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一、購物申請
1、堅持計劃用款,各部門采購物品,應編制月計劃,并區分輕重緩急,急之先辦,按計劃分布實施。[本文出自文秘站網-]
2、各部門每月計劃購買物品,需填好申報單(見附表1),由部門負責人審核,每周五交給企管部于下周二統一購買,急事特批。
3、各部門對于購買200元以上的物品,如專用物品、電腦、儀器等,填好申報單(見附表2),除部門負責人審核外,經總經理批準后,交企管部統一購買。
二、事件申請
各部門對于需要調用其他部門的人力、財物的,需先填寫申請單(見附表3),由部門負責人審核,經總經理批準后,方可去有關部門調用其人力、財物,被調用的部門應本著資源共享的原則,積極配合調用部門認真做好各項工作。
三、急事特批
對于特殊急用的物品或事件,需先填寫緊急物品或事件申請單(見附表4、附表5),經部門負責人審核,緊急事件領導批準后,再購買或執行。如果遇見相關領導外出公干,需先電話聯系領導,得到許可后才可購買或執行,但事后需補辦相關手續。
x公司司20__-12-27
附表1
x公司計劃購物申報單
申請部門申請日期年月日
購買物品
購買數量
購買規格
購買用途
部門經理簽字申請人簽字
附表2
x公司大額購物申報單
申請部門申請日期年月日
購買物品
購買數量
購買規格
購買用途
購買估價
交付日期
領導簽字部門經理簽字申請人簽字
附表3
x公司事件批準申請單
申請部門申請日期年月日
申請內容
申請事由
被調用部門
是否批準
領導簽字部門經理簽字申請人簽字
附表4
x公司緊急物品購買申報單
申請部門申請日期年月日
購買物品
購買數量
購買規格
購買用途
購買估價
緊急事件領導簽字部門經理簽字申請人簽字
附表5
x公司緊急事件批準申請單
申請部門申請日期年月日
申請內容
申請事由
被調用部門
資產用品采購及管理規范
編號:HSTJ-XZ-01
1.0定義
1.1兼職資產管理員:資產使用部門負責人指定的負責本部門日常資產管理的人員。
1.2固定資產:凡單位價值在2000元以上,并且使用期限超過兩年的勞動資料,列為固定資產。
1.3低耗品:即“低值易耗品”,是指:單位價值在2000元以上并且使用期限不超過兩年的資產或者單位購置價在500-2000元的一切物品。為便于歸類管理,列入下列范圍的物品,不論單位購置價的高低(包括符合固定資產條件的),均認定為低值易耗品:
1.3.1 通訊器材:電話機(不含手機)、對講機等;
1.3.2 家具:桌(臺)、椅、沙發、茶幾、書柜、文件柜、儲物柜、衣柜、保險柜、皮箱(包)、黑(白)板等;
1.3.3 消防器材:消防栓、滅火器、消防桶等;
1.3.4 設備或儀器:電視機、錄像機、幻燈機、音響器材、照相機、攝像機、水箱、飲水器、計算器、消毒器、風扇、洗衣機、點(驗)鈔機、打卡機、熱水器、鐘表、吸塵器、電飯煲、煤氣灶(瓶)、抽煙機、冰箱(柜)、鉸肉機、應急燈、繪圖儀、裝訂機、運動器材等;
1.3.5 其它:軟件系統等。
1.4日常消耗辦公用品:是指日常消耗辦公文具用品、日常消耗清潔用品和接待用品(主要是洗滌用品、茶葉、一次性水杯、礦泉水等)。
2.0適用范圍
本規范適用于公司固定資產、低耗品及日常消耗辦公用品的管理。
3.0管理權限
3.1公司物資管理采取統一管理、分層負責的原則。
3.2人事行政部負責審批固定資產、低耗品及日常消耗辦公用品的購置手續和調配轉移事宜。負責資產管理的行政專員負責對購入的實物辦理入庫、領用登記、報廢查驗、盤點及管理;負責總務管理的行政專員負責公司所有固定資產、低耗品及日常消耗辦公用品的采購(特殊情況經有審批權領導同意的除外)。
3.3各部門負責人負責安排本部門領用的固定資產、低耗品及日常消耗辦公用品的使用和保管。
3.4物資使用人負責自行領用的固定資產、低耗品及日常消耗辦公用品的使用和保管。
4.0工作流程
4.1供應商的選擇
4.1.1 負責總務管理的行政專員根據所需物資或服務的要求,組織安排對供應商進行初步調查,并按以下評價原則擬定3-5家供應商:
4.1.1.1 供應商能滿足公司所需物資或服務的質量要求(信譽好、價格合理、生產/供貨能力滿足要求、服務好、交通方便,運距短,便于聯絡);
4.1.2 負責總務管理的行政專員將擬定的供應商的情況匯總并填寫《供應商評估表》,
人事行政經理負責審核。
4.1.3 人事行政經理按第4.1.1.1條評價原則對供應商進行評估,并在評估表中簽署意見(認可或不認可);對認可的供應商,流轉至常務副總經理審批。原則上若同一物資或服務常務副總經理評估認可的供應商少于2家,則負責總務管理的行政專員須再次組織新供應商的初步調查。
4.1.4 負責總務管理的行政專員將常務副總經理審批通過的供應商匯總或更新到《認可供應商一覽表》,每半年交人事行政經理復核后連同原始資料轉交負責檔案管理的行政專員存檔,作為今后購買商品或服務時選擇供應商的依據。
4.1.5 公司負責資產管理的行政專員每半年收集一次各部門對現使用產品的質量反饋意見,若發現同類產品質量不好,則立即通知負責總務管理的行政專員更換該產品或對供應商進行重新評估,對不符合條件的予以更換。
4.2采購工作流程
4.2.1 固定資產及低耗品的采購
申請人填寫《資產用品購置申請單》部門負責人意見負責資產管理的行政專員意見負責總務管理的行政專員詢價人事行政經理意見財務總監意見常務副總經理意見(根據公司管理權限)集團總經理意見(根據公司管理權限)集團董事長意見(根據公司管理權限)負責總務管理的行政專員采購負責資產管理的行政專員驗收、入庫申請部門領用。
4.2.2 日常消耗辦公用品的采購
公司負責資產管理的行政專員每月底盤存庫存辦公用品情況,編制《日常消耗辦公用品購、用、存統計表》;同時匯總各部門次月采購計劃,編制《日常消耗辦公用品采購計劃表》,按流程上報審批后,由負責總務管理的行政專員組織實施。申請人填寫《日常消耗辦公用品購、用、存統計表》、《日常消耗辦公用品采購計劃表》人事行政經理審批負責總務管理的行政專員采購負責資產管理的行政專員驗收、入庫。
4.2.3 各環節人員職責
4.2.3.1 負責資產管理的行政專員職責:負責根據申請人要求,注明申購物資庫存狀態以及該部門領用情況;負責物資出、入庫的管理并做好購、用、存的臺帳;負責《日常消耗辦公用品采購計劃表》、《物資領用月報表》及《日常消耗辦公用品購、用、存統計表》的編制工作。
4.2.3.2 負責總務管理的行政專員職責:負責根據實際需要篩選合格供應商并編制《供應商評估表》;負責按照經審批的申請在《認可供應商一覽表》中對所申購物資進行市場核價及物資采購工作。
4.2.3.3 人事行政經理職責:負責各部門資產申購的審核工作;負責規定范圍內辦公用品(不含辦公設備,即可多次使用)申購的審批工作;負責審批每月《日常消耗辦公用品采購計劃表》及《日常消耗辦公用品購、用、存統計表》;負責審批《超標消耗辦公用品領用申請表》。
4.2.3.4 常務副總經理職責:負責公司價值0.5萬及以下所有資產購置的審批工作;負責0.5萬以上所有資產購置的審核工作。
4.2.3.5 集團總經理職責:負責公司價值0.5萬以上2萬及以下所有資產購置的審批工作;負責2萬以上所有資產購置的審核工作。
4.2.3.5 集團董事長職責:負責公司價值2萬以上所有資產購置的審批工作。
4.2.4 公司日常消耗辦公用品的采購
4.2.4.1 負責資產管理的行政專員于每月25日匯總各部門次月日常消耗辦公用品需求,月度采購金額在采購標準以內的,制定當月《日常消耗辦公用品采購計劃表》報人事行政經理審批后,由負責總務管理的行政專員聯系合格供應商予以購買;當月所需辦公用品的采購,負責總務管理的行政專員應于當月5日前采購完畢。(遇節假日順延)
4.2.4.2 對匯總后超標的部分,由申請部門兼職資產管理員填寫《超標消耗辦公用品領用申請表》并通過審批后,方可予以購買或領用。
4.3驗收
4.3.1 根據《資產用品購置申請單》與采購合同,負責資產管理的行政專員組織對所購物資進行質量核驗。日常消耗辦公用品由負責資產管理的行政專員驗收并辦理入庫手續。
4.3.2 大宗物資(服務)(單價100元以上或總價200元以上)的驗收,人事行政經理應參加驗收。
4.3.3 各部門申請的采購驗收,各部門負責人或部門兼職資產管理員應參加驗收;技術含量較高的采購驗收,應請專業技術人員協助。
4.3.4 采購物資送到后,由負責總務管理的行政專員提起入庫申請,參與驗收人員均須在《入庫單》上簽字確認。
4.4采購費用報銷按公司財務制度執行。
4.5資產用品的管理
