檔案管理概述精選(九篇)

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第1篇：檔案管理概述范文

關鍵詞：文書檔案 現代化管理提高素質 管理能力

中圖分類號：G275文獻標識碼： A

前言：文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。 為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人員知識水平和管理能力。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案、利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的現象，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔管理人員知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識，增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式學習《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

第2篇：檔案管理概述范文

【關鍵詞】精神病；檔案管理；基礎建設

一、重性精神病患者檔案管理基層建設的意義

全國重性精神疾病管理治療項目（簡稱686項目）是我國為深入推進基本公共衛生服務項目落實、提高重性精神疾病患者管理水平、保障人民群眾身體健康而開展的一項工作。

目前，重性精神病管理項目作為一項非傳染性疾病納入了國家基本公共衛生服務項目，旨在建立全國重性精神疾病社區防治和康復管理的工作機制和網絡，最終提供以患者為中心的服務模式，隨著醫院、鄉鎮衛生院、社區一體化綜合防控體系的建立，重性精神病患者健康檔案管理基層建設也要與時俱進，實行科學的、規范的動態化管理，才能有效地對精神病患者進行監護、治療，為構建和諧社會發揮重要作用。

二、重性精神病患者檔案管理基層建設現狀探討

本次研究，以昆明市某轄區內一個區級精神病專科醫院、六個鄉鎮衛生院和兩個社區的重性精神病患者檔案管理為研究對象，發現存在以下幾點主要問題：

（一）重性精神病患者檔案管理專職人員流動性大。為構建全國重性精神疾病防治和康復管理的工作機制和網絡，最終提供以患者為中心的服務模式，本區精神病專科醫院、鄉鎮衛生院、社區在區級疾病預防控制中心的帶領下，于2016年5月30日已完成全區1182名重性精神病患者的檔案管理工作。為完成該項檔案管理工作，各級機構均設置了重性精神病檔案管理專職人員，但由于鄉鎮和社區兩級衛生服務人員流動性較大，出現了重性精神病患者檔案管理專職人員經常性變動的問題。特別是有的鄉鎮當新的專職人員還未接手，原有的專職人員已經調離本單位，這樣就造成了工作交接的斷面，新的專職人員在檔案管理工作初期具有相當的困難，對具體相關檔案工作及要求一知半解，造成了許多重性精神病患者檔案管理問題，諸如：檔案缺項、漏項、信息誤報等。

（二）重性精神病患者檔案管理專職人員缺乏相應的檔案管理專業知識和保密意識。根據云南省、市級疾病預防控制中心的工作要求，本區級疾病預防控制中心每年開展重性精神病患者檔案管理知R工作培訓1-2次，但由于基層專職工作人員流動性大以及檔案管理專業素質較差，重性精神病患者檔案管理專職人員缺乏相應的檔案管理專業知識的問題突出，特別表現在：對重性精神病分類不清，在工作中經常把非重性精神病的其他精神類疾病納入了檔案管理中，違反了全國重性精神疾病管理治療項目的要求，造成了檔案的誤報、浪費了檔案管理資源及人力。

（三）重性精神病檔案工作人員對檔案管理認識不夠。由于目前工作在檔案管理一線的人員中，具有專業檔案管理背景知識的人數極少，多數是一些非專業的工作人員，他們對檔案管理工作的重要性認識不足，在工作中缺乏足夠的主動性和創造性，使得一些本該保存的文件及文檔不能被妥善保存等。

三、對策

（一）加強基層重性精神病患者檔案專職管理人員建設。根據實際工作情況結合檔案專職人員自身情況，重點培養固定崗位工作人員，降低人員流動性，防止重性精神病檔案工作專職人員因個人原因頻繁調動而造成的檔案工作問題。

（二）重視人才培養、提高重性精神病檔案專職工作人員綜合素質。各級重性精神病檔案管理部門，應當加大對重性精神病檔案專職工作人員的培訓力度，通過繼續教育，深化培訓各檔案專職人員對檔案法、精神衛生法和相關的各項法律法規的深刻認識，提高自身檔案專業的業務工作水平，同時應注重培養重性精神病檔案專職人員對患者檔案隱私保護的責任意識，規范重性精神病檔案管理在各級醫療衛生服務機構的工作流程。

