檔案管理的特點精選(九篇)
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第1篇：檔案管理的特點范文
1林業科技檔案的主要特點
1．1專業性
科技檔案與其他檔案的最根本區別在于它產生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業進行的，具有較強的專業性，專業性的特點是實現科技檔案管理的重要依據之一［1］。林業科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業調查數據；如潛山森林公園規劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業的內容。
1．2成套性
林業科技項目在立項、審批、調查研究、規劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關聯，密切聯系，記錄了完整的科研項目活動。
1．3階段性
由于有的林業科研項目周期長，可以根據項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。
1．4保密性
林業科技檔案是廣大林業科技人員在科學試驗、生產實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創性，屬于國家和單位的知識產權保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業科技檔案的內容，適當調整保密范圍和密級，確保林業科技檔案與科技資源的安全。
2林業科技檔案管理存在的問題
2．1檔案管理模式傳統
林業科技檔案是林業生產活動的記錄和憑證，又是林業生產活動必要的參考和依據，在林業生產活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統模式的影響，林業科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質多于磁質、磁質多于光質、光質多于聲像，檔案管理現代化水平低，很多林業科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。
2．2科技人員存檔意識淡薄
部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。
2．3管理人員專業水平不強
檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業科技單位，檔案管理工作人員身兼數職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業知識或進行專門培訓以此提升自己的專業技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統，嚴重影響了林業科技檔案收集質量。
2．4檔案管理規范化程度不高
有的林業科研單位對林業科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。
2．5檔案管理體系不完善
盡管很多林業單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業的林業科技檔案管理制度，存在著林業檔案統一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業科技檔案統一管理方面，由于我國還沒有建立統一的林業檔案規章制度，各類林業資料往往沒有統一由林業科技檔案管理部門或管理人員進行統一管理，造成林業科技檔案不健全、不完全、不集中問題。
3林業科技檔案管理的基本規范
3．1明確歸檔范圍
林業科技檔案管理有其自身的特點和規律，必須保證林業科技檔案整理的規范化程度，切實遵循林業科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術考察及調研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關文件；設計文件、圖紙、重要的往來技術文件、課題鑒定申請書、工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經濟效益和社會效益的證明；推廣應用方案，技術轉讓合同，協議書，成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結，成果宣傳報道等等。
3．2確定歸檔時間
歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據林業科技活動的規律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業科研項目，可在該項目結束后進行歸檔。此外，有的林業科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。
3．3劃定保管期限
林業科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存；凡是在一定時期內，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。
3．4注重日常管理
在林業科技檔案中新技術、新品種、知識產權和種質資源都具有非常高的經濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業科技檔案的管理就顯得尤為關鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規章，建立健全檔案保管、保密、利用、統計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。
4強化林業科技檔案管理的對策措施
4．1強化認識
作為林業工作部門要充分認識到林業科技檔案管理工作是林業工作的重要組成部分，是推動林業科技進步的必要資源；是發展林業經濟、創造林業效益的基礎工作。特別是基層科研單位領導，要重視檔案管理工作，將所需經費列入單位年度財政經費預算，加大資金投入，不斷加強基礎設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內網在線查詢的信息化管理系統。另外，林業科技檔案工作專業性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業基礎知識外，還需要補充林業科技專業知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關單位應及時組織檔案管理人員參加林業專業知識的學習培訓，抓好專業技術教育。只有這樣，林業科技檔案管理才會科學、規范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發利用才會便捷有效。
4．2完善制度
林業科技檔案的開發利用，離不開檔案管理制度的保障，相關林業科技單位應以國家有關檔案管理制度為依據，結合本單位實際，按照林業科技檔案管理規范和社會發展需要，建立健全相關制度，從根本上提高林業科技檔案管理正規化建設水平。
4．3加強應用
林業科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發利用其信息資源的潛在價值，服務于現代林業建設與林業科技發展，服務于國家的經濟建設。林業科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業科研人員要主動挖掘本地區林業科技發展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉活動，將實用的致富信息送到林農手中，為林業生產提供可靠依據。檔案管理人員要根據科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關的資料，避免重復勞動，充分發揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內容和方法。
