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該物業(*廣場)占地面積35畝,總建筑平面*平米,由21層主樓及3層裙樓、5層酒店式公寓、*平米餐廳與配套用房構成,主體建筑為框剪結構、外觀風格獨特。該物業配套設施與智能化設備齊全,達到國家甲級寫字樓硬件標準,現為政府*服務中心與中外各知名公司積聚辦公之地,亦是本區域地標式建筑。
本著業主至上,服務第一的經營宗旨、以打造精品物業品牌為目的,在大廈的物業管理方面,我公司積極進取、銳意創新,介入之前即及早地制定了一系列提高物業管理水平的優質服務計劃和管理方案。
在大廈裝修之初,我公司就積極進行前期介入,全程配合監理公司代表業主方對整個裝修施工進行了監管,從物業管理角度提供了很多要求和改進意見,并深入參與了大廈工程施工驗收工作。把工程施工作為物業接管驗收的一部分來一起進行,并由此掌握了大廈的第一手資料,為今后的物業管理打下了良好的基礎。隨后的物業接收工作均符合國家物業管理條例法規規定、及時與業主方簽定了正式委托合同、明確了雙方的責權利。
大廈竣工交付使用后,我公司集中優勢人力、物力資源,成立了大廈管理處,與業主方進行了全面的物業資料、檔案及相關文件的交接,積極配合業主對大廈的招商工作,認真細致地開展了租戶的裝修管理,按有關規范建立并辦理與各租戶、使用人的入駐手續。
管理處在崗位設置、人員配備、各種制度與程序建設,運作管理及對客戶的服務規范方面秉承我公司一貫的優良作風,努力建立了標準化模式。公司在物業管理的每一環節都有章可循、有據可考。同時,我公司還積極探索is9000國際質量管理與質量控制標準,不斷跟蹤國內外物業管理動態,提高大廈的物業管理與服務標準。
我公司始終堅持“物業管理以人為本”、“客戶是公司存在的唯一理由”的客戶至上原則,在對客服務方面根據本大廈租戶特點及需求推出了一系列特色服務項目如:“商務保姆”“私人保鏢”“鐘點司機”等贏得客戶一致好評。
在日常基礎管理方面,管理處以星級酒店標準全面及時地維護物業設施,根據本大廈特點及入駐率,適時對大廈進行了封閉式管理,在保潔綠化、工程維修、消防治安、處理客戶投訴、對客戶提供便捷服務等各項工作中遵循國家規范和標準取得了良好的成績,獲得了入駐單位與業主/各使用人的一致好評。現大廈物業綠化率達到65%并保持良好,設備設施保養合格率達到99%,專業崗位持證上崗率達到100%,治安消防事故率為0%,客戶投訴處理率達到100%,客戶滿意度達到100%...,各項指標均達到或大大高于國家標準。同時,我公司也籍此獲得了良好的經濟和社會效益。
針對本大廈物業特點,我公司與業主共同確立了:“全力打造精典商務之都,藝術之都,文化之都,金融之都”的總體目標,舉辦了系列推展活動,極大地提高了本物業的市場知名度及美譽度,促進了大廈物業的保值增值。
回想當初,感慨萬分。當初還是一個沒有系統管理經驗的隊長,只知道每天在工作崗位上等突發事件發生后再處理,崗位上只有簡單的工作流程,沒有后來學習的各種各種突發事件的處置預案和預防措施,七彩形式的企業文化(花式多樣的培訓模式,崗位輪動,生日聚會、運動會等),在很短的時間內收取信息甚至是膨脹到閉塞。學習公司簡介及領導信息再到徹底的以前的工作模式,的確有點接受不了。嘗試著接受并融入團隊運作才發現物業有很多可學的專業管理知識。短短的兩年,讓我在基層管理崗位上奠定了扎實的基礎。為后來在工作中創新管理做足了鋪墊。在公司不斷發展的同時與公司同步開拓思路,創新管理。具體事例如下:
一、在專業知識不斷學習的基礎上根據實際情況對本崗位工作進行創新管理:
1、其中在負責園區環境管理中車間消殺工作由被動等通知安排消殺工作改為主動打電話為分廠提供消殺服務,得到分廠領導一致好評。
2、園區地勢較低,每年汛期園區逢下雨時園區都積水成河,制訂了防汛預案,有效組織員工快速反應防汛并及時排水保證園區正常生產。過后組織員工對園區淹沒部位進行清洗。受到書面表揚,獎勵項目處元。在年接收時,根據管網走向繪制了園區第一張下水管網平面圖。
3、在負責污水站污水處理工作期間,有效的和維保公司及污水站員工進行結合,在原有上報市環保局傳輸標準之上制定標準,提前發現異常情況,第一時間維修并定期清理污水口和檢測口,在硬件條件之外物業公司接管污水站沒有接過一次停頓整改通知。
4、有效組織護衛對班車沿途路線交通情況進行疏通,得到公司行政部在集團內刊上進行通報表揚。
二、個人取得的成績離不開公司正確的發展計劃及領導對員工傳幫帶的指導,在日常工作中我努力做到了以下幾點:
1、日常管理中秉承公司利益及員工成長為第一的原則,將公司的發展規劃與員工的切身利益相掛鉤,要把對上負責和對下負責有機的結合起來,全心全意做好承上啟下作用。
2、以公司“先做人后謀事”“樹正氣講團結”的精神為基準團結團隊,團結就是力量。在工作過程中,我能自覺按照民主集中制的要求,注重維護團隊團結,創造良好的氛圍;充分發揚民主,虛心聽取各種意見;勇于批評和自我批評,注重決策的民主化和科學化,為順利推進公司下發工作計劃及領導臨時安排工作創造了先決條件。平時注重觀察干部的思想和工作情況,及時溝通思想,凝聚人心,調動各方面的工作積極因素,形成工作合力。