（三）加大對重性精神病檔案管理工作的社會宣傳效應。讓病患及患者家屬認識到這項工作對其家庭和整個社會的重要意義，能夠積極參與并配合檔案信息收集管理工作，也起到消除或減少社會普通人群對精神病患者的歧視態度，真正全民參與到這項公共衛生事業中來，相互幫助、相互鼓勵以達到共創和諧社會的目的。

重性精神病患者管理作為十一項公共衛生服務項目和九項均等化公共衛生服務之一，已成為精神專科醫院管理以及地方政府公共衛生工作中一個重要組成部分，同時作為中央補助地方衛生經費重性精神疾病管理治療項目的重要組成部分，重性精神病患者檔案管理基層建設為科學規范開展重性精神病人的排查、診斷、危險性評估與管理，維護精神病人自身合法權益，確保人民群眾生命財產安全和正常的社會秩序，維護社會穩定、減少社會負擔，穩定經濟發展有著積極的意義。

【參考文獻】

[1]張眉芳，李其鏗，張翔.重慶市某區農村重性精神病患者公共衛生服務利用情況調查[J].醫學與社會，2015，28（11）：46-48.

[2]毛亞男，昆明市公布“十一五”期間居民健康狀況評價報告[N].都市時報，2011-03-02（4）.

第3篇：檔案管理概述范文

【摘要】改革開放以來，越來越多的企業意識到了檔案管理工作的重要性，這對文書檔案管理工作提出了更高的要求。總的來說，文書檔案工作只有堅持創新才能跟上時代的發展節奏。基于此，本文主要對企業文書檔案管理的問題與改進方法進行了探討。

關鍵詞 企業文書檔案；檔案管理；問題；改進

所謂文書檔案，也叫做管理性檔案，即事業單位、企業、團體、機關以及其它社會組織在行政管理和領導等工作、活動中形成的文件，這些文件具有一定的查詢和保存價值。在檔案管理工作中，文書檔案管理占據著舉足輕重的地位，是所有事業單位、企業、團體、機關的一項重要工作。可以說，企業文書檔案資料的可靠性、安全性與文書檔案管理水平有著直接的關系，只有堅持創新和與時俱進，才能落實好文書檔案工作，使之為企業的健康發展奠定堅實的基礎。

一、企業文書檔案管理中存在的主要問題

（一）企業領導沒有從意識上重視檔案管理工作。在不少企業管理者意識中，檔案管理工作是無法為企業創造財富的。這些管理人員認為，這是一份沒有什么難度的工作，而且通常會下意識的下調招聘的標準，更不用說花時間和精力來培訓檔案管理人員了。意識上的不重視以及投入上的忽視，難免會影響檔案管理工作的整體水平。與此同時，有些部門為了圖方便，在對檔案進行搜集的過程中不會主動把一些本屬于檔案范圍的檔案交給管理人員歸檔，由于歸檔不及時，因此檔案管理人員無法及時記錄下重要資料。在借閱檔案的過程中，經常出現催還未果，過期不換的問題，加之檔案部門沒有及時采取處理措施，因而導致這該崗位形同虛設。

（二）文書檔案與檔案工作契合度低，資料不全面。對某些機關單位而言，文書檔案管理是一份可有可無的工作，而且存在“重經營、輕檔案”的現象，致使其他科室根本沒有把文書檔案的搜集和管理放在心上，這不但有礙工作人員能動性的發揮，同時還會影響文書檔案的可靠性，導致其無法與檔案工作銜接，正是因為檔案工作與文書檔案管理之間缺乏契合度，加之當前的管理制度存在許多漏洞，因而導致二者處于一種“各自為政”的狀態，經常出現編號和裝訂不規范、文種使用不當、原稿不完整的問題。

（三）企業文書檔案管理水平普遍偏低。一直以來，企業檔案管理人員的任務就是保存好檔案，這種封閉式的管理模式，使得不同時期對檔案的質量、整理、裝訂規范出現了不同的要求，加之領導沒有從意識上給予這項工作足夠的重視，而且管理人員水平普遍偏低，檔案部門又是一個可有可無的崗位，也沒有針對檔案管理部門建立檔案部門經濟責任制、管理制度和考核制度，導致檔案管理水平普遍偏低。

二、企業文書檔案管理的改進方法

（一）從意識上重視檔案文書管理工作。提升文書檔案管理部門在單位內部地位的途徑之一就是使領導從意識上認識到這項工作的重要性。只有保證領導對檔案文書管理工作有一個明確的態度，才能形成上行下效的效果，使全單位的工作人員都重視這項工作，也才能獲得其他部門的理解、支持和幫助，從而為檔案管理工作的開展創造有利的條件。在領導重視文書檔案管理工作的時候，一定要在會議上將文書檔案管理工作的地位上升到企業戰略的高度。