4．4實現信息化管理
檔案信息化建設是目前林業科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統籌規劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協調發展。檔案管理工作人員要緊跟社會發展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術、光盤技術、多媒體技術，將先進科學技術和設備應用到林業科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環節實施一體化管理。
4．5建設相對穩定的檔案管理隊伍
林業科技檔案工作連續性強，檔案管理人員的頻繁調動，無疑將影響到檔案工作的連續性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩定工作，增強他們的責任感，充分調動從事檔案工作的積極性、創造性。同時要根據林業科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養一批有專業知識，有專業技術的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業科技檔案，以保證檔案管理工作的延續性，從而促進林業科技檔案工作的持續穩定發展。
4．6完善檔案管理體系
第2篇：檔案管理的特點范文
廣義的電算化會計檔案,是指存貯會計數據(各種憑證賬簿、報表)和程序的軟盤及其他存貯介質,系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料,同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者,即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質上的會計檔案。如不作特殊說明,下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統的會計檔案相比,電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點:
1.電算化會計檔案比傳統會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統中的所有系統軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
2.電算化會計檔案較傳統會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在,另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在,包括存貯在計算機硬盤上系統正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環境和存貯有效朗等因素的影響很大,保存不當容易遭到破壞。
3.電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改,且不留痕跡。
4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。
5.電算化會計檔案必須借助于一定的環境才能再現在使用者的面前,且使用時具有方便、快捷、直觀,容易產生一些分析結果,可以對管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會計檔案管理應注意的問題
鑒于電算化會計檔案具有上述區別于傳統會計檔案的特點,在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統會計檔案管理應注意的問題外,還應特別注意以下幾個問題:
1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼,同時一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統的維護將非常困難,甚至不可能。
2.針對電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題:
①在選用保存會計檔案的存貯介質時,應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質,存貯介質的質量關系到會計檔案能否被使用,而紙張的質量只會影響到使用效果; ②對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所:
③對存放往年會計檔案的介質應定期復制,如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點;
④對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換;
⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。
3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應注意如下問題:
(1)對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改。常用的安全保密措施有:
①用戶識別控制,防止非法用戶接觸會計檔案。
②操作日志管理,應由系統自動進行操作登記,建立加密的機內操作日志,監督系統操作,留下審計線索。
③數據存取權限限制,對安全保密程度不等的數據,應給不同的使用人員賦予不同的操作權限,防止越權使用。
(2)對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據。
4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關的特點,在對電算化會計檔案進行管理時應注意保存各種版本軟件系統的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質上標明與哪個版本的會計軟件相對應。
第3篇：檔案管理的特點范文
1、過去企業檔案的類型及特點
過去沉淀下來的檔案一般有數據型、信息型、知識型三種，且各自有一定特點，也有一定關系，這是我們在考慮檔案知識資源管理必須認真對待的。
1.1數據型檔案
所謂數據型檔案是對事(或物)實際事實的記錄。例如，財務憑證檔案、物品材料變動記錄檔案。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質憑證；
(2)各憑證即使按類別分開，各數據項也很難規范統計；
(3)這種檔案的量很大，基本上是做為“歷史”記載。在考慮管理時，這類型檔案轉化成信息和知識的難度很大，所以仍然要獨立管理，即按照“歷史”記載的思想進行管理。
1.2信息型檔案
所謂信息型檔案，就是對事(或物)實際過程的記錄。例如：會議紀要檔案、重要事件記錄、文件檔案，客戶往來帳目文件檔案，質量陳述文件檔案等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的都是紙質文檔；
(2)有些文檔可以轉成電子文字型，有些只能掃描成數字圖片型；
(3)檔案量也是很大的，有些可以作知識資源上升其管理，如會議紀要、重要事件記錄等，有些則只能做為“歷史”存檔。
1.3知識型檔案
所謂知識型檔案就是對事(物)及其運行規律認識(或下結論)的文檔資料。
如：科研報告、工藝文件、企業規劃計劃報告、部門工作總結等。
這類檔案，有以下特點：
(1)過去的大多是紙質文件；
(2)有些文件可轉換成電子文字型，有些也只能掃描成數字圖片型；
(3)檔案量也很大，但都是知識資源管理的主要內容。
1.4各類型檔案對管理的要求
從以上各類型檔案的分類分析，可以歸成以下幾種形式的文檔：
(1)“歷史”數據型文檔
在管理時，按照信息分類存貯、查詢使用的方式進行管理
(2)電子文字信息型文檔
在管理時，也按照信息分類、存貯與查詢方式進行管理
