—8月份進行即可。因為項目執行初期或每年年初的成本控制執行工作都會得到比較認真地執行，在項目執行一段時間后，可能出現的問題就會暴露出來，因此在這個過程中，管理者可以針對期間出現的問題進行記錄或調整資源配備。而在項目執行中后期，工作人員在項目執行過程中會出現疲乏、注意力不集中浪費以及項目推行困難等問題，這時候可以進行成本控制培訓，提醒管理者及項目執行人員，項目到了關鍵時期，需要我們通過更加嚴格的管理與執行才能完美的完成項目。培訓后，管理者會對項目成本支出與成本預算進行比對，通過后期管理以及資源合理配置，保證后期項目的正常執行，直至完成項目，交出圓滿結果。對于行政事業單位而言，成本管理不能只關注成本控制部分，過度的成本縮減會使項目執行出現問題，在對管理者和相關執行人員進行培訓的時候，需要注意相關問題。在成本管理的最初有成本預算的工作，這項工作也是成本管理的一項重要工作，因此，做出的成本預算都是有根據的，如果執行成本遠遠小于預算成本，就說明可能是項目執行過程中出現了質量問題或是預算工作做得不夠細致、準確。這些問題在培訓的過程中需要著重強調，以便于后續工作的順利進行，以及下一次項目成本預算編制時結合之前的經驗來進行縮減或增加預算。

3.從財務制度入手，將成本管理與員工績效管理相結合

對于行政事業單位的成本管理工作來說，需要將成本管理工作與員工績效管理結合起來，才是更為有效的成本管理。在行政事業單位中，如果欠缺成本意識，根本無法做好成本管理工作，所以，將財務制度中的成本控制工作分擔給每一位參與工作的員工，讓員工知道有責任和義務讓公共財產不受浪費，讓成本控制牢牢地在每個員工心中扎根，這才是成本控制的根本。以行政服務工作為例，一個行政服務工作的工作人員需要有相關的辦公用品，當前較多的辦公用品就是計算機、憑證印紙、打印機以及收據、發票等耗材。當我們在辦理某項行政業務的時候，在計算機上登記相關信息，核查后將信息確認單打印出來，交給客戶確認后，客戶簽字，將客戶保留單據交給客戶即可。如果將業務量與耗材使用量相結合，制定出相應的獎懲制度，將業務成本控制與業務員的績效掛鉤，如果耗材消耗過多、辦公用品更換頻次較多，經過調查，其中確實有貪污、浪費等行為，那么將按財務制度扣除該員工的績效工資以及結合績效考核制度對其進行懲處。

4.在行政事業單位的成本管理工作中需要建立督查制度

（1）成本預算期。在成本預算期，做好細節預算是十分重要的，成本預算包含的內容主要有以下幾個方面。①人員預算。所謂人員預算，就是業務執行的人員及管理人員的工資、調配以及增員或減員等人力問題。②耗材預算。這部分預算應該是業務執行或項目執行過程中最大的成本輸出，預算編制過程中需要將明細列出，將耗材的正常消耗量以及備出備用量（可根據項目執行經驗進行配備備用預算）相結合。③行政預算。包括項目執行期間人員的住宿、餐飲、交通等行政預算。（2）成本控制期。定期核查項目成本、項目執行情況以及做出合理的成本控制建議。發現問題及時提出并且調整項目執行情況，包括人員調配、耗材控制以及行政控制等問題。一經發現貪污、浪費、中飽私囊的行為，一定及時處理，以保證及時止損。（3）成本結算期。核查結算成本與預算之間的差異，如果相差較大，需要核查項目執行過程中是否存在資源浪費或質量問題；如果兩者之間差異較小，就可以根據財務制度對項目組成員進行獎懲。在做好成本結算的同時，需要對項目進行財務方面的總結，不僅是對成本的結算，還要結合預算做出經驗總結，為日后類似項目開展做好財務工作的準備。綜上所述，對于行政事業單位成本管理而言，主要存在財務制度不夠健全、缺乏成本控制意識以及項目執行成本與預算脫節等方面的問題。通過完善財務制度、培養管理者及員工的成本控制意識以及從財務制度入手將成本管理與員工績效管理相結合、建立有效的督查制度來完成對行政事業單位的成本管理。

參考文獻

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作者：鄧帥 戴末靈 單位：北京宣武紅旗業余大學 北京市第一六一中學