4.5.1 固定資產、低耗品管理
4.5.1.1 新購資產驗收合格后,負責資產管理的行政專員根據資產的類別、性質等進行編號,并在當年度《資產清冊》上做好登記,并負責將該資產有關信息錄入電腦系統。
A、常規用途的資產編號的總則為:HSTJ-物資類別拼音首字母(最多僅取前四字)-流水號(如人事行政部辦公桌編號為:HSTJ-BGZ-001)。
B、特殊用途資產編號總則為:特殊用途事項拼音首字母-流水號(如用于員工活動的辦公桌編號為:YGHD-BGZ-001)。
4.5.1.2 資產使用說明書、質量保證書或保修卡、光盤等資料注明資產編號后流轉負責檔案管理的行政專員存檔。
4.5.1.3 購置后未被領用的資產由負責資產管理的行政專員負責統一保管,并在電腦系統里設置其庫存狀態。
4.5.1.4 各部門或員工領用貴重物品(可重復利用物品)時,由公司負責資產管理的行政專員將領用情況錄入電腦系統,同時建立個人物資領用卡片,交領用人簽字確認。
4.5.1.5 負責資產管理的行政專員接到資產使用部門兼職資產管理員提交的資產(含工程生產、營銷或員工活動臨時用后需回收的資產)回收通知后,負責安排資產存放的地點及后續處置工作,同時督促資產使用部門兼職資產管理員將資產按指定的地點、時間存放入庫,由負責資產管理的行政專員在電腦系統設置庫存狀況。
4.5.1.6 當部門資產發生變更或資產需要跨部門轉移時,部門兼職資產管理員負責填寫《資產調配轉移申請單》,經負責資產管理的行政專員審核,人事行政經理審批后,由負責資產管理的行政專員更新電腦記錄,部門兼職資產管理員同時進行調入或調出的標識登記。
4.5.1.7 每月底由各部門兼職資產管理員根據其保管的《資產清冊》,對部門資產進行盤點,并將部門負責人審核后的盤點結果交公司負責資產管理的行政專員存檔。公司負責資產管理的行政專員每季度對各部門資產情況進行核實,并提出季度盤點情況說明。
4.5.1.8 每年年終(12月份),負責資產管理的行政專員負責組織各部門兼職資產管理員、負責總務管理的行政專員及財務部會計師參與對公司資產進行全面盤點,盤點時將公司當年度《資產清冊》與部門負責資產管理的兼職資產管理員保管的《資產清冊》、財務部的資產帳務與實物一一核對。
4.5.1.9 盤點中發現資產盤盈、盤虧或報損、報廢時,公司負責資產管理的行政專員應在查明原因和責任的基礎上,提出處理意見,并填寫《物資盤盈、盤虧匯總表》,交財務部會計師,會計師提出年度盤點報告,連同《物資盤盈、盤虧匯總表》一起送交人事行政部,由人事行政經理簽署意見后,報常務副總經理審批。
4.5.1.10 對批示盤盈的資產,負責資產管理的行政專員應先登記入《資產清冊》,然后錄入電腦系統,并通知財務部會計師復核及作相應資產變更登記;對于盤虧的資產,負責資產管理的行政專員應在原《資產清冊》中加以注明,同時修改電腦系統記錄,并通知財務部會計師修改財務賬目中的相應內容。
4.5.1.11 對本部門需要報廢或報損的資產,部門兼職資產管理員應填寫《物資報廢(報損)申請單》,按相關規定審核后予以報廢或報損。同時公司負責資產管理的行政專員在原《資產清冊》作報廢、報損注明,并修改相應電腦記錄。(公司和人事行政部的資產報廢(報損)由公司負責資產管理的行政專員辦理)
4.5.1.12 對已經批準報廢或報損的資產,負責總務管理的行政專員經調查市場價格或根據財務部會計師提供的資產折舊額,確定資產的變賣價格,以傳簽的形式經由人事行政經理、常務副總經理批準后,予以變賣。變賣后,由公司負責資產管理的行政專員在《資產清冊》上注銷,并由財務部進行帳務處理。
4.5.1.13 變賣所得款項由財務部會計師負責記入公司營業外收入項目。
4.5.2 日常消耗辦公用品的管理
4.5.2.1 員工月辦公用品領用標準為20元以內,每月領用一次,領用程序如下:
A、負責資產管理的行政專員負責登記員工領用記錄,并監督個人領用標準。
B、新員工報到時,公司負責資產管理的行政專員應主動為其提供基礎的辦公用品。
4.5.2.2 負責資產管理的行政專員每月至少檢查一次日常消耗辦公用品管理工作,核實其登記情況、發放情況及統計情況。
4.5.2.3 費用統計
A、公司負責資產管理的行政專員每月底統計各部門辦公用品領用情況以及各部門上報次月辦公用品采購計劃,將領用數量和費用每月匯總一次,填寫《日常消耗辦公用品購、用、存統計表》,報人事行政經理審批,作為當月《日常消耗辦公用品采購計劃表》的附件。
B、每年12月份,公司負責資產管理的行政專員應將全年辦公用品領用數量和庫存量進行匯總登記,并與《入庫單》進行核對,將核對結果寫成年度盤點報表,該報表經負責總務管理的行政專員簽字后,交人事行政經理審核,然后報常務副總經理批示后交財務部。
5.0附件
5.1《供應商評估表》
5.2《認可供應商一覽表》
5.3《資產用品購置申請單》
5.4《日常消耗辦公用品采購計劃表》
5.5《超標消耗辦公用品領用申請表》
5.6《資產調配轉移申請單》
5.7《物資盤盈、盤虧匯總表》
5.8《資產清冊》
5.9《物資領用單》
5.10《物資報廢(報損)申請單》
5.11《日常消耗辦公用品購、用、存統計表》
6.0附則
6.1本辦法由人事行政部負責解釋。
6.2本辦法自發文之日起執行。
xxx房地產開發有限公司
二二年三月二十八日
附表1
供應商評估表
編號:
供應商名稱
所品
地址
電話
聯系人
評估項目
在相應的“”中劃“√”
評估人簽名
日期
(1)價格
A偏低
B適中
C偏高
(2)質量
A好
B一般
C差
(3)供貨能力
A滿足
B基本滿足
C不滿足
(4)服務
A好
B一般
C差
(5)運距
A短
B中
C長
(6)質量體系
A完善
B基本完善
C不完善
行政專員(總務管理)意見
簽名: 日期:
人事行政經理
意見
認可及撤銷
等級評定
認可
不認可
撤銷
A級
B級
C級
簽名: 日期:
簽名:日期:
常務副總經理審批意見:
簽名: 日期:
說明:
1.凡三項以上評估結果為C則不得認可。
2.對新供應商評估時,在認可或不認可欄打√。
3.對供應商評定等級時在等級評定欄打√。
4.撤銷供應商時,在撤銷欄中打√
附表2
認可供應商一覽表
類別:最近更新日期:
序號
供應商名稱
所提品和服務
備注
制表人簽字
人事行政經理 復核意見
簽名: 日期:
附表3
資產用品購置申請單
申請部門:申請人:日期:
用品名稱
規格
單位
數 量
部門負責人意見
簽名:日期:
行政專員意見
簽名:日期:
行政專員(總務管理)詢價意見
用品名稱
價格
用品名稱
價格
用品名稱
價格
簽名: 日期:
人事行政經理意見
簽名: 日期:
財務總監意見
簽名: 日期:
常務副總經理審批(根據權限)
簽名: 日期:
集團總經理審批
(根據權限)
集團董事長審批
(根據權限)
簽名: 日期:
注:人民幣0.5萬元以上固定資產采購申請,須將本單連同專門請示報告一起報送。
附表4
日常消耗辦公用品采購計劃表
申請部門: 所屬月份: 統計人: 日期:
序號
物資名稱
物資
類別
規格
型號
單位
數量
單價
估算金額(元)
采購期限
用途說明
辦公
用品
辦公
耗材
保潔
用品
其他
合計金額
行政專員(總務管理)詢價意見
人事行政經理意見
相關部門負責人意見
備注
附表5
超標消耗辦公用品領用申請表
部門:
用品名稱
規格
單位
數量
單價(元)
金額(元)
領用時間
備注
合計
超標原因
申請人:日期:
部門負責人意見
簽名:日期:
行政專員(總務管理)意見
簽名:日期:
人事行政經理審批
簽名:日期:
申請人領取后評價
簽名:日期:
附表6
資產調配轉移申請單
申請人: 申請時間:
編 號
物資名稱
數量
金額
原使用單及存放點
現使用單及存放點
轉移、調配原因
轉移時間
備注
部門負責人
意見
簽名: 日期:
行政專員(資產管
理)意見
簽名: 日期:
轉出部門負責人
意見
簽名: 日期:
人事行政經理
意見
簽名: 日期:
行政專員(資產管
理)跟進結果
簽名: 日期:
附表7
物資盤盈、盤虧匯總表
1.固定資產2. 低耗品
編號
名稱
類別
規格
數量
金額
使用地點
責任人
質量情況
處理意見
備注
制表人
會計師
意見
人事行政經理
意見
常務副總經理意見
備注
填表說明:在物資盤點過程中,若出現盤盈、盤虧或報廢等情況,均須填寫本表并在處理意見欄中說明原因及處理意見。
附表8
資 產 清 冊
1.固定資產 2.低耗品
編號
資產名稱
類別
型號規格
數量
金額
責任人
使用地點
備 注
制表人:制表日期:
注:資產的登記、盤點用。
附表9
辦公用品領用單
領用人(僅限部門兼職資產管理員): 申請日期:
物資名稱
編號
規格型號
數量
金額
使用人
使用地點
備注
部門負責人意見
簽名:日期:
行政專員(資產管理)
意見
簽名:日期:
人事行政經理意見
簽名:日期:
備注
附表10
物資報廢(報損)申請單
申請部門:申請人:
品名
規格
數量
單價
金額
購買日期
報廢(報損)原因:
經辦人:日期:
部門負責人意見:
簽名:日期:
行政專員(資產管理)核實及處理意見:
簽名:日期:
行政專員(總務管理)核實及處理意見:
簽名:日期:
會計師核實及處理意見:
簽名:日期:
人事行政經理意見:
簽名:日期:
財務總監意見:
簽名:日期:
常務副總經理意見:
簽名:日期:
行政專員(資產管理)事畢處理:
簽名:日期:
附表11
日常消耗辦公用品購、用、存統計表
制表人:所屬月份:制表日期:
序號
品名
規格
型號
單位
單價(元)
上期庫存
本期購進
本期發出
本期庫存
人事行政部
財務部
營銷部
成本控制部
工程管理部
小計
數量
金額
數量
金額
數量
金額
數量
金額
數量
金額
數量
金額
數量
金額
數量
金額
數量
第一章 總則
第一條 目的
為充分利用網上采購優勢,規范網上超市采購管理,及時快速采購到質優價廉的物資,有效降低采購成本,提高采購效率,按照省市局關于加強網上超市采購工作的相關規定,并結合稅務局采購工作實際,制定本規程。
第二條 項目設置說明
一、網上超市采購:是指以國家稅務總局稅務采購云平臺和網絡技術為載體,通過網上超市入圍的各大型、正規供應商詢價,采取網上交易的形式,在現實交易中完成采購的行為。
二、網上超市采購平臺:指基于國家稅務總局稅務采購云系統,為促成買賣雙發交易而建立的平臺。
一、網上超市采購機構:區稅務局成立采購領導小組,負責區局的采購工作,財務管理科科長任小組組長,采購崗位設有查詢崗、經辦崗和審核崗。各崗位協同工作,形成職責清晰、分工明確、合理配合、相互制約的工作機制。
三、網上超市采購人員:指采購辦公室下設專門負責網上超市采購的人員。采購辦公室確定2名工作人員,一人設置查詢崗和經辦崗,負責對各項物資貨物的采購工作,一人設置審核崗,負責對平臺所購貨物進行審核確認,產生訂單,完成采購工作。
二、申購經辦人員:是辦公室安排專人負責審核各部門提交采購需求并編制采購計劃單,核實匯總后提報各采購相關領導簽署審批意見,審核同意后方可提報采購人員實施采購。申購經辦人還負責辦理接收發票、驗收物資、費用報銷等方面的工作。
第二章 組織分工
第一條 采購實施。區局政府采購辦公室負責網上超市采購物資的采購工作及采購賬號管理。
第二條 監督考核。區局各級局領導、辦公室負責對網上超市采購監督考核。
第三章 網絡采購范圍
固定資產、辦公用品、耗材、五金、工具、勞保等貨物。
一、固定資產:如電腦、便攜式筆記本、辦公家具、打印機、復印機、電視機等各類資產設備。
二、辦公用品:簽字筆、計算器、電池、訂書機、直尺、垃圾桶、剪刀等日常辦公用品等物品。
三、低值易耗品:U盤、鼠標、鍵盤等電腦配件;紙張、墨粉、墨盒、硒鼓等打復印物品。
四、五金工具、電氣、勞保等:如老虎鉗、螺絲刀、扳手等五金工具,洗滌劑、香皂等清潔用品,手套、肥皂、口罩等勞保用品。
五、其他雜項。在網上超市中可以采購到的其他各類雜項物品。
第四章 網上超市采購流程
第一條 賬號管理。
區局政府采購辦公室在網上超市采購平臺申請注冊一個網絡采購賬號,委托專人負責管理并報市局裝備和采購處備案。
第二條 計劃采購單審批。
申請采購需求部門根據物資需求狀況、使用數量等要求,提報采購申請單,采購申請單應注明物品名稱、數量、規格型號及其他注意事項編制計劃采購單,經分管局領導審批確認后交由網上超市采購人員進行網上貨物查詢,實施采購。急需物品須有分管領導批準后,方可先行送貨。網上超市搜不到或供應商無法上架的貨物在計劃采購單上注明轉到線下采購,由辦公室申購經辦人員負責線下采購。
第三條 網上采購實施。
網上超市采購人員根據計劃采購單注明的貨物需求,在網上超市平臺上進行詢價比選,貴重或采購金額大(單價)的貨物必須三方詢價并實施網上超市采購,網上超市采購應當嚴格按照批準的預算和采購計劃執行。具體原則如下:
1.網購貨物(尤其是有質保期的貨物)必須注明生產日期。
2.網購貨物供應商須提供合法、有效的發票。
3.網上超市采購人員與供應商落實好網購貨物相關條件后,使用采購賬號在稅務采購云平臺發起采購。
5.購買貨物到貨后,由辦公室申購經辦人員進行查驗貨物,驗貨無誤后簽字確認,并通知網上采購人員在采購網站上點擊“確認收貨”,完成采購。
6. 采購過程中應尋找有全國聯保的供應商或商,以便做好采購貨物后期使用中服務保障工作。
四、完成網上采購后,由辦公室申購經辦人員對所購貨物進行驗收、入庫、報銷等,完成整個貨物購買、費用支出流程手續。
五、因質量問題退換貨時,辦公室申購經辦人員和網上超市采購人員必須在驗收貨物時確定。并立即通知平臺供應商出現問題原因,由供應商給予退換貨物。
第四條 網上超市采購合同
一、網上超市采購貨物,如單批次采購金額在1萬元以上的 ,需經局長辦公會審議通過才許可報送采購辦公室采購崗實施采購,且必須與網上超市供應商簽訂購銷合同(物資在使用過程中有安全要求和售后服務的需在合同別注明)。
二、網上超市采購在網絡平臺上與供應商進行溝通聯系,商定好一切細節,以郵寄、電子郵件的方式簽訂帶有水印的網絡合同,供應商應將正本的合同蓋好章后送交至區局政府采購辦公室。同時如有聊天記錄、通話錄音等資料,建議網上超市采購人員對聊天記錄、通話錄音予以保存留檔,以作為出現糾紛后對合同條款進行談判的證據。
第五條 發票及付款
一、在稅務采購云平臺采購中,必須要求貨到付款。
二、在收貨時看到發票并驗真偽后才能進行付款,若發現無發票或假發票,詢問供應商情況,要求申請延時付款或退貨,并將此網上供應商投訴至稅務采購云平臺有關管理機構。
第六條 采購資料存檔
申購經辦人員完成簽字后的入庫單據、發票或收據等有效憑證,需備份一份,交至政府采購辦公室,按照區局檔案管理規定要及時入檔,保存好各項憑證留作備查資料。
各基層單位:
為貫徹落實《中華人民共和國政府采購法》和市、區政府的通知精神,進一步規范采購行為,提高財政資金的使用效益,確保20*年我系統政府采購工作順利進行,現提出如下實施意見:
一、總體要求
凡《20*年*市政府采購目錄和限額標準》〔杭政辦函(20*)277號〕中所列的采購項目必須實行政府集中采購。非《采購目錄》中所列的物品,但總金額在5千元以上的,須上報并由區教育技術中心實行分散采購。
各單位要根據局下達的年度部門預算計劃進行學校設備的購置,根據市政府辦公廳通知精神,未列入預算的采購項目一律不予采購。設備采購由區教育技術中心在區政府采購領導小組辦公室和局政府采購領導小組的領導下,負責實施。各單位要依據部門預算計劃,認真執行政府采購的各項制度規定,規范采購行為,自覺接受財政、監察、審計等部門的監督檢查。
二、采購程序
我系統的政府采購工作在區政府采購領導小組辦公室和局政府采購領導小組的領導下,由請購單位、有關職能科室的共同參與下進行。采購過程中,嚴格遵循“公開、公平、公正”的原則,按以下步驟實施:
1、各單位根據部門預算計劃或其他需要,確定欲購置設備、物品的具體要求和資金來源,填寫《*區教育系統集中采購申請單》(附件1)上報區教育技術中心。
2、區教育技術中心按程序進行采購。
3、確定中標單位后,將通知書發給各相關學校及中標廠家。廠家與校方簽訂合同后,經區教育技術中心鑒證后生效。
4、中標方送貨到各校后,必須經校方驗收,在送貨調撥單上簽字并加蓋公章。同時要求中標方印制好意見征求單,主動征求校方對產品的意見、要求,并作為翌年是否能參加投標的一個條件。
5、學校與中標方必須嚴格履行合同要求,自覺地按照合同條款兌現各項承諾。
三、工作安排
(一)關于音、體、美、勞、衛生設備和圖書的采購
1、采購時間定于4月下旬進行。
2、按省定標準有計劃地配備和調撥,各有關單位要認真做好驗收和接收工作。
3、對于需要另行增添的物品,要在招標前一個月將所需物品的規格、數量及具體要求報區教育裝備中心。
(二)關于課桌椅、辦公家具的采購
1、今年課桌椅、辦公家具的招標工作定于5月下旬進行。
2、各單位確定好所需物品的款式和數量,經區教育技術中心核準后進行集中招標采購。
(三)關于電教設備的采購
1、今年電教設備的招標工作定于6月上旬進行。
2、少量零星器材的購置,可以報區教育技術中心進行追加。
(四)關于辦公用紙的采購
各單位必須按照《*區政府采購領導小組辦公室關于轉發<*市行政事業單位20*-20*年度辦公用紙定點采購有關事項>的通知》(江政采辦[20*]1號)精神,到*市政府采購中心經公開招標確定的12家企業采購。