(3)數字圖片信息型文檔
在管理時，可以按照知識資源管理方式進行管理
(4)知識型文檔
在管理時，直接按照知識資源管理方式進行管理
2、今后企業檔案的類型及管理特點
由于今后的檔案，已經是在數字化、網絡化下產生的，所以類型和管理較之以前的檔案有很大變化
2.1檔案來源多樣化
(1)按內外分，可以分為內部工作產生文檔、對外收集的文檔、外部主動發給的文檔等；
(2)從媒質形式分：可以分為紙質、電子化、數字化
(3)從表達形式分：可以分為文字、數據、圖表、語言、圖像、視頻
2.2檔案依然有數據型、信息型、知識型
在今后，數據型主要產生于生產物流系統和財務系統，信息型主要產生于情報系統、辦公系統。知識型的產生面就最廣。
今后的三種類型檔案幾乎都是數字化的，并且是有規范的，所以在管理時可以遵循：
(1)數據型按照統計數學模型轉化成信息型、知識型文檔進行管理
一般來講，統計的數學模型必須依據管理者或需求者規定的目標進行設計，對數據定期或不定期進行統計，形成信息型文檔。
再對積累的信息型文檔按專家委托分析手段進行匯總判斷形成知識型文檔。
(2)信息型檔案按照需求可直接應用，也可以轉化成知識型文檔進行管理
有些信息檔案(如客戶信息)就可以直接按文檔看成是知識，進而按知識資源進行管理；有些信息型檔案(如數據圖表)可按專家委托分析方法進行分析、判斷形成知識型文檔，再按知識資源進行管理。
2.3檔案處理的個性化、專家化
由于大多檔案來源于專業人員，并都在網上形成或收集，那么這些專業人員本身就是非常好的檔案收集者，只是收集整理時，還可能沒有比較標準的規范化模板，因此，檔案管理者的任務之一是對檔案來源進行規范化，即提供給來源者以填寫的標準模板。
專業人員按模板提交以后，可以送達檔案管理者，也可以直接送達檔案管理者委托的審查專家進行審查。這樣的處理解決了檔案處理專業化的問題。
2.4檔案應用的及時化
未來檔案管理的關鍵就在及時應用，盡快產生效益。做到這一點，也并不難，首先就須按上節敘述管理方式，由專業人員和專家委托方式快速整理，再根據檔案知識多面性分類，確定相關工作環節或相關工作崗位的需求程度，采取推送方式、訂閱方式等，將知識及時地送到需要它的人手中。
3、企業檔案知識資源管理的目標
經過前面的闡述和分析，我們已基本說明了檔案知識的特點和在知識經濟時代管理的要求。但具體該如何推動與實施檔案知識資源管理，還需要有更明確的目標定位。
3．1、檔案管理必須上升到知識資源管理
作為方向性目標，這里我們重申企業檔案管理的需求，目的是要：
解決目前企業檔案管理存在的問題
以前檔案管理就是信息時代下的管理，具有通常所講的信息時代檔案管理的問題，即有：收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業人 才，也需耗費大量的時間；檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規則。這都脫離了實際工作規律或習慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關的信息；檔案中有信息類、有數據類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在信息時代的檔案管理中都成了信息，這是不對的；信息時代的檔案管理沒有真正理解網絡化帶來的革命。
通過知識資源管理，不僅要解決以上問題，還要做為知識管理的的先導做出樣板，推動企業各個部門的管理邁上知識管理的臺階。
真正發揮企業檔案知識的作用
檔案知識的作用，歸納起來，在知識經濟時代，應該發揮如下作用：
(1)決策支持“寶典”，即成為企業領導或管理高層進行決策的最主要依據和最有效方法；
(2)崗位技能“搖籃”，即成為企業員工學習掌握崗位工作經驗，方法的最主要來源；
(3)新品研究“跳板”，即成為每一個新產品研究中的最主要參考資料；
(4)企業競爭“基石”，即讓眾多的檔案知識成為具有知識產權的企業核心競爭知識；
(5)企業歷史“窗口”，即發揮傳統的檔案記載“歷史”的作用。
以上作用，特別是前四個作用，正是企業實施知識資源管理提升檔案知識作用的初衷！
3.2企業知識資源管理要支持企業管理及其發展戰略
任何管理都是企業管理的部份，都要符合企業管理總體戰略的全局，企業知識資源管理也不例外，但由于知識資源管理是深入到企業各個環節的基礎性管理，那就應該在各個管理環節表現出它的基礎支持作用。
支持企業人才戰略
企業擔負著調整產品結構、開拓擴展、創新管理的一系列重大發展，這個發展中最重要的是人才和人才培養。快速地、高質量地培養出合格的專門人才是企業人才戰略的核心目標，而知識資源管理必須擔負起培養內容(專門企業技術與管理實戰知識，企業文化知識)、培養方式、培養渠道支持的關鍵工作。
支持學習型企業組織建設
對中大型企業來說，再采取傳統塔式、計劃審批式管理已經不能釋放出廣大員工的創造力，而要建設學習型組織，采用學習型組織管理的方式，實現員工自我調節。讓員工向工作學習、向問題學習、團體學習，為實現愿景目標，充分調動員工的創新能力。要實現或推動這個學習型組織目標的建設，最主要的就是檔案型知識資源的及時支撐，因為這些知識本身就來源于工作、來源于實踐、來源于集體共同的智慧。而達到支撐學習型組織建設的關鍵是知識資源要適合員工工作實際，及時有效的提供，也及時有效地沉淀與規范。
支持企業跨地區指揮管理
今后，一般的企業集團大多分布在多個地區，這給各地區機構的指揮調度增加了難度、也會降低效率。能否讓大家共享成功的方法，共享失敗的教訓，是提高管理效率和管理水平的重要措施。做到這一點，最主要的是要求檔案型經驗知識資源的統一管理、及時支撐工作。達到這種支撐的關鍵是要熟悉管理層的工作內容和過程，適時地把相關經驗知識資源配備在工作者的面前。
支持企業員工跨地區協同工作
除了領導層、管理層要共享知識以外，多地區的工作既有分工、又有協作。而要達到良好的協作，關鍵就在于知識與信息的溝通。對此，知識資源管理主要地將各地區工作情況、工作成果、工作經驗等知識統一管理共享起來，并根據協作要求，用知識資源構成及時的協作空間，讓大家在協作時，全面地了解和掌握相關知識和信息。
3.3知識資源管理要為今后企業的知識管理打好基礎
企業在未來開展全面的知識管理是必然的，而知識管理開始的前提是“有知識可管”，因此，知識資源的管理的進展決定了知識管理啟動的時間。
但畢竟知識資源管理是知識管理的部份，在建設和推動時應該協調整體與局部的關系，因此要求：
知識資源管理要明確其地位和作用，要留有充分地接口
其實，這從知識資源管理主要是顯性知識管理的特點出發，就可以明確其在知識管理中的地位，同時也要明確它作為工作支持的基礎管理，隨著與工作結合的深度，知識資源管理也就有其發展的深度空間。
知識資源管理要成為企業知識管理的先導
先要“有知識可管”，這是知識管理的前提，也就注定了知識資源管理的先導作用。但能否起到這個作用，還是要看知識資源管理能否解決信息時代檔案管理的問題，并能否真正發揮出檔案知識的五個作用。
3.4知識資源管理的具體目標具體
上面概述了知識資源管理需求的重要方面，但究竟該做什么？達到什么目標？還并不明確。這里，我們按照企業知識資源管理的特點要求，分解列明為：
(1)檔案管理知識資源化、信息化
這表明，把檔案(包括數據型、信息型、知識型檔案)按照前述知識資源管理的要求進行資源化、信息化；
(2)知識資源及時支持領導決策
這表明，要把知識資源與領導決策工作結合起來，讓知識資源在領導進行決策時很容易獲取，很及時提供；
(3)知識資源及時支持員工學習
這表明，要把知識資源與員工的入職學習、崗位學習、深入學習結合起來，提供隨時隨地地學習的內容、渠道與空間；
(4)知識資源及時支持員工工作
這表明，要把知識資源與員工的實際工作結合起來，讓知識資源在工作的不同環節、不同程序上很容易獲取，很及時提供。同時，也讓實際工作的成果和經驗及時轉換成知識資源；
(5)知識資源管理IT平臺化
從上述目標也看到，知識資源管理必須依托IT網絡，用平臺來實現，并把平臺引進到領導決策、員工學習和員工工作中；
(6)知識資源管理的安全化
即確保知識資源是安全的。
第4篇：檔案管理的特點范文