3、堅持以服務標準作為工業園對外展示形象,組織消防、衛生檢查、夜間安全檢查等工作方法排查隱患。對于隱患問題第一時間協調行政部督促隱患方進行整改。根據園區現場實際情況調整工作流程以保證服務質量。
三、在這兩年多里經過公司的培訓,領導和同事們的關心與幫助,對物業專業知識的全面學習,加上工作實踐,已經能勝任工業物業基層管理方面的工作,如人員物資配置、大型接待工作、應急突發事件處理等,但對個別工作中掌握還不夠。在工作作風方面缺乏雷勱風行、緊扣死抓緊的作風。
1、工作布置多,抓落實不夠。有很多工作想到了,看到了,也安排布置了,但在抓落實上有所不足。一向重視解決具體問題,對工業園項目部門主管工作強調不夠,致使工作成效不明顯。
2、協調處理問題多,影響了抓大事講大事的時間和精力。缺乏綱舉目張的工作方法。
3、工作有急于求成和保守留退路思想。自己雖然年輕,但是在基層領導崗位上擔任職務已經5年,無論什么時期,無論走到哪里,總想把事業干好,對得起公司,對得起同事,以不做虧心事、愧心事,強調對領導的指示和工作急于求成,開拓創新思想還不夠強。一直認為只要把外部環境協調好,內部凝聚力增強好,維持好原來好的基礎,不求有功、但求無過。存在按步就班的思想。
4、在某些工作環節不能很好的做到防微杜漸、警鐘長鳴。
四、今后的努力方向
1、加強學習,努力提高自身素質
樹立新的創新觀念和服務新標準觀念。把學習當作作人、工作的頭等大事。學習物業專業知識和真實案例,增強發現問題和處理問題的敏銳性;學習物業近期目標和長遠規劃,把握好正確發展方向;提高項目工作決策水平。
2、工作安排重落實,重檢查、重因時俱進,勤溝通(與領導、與業主、與員工),正確面對業主、公司、員工三者之間的關系,努力達到業主、公司、項目及項目員工共贏局面。
一、物業管理工作
1、出臺《沈陽市物業管理規定》
目前,經過了多次專題論證,已形成《沈陽市物業管理規定》(討論稿)并通過了局內會簽,今年8月初將上報市政府法制辦,力爭在9月份以政府規章的形式出臺。出臺后,我處將與沈陽報業集團聯合,對《規定》大力宣傳,發揮輿論作用,引起社會效應,使《規定》深入人心。
2、建立新型住宅區管理模式
第一,在上半年對我市普通住宅區的管理現狀、經營狀況和維修服務等進行了調研,起草了《關于普通住宅區物業管理現狀的調查報告》的基礎上,下半年,提出《住宅小區實行分級分類實施意見》并先行在市內五區開展試點工作。對于不同等級的住宅區按照“分等定級,分類管理”的原則,實行分級分類指導。特別是對于普通住宅區的物業管理,要在充分征求業主和社區意見的基礎上,有針對的實行專項管理服務,充分保障物業管理企業、社區、業主的共同利益。
第二,年底前初步建立層次分明的四種管理模式。一是實行專業化物業管理的住宅區;二是鼓勵開發建設單位,因地制宜,借鑒“百步亭”“以人為本”的服務和建設理念,形成“開發建設、物業服務、社區自治”三位一體的北方“百步亭”;三是對于暫不具備物業管理條件的普通住宅區,按照屬地劃分的原則交由社區委員會實行專項管理;四是實行專項管理的住宅區,可通過綜合整治等手段,努力創造物業管理環境,逐步實行物業管理。
第三,通過上半年對住宅區的拉網式排查工作,全市具備物業管理條件的住宅小區244個,年底前物業化率要達到100%、規范化率達到70%。同時,對年檢不合格的物業企業,限期整改,整改不合格的,取消從業資質并登報公布。
3、進一步規范物業管理活動
一是出臺《沈陽市前期物業管理招投標辦法》,進一步規范物業管理招投標行為,堅決杜絕誰“誰開發、誰管理”的模式,創造公開、公平、公正的競爭環境,從源頭上規范物業管理活動,充分保障物業管理活動中的各方權益。
二是建立物業管理企業誠信檔案、物業管理企業經理信用檔案和準入、退出機制,強化對物業管理行為的監督。對不誠信的物業管理企業或物業經理人,在實行考評分制度的同時在媒體上予以公布,接受社會監督。
三是建立區、街道、業主委員會三級考核機制,發揮區、街道辦事處、社區和業主委員會的組織、監督作用,規范物業管理企業行為,形成街道、社區、物業管理企業和業主四方“共治”的局面,建立起“業主自治管理、政府基層管理、企業物業管理”三位一體的新型管理體制。
四是抓好物業管理從業人員培訓工作。今年8月份與建設部聯合開展物業管理從業人員培訓班,逐步提高我市物業管理從業人員素質,把專業性強、一專多能的復合型管理人才引入到物業管理企業中。
4、繼續開展“走進物業大家談”活動
下半年,為進一步推動我市物業管理專業化、市場化、社會化進程,再次掀起學習、宣傳、貫徹《條例》及其配套文件的熱潮,促進《沈陽市物業管理規定》的實施,繼續與新聞單位聯合,開展“走進物業大家談”活動,使物業管理更加貼近百姓,更進一步掀起人人走向物業的中。談認識、談體會,使我市的物業向法制化、規范化、專業化的方向健康發展。同時,通過該項活動,評選出住戶信得過的物業企業30家。
二、房屋防汛和安全工作
1、建立和完善防汛責任制
主要做到躲險戶、躲險地點和監護人“三落實”工作,本著“以人為本,安全第一”的原則,重點是對棄管房,特困戶、低收入戶所在危房的助修力度。落實房屋搶險工作職責,明確誰管房,誰負責。特別是危險房屋落實治理責任,進一步加強監督、檢查力度,對重點危險房屋,派專人進行跟蹤落實。對于危險房屋處理不及時的單位,下發整改通知單,整改不及時的要嚴肅處理,確保不倒房、不傷人。
2、進一步做好危險房屋勘察工作