(五)關于公務用車的加油和維修
根據《*區政府采購領導小組辦公室關于印發<*區公務用車定點加油、維修、保險管理辦法(試行)>的通知》(江政采辦[20*]2號)精神,要求各基層單位公務用車實行定點加油和維修。
各單位必須按照《*區政府采購領導小組辦公室關于轉發<*市行政事業單位公務用車20*-20*年度定點加油實施辦法>的通知》(江政采辦[20*]3號)和《*區政府采購領導小組辦公室關于轉發<*市行政事業單位20*-20*年度公務用車定點維修有關事項>的通知》(江政采辦[20*]2號)精神,對本單位的公務用車實行定點加油和維修。
(六)其他設備
各單位需采購其他零星設備的,要提前30天報區教育技術中心,中心將按規定程序實施采購,原則上在每季度末采購一次。
四、資金下撥、支付程序
1、各單位根據合同條款,認真組織驗收。經驗收合格后,填寫《*區教育系統物品采購等項目撥款申請單》(附件2),報區教育技術中心;
2、經審核后,由教育局按實際發生金額下撥經費;
巡臺大軍 每晚出動
很多酒店都有餐后巡臺制度,但是像小康這樣專門針對“餐后巡臺”制定出明確而詳細的規則,恐怕就很少了。有了這些細則,每次巡臺的時間、參與人員、具體過程和巡臺率都有了明確的依據,而不是隨意地決定今天是否巡臺或者今天怎么巡臺。這樣才能真正發揮巡臺的作用,準確了解第一手反饋意見。
關于餐后巡臺的規定
為了規范巡臺的程序,特規定如下:
時間:1、確認客人走后,由餐廳主管級以上管理人員根據當時廚房出菜情況通知廚師長;
2、廚師長根據廚房生產情況而決定此時是否巡臺;
參加人員:
廚師長、炒鍋、案板主管、上什主管、涼菜主管、面點主管、餐廳管理人員(餐廳經理和餐廳主管),及餐飲部高層管理人員(餐飲總監或分管餐飲的副總)。廚房需留有3名值班人員(每日輪流值班)。
程序:
1、由廚師長先對策品進行簡單點評分析,大廚們可視情況品嘗并發表個人意見,每臺控制在5―8分鐘;
2、每次巡臺要做好記錄,包括房間、標準、人數、受歡迎菜品、剩余60%以上的菜品。
注:每天巡臺數量控制在35%以上。
水龍頭開到三分之一
為了節約能源,小康制定了一份《廚房設備能源管理責任表》,這份表格“細”到把廚房里的每一件消耗能源的設備全都落實到人,什么設備什么時間開,什么時間關,都明確到幾點幾分,什么情況下開幾個燈,什么情況下水龍頭只能開至1/3處,全部有據可依,一旦違反,就可以直接找到責任人。這一方法有力地杜絕了廚房能源浪費的情況。
超期使用工具按照“公式”獎勵
對于一些廚房用具的使用壽命,小康也做了非常細致的規定。很多廚房都在提倡以舊換新,但每件用具究竟多久才可以更新,根本沒有具體規定。小康把廚房里的一把打皮刀、一只鋼絲球,甚至一次性紙帽子,都明確規定出最短使用壽命。人為損壞的,由責任人賠償;超出使用壽命的,按“超出時間÷規定壽命×物品原價”的計算方法進行現金獎勵,有效調動了廚房工作人員愛護用具的積極性。
為節省版面,上表略去了部分用具,這些用具的使用壽命為:炊帚1個月,手勺12個月,密漏3個月,舀子12個月,刀12個月,墩12個月,剪子12個月,打皮刀6個月,笤帚1個月,拖把1個月,皮圍裙3個月,垃圾桶10個月,鋼絲球2周,高壓鍋24個月,榨汁機24個月。
備注:
1、在規定時間內若是由于人為原因損壞,由責任人按原價賠償;
2、超過使用期而不能再使用的,以舊換新;
3、若在不影響工作的前提下仍能繼續使用的,按使用超出時間和規定時間的比例進行本物品原價比例的現金獎勵;
4、一次性紙帽子7―10月份灶臺、上什一周7個,其他崗位一周5個,11―6月份灶臺、上什一周4個,其他崗位一周2個。
十四條“卡死”供需雙方
小康針對原材料供貨商和廚房等原材料使用部門制定了一套規則,“供貨商不按規定時間送貨上門,則每次給予300元處罰。”如此“狠”的規定,嚴格控制了供應商每日供貨的時間和原料質量、數量。對廚房等部門在驗收等環節的細致規定保證了原材料的物美價廉和及時到貨。
原材料供應的相關規定
供應部門和使用部門本著互利共贏、公平公正的原則,共同制定如下規定:
一、對供應部門四點要求
1、時間要求:
早晨:早餐所需原料6:30之前必須送到;
上午:因需要驗收的時間比較長,青菜類必須在8:30之前送到。其他原料必須在9:10之前送到,10:00之前必須全部完成驗收工作;
下午:16:30之前必須送到;
應急采購:在接到通知后承諾時間之內必須送到。
如未按照上述時間送貨,則每次給予300元處罰。
2、數量要求:
應按照廚房開具的采購申請單所要求的數量供貨,上下浮動不超過5%(高檔原材料嚴格按量供應,不許浮動)。如所提供貨物多于可浮動范圍之外,多余部分拒收;如果少于可浮動范圍之外,供應商應在廚房使用之前補充齊全,否則每次給予100元處罰。
3、質量要求:
供應商所供原材料必須保證質量,不得出現腐爛、變質、不新鮮、不符合采購申請單要求的情況,如有出現,使用部門有權拒收貨物,并按照每次每品種200元給予處罰,且要在開餐前把調換好的原料送到,由此引起的如影響出菜、客人不滿等一切后果,由供應商負責。
4、品種要求:
供應商不得隨意改變原材料的規格、品牌,不準隨意缺貨,每違反一次,每品種給予100元處罰,如確實采購不到,需提前通知使用部門負責人,在得到同意后方可更換。如果供貨方說買不到,而使用部門卻能買到的話,除原料以外所發生的費用由供方承擔,并給予每次每品種200元處罰。
二、對使用部門七點要求:
1、應在規定的時間按時驗收,遲到一次給予30元處罰。
2、應嚴格按照采購單和原材料規格標準驗收,如出現不按照采購單上要求而提供的原材料應不予驗收。
3、認真開具采購申請單,保證字跡清晰(供應商如果看不清楚可以打電話咨詢使用部門負責人),如因采購申請單字跡不清而造成原材料采購不及時,則給予當事人每次30元處罰。
4、廚師應嚴格按照庫存數量開具采購單,否則由此引起的重復采購,貨款由責任廚師支付,同時給予廚師長50元的連帶處罰。
5、廚房驗收貨物要認真負責,如原材料驗收完畢后再發現質量、數量、規格等方面不符合要求的,每次給予廚師長所收物品原價2倍的處罰。
6、使用部門負責人應保證在每次驗收原料當天上午及時在貨物驗收單上簽字確認,如有推延,則給予廚師長50元處罰(如遇驗收單暫時沒有結算完畢或其他特殊原因的,可適當推遲,但須向上級匯報,且不能推延過當天)。
7、各檔口應及時領取已驗收的原材料,驗收工作結束10分鐘后,原料仍未領取的,每次給予相應檔口100元處罰,同時給予該檔口負責人100元處罰。
三、共同遵守的三點要求:
1、價格的確定:
由餐飲部定期安排專人負責調查市場,報供應部經理,由供應部經理依據考察的價格列出一周的執行價格,再報供應部門、分管副總經理簽字,并由餐飲部負責張貼公布;
2、價格確定的周期:
價格每周確定一次;
3、處罰:
對供應部門的處罰,由驗收人員
(過秤員、使用部門負責人、供應部門經理)通知餐飲部辦公室開罰款單,必須由過秤員、使用部門負責人、供應部門經理、餐飲副總簽字。對使用部門的處罰,由驗收人員(過秤員、供應部門經理)通知餐飲部辦公室開罰款單,必須有過秤員、供應部門經理、餐飲副總簽字。缺一方簽字的罰款單無效。罰款款項由餐飲部支配。
凌晨五點半,大廚當“跟班”
除了供貨商送貨上門的原料,對需要酒店自己采購的原料,也絲毫馬虎不得。小康制定了一份《餐飲部市場考察跟班值班表》,規定包括自己在內的廚房大廚以上職務的人員,每月兩天輪流跟隨采購人員去市場,在“第一現場”嚴格檢驗原料的質量,同時,考察和發現新的原材料品種。
注:
1、以上人員于當天3:30在后院準時等候跟車去市場,如果遲到,取消當日補助;
2、以上人員在值班的前一天和當天不準關電話,如果聯系不上,取消當日補助;
3、跟班人員要認真負責,嚴格查驗原材料,如采購回來后發現有不合格原料,取消當日補助。
收尾檢查二十條
在大部分酒店里,廚師長收尾檢查只是說說而已,一般都是把最后的關門窗、關電源的工作交代給值班人員,廚師長則一走了之。而小康的《廚師長收尾檢查表》,詳盡地囊括了包括漲發原料換水、油鍋處理等細節在內的20項廚師長收尾檢查內容,使廚師長的每日收尾檢查得以一板一眼地實施。
小康在廚房管理中用到的諸如此類精細、有效的制度和圖表還有很多,以下圖表詳見中國大廚網站廚房管理專題:
《廚房餐具循環管理辦法》、《2009年食品原料質量規格標準》、《餐飲部關于進一步規范會議制度的規定》、《廚房安全操作守則》、《廚房菜品質量管理辦法》、《廚房管理勞動紀律細則》、《廚房六常檢查表》、《餐飲部廚房日常計劃衛生制度》、《廚房衛生檢查標準》、《廚房員工考核表》、《廚房值班要求》、《庫存數量控制表》。