(一)公園檔案的載體具有多樣性。公園的檔案在保存時不只是局限于文字和圖表，還有錄音帶和圖像等。而伴隨著信息化技術的不斷更新和發展，公園檔案的保存形式和載體越來越多元化，尤其是影視資料，體現出了一種聲形并茂的完美狀態，并在很大程度上為公園檔案的管理工作提供了便利性。(二)公園檔案的來源具有廣泛性。公園的檔案并非只是公園本身，也來自于其他相關的各類不同資料。可以說來源十分廣泛，這不但增加了公園檔案的收集和整理工作的難度，還給公園檔案管理工作的進行帶來了一定的挑戰。(三)公園檔案的保存具有針對性。公園檔案本身具有很高的使用價值，這主要是由檔案的內容決定的，其中很多公園檔案內容一旦遭到嚴重破壞，就再也無法得到彌補，尤其是錄音和音響等，受到損壞之后就不能再復制了。所以說公園檔案的保存具有針對性，必須引起管理部門的高度重視。
二、公園檔案管理工作的作用
公園檔案管理屬于國家檔案的一大組成部分，而其中公園人事檔案切實對職工的公園工作實際情況作了詳細的描述和記錄，能夠切實反映公園工作人員的工作經驗、工作能力、管理能力、思想素質、職業道德等等全方面的情況。這在很大程度對于公園進行人力資源的潛能發掘有著非常重要的現實意義，也可以說公園檔案管理能夠為公園制定建設規劃、人才發展計劃以及專業的發展方向提供更多的幫助和建議。公園的綠化檔案是進行日常公園業務和工作的重要依據，也是公園進行科學合理的規劃建設的主要憑證。最重要的是公園的綠化檔案本身還具有一定的經濟效益，而且十分可觀。公園的綠化工作部門想要規劃建設新項目，或者是改建擴建，都需要公園的綠化檔案提供真實可靠的資料。所以，必須加強對公園檔案管理工作的高度重視，這樣才能進一步促進我國公園工作的全面開展。
三、檔案管理人員應具備的基本素質
(一)職業道德素養。公園檔案管理工作人員必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，才能加強自身對公園檔案管理工作的重視。而由于公園檔案管理工作過于單調且繁復，再加上是一項需要非常有耐心的工作，所以檔案管理工作人員要保持一個甘于平凡、不燥的心境，這樣才能夠把檔案管理工作做到最好。同時，檔案管理工作需要將生活中的大部分事件記錄下來，這就需要檔案管理工作人員要具備良好的職業道德素養，才能將自己崗位上的工作做好。(二)政治素養。檔案管理工作實際上是一項非常隱秘，且帶有一定政治性的管理工作。而公園的檔案管理工作涉及到公園和國家的重要機密，所以檔案管理工作的相關人員必須具有非常高的政治素養和法律素養，這樣才能保證檔案管理工作的安全進行。這就要求檔案管理工作人員要加強自身的政治學習，對國家和黨的一些相關法律法規體系做到深入學習和了解。在學習了國家的相關理論知識的基礎上，進一步提高自身的政治覺悟和政治素養，最起碼要做到能夠保證檔案管理工作的有序進行，并避免有害行為對檔案管理工作造成影響，促進公園檔案管理工作的順利開展。(三)專業素質。檔案管理工作人員不僅需要掌握扎實的專業理論知識，還要具備過硬的檔案管理經驗和能力。公園檔案管理工作對工作人員都有具體的規定和要求，在上崗之前要接受培訓，還需要將他人的檔案管理工作經驗進行總結，并學習和借鑒，以全面提升自身的專業素質。這樣才能做到在公園檔案管理工作過程中保持良好的心態，進而將檔案管理工作完成好。
四、加強公園檔案管理的對策建議
(一)建設健全的公園檔案安全保障體系。公園檔案分為電子檔案和紙質檔案兩大部分，雖然在現代化和信息化的今天，電子檔案管理具有很強大的優勢，但是與紙質檔案相比，電子檔案也存有一定的薄弱環節。因此，公園的檔案管理工作部門應該根據公園電子檔案管理的特性，對其進行具有針對性的保護，并且按照分層實施和均勻防護的原則建立公園檔案安全防護體系。建立安全防護體系不僅能夠通過為計算機安裝防火墻和殺毒軟件，進而達到安全防護的最終目的，還能夠防護電子公園檔案系統，安裝保護和加固軟件，以避免電子公園檔案受到侵害。所以說建立健全的公園檔案安全保障體系是十分有必要的，也是順利開展公園檔案管理工作的安全保障。(二)提高公園的檔案管理標準化。公園的檔案管理工作的標準化管理，主要就是指計算機系統的標準、網絡通訊和數據庫的標準，這樣的標準化管理能夠有效實現最新信息的共享，從而減輕或者是避免在公園檔案管理工作中投入大量不必要的人力和物力，節省大量的成本。而提升檔案管理的標準化和科學化水平，需要檔案切實根據實際情況制定與公園檔案管理相關的規范制度，為檔案管理工作提供更有力的保護和屏障。實際上檔案管理工作的一大主要任務就是健全檔案管理制度以及相關的機制等，以便于幫助人們充分地認識和了解檔案管理的必要性和重要性，從而為檔案管理工作的順利進行提供制度保障。(三)提高公園檔案管理員工的綜合素質。公園檔案管理人員是檔案管理工作中最重要的組成部分，所以必須重視對公園檔案管理人員的綜合素質的考察。在管理工作人員入職之前，必須對其進行嚴格的審查和考驗，對那些專業知識不足、專業能力較低、相關理論知識不精以及素質較低的應聘人員應該婉言謝絕，而是應該錄取一些高素質和高能力的檔案管理工作人才，也只有如此，公園檔案管理工作才能更快、更好地發展。對于已經在職的公園檔案管理工作人員，應該定期組織他們積極參加培訓，接受繼續教育，尤其是長時間在檔案管理部門工作的員工，應該嘗試著接受更多的新知識，接受更多的新技術，提高自身的專業技能和專業素質，全面提升公園檔案管理工作人員的綜合實力和綜合素質，以利于公園檔案管理工作的開展。
五、結語
總而言之，檔案管理工作的整體水平和質量在很大程度上取決于人，也就是檔案管理工作人員。而作為一名公園檔案管理工作人員，必須要在自己的崗位上行使自己的職責，努力完成屬于自己的工作，為公園的檔案管理工作作出最大的努力和貢獻。這就要求公園檔案管理人員做到遵守相關檔案管理的規范制度，在檔案管理工作中貢獻自己的力量，從而為我國構建和諧社會作出最大的努力。
作者:孫毓 單位:長春市勝利公園
【參考文獻】
［1］賈銳．淺談加強檔案管理促進企業發展［J］．現代經濟信息，2015，24
［2］吳葉拉加．林場林業檔案管理工作現狀及建議［J］．北京農業，2015，24
第5篇：檔案管理的特點范文
一、 民營經濟組織檔案的概念
對民營經濟組織檔案的界定，是做好民營經濟組織檔案工作的前提。依據國家檔案局、國家經貿委、國家計委2002年7月22日聯合印發的《企業檔案管理規定》，結合民營經濟組織調研的實際，我們對民營經濟組織檔案進行了界定。所謂民營經濟組織檔案，也就是民營經濟組織在其生產、經營和管理活動中所形成的對國家、社會和企業本身具有保存價值的各種形式的文件材料。它主要包括：國家、省、市及地方政府規范民營經濟組織發展的方針、政策、法規等；企業法人的資產、產權、資信等方面的材料；企業為規范自身發展所制定的各種內部規章、制度；企業生產、經營方面的各種技術材料、業務合同等；企業用人方面的勞資合同、保險等方面的材料；地方政府在企業開展黨建、工會工作等方面的材料。
二、 民營經濟組織檔案的特點
了解民營經濟組織檔案的特點，是做好民營經濟組織檔案工作的基礎。通過調研，我們發現民營經濟組織檔案除了具備檔案學理論描述的各種特性外，還突出表現出了以下幾個方面的特性。
1．檔案所有制形式方面的“私有”性較強。這是由民營經濟組織法人性質及法人主觀意識所決定的。在對全縣80家民營企業法人的訪談中，認為他們所保管的各種形式的材料，是屬于他們個人所有的占到96％，可以任意處置，忽略了對國家、社會及他人的作用，表現出了較強的“私有”觀念。
2．檔案內容形式的單一性。在我們所翻閱的民營經濟組織的檔案里，很少發現紅頭、白頭文件，即使有，也多為國家行政機關的行文，約占3％左右，絕大部分為格式合同或契約，占全部檔案的80％以上，檔案內容形式較為單一。
3．檔案載體形式的多樣性。從調研的情況看，民營經濟組織所形成檔案的載體形式有紙質、光盤、軟盤、照片、錄音、錄像帶、實物等，呈現出了載體形式的多樣性。
4．檔案利用的原始性。在我們調研較好的80家民營企業中，要么企業法人檔案意識淡漠，要么檔案管理原始，在有些企業里，還存在著不知檔案為何物的現象，更談不上檔案的利用了，即使有所利用，也停留在就檔案用檔案的程度。他們重視檔案的現實價值，原始地利用檔案，忽視檔案為企業文化、企業形象、企業精神等方面服務的二次及深層次開發。
三、 民營經濟組織檔案管理方法
民營經濟組織作為獨立法人，他們自主經營，自我發展，具有很強的獨立性，這種特殊性質決定了政府只對其負有引導、服務、監控的義務和照章收稅的權利，行政干預在逐步減少，針對這種特殊性，檔案行政管理部門作為政府職能機構，也要適時改變傳統的工作模式，對民營經濟組織不能用對機關、事業、國有企業檔案管理的那一套，要堅持企業自愿、檔案行政管理主動的原則，在服務引導上大做文章，從宣傳入手，少用行政干預，多做宏觀指導。具體來說應注意：