雖然,汛期前已經對危險房屋進行過拉網式排查,但當前正直主汛期,重點要做好對有危險點的房屋進一步排查處理。嚴格按照《關于做好汛期危險房屋排險解危工作的通知》(沈房[2005]79號)文件要求,切實地做好汛期危險房屋的勘察處理工作。
3、認真落實汛期值班、值宿人員崗位責任制
值班人員要堅守崗位,不得出現漏崗、離崗現象。值班、值宿期間密切注視雨情,及時掌握并迅速可能出現的汛情險情,同時做到信息暢通,及時解決可能發生的問題。
一、我市推行物業管理的基本情況
作為物業管理行業的行政主管部門,在市委、市政府的正確領導下,一直把推進物業管理,作為全局一項重點工作來抓。面對物業管理行業發展較快,法規制度不健全,運行困難較多等實際,我局制定了“建好機制、健全法制、抓好整治、搞好扶持”的物業管理總體思路。圍繞這樣的思路,我們積極做好各項工作,推動物業管理行業整體發展水平的不斷提高。
(一)物業管理領域不斷擴展,物業管理覆蓋面不斷加大。
10多年來,我市的物業管理從無到有,從摸索試點到穩步發展,管理對象從單一的新建住宅小區發展到辦公樓、學校等各類物業,形成了包括房屋及相關設施設備的維修養護、小區環境保潔、安全維護、綠化管養、生活服務、物業中介等配套服務。截止目前,我市已有物業管理企業18家,從業人員約400人,管理項目30個,總建筑面積152.27萬平方米,業主委員會共成立4家,全市物業管理覆蓋率已達50%。在這些管理項目中,榮獲物業管理市級優秀稱號的5個。
(二)依法行政,新建小區全面實行了物業管理新體制
按照新建住宅區物業管理一步到位的思路,20__年之后的新建住宅小區,全面推行了物業管理前期介入和承接驗收制度。房地產開發企業在商品房預售前制定物業管理方案,及時選聘物業管理企業,簽訂前期物業管理服務合同,并嚴格按照規定程序做好物業項目的接管驗收工作,對于不符合條件的,一律不準交付使用,杜絕了由于物業配套設施建設不規范,給日后的物業管理帶來矛盾與隱患。由此,長期存在的“重建設、輕管理”的觀念,逐步得到扭轉。近年來,新建交付使用的×××小區、×××小區、×××小區等一批住宅小區的物業管理上手快、效果好,得到了廣大市民的認可。
(三)發揮職能,物業管理在老舊小區和家屬區逐步推行
我市舊小區和家屬區存在比較突出的問題是建管脫節,臟、亂、差,由于過去政策或監管方面的漏洞,舊小區普遍存在用電、污水排放、道路、綠化、供暖、路燈、垃圾設施不完善等問題,對實施物業管理帶來了很大阻力。為把小區引為物業管理的軌道,近年來,我局以完善小區配套為突破口,一方面通過多種渠道籌措資金,一方面積極協調有關部門對部分舊小區用電、供暖、綠化、道路、排水、垃圾設施等進行整治,改善了居民的居住環境,提高了居民的生活質量,化解了物業管理中存在的各種問題和矛盾,收到了較好的效果,使物業管理工作,逐步被更多的市民所接受。
(四)加大監督力度,物業管理市場秩序進一步規范
在發揮市場作用的同時,我局依法加大監管力度,依法查處物業管理活動中的違法規行為,保證了公平競爭的市場環境。一是加強對物業管理企業的資質和從業人員的管理工作,建立了物業管理企業資質管理制度,嚴格按規定申報、審批資質等級;二是完善了物業管理企業信用檔案體系建設,建立了全市物業管理企業和從業人員檔案,將有關部門和執法機構對物業管理企業和從業人員的處罰決定、不良行為記錄和履行合同情況及時記入信用檔案,并及時向社會公布,發揮信用約束和失信懲戒的作用,規范了市場主體行為。三是強化了物業管理人員持證上崗管理工作,組織人員積極參加上級舉辦的物業管理培訓班,目前全市持證上崗人員達65人,占全部從業人員的20以上,初步形成專業化的物管隊伍。四是積極開展達標評優活動,根據上級部署,認真抓了項目的申報工作,先后有×××住宅小區、×××小區等五個住宅小區獲市級物業管理優秀小區稱號。
二、我市物業管理面臨的困難與問題
物業管理是市場經濟的產物,是城市管理的重要組成部分;物業管理服務是市場經濟社會中的一種新型商品。隨著城市建設的發展和國民經濟、人民生活需求的增長,物業管理面臨著新的挑戰,新老體制、新老觀念交替過程中的許多問題逐漸暴露。直接或間接地制約著行業的健康發展。
一是公眾對物業管理認識不足,舊觀念轉變難。不少單位和業主沒有充分認識到推行物業管理的重要性和緊迫性,習慣于按過去行政性管理的模式運作,一些業主在交費時往往與單位家屬院福利管理模式相比較,該交的不交,不愿交,交了心理不平衡,使物業公司難以管理,造成公司與業主關系緊張。
二是一些歷史遺留小區建設標準低、規模小、基礎設施不配套,無物業管理、社區管理辦公用房,由于缺少資金投入和相關政策的支持,致使物業管理“先天不足”,失去了物業管理的基本條件,舊住宅小區仍是物業管理的薄弱環節。
三是物業管理的改革有待深化。部分企業內部制度不健全,競爭機制沒有形成,誰建設、誰管理的現象依然存在,沒有按社會化、專業化、市場化的物業管理體制運行。
四是物業管理企業服務水平偏低,存在著服務不到位、收費與服務不相符、“只收費、不服務”或“多收費、少服務”的現象,不適應業主之需要。一些管理企業管理不規范、不到位、居民意見大。
五是業主大會、業主委員會的成立、 組成、運作等缺少監督和制約,有的小區很難產生業主委員會或推選出樓長。有的業主委員會不能真正代表業主利益,甚至損害業主的共同利益,影響和制約了物業管理工作的推廣和發展。