調料只用這幾種
亂用調味品,會使菜品的口味變雜,有些價錢很高的調料,還會增加成本,也給了廚師吃回扣的機會。小康制定的《廚房調料使用規定》,指定了每種味型使用的調料,所規定的品牌都是價格實惠而好用的,既節約了成本,還有利于保持菜品口味的穩定性。
廚房調料使用的規定
為規范廚房調料的使用,防止同類味型的調料重復使用或亂用雜用,特規定如下各味型品種:
咸味調料:精鹽
鮮味調料:港順雞汁、楓葉味精、蠔油
辣味調料:辣妹子、老干媽、泡椒、辣豆瓣醬、蒜茸辣醬:干辣椒、胡椒
醬味調料:黃醬、海天豆瓣醬、味達美、老抽、生抽、蒸魚豉油、玉堂散醬油
甜味調料:白砂糖、白綿糖、冰糖、蜂蜜、桂花醬
酸味調料:水塔陳醋、米醋、浙醋、鼎豐白醋、玉堂散醋
酒類調料:花雕酒、紅星二鍋頭、米酒
其他:豆豉、橙汁、番茄沙司、芥辣根
以上調料為倉庫備有的調料,各檔口嚴格按以上味型使用調料,其他調料原則上不準使用,如有特殊菜肴需用特殊調料必須另行申請采購,否則將被罰款。
小表格“直擊”責任人
《廚房出品合格率統計表》是小康為了提高出品合格率專門制定的,每個檔口一張,整個廚房共七張,每日由核算員填寫,每月結算一次。這張表格可以清晰地記錄下每日不合格菜品的數量和原因,從而找到責任人,實行處罰,這樣就可以起到很好的監督作用。
魚凍黃金甲
亮點:下腳料魚鱗做主菜,搭配魚肉凍,口味豐富。
原料:草魚800克,豬皮100克。
調料:甜面醬50克,巧媳婦魯味鮮醬油75克,蔥段、姜片各20克,辣妹子15克,料酒20克,鹽4克,生粉少許。
制作:1、草魚宰殺干凈,魚鱗取下留用,魚身打一字花刀。豬皮入沸水氽熟,切細絲備用。
2、鍋上火入底油,加蔥段、姜片、甜面醬、辣妹子爆香,烹入料酒、醬油,加入高湯、魚、豬皮,燉1小時,用手勺把魚肉攪爛,取肉和原湯,定入八只小碗,自然放涼后備用。
3、魚鱗加鹽拌勻腌10分鐘,拍勻生粉,入4成熱油中炸20秒,撈出,油溫升至七成熱,下入魚鱗炸至金黃色迅速撈出,盛入盤中央。
4、每小碗魚肉凍用刀均勻劃成四份,圍在盤子四周即可。
味型:咸鮮微辣。
石鍋風味馬蹄
亮點:馬蹄做成石鍋菜,搭配小米辣,口味新穎。
原料:去皮馬蹄350克,青紅小米辣20克,豬肉丁25克,高湯150克。
調料:蔥30克,姜80克,蒜片85克,料酒40克,味達美35克。
制作:1、馬蹄改刀成半厘米厚的片,飛水4分鐘至入成熟。小米辣改成斜刀段。
2、鍋上火入底油,入蔥姜蒜片,加小米辣、肉丁煸炒,烹入料酒、味達美調味,加高湯和馬蹄,燉5分鐘,盛入燒熱的石鍋里即可。
味型:咸鮮微辣。
同行探討
李建輝:這兩道菜看似普通卻有非常鮮明的特色:調味簡單,所有菜品里都沒有加味精、雞精等調料,實用價值很高。
關鍵詞:采購業務;控制;制度
中圖分類號:F253 文獻標識碼:A 文章編號:1006-4117(2012)01-0222-01
采購業務的內部控制制度設計,就是依據采購業務的業務發生頻繁、工作量大、運行環節多、貨物流動帶動資金流動、容易產生管理漏洞等工作特點,設計出規范整個業務流程和每個關鍵控制點的規定、方法、措施等,并規范執行,嚴格監督,認真考核,使采購業務規范化、標準化、制度化。
一、企業采購業務活動的內容。采購業務涉及實物資產收入、使用和處置,又涉及資金支付結算事項。以制造業為例,企業的采購業務內容主要包括:(一)生產或管理部門根據采購預算或計劃提出采購申請。企業的生產計劃部門一般會根據顧客訂單或者對銷售預測和存貨需求來分析決定生產授權,簽發預先編號的生產通知單和材料需求報告。(二)對采購申請作出審批。審批人根據職責、權限等程序對采購申請作出審批。(三)實施采購。采購的過程包括聯系商家、談判、簽訂采購合同等。采購合同應預先編號并經過被授權的采購人員簽名。(四)驗收商品或勞務。采購物資或接受勞務后理應對著訂單或購貨合同進行驗收,由獨立部門或人員對貨物或勞務進行品種、規格、數量和其他內容進行核實,并出具驗收證明資料。(五)支付款項。(六)進行賬務處理。以支票結算為例,在手工系統下,會計部門應根據已簽發的支票編制付款記賬憑證,并據以登記銀行存款日記賬及其相關賬薄。(七)對采購工作進行檢查和評價。
二、采購控制制度的具體設計。根據《內部會計控制規范――采購與付款(試行)》的要求,實現企業采購業務的控制目標,單位應建立以下制度。(一)采購業務崗位分工制度。只有進行了科學的崗位分工,才能有效預防采購業務的中的弊端,保證采購業務活動的合法性、合理性和經濟性。(二)采購業務授權批準制度。(三)請購制度。企業應建立采購申請制度,依據購置物品或勞務類型,確定管理部門,授予相應的請購權。(四)采購業務審批制度。對于超預算和預算外的采購項目,應明確審批程序,由審批人根據其職責、權限以及單位實際需要對請購申請進行審批。(五)采購業務驗收制度。(六)采購業務付款制度。(七)采購業務監督檢查制度。企業應建立采購業務內部會計控制的監督檢查制度,明確監督檢查機關或人員的職責權限,定期或不定期地進行檢查。
三、采購業務的具體內部控制方法。以制造業企業為例,一般而言,我們把采購業務的環節歸納為采購預算、請購、采購作業、驗收入庫、貨款結算、賬務處理及檢查分析與評價六個環節。如下圖所示。
(一)采購預算。采購預算是根據銷售計劃或生產進度,由使用部門填報“采購預算申請單”,經有關部門核準后,交采購部門編制。該環節具體控制工作有以下幾個方面。1、劃分申請采購部門。對于常備原料和生產用常備物料,通常由使用或倉儲部門提出申請;對于常備物料中非生產用物料和非常不物料,可以由總務部門提出申請。2、采購預算編制。采購預算編制依據是個申請采購單位已獲批準的“申請采購單”。采購預算內容包括采購品名、規格、質量標準、數量、單位價格等。3、采購預算批準。采購預算批準需要經過單位預算管理委員會通過。如果單位未建立全面預算管理體制,單位主要原料及其他金額較大的存貨采購應有總經理、主管存貨采購的副總經理、“三總”(總工程師、總經濟師、總會計師)和相關部門負責人通過會議或聯審等形式進行集體決策。(二)請購。采購部門收到請購單后和在最終發出購貨訂單前都必須對于對該數量、訂購對象及發出購貨訂單時間三個方面做出決定。請購環節應從以下方面進行控制。1、采購申請控制。有關部門或人員應按以銷定產和庫存合理的原則,根據單位預算和實際情況,及時向有關部門提出采購申請。凡是不需用、不急用的材料一律不得采購或提前采購。2、審批控制。審批人根據職責、權限和程序對采購申請進行審批。對不符合規定的采購申請,審批人應該要求請購人調整采購內容或拒絕批準。(三)采購。采購作業是以審批過的請購為依據實施采購的過程,在這一過程中要決定供應商、采購價格、簽訂合同等事情,它是整個采購環節的關鍵控制環節。1、供應商的選擇。選擇供應商不僅要貨比三家,而且更要注意從企業的戰略出發,考慮原材料供應的長期性、穩定性。2、采購價格的控制。采購價格是最容易出現違紀、違規問題的環節。采購價格的控制需從組織、程序、授權與批準等方面進行控制。通常要首先控制制定價格的標準,可以考慮成本項目、價格制定方法等因素。3、采購數量、時間的控制。采購數量控制是對訂購多少的控制。采購數量多,價格就便宜,但不是采購越多就越好。對采購數量的控制,采購部門應對每一份請購單審查其請購數量是否在控制限額的范圍內。(四)驗收。驗收從以下兩個方面進行。1、憑證審核。憑證審核的內容包括對入庫存貨的相關憑證加以確認。發現問題應及時與采購和生產部門聯系,并采取相應的措施。2、數量、質量的檢驗。對數量的檢驗包括實際交貨量與交貨通知單的數量是否一致;實際數量與訂貨單副本數量是否一致;實際交貨量是否能達到生產作業計劃中的需要量等。(五)付款。付款環節則側重于現金流控制。付款申請由債權人已經銷售發票提出,送交采購部門的采購人員,采購人員報采購部門主管審批,經審批后的材料報送財會部門審核,審核無誤后,由出納直接付款。(六)采購業務檢查分析與評價。單位應定期與供應商和對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符,應查明原因,及時處理。采購與付款業務監督檢查的內容包括:采購與付款業務相關崗位與人員的設置情況,采購與付款業務授權審批制度的執行情況,采購與付款業務驗收制度的執行情況,應付賬款與預付賬款的管理。
作者單位:范麗娜 河北定興第一中學
姜永濤 華北電力大學科技學院動力系
參考文獻:
[1]國際內部控制師協會(IIA)著.內部控制實務標準[M].中國內部控制協會編譯.北京:中國時代經濟出版社,2003.