1．加大對民營經濟組織檔案的宣傳力度。從調研中，我們了解到大部分民營經濟組織檔案意識淡漠，對檔案知之甚少，少部分具有檔案意識的企業法人，也有意愿得到檔案部門的專業指導，可是對檔案行政管理部門的情況不甚了解，這完全是檔案部門自身宣傳不夠，影響了對民營企業檔案業務指導的服務。怎樣讓更多的民營企業自愿接受或上門求教業務，就要在檔案宣傳上狠下工夫。具體做法是：一要充分利用廣播、電視、網絡等現代傳媒手段，系統宣傳檔案法規、檔案行政管理部門職能、檔案工作的重要性等，使民營經濟組織樹立檔案意識，關注檔案工作。二是抓重點，出典型，示范宣傳。三是積極協調與民營企業組織聯系較多的國家行政部門，如工商、稅務、經貿委、民政、統戰等單位，借力宣傳。四是要深入調研，廣泛收集總結民營經濟組織檔案利用效益事例，利用事例宣傳。實踐證明，這是最具說服力的一種宣傳形式，往往會收到事半功倍的效果。
2．強化檔案行政管理部門教育培訓職能，舉辦民營企業組織檔案培訓班。充分發揮檔案行政管理部門業務精的優勢，深入開展調查研究，有針對性地組織專門培訓材料，為民營經濟組織培訓檔案管理人才。這可以說是檔案行政管理部門，深入實踐“三個代表”，服務經濟中心工作，服務群眾，為社會做貢獻的一種具體體現。
第6篇：檔案管理的特點范文
【關鍵詞】檔案；現代化管理；光盤；載體
隨著計算機技術的飛速發展，計算機的廣泛應用，涌現出大量的電子文件，這無疑要對檔案工作產生深刻而廣泛的影響，這是信息時代的必然趨勢。數量龐大的檔案資料不僅占用空間，更重要的是給資料的分析、檢索、傳播和保存帶來極大的困難，膠片、磁盤等檔案載體已不能滿足檔案現代化管理的需要，所以迫切需要一種高密度、大容量的存貯載體。
光盤作為一種新型的信息載體和記錄方式，與紙張、縮微膠片、磁盤等信息載體相比具有一系列的特點。這些特點，使光盤技術在解決大容量信息存貯、快速隨機存取方面，在適應不同形式信息存貯的需要和滿足人們對信息利用的各種要求等方面，都顯示出了無以倫比的優勢。
一、光盤的類型及它的特點
光盤分為下列三種類型：
1、只讀式光盤（CD-ROM）記錄面是銀白色的，是把信息記錄在襯底上，用鋁膜作反射層。這種光盤是在工廠中“壓”出來的，適用于大量復制的信息和資料的傳播。
2、一次性寫入光盤（ CD-Recordable）記錄面有黃色、綠色和藍色三種，它們都是用染料聚合層記錄信號，以金膜做反射層，我們一般把這種盤稱為金盤。這種光盤是用光盤刻錄機把電腦制作好的信息用激光“燒”在光盤上的。只能允許你把數據信息一次寫入數據，不能更改數據，為用戶提供了安全、穩定的保護措施。這種光盤最適合檔案部門應用。
3、可擦重寫式光盤（CD-Erasable）可擦除型光盤的特性與硬磁盤性能相近，可對數據信息進行讀、寫、刪除、修改等操作。
光盤最主要的特點有以下幾個：
1、存貯容量比磁盤高。
一張光盤可存貯信息達650MB字節，相當于450張目前廣泛使用的3.5英寸軟磁盤；若記錄文字，可存貯漢字約3.4億個，一套《二十五史》便可存貯于一張光盤中；若記錄視頻信號，可存入能供放映74分鐘的高質量彩色電視節目；若存貯高清晰度普通彩照大小的照片，可存入2500余幅。若采用壓縮技術，存貯量還可大大增加。
2、易于同計算機聯機使用。
通過標準接口，光盤驅動器可與各類電子計算機相聯。目前光盤驅動器已成為多媒體計算機的基本配置。在光盤庫與計算機相聯的狀態下，可遠距離傳輸信息，用戶終端即可對索引數據、文件影像進行方便的提取，實現信息資源共享。
3、讀寫速度快，精度高。
由于光盤采用了能量高度集中的激光作為讀寫光源，而且整個機構是在伺服系統的高精度的跟蹤控制下運行，因此可進行十分精確的快速讀寫。光盤驅動器采用激光柬讀出光盤片中信息。光盤驅動器在工作時，光學頭和光盤片之間是不接觸的，因此不存在光學頭和光盤片之間的磨損問題。多次讀出也不會損傷盤面。光盤的檢索速度快。存取速率可高達每秒幾兆位，并且擁有多條件疊加全盤檢素，快速檢索及智能檢索功能。單張檢索的情況下可在0.25-1秒之內檢索到光盤內的任何資料。如使用光盤庫與計算機直接連接，其容量增大，也可極快地檢索數據。
4、易于大量復制，便于信息長期保存。
記錄在磁介質上的信息，一般說只能有效保存幾年，而記錄在光盤上信息可保存達100年。利用復制方法，可制出大量復制品光盤，經過多代復制，光盤上信息質量也不會下降。
光盤在保護方面應做到以下幾點：
1、規范排放和使用。
光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免磨擦和劃痕造成光盤的損傷。
2、保持良好的溫濕度環境。
高溫會使光盤氧化、變形呈老化，潮濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變，為此，光盤存放的溫度控制在攝氏14℃-24℃，相對濕度45% -65%。
3、注意避光。
光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。
因此，光盤要十分注意避光。
二、光盤與縮微技術的比較
1、縮微技術已歷經百余年的歷史，可以說是一種“古老的技術”，其啟示介質和設備已完全成熟。
早在幾十年前縮微設備就已基本定型，主要以機械設備為主，其中只有控制部分使用少量的微電子。我國也擁有一套完整的縮微標準。
2、縮微品具有法律憑證作用。
縮微技術從拍攝到閱讀出想要不留痕跡地對原文進行更改是極困難的。
3、在存儲容量上，縮微品與光盤各有高下。
由于縮微品與光盤處理信息的原理不同，故光盤的存儲密度相對較大，但這并不是絕對的，需依所存儲信息的形式不同而定。
4、縮微設備的前期投資較大。
縮微品的生產及檢驗設備有：拍攝機、沖洗機、檢片機、密度計、拷貝機及閱讀復印機等。這些設備需用房近100平方米，且沖洗間供電要大，要有上下水，配有暗房等。一套較為齊全的縮微系統設備費約在200萬元左右。
光盤載體同縮微膠片相比：
1、光盤載體的應用成本大大低于縮微膠片。
按目前計算機流行配置和價格，一臺奔騰Ⅱ多媒體計算機，配置一臺光盤刻錄機、一塊視頻壓縮卡、一臺錄像機和一臺掃描儀，價格不過3萬元。而光盤片的成本已經很低，視質量高低每片7-20元不等，幾近一片3英寸磁盤。而配備一套縮微膠片攝影設備至少需要20萬元，且膠片的成本也較高。因此，應用光盤作為存貯載體，成本大大低于采用縮微膠片。
2、光盤載體與縮微膠片同樣具有法律效力。
以前有專家認為，光盤載體不具有法律效力。但隨著科學技術的日新月異，掃描儀的技術發展和普及已解決了這個問題。通過掃描，完全可以保持檔案文獻的原貌，而且可以更清晰。《黑龍江省檔案管理條例》中規定：“各級各類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品或磁盤、光盤等電子文件代替原件。檔案縮微品和其它形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”
三、光盤載體在檔案工作中的應用
檔案的現代化建設離不開計算機，而目前的計算機基本配置已經包括了光盤驅動器，加之各種應用系統、軟件的不斷開發和網絡的發展，光盤載體的應用更能適應大容量、快速檢索查詢的現代化管理要求。由于光盤載體可以增大信息存貯容量，加快檢索速度、為建立文件級目錄檢索提供了可能，可以更加準確地進行查找，盡快地制出可以代替原件利用和保存并能表現檔案原件原貌的復制品，以達到有效的保護和搶救檔案原件。
光盤載體的應用簡單、操作簡便，硬件配置價格更適合于基層檔案部門的實際，光盤載體更易保存，可以減少檔案裝俱等等，因此，推廣光盤載體，應用光盤載體更容易、更適合檔案的發展。
在具體的應用上，光盤可以應用于下列方面：
（1）存貯錄音、錄像、照片、影片等音像檔案原件。
（2）存貯需要經常檢索的檔案目錄、統計數字、科研數據、法規等。
（3）利用掃描設備，存貯館藏紙質檔案原件。搶救歷史檔案，字跡擴散、洇化、褪色以及紙質污染等特殊形式的檔案原件。經光盤轉換后，其還原復制件的字跡或圖像清晰度一般高于原件、可大大提高信息的可讀性。
第7篇：檔案管理的特點范文
[關鍵詞]電子文件；檔案管理；影響
一、電子文件的特點