六是住房維修基金的收繳還處于起步階段,新建商品住房出售后的共用部位、共用設施設備維修基金,在銷房時沒有向購房者收取,使得銷售后的維修管理得不到保障。物業公司進行大修、更新、改造向小區居民收費,居民又不理解,還往往被投訴為亂收費。
三、今后物業管理工作的重點
當前,物業管理工作面臨著許多的問題和挑戰,也存在著巨大的行業發展空間。只有充分發揮好政府調控和市場調節這兩只“手”的作用,才能從整體上提高我市物業管理的水平。
(一)加強業主大會組建的指導監督工作、加快建立業主自治與物業管理企業專業管理相結合的社會化、專業化、市場化的物業管理體制。做好成立業主大會、選舉業主委員會、制訂業主公約、業主大會議事規則等工作,明確業主通過選聘物業管理企業,由業主和物業管理企業按照物業服務合同約定,實施物業管理,明確業主在物業管理活動中的權利義務,明確業主大會、業主委員會履行的各自職責,維護業主正當權益,引導業主履行義務,監督企業合法經營。
(二)健全管理機制,規范物業管理配套設施建設和驗收工作。積極協調有關部門,通過出臺相關文件,明確了物業管理配套設施規劃、建設的具體要求,以及物業行政主管部門參與前期規劃方案的審定。從項目的審批、規劃設計方案的審定、建設、驗收等各個環節,加強對物業管理配套設施的管理,力爭從源頭上杜絕由于物業管理配套設施建設與管理不規范所帶來的糾紛和矛盾,從而促進我市物業管理行業的持續穩定健康發展。
(三)積極創造條件,開展老舊小區的綜合整治工作。老小區整治是解決歷史遺留問題,也是政府實踐“三個代表”的具體體現,其最終目的是改善城區居民的居住環境,提高生活質量。應統一思想,將工作立足點放到為民辦事、為民造福上來,共同做好老小區整治與轉軌工作。
建議將老小區環境整治、專項整治、配套設施整治聯合同步實施;由市政府成立專門的領導機構,設立專項經費,由各相關部門按各自管理的職責實施專項整治,先行解決大環境與大配套等問題,在此基礎上進行小區環境整治。通過聯合整治,提高整治力度,解決各類難點熱點問題;在轉制條件的創立上,做好老小區原有公建配套設施的騰退,調整、回購,補建工作,創造條件,全面推行物業管理。
(四)加強對物業收費的監督,盡快建立“質價相符”的服務收費機制。認真貫徹《物業管理收費管理辦法》,結合我市實際,會同有關部門制定《物業管理收費實施細則》,建立“分等定級、質價相符”的物業管理收費機制,加強對物業收費的監督檢查力度,對違規收費及收費不規范的行為,發現一起查處一起,維護業主的合法權益不受侵害。
基于此,我們認為,要做好江西省等內陸欠發達地區保險業務外匯管理應處理好以下幾個關系:
一是處理好管與放的關系。隨簡政放權力度的不斷加大,隨外匯管理改革步伐的不斷加快,保險業務外匯管理領域的改革及各項工作亦應跟上時代的步伐。換角度說,即是要處理好管與放的關系。該管的應牢牢管住,該放的應一步到位。具體說,第一是在市場準入方面應按照最新立法思路,對非法人保險機構市場準入放開,省級以下分支機構(含省級)市場準入原則上以備案為主。雖不再進行準入審批或核準,但應要求各級機構在規定時間內向當地外匯管理部門進行備案。第二是對保險機構開立外匯賬戶應予放開,即不再將保險機構外匯賬戶視同金融機構同業往來賬戶,而將其視作一般企業賬戶進行監管,納入賬戶監測系統,由系統自動采集數據,外匯管理部門通過監測系統對數據進行監測。第三是重新設計保險監管報表內容,按險種、本外幣等統計保費收入、賠償、分保費等數據,報表應由各法人保險機構分地區(省、直轄市及計劃單列市)統一報送,便于外匯管理部門監管。
二是處理好松與緊的關系。從目前外匯保險業務的監管現狀看,外匯管理部門監管的主要內容包括市場準入(含續辦外匯業務)、外匯項下保險報表報送等,監管內容簡單,監管手法落后,監督頻率不高,現場核查低效,貌似日常監管工作都在進行,但其監管成效不夠彰顯,監管力度明顯不夠,概括地說,即是監管流于形式,過度寬松。今后的監管工作中,應堅持依法行政,有法必依,違法必究,應嘗試建立穩健有效的監管機制,加大調查研究力度,在充分掌握基本情況的前提下,實施松緊適度的監管策略。前不久,國家外匯管理局下發了《關于調整保險外匯監管報表報送方式的通知》(匯綜發[2014]64號),決定自2014年6月1日起上線保險外匯監管報表系統,同時調整保險外匯監管報表報送方式。就目前的情況而言,鑒于保險外匯業務報表已經實現網上報告,應要求保險機構提高報表報送質量,確保數據完整、準確、及時。
三是處理好促與幫的關系。基于江西省等內陸欠發達地區保險外匯業務開展不甚理想或不盡如人意的現實,應鼓勵并督促保險機構大力拓展市場,積極爭取客戶,主動營銷產品。以江西為例,截至2014年上半年,全省共計有進出企業超過5000戶(進出口名錄企業為5048戶),但在江西省內保險機構投保的企業僅1000戶左右(其中包括同一企業在不同保險機構投保),占比僅為五分之一不到。之所以出現這樣的局面,既有企業因報關地在沿海發達地區故投保也在口岸保險機構投保,或因保費費率因素選擇異地保險機構投保等因素外,也與內陸地區保險機構少、自身不夠重視拓展市場有一定關系。作為管理部門應多與本地保險機構交換信息,互通情況,為內陸保險機構開展外匯保險業務提供便利及支持。
