檔案管理系統精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的檔案管理系統主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：檔案管理系統范文

關鍵詞：檔案管理 OA系統 聯系

0 引言

現階段，辦公自動化系統呈現雙軌制模式：在OA系統中傳輸的是數字化文件，但是在歸檔的時候仍然沿用的是紙質版的文件。紙質版文件在價值上和法律效力上確實存在很大優勢，但是數字化的文件也具有自身的特點和價值。企業在實現現代化管理的過程中，都面臨著如何將OA系統和檔案管理系統相銜接的問題。文中對于二者之間的關系做了簡要的闡述。

1 檔案管理系統和OA系統聯系

企業在進行文件和檔案管理的時候有兩種設計方式，一種是將檔案管理功能嵌入到OA系統中，在OA系統中實現文件和信息資源的歸檔、保存；第二種是分設兩個系統，并實現兩個系統的銜接，從而實現檔案信息和辦公自動化的統一管理。

現階段，OA系統中直接整合了檔案管理的情況比較少，無法實現OA系統的嵌入式管理是因為：將檔案管理功能嵌入到OA系統中缺乏實用性，不能靈活動態的跟企業檔案信息資源的發展情況進行對接；同時辦公自動化中的檔案管理部分只能滿足通常的文書檔案要求，不能實現對圖紙、聲像等一些特殊檔案的管理；在OA軟件開發的過程中開發公司就重點關注了企業流程管理部分，忽略了檔案管理的內容，所以OA系統在功能上存在欠缺，在OA系統中的檔案管理模塊明顯存在著數據的安全性和真實性方面的缺陷[1]。

因此，多數企業還是實行檔案管理系統和辦公自動化系統分開處理的模式。

2 實現OA系統和檔案管理系統有效銜接的方法

2.1 保持二者登陸賬號一致

現階段，在大多數企業中OA系統和檔案管理系統都有自身登陸界面，因為權限的不同又分別設置了不同的賬戶以及密碼。筆者認為要想實現OA系統和檔案管理系統的有效銜接就必須保持兩個系統之間的賬戶和密碼的一致。雖然每個系統的用戶權限不同，但是畢竟辦公自動化系統是檔案管理系統的母系統，兩者之間應該保持權限一致，可以將辦公自動化里的權限表復制到檔案管理系統里以實現賬號的一致性[2]。根據檔案管理系統的獨立性，賦予檔案系統相應具體權限，以實現賬號同步、一次性進入的目的。

2.2 通過一個接口實現數字信息的收集和存檔

就文件的使用周期看來，文件資料到檔案資源是個動態的、相互銜接的過程，檔案資源的質量直接取決于電子版文件的質量，這種情況客觀上需要兩個互相聯系的獨立系統來完成，在組織制度和操作程序上互相配合，實現兩個系統的完美銜接。因此，要實現OA系統和檔案管理系統的有效銜接亟需開發一個可以便捷準確的將OA系統中數據傳輸到檔案系統中的接口。利用這個接口實現OA系統中文件數據向檔案系統的傳輸[3]。

2.3 把握好物理歸檔的時間

通常情況下，為了提高辦公自動化的效率，將電子文件長時間存儲在OA系統中是合適的，同時為了確保電子文件的真實性、完整性和有效性，減少系統在線帶來的電子文檔的風險，應制定合理的文件歸檔的時間節點。在OA系統中設置的都是邏輯上的歸檔環節，只是將電子文件進行歸檔標記，實質上還存在于原服務器上。如果不能制定合理的歸檔時間，會給檔案管理工作造成很多麻煩。如果OA系統和檔案系統的服務器不屬于同一個網段，在進行歸檔操作時經常會引起死機，有的會嚴重影響OA系統所在服務器的速度，在這種情況下，只能請OA系統開發公司的技術人員定期為企業進行集中歸檔。

所以要制定好電子文件歸檔的時間，完整及時的將電子文檔轉換成檔案資源，只有這樣才能確保檔案信息的真實性和安全性[4]。

2.4 檔案管理人員做好文件存檔的跟蹤管理

企業檔案管理人員必須做好對電子文件的研究、出臺、存儲和銷毀全過程的跟蹤監管，對于電子文件流動全程做好系統監控和跟蹤記錄。只有檔案工作人員做好文件資料的全程監管，才能保證電子公文存檔時的安全和規范，確保電子文件從辦公系統到檔案管理系統的順暢流轉，實現企業辦公自動化和檔案管理工作的一體化[5]。

3 結束語

現在辦公自動化系統正由傳統的雙軌制模式過渡到單軌制模式，也就是用系統中通行的電子形式的文件徹底取代紙板文件的流通方式。現階段，在企業主流的管理模式中，通常采用的是OA系統和檔案系統相結合的模式，實現二者的有效銜接，最終實現企業管理的一體化。

參考文獻：

[1]張東.檔案管理系統與OA系統的關聯問題研究[J].廣東檔案，2011，04（12）：16-17.

[2]馮雯.淺析OA系統與檔案管理系統的數據交換形式[J].陜西檔案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.關于高校OA系統與檔案管理系統鏈接的幾點思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

第2篇：檔案管理系統范文

關鍵詞：檔案管理 信息化 系統設計

中圖分類號：G271.2 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）07（a）-0195-01

1 檔案管理系統的研究目的和主要完成的工作

1.1 檔案管理信息化建設的意義

加快推進檔案信息化、檔案管理現代化，是全球信息化要求的必然結果。檔案信息化管理能夠使檔案信息資源配置更合理、管理更全面，可以為單位、為社會提供更加優質高效的服務。

1.2 研究目的

利用計算機網絡技術，以檔案館檔案信息化建設為中心，建立具有工作服務網絡化、檔案管理標準化、檔案資源安全可靠的數字化檔案館，并通過本檔案管理系統實現上級檔案局對下屬檔案館工作流程的監控和指導，建立規范化的檔案業務管理體系，并為各級管理人員提供決策支持和信息服務。

1.3 主要完成的工作

在充分研究檔案館信息管理的業務流程的基礎上，實現檔案信息化系統的整個項目建設，即完成的系統設計內容有：檔案管理系統的規劃設計、系統的編碼、測試、軟件交付、驗收、維護。

2 檔案管理系統解決方案

2.1 檔案管理系統功能簡介

檔案館是緊緊圍繞檔案的“收集、保管、利用”來開展業務工作的，檔案館的主體工作流程包括。

（1）收集歸檔。對各類檔案進行收集、初步整理、歸檔鑒定、整理和正式歸檔。檔案歸檔包括：收集、整理、正式歸檔等關鍵子流程和業務活動。

（2）管理維護。主要是指對已正式歸檔檔案的日常保管、維護。檔案管理包括：鑒定、保管、銷毀關鍵子流程和業務活動。

（3）有效利用。主要是指檔案館為單位和社會提供檔案相關的服務。檔案利用包括：借閱、歸還、統計、編研關鍵子流程和業務活動。

2.2 檔案管理系統總體設計原則

檔案管理系統設計原則是：總體規劃，分步實施，條塊協調，統籌管理，互聯互通，整合發展，資源共享。以有效利用為靈魂、以網絡技術為工具、以整合共享為手段、以安全可靠為保障，使檔案館各部門實現互聯、共享和利用。