（一）電子文件載體的非直讀性
儲存在某種載體上的電子文件，在制作時是把可識別的文字、圖形等輸入計算機中轉換成二進制代碼來表示的，再加上信息密度極大，因此，其內容不能直接觀看，只能是通過相應的計算機設備才能為人所看見。人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，所以也無法從字跡上分辨其某些特性。
（二）對設備及標準的依賴性
電子文件從形成、傳輸到存儲都是通過計算機實現的，所以電子文件與計算機系統中的各種設備有著密不可少的關系，也可以說計算機是電子文件必不可少的前提和基礎，這就決定了電子文件對設備的嚴重依賴性。這一特性，對電子文件保管和長期保存帶來很多問題：例如設備發生故障、系統癱瘓、電子文件就讀不出來；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，就無法讀取。由于設備的更新速度很快，即使電子文件的載體——磁記錄介質與光盤等可以保存長久，但計算機硬件和軟件早已更新換代，也可能造成文件不能被讀出，這也體現了電子文件對設備的依賴件。
（三）信息與載體的可分離性
紙質文件的內容與載體是密不可分的一個整體，電子文件存放位置不是固定的存儲介質，而是可以變化，甚至從一種載體轉換到另一種載體，其內容卻不發生任何變化。在一些對保密有特殊要求的網絡中，還采取把電子文件的內容分解后分別通過不同的路徑傳遞、存放在不同的地點不同設備的存儲介質上，只是在需要時才臨時把文件的內容裝配起來。一份電子文件沒有固定的載體，就很難通過載體來判定電子文件的原始性。
（四）易修改、易復制性
電子文件在起草過程中或作其它處理時的突出優點是增刪改十分容易，且改后不留如何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來了紙質文件所未遇到過的新問題，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。此外，網絡上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準確，需要我們在技術上做很多處理。從而使得電子文件具有易修改、易復制的特點。
二、電子文件與紙質文件在保護方面的差異
（一）環境條件影響的差異
1.溫濕度影響的差異。不適宜的濕溫度對磁性載體，光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解—氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發生擴散，洇化現象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用塑料，鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。
2.外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。
3.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解、氧化反應，導致紙張強度的降低。而有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件的破壞力更大。有害氣體（主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等）具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基（帶基）老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，是盤基（帶基）老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
（二）技術壽命的差異
紙質文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結合在一起，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。而電子文件的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，更與技術革新有關。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時的表現有兩個方面，一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于商業性的原因，是由單個廠家生產或銷售電子文件設備，會由于廠家的破產或改變產品生產而很難找到配套產品。一般說來，大多數電子文件載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，也就是說，技術過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數字化信息的長期存取而言，技術過時比載體損壞是更為嚴重的危害。
（三）信息保護的差異
紙質檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序的傳染，并把自身的拷貝嵌入而實現對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。
目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊，刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。然而，保護電子文件信息的技術只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術都在不斷的發展。
三、電子文件的管理
（一）電子文件的分類問題
電子文件由于與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也有所區別。在一臺沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門名稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區別。而內部網絡中的計算機文件，就應當按行業，地區或系統相區別，然后再給予每個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調，也可參照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。
（二）電子文件的檢索
檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分來，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反應速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣會制約機檢速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬于企業內部機密，有些內容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部分文件，一般的用密匙加以控制。
（三）電子文件的鑒定與歸檔
電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余電子文件就可以在機內刪除。
四、電子文件對檔案業務管理工作的影響
首先，傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
第二，由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難規定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。
參考文獻：
[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001.