四是處理好大與小的關系。根據國家外匯管理局近年提出的抓大放小的監管理念或思路,作為服務貿易外匯管理的一項內容,保險業務項下外匯收支金額相對較小,理論上說可不作為管理重點。但我們理解,抓大并不是放小,放小更非放任不管,而是在日常監管監測工作中,合理調配監管力量和監管重點,保險外匯業務亦莫能外。而在對保險外匯業務進行管理或監管的時候,也應抓住重點,抓住要害,發現隱患,控制風險,如重點監管業務量大的保險機構或業務,且應注重通過非現場監測,及時發現保險項下異常外匯資金收付行為及外匯業務,一旦發現違規行為,應一查到底,絕不姑息遷就。
五是處理好教與罰的關系。在監管工作中,應辯證理解并妥善處理好教育引導與檢查處罰之間的關系,關注面、抓住點、把握度。對過往存在的因政策理解偏差導致的輕微違規行為,或者根據形勢發展需要,或者出于尊重客觀規律的考慮予以“赦免”,具體包括:雖經上級公司授權但未經外匯管理部門批準開展業務或者以自身名義開展業務(展業除外);未經批準以上級公司名義展業但以自身名義開立外匯賬戶且直接收取外匯保費;外匯保險承保、理賠的收付幣種不匹配,以外匯收取保費、以人民幣支付賠償的行為;未充分注意原《經營外匯業務許可證》的有效期,未在到期前規定時間內向外匯局申請繼續經營外匯業務以及遺失《經營外匯業務許可證》等。上述行為雖違反現有保險業務外匯管理法律法規,但從發展和長遠看,對該類性質尚不算嚴重、或有真實交易背景的違規行為,建議主要以批評教育為主。但對屢教不改、屢查屢犯的則應依法予以處罰。
二、內陸欠發達地區保險業務外匯管理定位
綜上所述,內陸欠發達地區保險業務外匯管理應找準定位,主動作為,正確及準確履行好外匯管理職能。就此,特提出以下改進意見及建議,具體說則是建立“五項制度”:即通報制度、會商制度、培訓制度、核查制度、評價制度。上述一整套制度形成的機制,也可理解為內陸欠發達地區保險業務外匯管理的基本定位。一是建立定期通報制度。以適當方式建立定期情況、信息通報制度。具體可考慮建立轄內保險機構相關部門負責人聯席會議制度,也可考慮建立信息交流平臺(如設立網站、QQ群及微信公眾賬號等),對保險業務外匯管理政策法規進行宣講,對轄內對外貿易企業情況、進出口情況及其他對外經貿合作情況進行通報,使保險機構了解和掌握第一手政策法規及相關資訊,便利其正常開展或經營外匯保險業務。聯席會議從頻次上可考慮最少每年一次(或每半年一次),輪流由各保險機構分別負責組織實施。
二是建立定期會商制度。橫向可考慮與相關部門(如保險監督、商務、海關、銀行等)共同建立會商制度,交流上述部門間涉及保險外匯業務的內容及其他相關內容,加強部門與部門之間的協作,協調解決保險機構在開展保險外匯業務過程中遇到的困難或難題,促進保險外匯業務健康穩健發展;縱向可考慮建立保險機構同業間(亦可擴大范圍至企業)的外匯業務研討制度,由外匯管理部門牽頭或聯合當地保險監督部門共同開展工作。會商及研討可每2年分別輪流進行一次。
三是建立定期培訓制度。為保證保險機構全面準確理解保險業務外匯管理政策法規,保證保險機構外匯從業人員(包括管理人員)嚴格認真執行相關法律法規,可考慮建立定期培訓制度。集中或分期分批對相關人員有針對性、有區別地進行政策業務培訓,并由其自主組織相關政策法規測試,提高從業人員素質。外匯管理部門可協助其進行開展此項工作,包括協助命題、協助閱卷等。測試結果可提請保險機構在對其從業人員安排崗位時作為參考依據。測試原則上可每年或每兩年進行一次。
四是建立定期核查制度。本著實事求是的原則及根據依法行政的要求,建立對保險機構開展外匯業務的定期核查制度。鑒于內陸欠發達地區保險機構外匯業務量小、機構不多的現狀,可考慮在一定周期內對部分機構進行現場核查。如確定在某一個周期內(如3年或5年),原則上必須對所有保險機構進行一次現場核查,如是,則可基本確定每年對一定量的保險機構進行一次常態的現場核查。如非現場核查發現重大問題,則可不受此限制。
物業管理的范圍很多,住宅、學校、廣場、車站、停車場、寫字樓等等均有所涉及,這里就寫字樓的物業管理談一下自己的體會。
寫字樓一般指辦公用房。即政府機構的行政管理人員和企事業的職員辦理行政事務和從事業務活動的樓宇。特點是人員集中,各種配套設施齊全,是從事政治、經濟業務活動的中心場所。
根據寫字樓的這些特點,物業公司首先要對寫字樓保潔人員進行專業,消防、安全以及如何處理突發事件等知識的培訓,以提高自身素質和應急能力,使各項指標達到合格標準。同時要求保潔人員要了解各樓層的基本情況,掌握清潔的重點。大廳和衛生間是工作人員出入最頻繁的地方,也是最易臟的地方,清潔的重點應放在大廳和衛生間。特別是衛生間的便池、死角、玻璃必須清潔到位,做到窗明幾凈,便池無污物,衛生間無異味,達到合格的標準。
俗話說“無規矩不成方圓”首先公司要有嚴明的紀律,必須制定出一套適合本公司實際情況的管理制度以及保潔工作流程,每個員工嚴格按工作流程進行工作,正確合理的使用保潔工具和清潔用品,做到地面光潔、無塵、無腳印;墻面無污漬;衛生間干凈無異味。特別是要注意邊角的衛生,盡量做到無死角。另外要積極配合維修人員,發現設備等出現跑冒滴漏現象及時上報公司及維修人員,以便及時處理,以免造成大的損失,并做好維修后的保潔工作。在紀律方面,對保潔人員加強思想作風建設,嚴抓紀律,常檢查,常監督,做到有法可依,執法必嚴,違法必究。實施起來人人有章可循,事事有據可依。嚴格按獎懲制度辦事,表現好的獎勵,差的進行批評。對屢教不改者限期辭職,每天上午進行抽查,下午定時檢查,隨時發現問題隨時解決。對關系到政府等部門的問題以行文的形式上報政府管理部門,建議其抓緊解決,以免影響大樓人員的正常工作。每周末總結一周的工作情況,布置下周的工作任務。使保潔的管理走向制度化、規范化、科學化、人性化的軌道。