2.3 檔案管理系統體系結構設計

根據檔案信息管理系統的工作實際，即檔案信息量龐大，檔案信息分布存放，但需要把檔案信息提供給不同權限的用戶使用，因此，在系統中，我們采用C/S+B/S的混合模式。

2.4 檔案管理系統功能模塊設計

該系統使用的多個數據庫是分布式的、超大規模的、可互操作的。同時該系統設計了多種登陸權限，包括檔案館管理人員、下屬單位管理人員以及普通網絡用戶，按不同的授權提供不同權限的檔案管理服務。

2.4.1 檔案收集歸檔系統

檔案工作的起點是檔案收集，其具體內容是通過各種渠道，如下級檔案館上交、社會各界捐贈等不同類別的檔案按照規定集中保存起來。檔案收集后，檔案的歸檔更加重要，它是檔案有效利用的必要前提，檔案的歸檔及時與否，決定了檔案的利用價值。

2.4.2 檔案管理維護系統

檔案管理維護系統主要負責檔案信息資源的整理、維護與利用工作，主要包括：檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案利用等。

（1）檔案整理

檔案整理主要是對收集來的檔案實物（按案卷、盒、文件、各種載體形式移交來的檔案）進行整理、分類，同時進行編目、索引形成管理檔案的目錄信息，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。它是檔案管理中的一項基礎工作。

（2）檔案鑒定

系統自動檢索出過期的檔案，形成鑒定目錄；檔案主管可以對鑒定申請的檔案進行鑒定，更改保管期限，并形成銷毀目錄；銷毀目錄提交相關領導審批，返回審批結果；對審批后可以銷毀的檔案進行銷毀，扔入回收站，并形成銷毀目錄。對到期檔案能報警提示并做批量處理。

（3）檔案保管

檔案保管工作主要包括檔案在正式存入庫房檔案架后的整個管理工作。

1）庫房安全管理：對庫房溫度、濕度設定范圍，當溫濕度超過設定范圍時，檔案管理系統進行報警；

2）圖形化統計：按年份、月份等條件統計溫濕度變化，并形成曲線圖；

3）庫房圖形化界面。

（4）檔案統計

以統計數字反映和揭示檔案及檔案工作中各種現象的特征和規律性的工作。是掌握與分析檔案和檔案工作基本情況，研究制定檔案管理與檔案事業建設的方針政策和計劃，實行有效監督與指導的重要依據和手段。

1）統計方式

檔案統計、館藏統計、分類統計、交叉統計、按全宗進行統計、自動生成統計年報。

2）統計條件

檔案類別、著錄項、檔案庫類型等條件形成交叉統計。

（5）檔案利用

檔案利用是檔案整個過程的最終環節，是檔案利用者通過檔案信息管理系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。

針對檔案利用，檔案管理系統提供如下功能：

1）實體檔案管理

2）電子檔案借閱管理

3）借閱流程自定義

2.4.3 檔案有效利用系統

負責為檔案館的使用者提供檔案相關服務，主要包括：檔案信息、檔案查詢、借閱審批子系統等。

2.4.4 檔案信息安全系統

負責檔案管理系統的安全，主要包括：訪問控制（用戶權限）、信息加密、身份驗證等。

2.5 系統接口設計

通過系統接口，使檔案館OA系統產生的檔案數據進入檔案管理系統進行檔案歸檔操作，從而實現真正的文檔一體化。

2.5.1 系統接口實現內容

（1）實現檔案數據歸檔；

（2）在OA中完成與檔案相關的審批程序；

（3）在OA系統中發送提示信息；

（4）OA系統權限導入接口。

2.5.2 單點登陸

單點登陸技術解決了用戶管理、密碼管理的難題，即用戶一次登錄，就可在企業網絡內暢通無阻，自由訪問眾多的應用系統和網絡資源，提高企業的工作效率。

3 結語

在調查現有檔案業務管理機制的基礎上，采用結構化設計方法進行檔案信息化系統設計，充分利用計算機技術、通信技術、網絡技術、數據庫技術設計并開發出符合檔案館檔案“收、管、用”管理流程，滿足數字檔案館建設的檔案信息管理系統。

參考文獻

[1] 黃朝輝.基于CS和BS結構的高校圖書館管理系統[J].松遼學刊（自然科學版），2002（3）.

[2] 張克東.軟件工程與軟件測試自動化教程[M].北京：電子工業出版社，2002.

第3篇：檔案管理系統范文

防雷業務檔案主要包括定期檢測檔案、技術評價檔案和新建建筑檔案三部分，是防雷基本業務的后勤保障。盡管實際上是按照各種業務流程、規程和規范對防雷業務檔案進行管理和歸檔，但是實際操作過程使用word、excel等普通辦公軟件對歸檔資料的錄入，編輯打印清單，存在很多重復操作的地方，降低了工作效率。隨著計算機技術的發展，研發防雷業務檔案管理系統，已是檔案管理發展的必然趨勢，通過檔案系統實現歸檔資料的錄入、自動生成打印清單、查閱查詢等功能，可以大大提高檔案管理工作的質量和效率。

1、防雷裝置檢測檔案管理系統構建的目的

防雷裝置檢測檔案管理系統的構建主要是為了解決防雷檢測管理業務信息化、網絡化的應用，使整個檢測檔案管理業務更加的規范化、管理流程更加的有序，提高管理的效率從而推動工作效率，并對數據信息統一格式，實現資源的共享，保證信息的及時、有效的傳輸，并通過各種信息的分析和比較使領導可以做出更加高效的決策，從根本上提高防雷檢測檔案管理的水平。防雷檔案是防雷中心不可或缺的重要資料，其內容與管理對于中心領導和管理、工作人員有著重要的作用。一個好的防雷裝置檢測檔案管理系統不僅需要具備大量存儲檔案等相關信息的功能，也需要具備簡單、方便、快捷的信息查詢功能，另外還需要一定的統計功能即需要對系統中的有關信息加以統計，以便工作管理人員可以最高效率的對信息做出分析。同時該系統還需要具備可以直接將信息頁面打印下來的功能，也是以工作效率作為主要的目標。由于外部環境或者工作人員的原因，該系統在實際的應用中可能會出現一些問題影響系統的實際應用，并對于實際的工作造成一定的負面影響，因此，在防雷裝置檢測檔案管理系統的構建時也應該考慮到系統的維護功能。

2、防雷裝置檢測檔案管理系統構建的必要性

由于實際工作中使用word、excel等普通辦公軟件對歸檔資料的錄入，編輯打印清單，存在很多重復操作的地方，降低了工作效率，而防雷裝置檢測檔案管理系統構建可以有效的避免這些問題的發生，提高工作的效率。該系統的構建可以適應當前的科技發展和社會的需求，提高工作效率、管理的水平和能力，一定程度上降低投入成本。隨著社會經濟的不斷發展和防雷工作的日益成熟，檔案資料也在逐漸增多，由于之前的防雷裝置檢測檔案管理系統未隨著時代的進步而做出改變，管理方式存在著許多的缺點和問題，因此，防雷裝置檢測檔案管理系統的構建主要就是針對這些缺點和問題做出一定的改變。

二、防雷裝置檢測檔案管理系統的構建的主要內容、技術方案和進度安排

（一）主要內容

根據本單位防雷業務的實際情況，為防雷業務檔案歸檔制作一個防雷業務檔案管理系統，該系統主要包括以下功能，數據錄入功能、查詢功能、統計功能、打印功能、維護功能等等，詳細的功能要需求分析和反饋維護后確定。