第一章:員工守則
一、標準
一切以公司利益為重,團結協作、努力工作、積極進取、鉆研業務、不斷提高服務意識,以贏得客戶的滿意并保守公司的商業秘密,為公司取得良好的經濟效益和社會效益做出應有的貢獻。
二、儀容儀表
員工的儀容儀表關系到公司的形象和聲譽,同時也是公司管理水平的具體體現。
(一) 員工必須以飽滿的工作熱情進入工作崗位,工作時間內應保持良好的精神面貌,語言文明,舉止端莊;
(二) 上崗時員工須保持良好的個人衛生,不得留過長的指甲,身體及口腔不得有異味(上班前不得飲酒及使用刺激性氣味食品)
(三) 員工工作時間必須講普通話;服裝要時刻保持清潔平整,男員工不得穿拖鞋、布鞋、露腳趾涼鞋在辦公時間內進入辦公區。
(四) 員工發型要大方端莊并梳理整齊,頭發要保持清潔,不得留怪異發型。
三、行為規范
為保證工作秩序,員工應遵守下列行為規范
(一) 員工按照公司規定的時間上下班并簽到;
(二) 接聽工作電話,語氣要溫柔,言語要有禮貌并簡潔明了,嚴格執行崗位規范,對于本部門其他員工或其他部門的電話有義務轉達和告知;
(三) 員工在崗期間,不準看非工作性的報紙和雜志;不得使用公司電腦做其他與工作無關的活動(例如:聊天,網絡游戲等),一經發現處以200元的罰款;
(四) 員工在崗期間,不準處理與工作無關的事情,不準串崗、脫崗;嚴禁長時間打私人電話,嚴禁因私打長途電話。除規定人員外,其他人不得輕易在公司上網,如特殊需要,需經經理或主管同意方可。
(五) 員工須按規定及時上交在公司內拾到的任何物品;愛護辦公設備,節約辦公耗材、下班之前應及時關閉電源(包括電腦、電燈等),關好門窗,以免造成不必要的損失,嚴禁用公司的電腦等設備進行私人圖片、文件、照片等的處理或打印之類與工作無關的活動,違反此規定的,將處以100-300元的罰款;
(六) 員工應絕對遵循公司的保密制度,未經經理批準,不得將公司的技術、資料、計劃、決定等商業機密向其他非相關人員甚至公司以外的員工透漏、復制或者發送,一經發現,嚴肅處理,對于情節和后果嚴重者,公司將保留進一步追究其法律責任的權利。
(七) 如員工無特殊原因,應迅速趕赴公司完成工作任務;如聯系不上,并對公司造成損失或延誤工作者,視情節輕重分別處于警告、罰款等處罰。
(八) 員工如遇特殊情況不能到崗上班,須提前按公司規定的請假程序辦理請假手續。
(九) 員工下列個人情況發生變化時,應及時通知部門經理和辦公室;
1、 住址和電話。
2、發生事故和特殊情況時的任何聯系辦法。
(十) 公司員工個人收入、各種報銷、福利等不得向他人告知,否則公司予以除名處理。
(十一)員工必須遵守公司和部門制定的各項管理制度和崗位職責。
(十二)嚴禁員工在外兼職,如有發現公司保留隨時辭退的權利,且該員工不享有兼職期間的工資和獎金。
第二章:考勤規定
一、總述
(一)、主管負責公司考勤工作,包括制度解釋及完善,組織檢查和分析考勤的執行情況及管理工作,并于當月25日統計上月的出勤情況。
(二)、考勤內容包括出勤、遲到、早退、曠工、事假、病假、婚假、喪假、法定假日等。
二、日常出勤規定考勤制度
(一)、每周工作時間為:星期一——星期六。
(二)、每日工作時間為:上午8:00——12:00;下午2:00——6:00;本公司所有人員均按規定簽到。
(三)、員工應自覺遵守上下班時間,到上班時間本人還未到崗,即為遲到;凡未到下班時間,提前離崗,即為早退,早退當天按曠工處理。實際到崗和離崗時間均以考勤記錄時間為準。
(四)、因公外出不能按時簽到者在征得直接主管領導批準的情況下,由直接主管領導簽字,交辦公室備案,否則視為曠工;如果直接主管領導出具虛假證明則將承擔連帶責任,公司將視情節輕重給與處罰。
(五)、員工請假須提前一天申請,經理批準后報人事部備案。事假、病假屬無薪假,即員工請假期間,不計工資;
(七)、遲到早退的處罰規定
1、遲到或早退3次,15分鐘以內罰款30元,15分鐘—30分鐘以內罰款50元,30—60分鐘罰款100元,半小時以上按曠工半天論處。
2、發現一次不簽到罰款50元。
3、凡每月遲到或早退超過二次者,依情節輕重給予提醒、警告、張榜等處分,屢教不改者除名。
三、曠工的處罰規定
1、沒有按規定程序辦理請假手續或未經批準離崗1小時以上者及各種假期逾期而無續假者依曠工論處;
2、遲到或早退1小時以上且無正當理由辦理補假手續者視為曠工。
3、委托或代替他人簽到者,一經查明,雙方均以曠工處分,同時罰款300元。
4、不服從公司的崗位調配而拒絕不上班者按曠工處理。
5、員工無故曠工一次扣人民幣100元,兩次扣人民幣300元,連續礦工兩日,或一年曠工累計三日者,公司將予以開除。
6、凡請假須填寫“請假申請單”并報辦公室,特殊原因電話通知辦公室,否則視為曠工。
7、如需外出提前向辦公室說明外出原因,否則視為早退。
部門主管違反規定按上述標準加倍處罰。
四、日常規定
1、公司內部員工不允許用一次性水杯喝水,如有發現罰款50元。
五、請假規定
除非特殊情況,員工請假必須提前辦理請假手續,到辦公室領取《請假申請單》,并依人事權限給予審批后方為生效;否則按曠工處理。
1、員工因病或非因公受傷請假一天以內者,應補辦請假手續;
2、員工因病或非因工傷請假超過一天者,須持醫院開具的病假證明辦理請假手續,連續病假3天以內有直接由直接主管上級批準,3天以上由主管領導批準。
3、員工到醫院看病視為病假,以實際離崗時間填報病假申請單,辦理請假手續。
4、員工醫療期自病假之日起計算。
六、事假規定
1、員工確因私事須親自處理,可請事假。事假必須提前一天向所在部門提出書面申請,辦理相應請假手續;
2、請假期滿,如需延長,應提前辦理請假手續,經批準方可延假。如遇急事無法在事前辦理手續時,可采用通訊辦法報告相應主管上級,事后補辦手續;
3、員工因特殊原因遲到,經補辦請假手續可作為事假處理;
4、員工連續請事假兩天以內有直接主管上級批準,兩天以上由主管領導批準。
5、病假、事假為無薪假。
七、加班規定
1、本公司如因工作需要,可于辦公時間以外指定員工加班,如員工無特殊原因拒絕加班而對公司造成損失或延誤工作者,視情節輕重分別處于批評、罰款、除名等處罰。
2、員工于加班后填寫“加班備案單”經部門經理批準后,再由主管領導批準后,將備案單交回辦公室備案。公司將在不影響工作的前提下,由主管安排倒休。
3、離開時按規定簽卡。
4、公休日加班可補休,補休時間由主管批準安排,交辦公室備案辦公室無備案的不予承認。
第三章:辦公用品的購買
1、統一限量,控制用品規格以及節約經費開支,所有辦公室用品的購買,都應由辦公室統一購買。
2、定購數量:根據辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向辦公室主任報告,確定定購數量,必須以書面形式提出正式申請,經主管經理審批確定后,通知送貨單位在指定時間內將辦公用送到公司。
3、采購方法:在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下按照成本最小的原則,訂購所需要的辦公用品。
4、支付:收到辦公用品后,對照訂貨單開具支付發票,經主管及主管部門經理簽字后,轉交給出納負責人支付或結算。
5、發放:辦公用品原則上由公司統一采購,分發給各部門,如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品申請書”的前提下就近采購,在這種情況下,辦公用品管理部門有權進行審核。
長遠辦公用品發放規定
一、本公司為規范辦公用品的發放工作,特制定本規定。
二、公司各部門應本著節約的原則領取、使用辦公用品。
三、各部門須指定專人管理辦公用品。
四、各部門于每月31日前將下月所需辦公用品計劃報給辦公室,辦公室于每月6日前一次性發放各部門所需辦公用品。
五、采購人員須根據計劃需要采購,保證質量。
六、辦公用品入庫和發放應及時記帳,做到帳物相符。