其次要在保潔工作中相互交流經驗,互相學習、齊心協力、真抓實干。如擦電梯,如果用手拿著電梯布來擦電梯既浪費時間又擦不均勻,有的保潔員試著用毛巾綁在掃帚上,這樣就大大提高了工作效率,擦的既快又均勻,大家經過擦拭比較,感覺效果很好。這個小竅門立即在工作中得到推廣。同時積極開展保潔人員服務技能的訓練和考核,提高她們的素質和服務水平。
社會保險業務檔案規范管理是社會保險工作的一個重要內容,也是社會保險管理最基礎的工作之一,它全面反映了參保人員履行社保繳費義務、享受養老待遇的最原始最真實記錄,是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件。隨著社會保險制度改革的不斷深化和《社會保險法》的頒布實施,社會保險的覆蓋面越來越廣,參保人數越來越多,社保經辦機構的業務量和檔案數量也越來越大,加強社保業務檔案的規范管理,實現社保業務檔案管理的科學化、規范化已成為社會保險經辦機構的一項重要任務。
社會保險業務檔案規范管理概況
社會保險業務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、失業、生育和工傷保險等“五險”業務中形成的,具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和,它真實地記錄了各級社保經辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中,社保業務檔案的收集、整理與保存管理內容,也主要包括社保經辦部門所從事的“五險”業務。其主要特點有下述“五性”:
一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化,特別是近幾年新農合、新農保制度的推行,我國參與社會保險的對象已從城鎮職工延伸拓展到廣大農村和城鎮居民,并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業務檔案的廣泛性。
二是動態性。每個社會成員參與社會保險后,社保檔案都會隨著人員的流動而發生關系轉移,各項險種的繳費情況也會依據人員收入的增減而發生相應變化,這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態變化決定了社保檔案的動態性。
三是權益性。社會保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄,是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據,是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件,也是維護參保對象個人權益的重要依據,因此具有明顯的權益性。
四是規范性。社保檔案是按國家的有關規范要求來辦理的,即各類社會保險都有統一的辦理程序、統一繳付費標準、統一的表冊,不論是哪個單位的職工,其形成的相關材料必須具有很強的規范性。
五是共存性。隨著社會保險業務管理信息化的推行,社保經辦機構通過社保業務信息系統隨時掌握參保對象的各種情況和動態信息,完成各類報表生成和管理。
社會保險業務檔案規范管理存在的問題
(一)思想不夠重視。長期以來,相當部分社保經辦機構領導“重業務經辦,輕檔案管理”現象較為突出,總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位增形象、創效益,只要守好攤,不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規范化建設工作的開展。
(二)機制不夠健全。目前相當部份社保經辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現在具體工作中履職不到位,對本單位的檔案未實行統一管理,各門類檔案分散保管于各個部門,形成多頭管理等問題,且管理方法各異,沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。
(三)管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作,需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業務能力。而實際工作來看,目前各級社會保險經辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少,且多數人員沒有經過專業的檔案知識培訓,對社保業務檔案管理的重要性認識不足,對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業務不夠熟悉,日常檔案收集整理意識比較薄弱,存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況,沒有按《規定》要求及時規范整理歸檔,嚴重影響了檔案歸檔質量。