（二）技術方案和進度安排

1、第一階段

需求分析階段，針對對防雷裝置檢測檔案管理檔案系統功能對于相關工作人員進行問卷調查，并分析統計調查結果，以分析出其所需要具備的功能，根據調查結果顯示，以上描述的功能是不可缺少的的，因此在防雷裝置檢測檔案管理系統的構建是應該將這些功能都囊括起來，以便符合用戶的需求，使用戶有更好的體驗。

2、第二階段

2.1開發工具

Visual Studio2010、微軟組件.Net FrameWork4.0、Microsoft SQL Server數據庫

2.2運行環境

硬件環境：PC486以上的機型

軟件環境：Windows 2000/XP/2003/Vista/Win7等多種操作系統

2.3功能概括

數據錄入功能、查詢功能、統計功能、打印功能、維護功能。

2.4數據庫的建立

利用VS2010自帶的可視化數據管理工具建立數據庫文件，數據庫中的字段主要有檢測單位的信息以及數據。

2.4程序設計

2.4.1程序設計思路

為了是數據的錄入更加的簡單直觀，需要將各種檢測報告制作出Word或者Excel，以便數據可以簡便的錄入、查詢和打印。調出OFFICE完成打印。

2.4.2程序設計步驟

啟動VS建立EXE文件，并設置caption屬性為防雷裝置檢測系統，并新建OLE1對象控件，將做好的檢測報告Word和Excel插入到對象控件中（可以將檢測報告合并在一個文件中），在對象控件中插入控件ListBox1，主要是為了選擇檢測報告。將caption屬性加以設置改變。最后就是程序的編碼過程。

3第三階段

3.1系統試用

即將防雷裝置檢測檔案管理系統進行初步的運行，看其功能是否全面，是否符合用戶的需求，并且對于防雷裝置檢測檔案管理系統在運行時出現的一系列問題作出反饋，以便技術人員加以維護，進行系統的完善和優化。

（三）項目成果和應用及考核指標

第4篇：檔案管理系統范文

知識與信息正經歷著由稀缺到爆炸的過程，知識管理的方式與模式也日益多樣化，但是無論采用哪一種管理方式，知識管理都要以信息和數據為前提，因此存儲信息和知識的檔案庫和檔案管理系統便成為了知識管理中不可或缺的重要組成部分。如何利用好檔案管理系統、協調好知識管理與檔案管理的關系，是知識管理成功實施的重要保障［1］。企業知識管理的核心就是有效管理企業的知識資產，打造一個學習創新的環境，而當今企業大多設立獨立的研發中心，成為“產學研”相結合的科研基地，這些機構擁有龐大的科技情報與檔案資源，并且在每一道生產和研發工序中均具備有價值的信息、經驗等知識產生的條件，能否有效完整收集這一系列知識，增進科研知識的積累，是知識組織、知識評價以及知識服務的重要基礎［2］。企業的知識只有緊緊圍繞業務才能發揮其應有的作用，置于場景中的檔案、知識才能更好地為企業提供信息支持。

2基于晶體模型的場景式知識管理模式概述

知識管理自提出以來，不少學者和企業管理者就知識管理如何實踐，進行怎樣具體的操作模式等提出了諸多想法，1999年哈佛大學教授Hansen和Nohria在研究了大量美國企業知識管理實踐的基礎上根據行業類型及采取的技術含量將企業的知識管理模式分為編碼管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。這兩種模式被奉為知識管理實踐的經典模式，但是這兩種模式都只能顧及一個方面，前者注重技術，后者注重內容，雖然二者在一定程度上都取得了十分顯著的成就，但是仍有相對的局限。筆者結合自身企業的實踐過程，引入了化學中的晶體模型，總結出了一套場景式的知識管理模式。

2.1構建理念

企業的業務溝通與知識管理等諸多活動都可以細分為每個人運用自己的專業技能和實踐經驗解決問題的過程。具體講就是某個人在某一時間和地點，運用自己的專業技能、經驗、素養、人脈等知識處理某一具體事情的過程。我們將這種針對具體業務應用的“因時因地，因人因事”的知識管理方式稱之為場景式知識管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天時、地利、人和、事件的情境中，將知識融入到業務的每個環節，通過知識和業務的“化學反應”促進業務發展，在發展過程中進一步實現知識的再創造。在這一過程中所產生的知識、工具和方法的集合猶如一顆顆璀璨的知識晶格（KnowledgeLattice），每個知識晶格相互關聯，彼此相通，從而形成類似于晶體模型的知識體系（見圖1，圖2）。通過對該知識體系的管理達到業務發展和知識螺旋創造的雙贏效果。筆者將這種知識管理模式稱為基于晶體模型的場景式知識管理模式。在這個水晶體中，若每個晶格都能夠做到自我反應、自我管理、自我學習及自我適應，整個組織必會保持旺盛的生命力和強大的戰斗力。知識的晶格將散落分布在各個業務中，與業務緊密契合。

2.2構建體系

基于晶體模式的場景式知識管理模式的建設目的在于形成企業2.0知識協同及決策支持系統KDS大平臺，要將各個應用系統的操作界面通過知識門戶平臺進行整合，統一設計，統一實現。使操作界面清晰、美觀、干凈、直觀、前后操作連貫。其中以數據獲取和數據整合為核心，通過對各類現有應用系統中信息和數據資源的全面、有機整合來為綜合業務提供協同服務。具體而言，從企業自身和企業對外兩個角度出發，包含企業自身發展層面以人力資源管理系統（HRS）、資源規劃管理系統（ERP）和全生命周期管理系統（PLM）為軸線，企業對外層面則以客戶關系管理系統（CRM）為軸線，形成平面軸的業務體系主體架構，另外在這個軸面上將企業具體的模塊融合在一起，包含情報管理、創意管理、實踐社區等等晶格模塊。

3基于晶體模型的場景式知識管理

模式下的檔案管理系統構建如前所述，基于晶體模型的場景式知識管理模式下的檔案管理系統是業務原始記錄的管理平臺，是一個完整的“晶格”，也是在知識管理模式下的一個獨立板塊，其中包含有文書檔案庫、會計檔案庫、人力資源檔案庫、圖書資料庫、競爭情報庫以及科技檔案庫。而科技檔案庫是檔案管理系統板塊中的重點和主要構成要素，也是檔案管理系統構建中的主要支撐。科研院所的科技檔案資源，是在生產、研發過程中形成的科技檔案材料，如何集中有效管理便于迅速轉化為知識的科技檔案材料，是知識管理體系中的重要環節［4］。因此，從構建檔案管理系統入手，逐步融入到知識管理的層次，是管理科技檔案資源、發揮科技檔案效用的初衷。

3.1建設理念

科技檔案的管理必須要科學化、標準化，以滿足不斷發展的信息化需求，必須按照“歸檔齊全完整，整理規范有序，保管集中安全，提供利用快捷準確”的原則和要求，對于科技檔案資源要積極推動科技檔案管理向電子化管理轉型，并致力于建設、推廣、完善研究院科技檔案管理信息系統。檔案管理系統的建設內容主要應為基礎設施、檔案管理系統平臺、數據庫、標準規范體系、安全保障體系建設和運行管理機制六大內容。通過從硬件到軟件的建設，實現檔案工作管理規范化、資源數字化、服務網絡化，建成一批滿足科研、生產、經營、管理及發展需要的檔案管理系統，最終建立覆蓋全業務、不受時間和地域限制的檔案管理系統集群。同時，在確保檔案管理系統運行穩定的同時，建立檔案門類齊全、多種載體類型，集檔案信息資源的收、管、整、用多功能于一體的網絡平臺，不僅實現檔案信息資源利用與共享，而且科學、標準、規范管理各種類型的電子文件，并保證其原始、真實、完整和長期可讀的屬性。