七、任何人未經允許不得私自挪用辦公用品及其他物資,物品要做到類別清楚、碼放整齊。
長遠辦公用品管理規定
一、為使辦公用品管理規范化,特制定本制度。
二、本制度所稱辦公用品為消耗品、管理消耗品、回收管理品及管理品四種。
1、消耗品:鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、復寫紙、標簽、夾子、橡皮等。
2、管理消耗品:簽字筆、熒光筆、修正液、電池等。
3、回收管理品:墨盒、碳粉、色帶等。凡使用過的紙張不得自行撕毀,全部交到前臺登記以便使用。
4、管理品:剪刀、美工刀、訂書機、啟釘器、直尺、打孔機、鋼筆等。
三、消耗品應限定人員使用,自第三次發放起,必須以舊替換新品,但純消耗品不在此限。
四、管理品移交如有故障或損壞,應以舊換新,如發現丟失,負責人員按價賠償。
第四章:業務員制度
一、業務員每天需寫業務日志,整理好自己范圍內的業務資料,每周需寫業務周報,隨時接受上級主管的檢查;
二、業務員未寫日志、周報的,每次罰款10元,每月三次未寫日志,周報者記大過一次,罰款50元,每月五次未寫日志、周報者按自動離職處理。
三、總經理抽查未寫日志、周報而業務主管未對業務員作相關處理,業務主管每次罰款30元。
第五章:技術員制度
一、技術員每周一須交本周計劃,且每天下班前需寫工作日志并放于工作臺面備查;
二、技術員未寫日志、周報的,每次罰款10元,每月三次未寫日志,周報者記大過一次,罰款50元,每月五次未寫日志、周報者按自動離職處理。
三、總經理抽查未寫日志、周報而業務主管未對業務員作相關處理,業務主管每次罰款30元。
第六章:衛生制度
一、中午在公司用餐者,餐后應第一時間處理好就餐后留下的飯盒及雜物;
二、積極參加公司的每一次大掃除,平時要保持個人辦公臺和電腦桌的干凈整潔,嚴格杜絕紙張、雜志、工具書等物品亂堆亂扔;
三、公司內嚴禁隨地吐痰,亂丟垃圾。
第七章:人事管理制度
一、人員入職第一天,應按要求認真填寫準員工檔案,如發現所填個人資料有任何捏造、虛構等,公司將無條件開除;
二、正式員工因特殊原因離職者,必須提前一個月向經理提出辭職申請,否則公司將不予辦理工資結算等辭職手續。員工離職時,應將所有公司財物、硬件資料、設備以及鑰匙歸還公司。
第八章:假期制度
一、享有國家公布的法定假期;
二、婚假:員工可享有5天無薪婚假,外縣市的多2天,外省的多3天,員工申請婚假,需出示結婚證或有效證明;
三、喪假:員工遇有直系親屬的喪事,可有三天無薪假期,外縣市的多2天,外省的多3天。
[關鍵詞]建材超市;存貨;內部控制
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.036
[中圖分類號]F233 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2015)16-00-02
1 目前建材超市存貨存在的主要問題
1.1 存貨內部控制制度中存在的問題
目前我國建材超市大部分采用軟件做賬,而出納一般采用手工做賬。有些企業往往出現會計人員和出納人員由一人擔任的現象,這加大了財務舞弊風險。
1.2 存貨采購過程中存在的問題
(1)采購人員對市場不熟悉,采購前未做詳細的市場調查,也未與一線銷售人員進行有效溝通,不了解市場上貨品的價格波動情況,也不清楚暢銷和滯銷商品情況,從而導致有的產品進貨價比市場上賣的價格還貴,甚至出現供需矛盾。
(2)在采購商品時未嚴格執行采購相關流程。采購人員未制訂預算或采購計劃,已制訂的計劃未辦理相關采購手續,在寫采購申請單時未嚴格填寫信息,導致采購員對上次采購的商品價格及現有庫存情況無法準確掌握。由于沒有明確的目標,商品庫存結構也存在不合理現象,如超市積壓了很多存貨但顧客卻買不到想要的商品。
(3)未簽訂采購合同。部分商品在采購時未簽訂采購合同或購銷協議,導致商品售后服務得不到應有的保障。有些產品在購買時雖簽訂合同,但合同內容不夠具體,很多都只是浮于表面。
(4)缺乏對采購人員監督的制度。存在部分采購人員與廠家代表勾結吃回扣,產品以次充好的現象。同時,部分采購人員利用自己與廠家的關系,直接為自己親友進貨,導致市場控制混亂,泄露商業機密。
1.3 存貨保管過程中的問題
1.3.1 存貨入庫
有些存貨的入庫只由倉庫管理員或門市部相關人員點數,采購人員并未到場,驗貨過程中未認真核對存貨的品名、型號、顏色、數量以及價格等信息,導致在銷售產品時才發現產品存在色差或損壞等情況。
1.3.2 存貨保管
建材超市存貨商品品種繁多,不同商品具有不同特性,這對保管人員的素質要求相對較高,而建材超市為節約成本,一般選擇年齡偏大、學歷較低、沒有倉庫管理經驗的人來進行管理。很多超市沒有自己的升降式叉車,貨物的搬運主要靠手工,存在人為損壞貨物的情況。
1.3.3 存貨盤點
存貨盤點業務存在不科學現象。存貨是建材超市最重要的資產,具有數量大、品種多及規格多等特點,因此其盤點是一項十分艱巨且繁雜的任務,需要建立科學的業務流程。建材超市涉及的存貨數量和種類繁多,每月都盤點所有庫存商品,因此,核對賬目是不現實的。需區分重點物資與一般物資的盤點特性,有針對性地進行盤存。
1.4 存貨銷售過程中的問題
貨物售出后由收銀臺打出銷售單,倉庫憑銷售單發貨。建材超市的倉庫管理人員,在發貨時只是簡單核對商品數量,而很少核對商品的質量、顏色及型號信息,這可能導致錯發貨物現象。
建材超市每年都會做很多促銷活動,有些促銷是廠家支持的,有些則是對過時、殘次品進行處理的促銷,以優化產品結構為目的。但超市銷售人員一味熱衷于廠家支持的促銷,忽視對處理品的促銷,長期積累,導致超市存貨結構不合理。
2 建材超市存貨內部控制改進策略
2.1 建立健全內部控制制度
2.1.1 建立健全內部牽制制度
一般情況下,處理每項存貨的全過程,或全過程中的某個重要環節都需由兩名或兩名以上的工作人員、兩個或兩個以上部門分工負責,以起到監督控制作用。例如存貨的驗收入庫工作,應由采購員和倉管員同時驗貨,且需共同簽字,才能交由財務做賬;盤點存貨時,應由本部門的人員負責盤點,同時還需一人(與該部門沒利益關系)進行監盤。
2.1.2 建立健全內部監督制度
采購、保管和記賬工作要有不同部門負責,且部門之間相互監督。財務部門對倉庫的稽核一方面可通過盤點實物,另一方面可核實驗貨單和銷售單,并審核已銷售未發貨和已購買未入庫商品的情況。按會計制度規定,存貨至少應每季度盤點一次,財務部門參加的實物抽查盤點,至少應每年年終時全面盤點一次,以保證賬實相符。同時,對價值較高、體積較大的產品應一個月盤點一次,及時處理存貨,更新產品。
2.2 加強存貨采購的內部控制
第一,加強對采購人員的培訓,提高采購人員的業務素質,加大采購人員對市場行情的考核力度,并將采購人員與一線銷售人員的溝通情況納入績效考核中。
第二,嚴格執行采購相關流程,落實計劃申報的可預見性和實效性。采購人員要在采購申請單中明確寫出采購價格和現有庫存,并注明庫存損壞的情況,認真核實物資計量單位,由店長或經理隨機抽檢采購人員的采購申請單。
第三,與供應商簽訂合同,明確各自責任,保證產品質量以及售后服務水平。
第四,對采購人員實行輪崗制度,完善采購制度,將對人的完全勝任轉變為對員工的合理勝任,并加強制度牽制。
2.3 制定合理的存貨保管制度
2.3.1 存貨入庫
商品入庫時,倉庫保管部門要檢驗存貨的品名、型號、顏色以及數量等信息,審核采購申請單、供應商的銷售單,并與實物一一核對,核對無誤后才能驗收入庫,開具并打印商品入庫單。入庫單需倉庫保管員和采購人員共同簽字。商品入庫單一式三聯,一聯由倉庫保管人員留著備查,一聯交給采購人員,另一聯交財務做賬。直接入門市的獲取也要由門市負責人和采購人員一一清點,方可入庫。對于無法入庫,直接運抵使用現場的貨物,要由采購、質檢、倉儲及使用部門的有關人員到現場驗收并簽字,打印入庫出庫單,交財務做賬。
2.3.2 嚴格執行倉儲保管流程