(四)設施不夠完善。受經費與場地等條件限制,許多社保經辦機構無法配備專用的檔案室,導致“七防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光)措施跟不上,時間一久,不僅造成業務檔案材料霉變、蟲蛀等現象時有發生,而且也影響了社保業務檔案的美觀、整潔及完整。
加強社會保險業務檔案管理的對策建議
(一)提高認識,加強領導。各級社會保險經辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業務檔案管理規定(試行)》為契機,加大社會保險業務檔案工作宣傳力度,利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社會保險業務檔案規范管理工作的重要性,提高全社會的社會保險意識。
(二)加強培訓,提高素質。社保業務檔案規范管理是一項政策性、業務性很強的工作,其質量的好壞,很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此,檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識。
(三)健全制度,規范程序。社保經辦機構在工作中形成的相關材料,構成了社保業務檔案。這些檔案材料關系到參保對象的權益記錄與待遇享受,與他們的切身利益密切相關。因此,各級社保經辦機構要嚴格按照《社會保險業務檔案管理規定(試行)》的相關要求,本著既方便歸檔管理,又方便檢索利用的原則,建立健全業務檔案收集、整理、統計、保管、利用、保密、鑒定、銷毀等各項基礎管理制度,嚴格分類方法,合理劃定保管期限,確保社保業務檔案的真實、準確、科學、完整和規范,實現社保業務檔案規范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的最終目的。
(四)夯實基礎,完善設施。要把社保業務檔案管理工作作為一項基礎性系統性工程,納入社會保障工作體系和社會保險經辦能力建設全局之中統籌考慮和安排。通過積極爭取人力資源和社會保障行政部門及同級政府相關綜合管理部門的支持,著力解決檔案庫房、基礎設備、人員配備、經費保障等基礎建設中存在的不足問題,逐步改善工作環境和工作條件。
從未想到我會有一天榮選為一名帶班員。當主任通知我任命公共秩序部五班帶班員時,我笑了,發自內心的笑,因為我的努力得到了領導的欣賞與認可。從一名普通職員到一名管理員,讓我讀懂了什么叫做成功。
當接受任命后,我又一下子茫然無頭緒。因為公共秩序部五班曾一度三易帶班員,而我又從未有過管理方面的經驗。由于三易帶班員,班內隊員的情緒低落、煥散……要想把隊員的情緒能夠穩定下來,不是一件輕松的事兒。一下子感到壓力大了。經反復思考后,找老班長討教,查找一些關于管理方面的資料教材。真的有點“知識用時方恨少”!經過虛心求教后得出結論:其實,管理,就是了解。了解,是管理的一個過程。要想能夠讓隊員接受并服從管理,就必須了解隊員的內心世界,他們的思維能力與價值觀念。通過與每一位隊員多次談心安撫后,隊員的思想情緒安定下來了。呵呵,成功邁出了一步。
作為一名管理員,自身的工作已不再是以前普通職員的工作那么簡單,公司的企業文化是軍事化管理與人性化管理互相結合。由于自己的所受文化教育程度低,而自己又從未有過物業管理方面的經驗,面對的壓力可想而知。想一想,有壓力不怕,一個人沒有壓力就不會有動力,沒有動力就會不思進取。既然上級領導相信自己有能力勝任這一份工作,那么,自己就要有信心回答好這一份試卷。于是,為了能夠把工作做好,成為一名合格的物業管理員,業余時間看書藉,上網查閱與職業相關資料教材,充實自己。并向上級領導與下屬虛心求教,不恥下問。在主任與文和斌隊長的言傳身教下,讓我受益匪淺。
在年里,我自覺加強學習,虛心求教釋惑,不斷理清工作思路,總結工作方法,一方面干中學、學中干,不斷掌握方法積累經驗。我注重以工作任務為牽引,依托工作崗位學習提高,通過觀察、摸索、查閱資料和實踐鍛煉,較快地完成任務。另一方面,問書本、問同事,不斷豐富知識掌握技巧。在各級領導和同事的幫助指導下,不斷進步,逐漸摸清了工作中的基本情況,找到了切入點,把握住了工作重點和難點。
工作中,盡職盡責、親力親為、事身先卒;愛崗敬業、扎實工作、不怕困難,熱情服務;擺正自己的位置,下功夫熟悉基本業務。加強與員工的交流,做好溝通,解決員工工作上的情緒問題,與員工進行思想交流,在本職崗位上發揮出應有的作用。
在這一年的工作中接觸到了許多新事物、產生了許多新問題,也學習到了許多新知識、新經驗,使自己在思想認識和工作能力上有了新的提高和進一步的完善。在日常的工作中,我時刻要求自己從實際出發,堅持高標準、嚴要求,力求做到業務素質和道德素質雙提高。但是自身仍存在很多不足,由于我的性格比較耿直,在工作上有時要求太過嚴格近似苛刻,常常導致有些同事反感,有時優柔寡斷,處理事件方式不當,對自己的部門工作有了負面影響……
成功,不驕傲;不足,繼續努力!