3.2目標需求

3.2.1構建檔案信息庫，確保數據實時存取。我們擬建的目標檔案資源庫應包含載體形式為文字、視頻、圖形、圖像的電子文件，不僅涵蓋已歸檔的檔案信息資源，而且進一步擴大到現行電子文件、實時科技資料等，既集成各業務系統電子數據，又整合電子文件及電子檔案數據，安全保管檔案資源的同時，形成以檔案信息為核心內容的企業綜合信息資源庫，有效滿足每一位用戶對各類信息資源的需求。建成后的檔案管理系統應將文件管理和檔案管理整合成一組前后相繼的文件管理工作流程，實現文件及其元數據信息的自動捕獲和歸檔。通過與企業的PLM（產品生命周期管理系統）、ERP等系統建立接口，完成科研數據和管理數據的實時動態管理，保證記錄信息的即時性、準確性、一致性和共享性，實現無縫連接、數據共享。

3.2.2實現檔案系統的數字化管理，確保信息安全。構建檔案管理系統，通過運用專業檔案管理軟件，對進館的各類信息按不同要求分類排序、價值鑒定、數據校驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織、打印輸出等有序整合，形成一個有序完整的信息空間，實現檔案信息的系統管理。同時，還要結合身份認證、傳輸加密、訪問控制等技術，確保檔案信息的安全運行與有效利用，實現檔案存儲環境的智能化管理、檔案人員的動態管理、圖紙復制任務的調度管理，把檔案管理人員從繁重的日常瑣碎事務的中解脫出來，大幅度提高檔案管理效率與水平。建成后的檔案管理系統必須達到網絡和系統運行安全、信息安全和物理安全的要求，各單位可理清其電子文件及電子檔案的源頭，全面掌握本單位數字資源分布的情況，在物理和技術方面采取針對性的措施保證數字信息資源的安全與保密。

3.2.3推動檔案信息的有效查詢利用，開發新知識。檔案管理系統的服務方式應以用戶為中心，兼具多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱和調用控制功能。利用者可通過網絡與檔案室建立聯系，在授權范圍內不受地理位置和時間限制，實現有效遠程訪問查詢。此外，檔案管理系統的建設還為知識管理提供了一個良好的系統部件和信息基礎平臺。在檔案管理系統現有數字檔案庫基礎上構建知識管理平臺、建設知識庫，使知識的形成、共享、傳遞得以實現。

3.3系統功能

3.3.1檔案綜合管理。檔案管理系統須基于OAIS模型，具備“收集、管理、存儲、利用”等功能，通過數據接口、數字化加工等技術完成檔案元數據的采集，通過文件管理、檔案整編、檔案管理、動態管理、資料管理模塊收集、整理、存儲各類結構化和非結構的數據信息，通過系統維護設置庫結構及人員權限，并支持用戶登錄檔案門戶入口和檢索利用平臺進行信息資源的有效利用。通常來講，管理應用系統是檔案管理信息化建設的基礎和關鍵，管理應用系統主要應具備協同工作平臺、檔案業務管理、接口管理和系統維護功能，具體包括：檔案整編、檔案管理、數字化加工、多媒體管理等，其中的檔案管理板塊可以對使用單位的檔案進行電子化的管理，從而提高管理效率，增強利用效果，減輕管理負擔，降低管理成本。通過該子系統可以實現檔案信息的收集、檢索、統計、鑒定與銷毀、編研等工作。

3.3.2檢索利用平臺。為保障檔案資源能夠更廣泛地得到利用，以B/S方式實現檔案數據的網上檢索利用。檔案管理系統提供統一的檢索利用平臺，用于實現多種方式的檢索，用戶通過客戶端的瀏覽器即可訪問知識門戶平臺或者直接進入檔案管理系統入口，在網上查詢檢索權限訪問范圍內的檔案目錄數據、瀏覽電子全文，并根據需要進行查閱、借閱、下載等相關利用。檢索功能主要包含：智能檢索、卡片檢索、高級檢索、全文瀏覽、全文檢索、利用申請和利用管理等。

3.3.3系統外接和維護。針對已經實施的各類軟件應用系統進行數據整合，提供靈活的動態數據集成接口，可以與企業的OA、PLM、ERP等其它軟件業務系統進行動態連接，對企業其它軟件業務系統中的數據進行收集、整理、歸檔和利用管理，從而實現檔案資源集成，達到信息共存、資源共享、綜合利用的目的。系統的接口應用WebService和XML技術來實現，保證異構系統和平臺的數據交換，WebSer－vice雙方通過標準的SOAP協議來進行交換請求和響應。事先雙方共同制定出交換的XML數據的內容和格式，即共同遵守的規范；另外，編制Shema文件進行交換數據的格式驗證，確保數據的規范性。比如，PLM接口存在的意義和目標，就是協助并完成數據從PLM系統歸檔到檔案管理系統的過程。通過PLM接口，PLM中管理的相關產品數據和電子文件再正式發放，可以歸檔時，能夠實時歸檔到檔案管理系統的科技檔案庫中來，然后檔案管理人員可以根據工作需要，對相關信息進行修改、添加，進行后續的歸檔、利用、等檔案管理操作，避免數據的重復錄入，實現數據的繼承與共享。又如，在企業門戶的辦公桌面、OA系統的待辦事宜或其他業務系統的待辦模塊中，展現個人相關的檔案借閱情況、圖書借閱情況、審批待辦等，方便用戶及時了解個人的借閱情況，待辦事項等。用戶在門戶、OA系統或其他業務系統中點擊時，可以直接進入檔案管理系統的相應處理頁面。

4晶體模型的場景式知識管理模式下構建檔案管理系統的成效分析

4.1集群效應

在知識管理的模式下構建檔案管理系統，無疑比普通的檔案信息庫的單獨建設要更能集中發揮檔案資源的集群效應，更能增強信息的廣泛性與適用性。由于在該場景式知識管理模式下，各個資源庫被視為相互關聯的“晶格”，即每一個資源庫均代表了一個獨立的維度，但又相互聯系，共同構成了知識“晶體”，因此，這樣的系統架構滿足了同種事物在一起產生有利作用的集群效應，能夠使得檔案信息與圖書信息、產品生命周期信息、競爭情報信息等發生良性互動，更好地發揮科技檔案的情報價值。

4.2價值最大化

將檔案管理系統構建置于知識管理模式下，又與其他資源庫建立關聯，是加強信息橫向聯合、實現信息資源共享的有效途徑。信息時代的發展使得知識和信息總量劇增，任何一個信息部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，而且不同的信息資源不可能按照統一的模式收整管理。因此，這一體系也充分適應了打破檔案、圖書等各自為政局面的現實要求，建立一個完整的知識系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。因此，對于檔案部門乃至文獻信息中心都可以充分利用自己的資源優勢，在資源共享的過程中發揮領頭羊的作用，利用檔案管理軟件，依托系統內部局域網，實現檔案信息的共享，實現檔案價值最大化地利用。