第一,倉儲人員按照倉儲保管規程,分類保管存貨并及時填寫儲物卡;倉儲部門負責人要定期檢查,并做好檢查記錄,及時處理安全隱患。對違反規定造成的損失要追究責任人的責任,按照相關規定及物品價值和事故等級,交由公司批準后執行。
第二,采購部門應根據市場需求預測及以往的經驗,在年初擬定各類存貨的最低儲量、最高儲量,并根據各個季度的完成情況適當調整,確保存貨量的合理性。
第三,從倉庫調撥商品到門市需及時填寫調撥單,由相關負責人簽字,并及時由倉管保管員做好記錄,保證倉庫、門市的庫存信息均準確及時。
第四,對因自然原因造成的存貨質量問題要及時向上級稟報,合理處理,減少成本積壓。
第五,定時對倉庫保管員進行培訓,提高其業務素質,要求他們不斷學習先進的倉庫管理知識和理念。
2.3.3 采用先進的存貨盤點方法
存貨作為收發頻繁的流動資產,需要定期、不定期地清查盤點庫存情況。結合建材超市存貨的特點,可采用ABC分類控制法。盤點過程中發現的盤盈、盤虧、毀損以及經技術鑒定需報廢的存貨,應按授權權限范圍由公司領導批準處置。同時對重大存貨的處置,應按照公司章程,經管理層批準后處置,公示處置結果,并進行備案。
2.4 完善存貨銷售流程
關鍵詞:C/S;B/S;物資采購;平臺
中圖分類號:TP311.52
隨著企業全面深化體制機制改革的發展,物資采購從原來的分散采購轉變為統一采購,將原來分散在不同部門的物資采購職能統一到一起,成立獨立的物資采購中心。按照集中采購模式,集中管控供應商、采購價格與庫存情況,降低采購成本。信息化手段做為提升企業經營和管理不可或缺的輔助工具,在物資采購信息管理平臺的建設上以“數字采購、協同采購”為目標,從采購需求、采購計劃入手,通過訂單管理、采購檢驗入庫與訂單結算等業務審批流程控制與痕跡化管理,規范采購流程;同時,積極推進采購管理向上游供應商的延伸,建立供應商網絡協作采購模式,引入供應商管理庫存(VMI)與準時生產(JIT)等理念,通過供應商選取、與供應商的全面協作,考核評估等環節的數據集成與流轉,使得整個物資采購環節型成一個PDCA閉環,切實做到通過信息化來提升采購力。
1 企業信息化現狀
在企業成立物資采購中心之前,已經建設有ERP、MES、財務管理、物流信息系統(LIS)、主數據管理平臺、數據交換平臺等系統。新建設的物資采購信息管理平臺考慮保護既有投資,避免重復建設,將企業已建系統中的一些相關業務關聯集中到一起,通過業務協同,數出一門,實現采購管理、供應商網絡協作、供應商管理等功能。
2 現行物資采購業務管理存在的問題
(1)當采購的物資是新物資時,采用電話、傳真或電子郵件的方式進行詢價,雖然可以完成詢價工作,但收集的數據分散、表現形式多樣,不利于詢價工作的統一管理和統計分析;(2)與供應商的采購訂單確認采用傳真方式,該方式雖然保證了采購訂單蓋章確認的合法性,但當訂單需要多次調整確認時,無法做出快速的調整和反饋;(3)需要了解供應商的庫存情況,一般采用電話、傳真或電子郵件的方式進行咨詢,無法實現對供應商庫存數據的實時、動態了解。
3 系統設計
3.1 系統架構設計
物資采購信息管理平臺的系統架構設計遵守高內聚、低耦合的原則,C/S部分采用PowerBuilder+Oracle模式開發,B/S部分采用基于J2EE多層架構和組件開發技術,進行系統架構設計和系統開發。
3.1.1 采用C/S與B/S模式相結合。根據企業信息化實際情況,物資采購在企業內部的業務管理部分,業務量大且內容相對復雜,對業務流程、數據安全、響應速度的要求高,如計劃管理、訂單管理、采購合同、到貨登記、質量檢驗、入庫管理等。對于這部分內容,采用C/S模式來實現。利用C/S模式,方便個性化流程設計,減少對服務器和網絡資源的占用,更好對數據進行安全保護。同時,還可以利用企業原有的數據資源和數據分發機制,實現內部數據的統一。
針對企業的供應商數量多,地域分散等特點,采用B/S模式,開發面向互聯網與供應商業務互動部分的內容,很好地解決了系統的使用與維護管理問題。
3.1.2 系統集成方面。(1)確保基礎數據唯一性。為保證基礎數據出處的唯一性,物資采購信息管理平臺所用到的基礎數據統一從企業主數據管理平臺獲取,如供應商編碼、材料編碼,備件編碼、計量單位編碼、人員編碼、組織機構編碼等;(2)業務系統集成與交互。物資采購信息管理平臺需要與ERP、MES、OA、財務管理、物流信息系統(LIS)等業務系統進行信息交互。接口設計要求遵循企業現行的標準規范,同時要考慮盡量減少對暨有系統的改造。
3.2 系統業務功能設計
3.2.1 采購計劃管理。根據不同物資類別需求計劃為編制依據,實現采購月計劃和采購月調整計劃的錄入、修改、查詢功能。
3.2.2 采購合同管理。實現采購合同按采物資類別分類進行管理,并將采購合同與采購計劃、采購訂單建立關聯,實現采購業務的追蹤。
3.2.3 訂單管理。采購訂單按物資類別進行分類,依據采購月計劃和采購月調整計劃編制,實現與采購計劃、采購合同建立關聯和業務追蹤。
3.2.4 訂單確認。采購方和供貨方通過網上交互,進行網上協作,解決了紙制單據傳遞和電話溝通中存在信息中斷問題。
3.2.5 發貨單管理。該功能實現供應商發貨情況的管理。在發貨單管理中,一份發貨單僅記錄一次發貨的情況,是采購訂單的一個子集。通過發貨單銜接了采購訂單和到貨登記,使采購業務的信息流變得完整、順暢。
3.2.6 到貨登記管理。實現對物資貨物的暫存管理。通過與發貨單的關聯查詢和到貨登記單據的自動生成,在管理上控制和避免了供應商發出的物品與實際采購的物品有差異的問題,減少了庫管員錄入的工作量和錄入錯誤。
3.2.7 質量檢驗申請管理。依據到貨登記編制質量檢驗申請,通過質量檢驗申請和到貨登記一對一的關系,實現質量檢驗申請單據的自動生成,并與到貨登記、質量檢驗單建立關聯,實現采購信息的跟蹤。
3.2.8 質量檢驗管理。通過設置提交、提交、已審核、作廢四個狀態,現質量檢驗單據的生成、錄入、修改、查詢等管理功能。并通過聯查功能,實現采購業務追蹤信息的追蹤。
3.2.9 入庫管理。實現已檢驗合格的物資貨物的入庫管理業務。依據到貨登記編制暫估入庫單,并在入庫管理中實現暫估入庫單的錄入、修改、查詢、暫估入庫單單據據聯查功能。
3.2.10 供應商管理。該功能實現供應商基本信息管理。供應商基本信息是供應商的基礎信息資料,包括供應商代碼、名稱、地址、聯系人等信息。
3.2.11 供應商評價管理。實現對供應商綜合評價信息的管理。根據供應商到貨執行率、到貨質量、到貨的及時性等信息,給供應商進行綜合評定,并將信息反饋回給供應商。
3.2.12 統計分析。實現采購計劃執行情況的統計和分析。內容主要包括物品月度計劃量、訂單下達量、截至當前日期的發貨量、截至當前日期的到貨量、截至當前日期的入庫量、當前庫存量及相關比率等信息。
3.2.13 消息提醒。該模塊采用DWR消息推送,實現供應商與采購業務員之間消息互動,及時提醒供應商與采購業務員協同業務處理。當采購業務員發出報價單和采購訂單后,系統會自動發送消息提醒供應商及時填寫報價單和進行訂單確認。同時采購業務員與供應商可以在線或離線狀態下互相發送消息。
3.2.14 權限管理。物資采購信息管理平臺權限管理作為系統的安全保障機制,要求靈活可配置。
物資采購信息管理平臺的用戶既有企業員工,也有供應商方人員。因此,對權限管理有系統和全面的規劃要求很高,具體到功能級和數據級的權限配置和管理。權限管理分為兩個部分,分別是在C/S模式下實現的功能權限管理和在B/S模式下實現的功能權限管理。
4 結束語
通過建立統一的物資采購信息管理平臺,實現了采購集中化、業務流程標準化、管理過程效率化的管理要求,可以滿足公司集中采購模式下多種管理模式的采購業務管理,規范采購行為,有效降低公司采購成本、優化業務流程、大大提高公司集中采購的運作效率。
參考文獻:
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