關鍵詞:社會保險業務;檔案管理;策略分析
社會保險業務檔案管理工作主要指對社保檔案進行收集、整理、分類、裝訂,以及之后的移交、保管、堅定等一系列工作,社保檔案的管理工作是社會保險經辦管理工作中的基礎部分,但卻對社保工作的順利展開有著重要影響作用。現階段,我國具有較為龐大的社保檔案庫,這給檔案的管理帶來了極大的挑戰,而我國社保檔案管理工作存在較多不足,并已經影響到了社保工作的高效展開,因此必須對其展開深入研究,不斷提高我國社會保險業務檔案的管理水平。
一、社會保險業務檔案管理工作的發展現狀
(一)缺乏先進的檔案管理手段
目前,大多數的社保檔案仍然采用傳統的管理方式,并沒有采取電子信息化的管理手段,這給檔案的查閱帶來了極大困難。許多社保經辦機構受到環境條件的限制,沒有設立專門的檔案存放室,許多檔案資料被分開保存,不僅給檔案的保存與查閱帶來了極大的困難,同時也加大了檔案泄露的風險。而具有專門檔案室的機構,其檔案管理手段也較為落后,軟硬件設施極度缺乏,同時也缺少專業的管理人才,因此也無法達到較好的檔案管理效果。
(二)社會保險業務檔案管理缺乏科學性
社會保險在社會保障體系中占據著重要地位,而其包括養老保險、醫療保險等多個類別,這就造成一個人的保險資料被分別保存在不同的經辦機構,這種分散管理方式給保險人的資料查詢帶來了極大困難,也極易出現管理紕漏,管理方式缺乏足夠的科學性。
(三)社保檔案管理人員業務水平相對較低
同時,社保檔案管理工作中還存在專業人才缺乏的不足,管理人員的專業素質相對較低,無法滿足檔案管理工作的需求。許多社保經辦機構缺少專業的管理人員,其管理員工缺少足夠的專業知識與專業技術,因此也無法較好的進行檔案管理工作。同時,經辦機構也缺少足夠的員工培訓工作,沒有充分意識到培養專業檔案管理人員的重要性,這也極大的限制了檔案管理工作的發展。
二、加強社會保險業務檔案管理工作的策略分析
(一)促進社保檔案管理工作標準化
在加強社保檔案管理工作時,首先必須建立完善的管理制度與管理程序,促進檔案管理工作的標準化發展。依據《檔案法》、《保密法》等相關政策,加快檔案管理工作相關制度、標準的建設,同時構建完善的檔案管理體系,逐步促進檔案管理工作的規范化、標準化發展。
(二)加強社保檔案管理軟硬件設施建設
加強社保檔案管理軟硬件設施建設主要是指對檔案庫“八防”建設與管理信息系統的建設。為了保障社保檔案管理室的環境安全性,必須加強檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理,同時還應建立完善的檔案管理信息系統,實現與業務信息系統的完全對接,從而達到對檔案管理的全面控制。
(三)重視社保檔案的動態化管理
保險人的社會保險業務將具有多個環節,因此必須重視對社保檔案的動態化管理,從而實現對個人保險業務的全過程管理。為了達到對個人業務檔案的全過程管理,必須要對保障對象的個人變動情況進行動態管理,定期進行檔案信息的調查核實,從而保證檔案信息的真實有效,從而能夠充分發揮社保檔案的證據價值。
(四)促進社保檔案的信息化管理
社會保險業務的辦理過程中將產生大量的紙質材料,而紙質材料在保存與移交過程中將極大的受到外界環境的影響,且將給工作人員帶來極大的工作量,因此必須盡快促進社保檔案的信息化管理,通過將紙質檔案存錄為數字檔案、數據備份以及建立社會保障號碼發放制度,從而實現對檔案內容的信息化管理,從而極大的提高檔案管理效率與安全性。
(五)加強社保檔案管理人才培養
檔案管理人員的對提高社保檔案的管理水平有著重要影響,因此必須加強對專業管理人才的培養工作。在機構條件允許的情況下,社保經辦機構可以成立專門的檔案管理部門,并積極招聘專業檔案管理人員、計算機人才以及法律人才,并定期展開對管理人員的培訓與考核工作,從而確保工作人員的專業水平與素質水平。同時經辦機構還必須重視提高管理人員的政策解讀能力,確保工作人員能夠依據法律政策,進行科學、合理、合法的檔案管理工作,從而真正實現社保經辦機構的檔案管理目標。
(六)重視社保檔案的保密性管理
社保檔案含有參保人的大量私密信息,而個人信息的泄露將給參保人帶來經濟損失以及名譽損失的風險,因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先,檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識,嚴格按照檔案管理標準與流程進行操作,從而最大可能的降低信息泄露風險;同時社保經辦機構也必須建立完善的檔案保密管理制度,嚴格限制檔案個人信息的使用,并對不規范、不合法的檔案管理操作進行懲戒,從而確保參保人檔案信息的保密性。
三、結束語
本文首先探究了我國社會保險業務檔案管理工作的發展現狀,指出了其存在的問題,包括缺乏先進的檔案管理手段、社會保險業務檔案管理缺乏科學性以及社保檔案管理人員業務水平相對較低這三個方面的不足,并針對這些不足進行了加強檔案管理工作的策略分析,認為政府部分必須從促進社保檔案管理工作標準化、加強社保檔案管理軟硬件設施建設、重視社保檔案的動態化管理、促進社保檔案的信息化管理、加強社保檔案管理人才培養以及重視社保檔案的保密性管理這六個方面展開社保檔案的管理工作。
作者:劉威 單位:松原市社會保險檔案管理中心
參考文獻:
[1]趙巧霞.芻議新時期該如何做好社會養老保險業務檔案管理工作[J].明日風尚,2016,11:222