4.3“死”檔“活”用

第5篇：檔案管理系統范文

測繪檔案資料是國家經濟建設、國防建設和科學研究的重要資料，廣泛應用于政府決策、國土資源調查、資源勘探開發、道路交通建設、城市規劃、旅游、氣象等各個領域。傳統以手工為主的檔案管理工作費時、費力，查詢和統計利用速度慢準確率低，不能滿足社會的需求。如今，隨著信息技術的高速發展，測繪檔案管理也向著數字化、信息化方向發展。建立遼寧省測繪檔案管理信息系統，基于GIS技術，數據庫技術，實現測繪檔案的信息化管理，為社會提供及時、準確、可靠、有效的測繪信息。

1測繪檔案管理系統的分析與設計

測繪檔案管理系統主要用于測繪科技檔案文件的接收、組卷、編輯、查詢、統計、借閱、歸還、銷毀、整理、維護與利用等工作。本系統為C/S模式下數據庫管理系統，各功能模塊都建立在數據管理的基礎上的，所有各模塊連接、交互都是通過數據庫表結構之間的關鍵字或索引數據建立鏈接。采用MicrosoftSQLServer建立屬性數據庫，ARCSDE建立空間數據庫。根據測繪檔案具有地理屬性的特點，經過分析處理，基于ArcGIS軟件，利用GIS技術將測繪檔案屬性信息與空間信息相掛接，實現測繪檔案按圖形空間定位檢索和管理，實現測繪檔案的信息化、網絡化、標準化管理。本系統設計了數據采集、檔案管理和系統維護三個子系統。

1）數據采集子系統。主要包括：數據錄入、數據備份、檔案添加、修改、瀏覽、查詢、等功能。數據采集即檔案數據的入庫，設計實現逐個錄入和批量錄入的功能。主要是指對地圖元數據信息的錄入，通過界面化操作地圖元數據，實現元數據的錄入、修改、刪除、增加和保存。并提供批量數據導入導出功能，提高數據錄入的效率。

2）檔案管理子系統。主要包括：檔案的接收、借閱、歸還、銷毀、查詢、統計等功能。同時實現對借閱、歸還、接收、銷毀等清單的編輯功能包括（錄入、瀏覽、查詢、修改）。

3）系統維護子系統。系統維護子系統主要包括以下功能：

（1）日志管理。為了保證系統安全，將任何一個用戶從登錄系統，到修改、刪除資料的所有操作都記錄在日志文件中，系統管理員可隨時查閱和清除日志數據，方便日常的管理工作。

（2）用戶管理。測繪檔案資料的保密工作非常重要。通過對不同的用戶允許進入不同的操作系統界面，實現對測繪科技檔案數據的安全管理。

2遼寧省測繪檔案管理系統數據庫的建立

根據以上的分析，遼寧省測繪檔案類型的復雜繁多，建立遼寧省測繪檔案管理系統數據庫包括兩個數據庫，一個是測繪元數據庫，用來存儲所有檔案數據，當數據采集與錄入時調用此數據庫；一個是檔案管理數據庫，用于存儲檔案管理過程中的借閱、歸還等記錄、清單，在檔案管理子系統中調用此數據庫。首先在MicrosoftSQLServer數據庫中建立相應的檔案數據表和業務管理表。然后在下編程實現系統需要的各種功能。

3結論

第6篇：檔案管理系統范文

信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質文檔相比，電子檔案的應用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學性。盡管使用電子文件檔案管理系統對檔案進行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統的普遍應用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。

一. 電子文件檔案的概念及特點

根據2002年國家質量監督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規范》，可以得知電子文件是指“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯網等發生變化，但是本身的內容不會隨著復制和粘貼而發生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機或者硬盤中，是數字化的信息，只有通過計算機的智能解碼才能夠被轉換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機內部還是其他載體之間進行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進行。

電子文件檔案信息依賴于設備及環境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設備才能實現，沒有這些計算機系統的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴重依賴與計算機系統，所以計算機系統所處的環境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機系統，所以互聯網的存在使得電子文件檔案信息可以實現世界范圍內的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機系統的電子文件檔案信息也會受到計算機系統漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。

二. 我國目前電子檔案文件管理系統存在的問題

隨著電子文件檔案管理系統在企事業單位的普遍應用以及各機構對文件檔案信息化管理認識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關注。雖然電子文件檔案管理系統隨著科學技術的發展而得到了一定的發展，但是在實際生活工作的應用中，依然存在許多問題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質的文件檔案，它是依托于計算機技術和辦公自動化的一種數字化信息，紙質版文件的復制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據自身的需求和存儲的習慣，依靠自動化的辦公實現對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網絡環境的安全性，網絡環境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數據更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環境等影響，載體理化性質的改變會造成數據的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關者的破壞或篡改，優勢甚至吸引網絡駭客的關注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質的管理人員。電子文件檔案管理系統的應用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機構中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機構中引進了先進的管理設備，但是沒有高技術人才的操作和監管，仍然不能很好的發揮電子文件檔案管理系統的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統的優勢

電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節省了相當大的空間。另外，依托于計算機的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現對聲音、圖像、影像的存儲和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進行規整，并且根據文件內容、文件保密度、文件儲存時間進行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進行規整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開發利用。與紙質文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠實現更為快捷的傳遞，建立科學的電子文件檔案管理系統，有利于實現信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎。

四. 意見及建議

加快電子文檔工作的現代化進程。電子文件檔案的管理部門要轉變思維，從紙質檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優化配置現代化的電子文件檔案管理系統，配備優良的硬軟件工作環境，最大程度上確保電子文檔現代化的可實施性

確保電子文件檔案可長期使用。由于網絡安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應該定期對電子文檔進行復制和保存，并定期更新網絡安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進行歸整的同時也進行紙質版歸檔，以保證數據的有效性并實現數據來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質版進行保存。

第7篇：檔案管理系統范文

[關鍵詞]檔案管理；信息化；優勢

隨著全球信息化的快速發展，更多的企業認識到將信息化融入企業發展血液的重要性，中石化檔案管理系統在本企業應用就是其中之一。企業檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、網絡技術、通信技術充分運用于對檔案信息資源的處置、保存、管理、開發、提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。

本文談談中石化檔案管理系統在本企業應用中的優勢。

一、中石化檔案管理系統流程板塊設計合理，可操作性強

中石化檔案管理系統主要包括C/S端的檔案系統客戶端和B/S端的檔案系統網站；共有三個板塊，一是CS端的檔案管理板塊及檔案配置板塊，二是BS端網頁板塊――檔案網站。

檔案系統的業務流程分為6個，收集整編流程檔案歸檔流程檔案借閱流程檔案共享流程鑒定銷毀流程年報統計流程。檔案系統功能設計18個，收集整編、歸檔審批、檔案檢索、共享管理、鑒定管理、專題編研、年報統計、運維系統、數據管理、提報管理、借閱管理、集團共享、檔案推送、歸檔批處理、庫房管理、續借管理、外部接口、溫濕度管理。

總的來說系統集檔案收集、存儲、統計、查詢利用等內容管理和電子文件歸檔接口六大主要管理功能于一身，確保了歸檔電子文件真實、完整可用和安全，在檔案管理中具有可操作性強，可進一步提升了茂名分公司檔案信息資源標準化規范化管理水平，為建立中國石化統一檔案信息資源管理、共享檔案管理的平臺奠定了基礎。

二、中石化檔案管理系統各板塊功能明確齊全，系統性強。

1.中石化檔案管理系統檔案管理板塊

檔案管理主要具有業務數據處理，統計，查詢的功能，使用對象是檔案專兼職人員及系統關鍵用戶；檔案管理板塊突出點是能提供強大的數據導入導出功能，數據導入功能多樣可導出數據模板，進行數據整理后再導入系統相應的檔案類中，可以脫離系統進行數據的收集整理。