第8篇：檔案管理的特點范文
【關鍵詞】新時代，文書檔案管理工作，途徑
中等職業學校文書檔案主要是中等職業學校在行政管理過程中形成的具有保存價值的資料。它是中等職業學校檔案工作的基礎組成部分，對中等職業學校檔案管理具有非常重要的意義。由此可見，檔案管理對學校的穩固發展起著至關重要的作用。本文以新時代文書檔案管理的特點為切入點，對中等職業學校文書檔案管理的現狀和做好文書檔案管理的途徑進行了詳細的闡述。
一、做好文書檔案管理工作的必要性
眾所周知，文書檔案管理工作具有非常鮮明的特點，那就是具有較強的專業性、政策性以及機密性。特別是在這個信息化的時代，做好文書檔案管理工作，對促進中等職業學校的全面發展具有非常重要的意義。
（一）文書檔案在中等職業學校的日常管理中起著憑證的作用。可以說文書檔案是中等職業學校曾經開展過的一些工作的有力憑證，這就使得文書檔案不同于其他文件，主要是由于它具有一定的法律效用。致使文書檔案如此特殊的原因是它對中等職業學校發生的事件的客觀記錄。同時，它還能夠完整的保留當事人的筆跡或視頻音頻等。
（二）文書檔案具有一定的參考價值。正如前文所述，文書檔案是對學校社會實踐活動的客觀、真實的記錄，不僅有較高的真實性，同時還能為中等職業學校開展其他工作提供正反兩方面的經驗參考，對完善學校的活動方式提供了一些借鑒和幫助，具有較高的參考價值。
二、新時代文書檔案管理的特點
（一）文書檔案管理工作非常復雜。我們知道，文書檔案管理的工作內容無非就是對各類資料的收集和保存。它主要的工作就是對一些資料的存檔管理，這些資料包括事件的資料、活動過程、文件以及人事資料等。不僅要用各類載體對資料進行記錄，在存放時也要進行分類，這是現代文書檔案管理的方法。然而文書檔案管理涉及到的資料種類非常多，致使文書檔案資料非常復雜。由此我們也不難看出，文書管理的工作不僅過程非常繁瑣，同時工作量是非常大的。
（二）文書檔案管理的基礎是文書工作。文書工作主要就是針對各類文件進行收集、記錄、整理、立卷以及歸檔等的工作。可見，文書檔案工作的開展也是文書檔案形成的過程。所以，文書工作的工作質量直接影響著文書檔案管理的質量。
（三）文書檔案種類多樣，檔案載體多種多樣。隨著中等職業學校的不斷發展，學校的文件資料越來越豐富，自然文件的種類也是多種多樣的，比如行政管理、黨群管理、特殊載體檔案等等諸多方面。同時，隨著科學技術的進步，文書檔案的載體也變得多了起來，比如照片、視頻、音頻以及電子文件等。
（四）文書檔案的管理具有公文管理的特點。公文管理的特點主要體現在標準化方面。同時，文書檔案自己也有非常鮮明的特點，比如文書檔案的服務性、保密性以及規范性。不僅如此，文書檔案管理工作對資料的完整程度要求特別高。所以，學校文書檔案管理人員在開展工作的時候要以高度負責的態度，以保障文書檔案的安全。
三、新時代文書檔案管理工作的現狀
（一）中等職業學校對文書檔案工作缺乏規范的管理。一直以來，很多學校和企業都對文書檔案管理沒有給予足夠的認識，致使文書檔案工作缺乏規范的管理，具體表現為：檔案標題不準確、案卷內容不完整、檔案不規范等現象。
（二）文書檔案檢索效率很低。我們知道，檔案的檢索方式無非就兩種，一種是手工檢索，另一種就是計算機檢索。一直以來，大部分中等職業學校檔案的檢索方式還是沿用手工檢索，這種檢索方式相對于計算機的檢索方式費時費力了很多。所以，加快推進中等職業學校檔案檢索傳統模式的改革越來越有必要。
（三）文書檔案管理人員的工作能力有待提高。隨著中等職業學校管理的方式逐漸向著電子信息化的方向發展，特別是在電子信息技術已經充分應用在中等職業學校管理各個方面的情況下，以往文書檔案管理人員的專業水平已經不能適應時展的需求。所以，文書檔案管理人員操作計算機的能力水平，也是現階段中等職業學校文書檔案管理工作存在的主要問題之一。
（四）文書檔案管理人員開發檔案資源的力度不夠。傳統的文書檔案管理的工作模式是工作人員只會被動地處理工作，一般停留在對檔案的收集和保管上。對工作的熱情不夠，積極性也不高。這樣的工作態度容易導致學校文書檔案管理工作人員無法對文書檔案的資源進行深層次開發和利用。
四、新時代做好文書檔案管理工作的途徑
（一）提高文書檔案管理人員的責任意識。我們知道，文書檔案管理是促進中等職業學校穩定發展的基礎。所以，它對檔案管理人員有著非常高的要求，檔案管理人員不僅要有高度的責任感，良好的職業素質，專業的技術水準，同時還要有吃苦耐勞的精神。更為重要的是，檔案管理人員的職責范圍也是非常廣泛的，比如要對資料進行收集、整理、記錄、積累、鑒定以及歸檔等等。另外，還要具備使用電子信息技術的能力，以便提升自己的專業素質，從而促進自身工作能力的提高。
第9篇：檔案管理的特點范文
關鍵詞： 公路檔案管理創新
中圖分類號：g271 文獻標識碼： a
一、公路檔案管理的特點
(一)轉換性。轉換性是公路檔案管理過程中的一個重要特點。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動態之中，因此檔案管理的過程中，必須按總的管理目標和要求，不斷對信息進行加工、處理，從而使其轉換為既方便管理又便于使用的檔案信息。
(二)效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點之一。由于在檔案管理中要耗費一定的人力、物力和財力，這勢必要求在管理中不但要考慮管理的實際效用，還要時刻以取得最大效用為出發點，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價值的檔案信息。
(三)總分合性。公路檔案在管理過程中，還存在一個明顯的特點即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發，對檔案管理系統進行整體規劃和優化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學的分解為若干個組成部分或基本要素并據此進行明確分工，實現檔案管理工作的專業化、程序化和規范化；所謂合，主要指在科學分解的基礎上，按各個部分特點或各個要素的特點及要素間聯系，組織為一個嚴密有效的協作體系。
(四)發展性。另外，公路檔案管理還有一個基本屬性是其發展性。公路檔案管理隨著機關、組織、國家及社會等的發展，在不同時期和不同情況下會對檔案管理提出不同的要求。如隨著社會水平的不斷發展，檔案管理要求在收集、加工及傳遞上加大技術含量，這勢必要求檔案管理系統不斷從手段、方法等方面去改進和完善檔案管理體系。
二、公路檔案創新的內容