原文批量掛接方式多樣，為滿足數字化掃瞄工作的需求，系統還提供多案卷掛接電子原文的功能，為數字化工作提供強大的支持。打破原系統只具有的單一的錄入數據及電子原文掛接功能，為數據的收集整編及原文的掛接提供快速的途徑，大大提高工作效率；它還可定義個性化錄入界面，個性化設置比較強，檔案員可以根據自己的喜好對消息提示方式進行個性化的配置，從而滿足個人需要。

茂名分公司從去年12月開始業務重組后，業務量大大增加，人員卻不增，新人不進，舊員到齡退下，在人員緊張，業務量大增的情況下，檔案管理板塊的強大的數據導入導出功能及原文批量掛接方式多樣，給我們茂名分公司檔案員檔案數據錄入歸檔，電子原文上傳帶來了便利，提高工作效率。

2.中石化檔案管理系統檔案配置板塊

檔案配置主要是系統配置應用；使用對象是檔案領導及系統管理員；檔案配置板塊突出點是機構管理功能能讓系統管理員直觀了解現有的行政組織機構；可以對組織機構添加，刪除，有效和無效化處理，同時可以對組織機構做排序操作，方便管理。

用戶管理功能能對系統用戶進行統一管理，統一使用AD域賬戶作為系統賬戶有利于用戶的統一，為單點登錄的實現提供方便；視圖配置功能的可以添加、刪除視圖以及視圖目錄樹節點進行動態配置和管理；多視圖展示形式支持同一年度使用多個視圖展現形式；不同單位可制定不同的視圖顯示方式可對視圖進行權限控制，可限制視圖的使用范圍。

檔案配置板塊的機構管理功能、用戶管理功能及視圖配置功能；讓茂名分公司的檔案領導及系統管理員對茂名分公司的38個組織機構、5000人左右的用戶，18個檔案類的視圖目錄樹，一目了然，無論是從管理、還是查詢和使用都帶來了方便，節省工作時間。

3.中石化檔案管理系統檔案網站板塊

檔案網站主要是檔案查詢借閱、流程審批、檔案編研、推送；使用對象是普通用戶及檔案管理員；登錄后，進入查詢首頁。左側為功能區，右側為查詢區。功能區包括個人工作平臺、檔案檢索、檔案編研、檔案推送。查詢區提供所有檔案文件的查詢、原文的查詢、專題查詢、視圖查詢功能。其中檔案檢索功能包括分類檢索、全文檢索、跨庫目錄檢索、視圖檢索、目錄檢索；用戶可以根據這些檔案檢索功能在權限允許的情況下進行在線查閱，然后走在線借閱流程。

系統提供在線借閱功能，用戶可以通過“申請借閱”方式，來取得管理員的授權，只有審批流程通過后，才能有相應的瀏覽或下載權限。

檔案網站板塊的檔案檢索功能多形式化及在權限許可下、安全性保證的情況的在線借閱功能，解決了茂名分公司的38組織機構，不在同一地方辦公，對檔案利用困難；讓檔案利用人員來回跑檔案室查借閱的落后管理方式已成為過去；電子文件在線瀏覽、借閱等功能，讓茂名分公司檔案工作人員工作效率得到很大的提高，讓查閱者在網上輕松查閱，借閱，在線瀏覽，大大提高工作效率。還有就是此網站可以實現中石化查詢；建立中國石化統一的檔案共享平臺，通過統一的共享平臺，在權限允許的前提條件下最大限度的達到檔案資源共享。

三、中石化檔案管理系統與其它業務系統接口相容，兼容性強

建立標準系統歸檔接口通過標準的系統接口，可以接收各業務系統推送的數據。只要符合檔案業務規范，并遵循標準數據規范，即可實現數據的歸檔，方便本茂名分公司合同管理系統、本地公文管理系統的集成工作。

四、中石化檔案管理運維系統部署運維平臺健全，保障性強

運維系統部署一套健全的運維平臺，有一支技術水平高責任心強的運維隊伍，有明確的提報流程，項目上線試運行后，系統使用過程中產生的問題和疑問可通過運維系統網站提報，并進行流轉處理。茂名分公司檔案管理系統從2013年4月運行至今，檔案領導及系統管理員經電話、走運維系統提報流程等提交的問題有二三十個，運維組都一一及時的給予解決，為茂名分公司檔案管理系統的平穩運行提供保障。

第8篇：檔案管理系統范文

關鍵詞：電子標簽；RFID；實體檔案；管理系統；Lab VIEW

中圖分類號：TP393.02 文獻標識碼：A 文章編號：2095-1302（2013）10-0023-03

0 引 言

雖然檔案管理中已經有計算機、掃描儀、檔案管理軟件等設備的投入，但檔案管理已經遠遠跟不上信息化時展的需要。傳統管理手段和技術存在種種弊端：檔案存放次序易被打亂，查詢耗時長，盤點操作不科學，失效檔案管理滯后，文件共享時效性差[1]。

針對當前傳統實體檔案管理的缺陷和現有的技術條件，在熟練掌握RFID技術的基礎上，設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理，實現檔案的存放、查閱、盤點和失效檔案管理等，能夠有效縮短管理者的作業環節，提高作業效率。

1 RFID系統的組成原理

1.1 RFID系統的組成

最基本的RFID系統由RFID標簽、天線和閱讀器組成[2]，大部分的RFID系統還要有數據傳輸和處理系統，用于對讀寫器發出命令以及對讀寫器讀取的信息進行處理，以實現對整個系統的控制管理。圖1所示是RFID系統的組成原理圖。

圖1 RFID系統的組成原理圖

1.2 RFID系統的工作原理

在最常見的被動射頻系統中，當附有電子標簽的物體接近閱讀器的有效查詢范圍時，電子標簽會將標簽中的數據信息發送給讀寫器，讀寫器經過內部處理器后可將標簽內儲存的信息讀取出來，從而射頻識別系統實現了非接觸物體的識別[3]。在主動射頻系統中，標簽中裝有電池并可在有效范圍內被識別。

2 總體系統方案設計

智能檔案管理系統主要由RFID電子標簽、館員終端設備、智能安全檢測門等設備構成。總體結構圖如圖2所示。RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在其芯片中存儲該檔案的基本信息和借用、歸還記錄；利用RFID讀寫設備與后臺數據庫管理系統相配合，可以實現檔案的智能化管理。同時，出入口處的智能安全檢測門有自動防盜和檔案出入庫確認功能。系統網絡的拓撲結構如圖3所示。

2.1 檔案電子標簽的選擇

電子標簽的選擇應該避免在基于RFID技術的智能檔案管理系統的開發過程中牽涉到過多的射頻識別電子標簽的驗證數據所需要的細節，以保證檔案管理系統能夠以最簡單的方式通過閱讀器讀寫射頻識別電子標簽的數據。考慮成本的原因，本系統選用NXP公司ICODE SLI-SY標簽，該標簽價格低廉，其工作頻率也不受政府約束，為檔案文件專用 。

2.2 館員終端設備設計

館員終端設備主要包括中距離讀寫器和館員工作站。中距離讀寫器具有快速防沖突解析和讀寫能力，讀寫距離可達35 cm以上。館員工作站以管理電腦、管理軟件為基礎，具有對進、出檔案信息的識別和數據處理的系統設備，自動識別貼有標簽的檔案是否合法出入，為館員提供流通檔案操作平臺。

2.3 智能安全檢測門設計

RFID智能安全檢測門是一套RFID智能門禁系統，該系統能夠對檔案出入門口自動識別，并具有聲光報警功能；同時，自動開啟和關閉通道，并能自動統計和顯示人員進出次數，將出入口的控制變為主動監控， 從而加強對檔案安全的管理，達到了防盜和監控的目的。

3 管理系統的軟件設計

經過充分的調研和詳細的分析，智能檔案管理系統主要包括檔案入庫、檔案出庫、檔案盤點、檔案修改、實體利用等模塊 [4]，圖4所示是一個人事檔案實體管理系統的組成圖。

圖4中的幾個部分除了其各自的主要分工不同以外，具體的操作人員及操作對象也不同，現將各個部分的具體功能進行說明。

3.1 檔案入庫模塊設計

讀卡器接收到RFID標簽卡的卡號數據之后，自動對比人事檔案表格中的卡號數據。如果卡號不存在人事檔案表格中，就自動跳轉到檔案入庫的選項卡中，然后通過在輸入框輸入數據、點擊 “添加”將需要的檔案數據添加進入人事檔案表格。

3.2 檔案修改模塊設計

與添加不同的地方是，修改是其自動搜索到人事檔案表格中的序號是已經存在于表格中的，其也是自動跳轉到修改所在的選項卡中，由人手工輸入修改完成后，點擊“修改”，就將修改的數據整理為數組輸入到人事檔案表格中，并且提示修改成功，然后自動清除輸入框數據。

3.3 檔案刪除模塊設計

刪除就是通過找出總覽表中的索引，然后刪除掉這一行，最后寫入人事檔案表格，并且刪除掉輸入框的數據，來達到刪除該份檔案數據的方法。

3.4 檔案表格總覽模塊設計

在初始化的過程中，程序會對人事檔案表格信息進行第一次的讀寫，對本VI同目錄的路徑下的一個“人事檔案表格.xls”文件進行讀取電子表格，然后生成了檔案表格的總覽。

3.5 檔案批量查詢模塊設計

在使用程序的時候，點擊“查詢”，會出現所要輸入的參數，包括姓名、部門、職務、性別、民族、學歷、入職起止年份和位置，都可以進行搜索查詢。其原理就是在人事檔案表格里面讀到了查詢部分的每一位的字符數據，然后對比那個查詢部分的輸入數據看看有沒有。如果有的話，不管哪一個部分存在的，就會把存在的那一行的數據停留記錄下來，最后顯示在查詢結果的界面。

4 系統實現中的關鍵技術

4.1 基于Lab VIEW技術的上位機界面

開發智能管理系統的語言很多，比如VB、JAVA、android和Lab VIEW等，其中Lab VIEW不僅簡單易學，而且具有更高的效率[5]。

系統上位機的主界面是圖形用戶界面，也是VI的前面板。該界面上有交互式的輸入和輸出兩類對象。系統主界面主要分為3個區域：選項卡區域、顯示區域和功能按鍵。圖5所示是系統的主界面圖。

圖5 系統主界面

選項卡區域主要包括了主界面上方的選項卡，主要實現的是各個功能之間的切換使用，如檔案查詢、修改與刪除、檔案入庫、檔案批量查詢、檔案總覽等等。

顯示區域主要包括主界面中間部分的大片區域框圖，用來觀看基礎信息，包括序號、工號、姓名、性別、職務、所在部門、學歷、民族、檔案分數、籍貫、存放位置等基礎信息的顯示和記錄。

功能按鍵主要包括主要界面的右邊部分的一些功能按鈕，主要用來實現對不同功能的使用，包括修改、離職、添加和查詢等等。

4.2 串口通信的實現

首先要初始化端口號，從init.ini中讀取端口，然后還要初始波特率、數據位、校驗位和停止位。在設置發送和接收的波特率時，對于通信這一塊，則首先要配置串口，如圖6所示的第二步，可通過Lab VIEW中的 VISA Serial函數進行配置。接下來是通過VISA清空I/O的緩沖區，再由VISA讀取串口信息，進行一定時間的延時等待后寫入信息到上位機。而對于下位機，則要在上位機向系統發送更改波特率的命令。雙方同時默認的數據格式為：波特率 9 600 b/s， 1位起始位、8位數據位、1位停止位，無奇偶校驗位。最后如果初始成功了，就可以正常通信；初始不成功，就會提示無此串口或該串口被其他軟件占用。

圖6 串口讀寫框圖

如果改變了串口號，就會進入open，將會再一次對一個新的串口進行打開，就好重復化，函數是一模一樣的。如果端口、校驗位、數據位、停止位的值改變，即沒有關閉的情況下直接換了參數，就會進入這個部分。退出就是關閉串口，也會關閉VISA。

4.3 數據庫的設計

數據庫是智能管理系統的基礎， 數據庫在智能管理系統的支持下完成信息的搜集、整理、存儲、檢索、更新、加工、統計和等功能[6]。 數據庫設計的主要任務是根據用戶的信息需求、處理需求以及運行環境的特性，設計出合理的數據模式，確定數據庫類型，確定數據庫的安全保密措施和共享機制。

4.3.1 數據庫的連接

LabSQL與數據庫之間是通過ODBC連接的。使用LabSQL 之前，需要在 Windows 操作系統中的ODBC數據源中創建一個DSN（data source name，名）。LabSQL與數據庫之間的連接就是建立在DSN基礎之上的。否則，LabSQL 將無法正常訪問數據庫。其連接流程如圖7所示。

圖7 LabSQL與數據庫連接框圖

4.3.2 數據庫的操作

使用LabSQL進行數據庫操作[7]的流程如圖8所示。

圖8 數據庫操作流程

利用第三方軟件LabSQL對數據庫訪問時，其操作步驟可簡單概括為：與ADO建立連接；打開數據源；執行數據寫入、查詢、刪除、修改等操作；關閉與數據庫的連接。

5 結 語

通過對檔案管理的現狀和存在的問題進行分析，設計了基于 RFID 智能檔案管理系統。本系統投入到廣東石油化工學院人事處檔案管理工作中，較好實現了檔案管理智能化，提高了檔案管理的工作效率和管理水平，為檔案管理工作注入新的活力。

參 考 文 獻

[1]魏鳳梅. 基于RFID技術的檔案管理系統[J].中國檔案，2013（4）：66-67.

[2]暴建民.物聯網技術與應用導論[M].北京：人民郵電出版社，2011.

[3].物聯網技術及應用[M].北京：國防工業出版社，2011.

[4]楊玉梅，黎仁國.基于RFID物聯網的檔案管理研究于設計[J].檔案學研究，2012（4）：62-64.

[5]夏紅梅，胡柏青，潘華.基于LabVIEW開發環境的圖書館管理系統設計[J]. 科學技術與工程，2007（3）：402-405.