(一)觀念創新是公路檔案管理創新的思想保證
觀念是行動的先導，要實現公路檔案管理的創新，全面履行檔案事業行政管理和檔案保護利用兩種職能，必須轉變觀念，增強知識觀念，迎接知識經濟的挑戰。因此公路檔案工作者首先要強化知識觀念，把檔案管理和知識管理有機結合起來，把檔案館、室變成知識信息的管理機構。其次，檔案工作者還必須采用現代化管理手段，改變傳統工作方式，提高工作效率。例如：公路事業在發展，而公路檔案管理工作卻沿襲著幾十年的管理方法和落后的技術設備，根本不能滿足現代管理的需要，所以檔案工作者應采用計算機及網絡通訊設備強化服務手段，開拓服務渠道，以適應知識經濟的需要，逐步將檔案管理由實體管理轉向信息管理，參與信息市場。
(二)技術創新是公路檔案管理創新的內在驅動力
公路檔案管理的技術創新包括兩方面內容：一是檔案工作者將社會科技成果創造性地應用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面就是要求檔案工作者針對檔案工作操作技術方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術和方法，以提高工作效率和質量。因此廣大檔案工作者應積極開動腦筋，大膽設想，勤于動手，在平凡瑣碎的檔案管理工作中創造出不平凡的業績。
(三)管理創新是公路檔案管理創新的重點
公路檔案的管理創新，不僅體現在宏觀指導思想、戰略目標、政策制度上，還體現在檔案館、室的微觀管理業務上，需要多種因素的有效組合才能實現。
三、公路檔案創新的措施
(一)加速公路檔案管理的信息化和網絡化
在信息化時代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進的信息技術和科學的管理手段，公路事業的不斷發展，其檔案管理更離不開計算機技術和通訊網絡技術的使用。
1．建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術化和網絡化，
必須要建立和完善檔案管理信息數據庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務，從而實現國家對檔案管理的宏觀調控。首先，要及時補充、維護數據信息庫，對掃描的材料及補充的數據能相互轉換，迅速生成各種數據表、登記表、審批表等，減少重復勞動，確保檔案信息的管理及時有效；其次，系統軟件的設計要有實用性、快捷性和前瞻性，主要信息項也要統一，在錄入數據時要仔細核實，確保檔案信息的完整性和有效性；最后，要強化對檔案信息管理安全保護，不僅要在同種載體上復制，還要建
立在異種載體上備份制度，檔案信息管理系統不得將涉及個人隱私的信息錄入數據庫，以保護個人隱私權。
2．建立網絡互聯，實現資源共享。要加速檔案管理的技術化和網絡化，還需強化互聯網建設，實現資源共享。在建立檔案管理信息庫的基礎上，應進一步提高計算機管理水平，充分運用網絡技術連接用人單位、公路上級主管部門、行業內部的局域，使不同范圍內的利用者都能共享到檔案管理信息庫。
3．充分運用激光掃描等先進技術。在公路檔案管理過程中，還應充分運用激光掃描等先進技術。對于紙質檔案中較大的信息項可運用激光掃描技術，有效將紙質檔案轉化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實現檔案管理的現代化。
(二)提高公路檔案人員的素質
1．培養新型的公路檔案管理人才，要切實提高公路檔案管理人員素質，必須適應檔案專業人才培養規律的多層次性，進一步完善公路檔案教育體系，加強學科建設，建設與公路檔案事業相適應的檔案專業人才培養體系。同時，要綜合考慮素質教育和社會需求，設計合理的培養層次結構，確立培養目標，優化專業結構，以有效拉近檔案管理學習個體與實踐操作間的距離。另外，還應認識到在現代社會的信息化技術條件下，公路檔案學的研究對象和檔案管理的實際工作日益呈現出其綜合性、交叉性和應用性的特點，因此要不斷豐富和發展檔案管理科學，培養能從事公路檔案信息服務與管理的專業人才。
2．建立人才開發的激勵機制。提高公路檔案管理人員素質，還要建立有效的人才開發的激勵和約束機制，這體現在三個方面：一是建立按業績考核的制度。在市場經濟條件下，科學有效的激勵機制，必然以一定的物質利益為基礎。公路檔案管理系統可本著獎勵先進、懲罰落后的原則，真正使獎懲制度發揮其評判檔案人員社會地位和價值的尺度；二是建立積極向上的精神激勵機制。通過精神文化機制的建設，營造開放、向上、積極的工作氛圍，增強整個公路檔案管理系統的凝聚力，從而使公路檔案管理人員對其職業產生自豪感和滿足感；三是建立責任到人的工作目標激勵機制。通過將一定時期內的工作任務設立為目標，并以此作為考核確定每一個人的獎懲標準，充分發揮公路檔案管理人員的工作積極性，使其將目標轉化為動力，進而激發其工作熱情，調動其工作積極性。
3．建立健全用人制度。公路股檔案管理工作的性質決定了其管理人員必須具備過硬的理論知識和專業技能，因此，要打造高素質的公路股檔案管理人員隊伍，首先要改變以往的用人制度，實行競爭上崗的用人機制。對于新調入的公路檔案管理人員，要堅決破除根深蒂固的“鐵飯碗”意識，堅持學歷與能力相結合并且以能力為主的用人原則，在職務晉升時則應建立公開、公正、公平的用人制度；其次，應逐步實行持證上崗制度，使職業資格證書成為人事檔案專業的標準和依據，進而提高公路檔案管理人員的整體素質；最后，應重視公路檔案管理人員的繼續教育，通過定期開展崗位培訓和在職學習等方式，針對檔案工作的不同環節及崗位側重安排培訓內容。
(三)加強檔案管理的保密工作
在公路檔案管理過程中，還必須加強檔案管理的保密工作。第一，要對檔案管理人員進行保密教育，強化其保密意識。作為檔案管理保密各項工作規章制度的執行者和實施者，檔案管理人員理所當然要成為保密教育的重點對象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場所談論涉及檔案中的秘密內容，嚴格執行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內容、數量、存入位置等；第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應對檔案進行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應嚴格按程序指定檔案保管保密期限表，并認真做好檔案鑒定工作，及時完成對保密檔案的降密、解密工作。
四、結語