第9篇：檔案管理系統范文

一、系統建設目標與思路

以基礎地理信息數據為支撐，可視化技術為手段，綜合利用計算機、GIS、數據庫等技術，建立完整的測量標志檔案庫，開發測量標志錄入、動態普查登記、審核、監管、查詢統計等功能，方便各級行政測繪管理部門快速、及時、全面、準確地了解和掌握轄區內測量標志成果信息，實現測量標志全生命周期的動態化、信息化和網絡化管理。具體包括：

(一)建立各等級GPS點、三角點、水準點等測量標志檔案庫，使其能夠有效適應測量標志成果全生命周期管理中各環節信息的動態更新，為測量標志的維護與管理提供可靠的、現勢性的數據支持。

(二)實現系統在省、市、縣三級測繪管理機構的全覆蓋和權限分配，實現上級部門對下級部門的監管，開發數據瀏覽、查詢、數據更新錄入等基本功能。

(三)實現將多種統計方法相結合的統計分析功能，為各級測繪行政管理部門提供輔助決策支持。

二、系統設計

(一)架構設計

系統采用三層架構:基礎設施層、數據存儲層和應用服務層[2]。數據存儲層是核心，存儲測量標志各類檔案實體文件、元數據等資料以及空間索引、基礎地理數據等空間定位信息，空間數據與非空間數據分別通過ARCSDE和自定義開發的數據接口與應用程序進行通信。應用服務層通過NetFramework和ArcEngine開發C/S模式的桌面應用，實現測繪檔案標志檔案的信息化管理，通過Flex和ArcGISServer技術開發B/S模式的web應用，實現測繪標志檔案的網絡化應用。

(二)數據組織

從內容上組織，測量標志檔案庫包含測量標志空間數據庫和非空間數據庫。空間數據庫指基礎地理信息庫和空間索引庫，具體有省級1:50萬行政區劃（含省域、市域、區縣、鄉鎮）、分幅、地貌、水系、交通、地名等數據以及各等級GPS點、三角點、水準點的空間位置信息；非空間數據庫指測量標志檔案實體數據和元數據庫，既存儲測量標志點從立點、巡查、維修、遷建、破壞、損毀等全生命周期各個環節的信息，如立點時間、立點人、每次巡查記錄和資料、維修記錄、遷建記錄、保管信息、破壞情況等，也存儲標志點在系統中的操作日志記錄，比如操作人、操作時間、執行的具體操作等。空間數據庫的存儲與管理借助于ESRI公司開發的空間數據庫引擎ArcSDE，運用ArcCatalog管理工具將數據導入到ArcSDE數據庫中。屬性數據庫管理工具則采用Oracle大型數據庫管理系統，由Oracle統一對各類數據進行高效地管理，從而保證其可以緊密結合Windows操作系統平臺發揮最高的性能和優勢[3]。空間數據庫和非空間數據庫獨立分布存放，彼此之間通過關鍵字相關聯，為測量標志信息的存儲和管理提供空間及屬性信息服務。從邏輯結構上組織，劃分成現勢庫、臨時庫和歷史庫。它們是測量標志成果在不同階段的邏輯形態，可相互轉化。例如，現勢庫中存儲的某標志點檔案信息，一旦該標志點被損毀，其信息將轉存至歷史庫；通過校核前的標志點更新信息將先暫存于臨時庫，通過校核后才轉存至現勢庫成為檔案信息。

（三）功能設計

系統包括測量標志錄入、動態巡查和更新模塊，地圖瀏覽模塊，測量標志查詢模塊，測量標志普查監管模塊，數據檢核模塊，統計分析模塊，數據庫管理與維護模塊以及系統管理模塊。

1.測量標志錄入、動態巡查和更新模塊

該模塊主要是為了支持測量標志點的日常維護，以適應測量標志成果的增加、巡查、維護、遷建等管理事項。主要包括測量標志空間點位的更新和屬性信息的更新。

（1）標志點空間點位更新包括增加、刪除、修改標志點點位等功能，用戶可通過手工方式將測量標志點位信息錄入系統，還可通過PDA等移動設備實時將標志點點位坐標傳至系統服務器。

（2）標志點屬性信息更新為了保證數據的現勢性，對新增和屬性信息有變動的標志點都需要更新其屬性信息。用戶可通過手工方式將測量標志的屬性信息，如定期巡查、維護、遷建、委托保管等信息登記錄入系統，也可通過PDA等移動設備實時將巡查的照片、記錄等信息傳遞至服務器。

2.地圖瀏覽模塊

具有放大、縮小、漫游、全圖、圖層控制、地圖打印等基本功能，可對控制點的屬性標注、顯示符號和顏色進行設置。

3.測量標志查詢模塊

可查詢用戶管轄范圍內的標志點數量、標志點的基本情況以及巡查、保存、維修、遷建等信息。借助系統的查詢功能，用戶只需輕點鼠標，就能查看到某標志點在其整個生命周期中產生的各種信息和系統用戶曾對其進行過的任何操作，徹底解決了測量標志查詢難問題。系統提供空間查詢和屬性查詢兩種方式。空間查詢是以GIS可視化展現形式，加載本轄區內基礎底圖和測量標志點，并默認按普查情況及保存信息對點進行標識，工作人員無需其他操作就能大致了解轄區內標志點是否普查和保存完好情況。可提供點、框、圓、坐標、行政區、圖幅、屬性字段等多種空間查詢方式來查詢標志點的屬性信息。根據用戶的查詢條件,查找數據庫中滿足條件的標志點，并將結果分布情況以高亮形式顯示在地圖上；雙擊標志點圖標,查詢該點的屬性信息。目錄查詢是以目錄形式列出轄區內的標志點信息，單擊可查看詳細信息，并實現與圖形進行交互。

4.數據檢核模塊

提供整庫抽樣檢核和數據更新檢核兩大功能。其中，整庫抽樣核檢主要針對本次測量標志普查成果庫，是為了確保普查原始資料的準確性；數據更新檢核主要是對測量標志動態更新信息的檢核，即數據從臨時庫轉移到現勢庫需進行的檢核。整庫抽樣核檢是通過系統過濾排查出邏輯一致性矛盾大、調查資料變動顯著等的相關測量標志調查資料，以便利用這些資料再去實地進行有針對性地檢核，提高檢查效率。數據更新檢核將自動校核和人工審核相結合。自動化檢核首先對資料是否齊全、文件名稱和數據記錄格式是否符合規定、要素填寫是否完整、附件質量是否符合要求等方面進行檢查，其次，將新舊數據進行對比檢查，一般在肯定新數據的基礎上，再從邏輯上、數據標準化、數據精度指標方面進行甄別，找出最合理最準確的數據，提示操作人員選擇采用。通過自動化檢核的數據，會暫存于系統臨時庫中，提交給審核人員進行審核；人工審核是指擁有審核權限的管理員登錄后，可瀏覽待審核的標志點信息，審核通過的記錄，將更新至現勢庫。審核不通過的記錄，不會更新至現勢庫，并通知相關人員。

5.測量標志普查監管模塊

省市級測繪管理機構可對轄區內的測量標志動態更新情況（如定期巡查、維護、遷建等信息）進行監督管理，用戶登陸系統后，可查詢未及時更新信息的控制點，并對沒有及時更新的單位或個人進行催辦。在系統中可通過通知提醒、郵件、短信等方式進行催辦。

6.統計分析模塊

指對測量標志成果的分布、破壞、增加、變遷、普查和利用頻率等情況進行統計，例如統計標志點數量、破壞情況、維護情況、巡查情況、遷建情況、標石類型、標石構造、地類、土地權屬等。可以按行政區域進行統計，也可根據標志點的屬性字段按條件進行統計，并實現各種統計結果多種形式的輸出打印，為管理部門提供決策支持。

7.數據庫管理與維護模塊

主要指對數據庫中數據表進行添加、刪除、修改；對各類測量標志成果數據進行入庫、修改、刪除、批量導入導出；查看與管理系統日志，對數據進行備份與恢復；維護系統數據字典等。

8.系統管理模塊