（二）努力協調文書檔案管理與檔案管理工作的關系。嚴格來說，檔案工作的順利開展離不開文書檔案管理工作的支撐，二者是相輔相成，缺一不可的。落實檔案管理工作的前提條件就是做好文書工作；文書檔案管理的水平很大程度上是由文書工作的好壞決定的。所以，文書工作人員必須具有一定的檔案管理意識，在搜集和歸檔時一定要堅持準確性、及時性和完整性的原則，這樣才能通過開展工作加強自身與其他部門之間的聯系，還要認真辦理檔案的借閱、查詢和審批手續，做好檔案的統計與保護工作。

（三）落實文書檔案的基礎工作，對工作進行全方位的溝通、協調和監督。文書檔案管理人員應該清楚自己應該做什么，不應該做什么，最關鍵的就是要養成服務意識，認真落實好檔案的收集、鑒定、利用、保管、統計等文書檔案管理工作，這樣才能最大限度地發揮檔案部門的作用和價值。眾所周知，文書檔案中的重要資料一般都來源于其它的部門。所以，文書檔案管理人員應該主動聯系其它部門的工作人員，隨時了解他們的動向，定期參與各業務部門的培訓活動，這樣才能了解和學習其他部門的一些基礎性知識，以降低文書檔案管理工作的難度，除此以外，還要對各部門的檔案收集工作進行監督和指導，豐富檔案收集渠道，充分發揮檔案部門的價值。

第4篇：檔案管理概述范文

關鍵詞：醫院檔案 信息化管理 電子病歷管理 信息系統

近些年，醫院管控病歷及其他患者檔案的實踐在進展，與電子類別病歷關聯的信息工作，也應當與醫院檔案管控聯系在一起。在這樣的狀態下，以多媒體屬性的構造平臺作為支持，搭建了電子病歷的現實約束系統。這樣的消息主導性體系，落實了醫院內的信息構建任務，也發揮了信息在管控醫院內檔案方面的中心價值。要進一步延展電子類別病歷的運用層次，強調這一醫院內體系的開放屬性，服務于查閱電子類病歷的那些患者。

一、信息管控的新模式

（一）醫院內的信息架構

醫院內含有的信息體系，指的是采納微機和關聯的通訊類設施，為院內的特定部門，供應患者在治療層面的數據、財務類別的運算信息、整體性院內管理的消息、決策層次的消息等。這種新模式的院內體系，具備了搜集、存留、提煉和歸納病歷類消息的效用，可以向有著授權的應用者，提供多重的病歷類別查找服務。

醫院內含有的消息管控體系，由信息屬性的約束體系、診斷及治療的消息體系，以及醫療種類的服務架構組成。

信息屬性的醫院內約束體系，涵蓋了醫療決定、醫務類別的數據約束，以及慣常性的事務約束。例如：針對查詢、院內掛號、住院之前的有關登記、財務類別統計、院內后勤等類型事宜的安排，就歸屬于這一體系。

診斷及治療的消息體系，涵蓋了專家的消息體系、新類別藥物體系、放射屬性的醫療體系、查驗藥物所用體系、存留和傳遞醫療影像的體系、虛擬狀態的手術體系、組織解析的數值體系等。

醫療種類的服務架構，拓展了接受本院醫療類別服務的患者范圍，不局限在直接來到門診的那些客戶。隨著聯網類技巧的有序進步，醫療的關聯服務，就會朝向多重的層次擴展，從而塑造了新模式的醫療類別服務架構。

（二）新模式的院內病歷

電子類別的患者病歷，歸屬于微機做成的患者記錄，是微機化了的傳統模式病歷。采納電子的策略，來存留、管控和傳遞數字狀態的患者消息，代替了醫生親手書寫的那種紙質病歷。病歷歸屬于完整性質的診斷數據，涵蓋了病程的錄入、查驗獲取到的數值、手術及后續性的養護流程、關聯的醫囑等分支。

在這些構造內，有著程式化的患者記載，也有圖形狀態的記載；電子類別的病歷，可以濃縮進全部的紙質病歷消息。從存留患者消息的視角看，電子模式的新病歷，歸屬于錄入的全新方法和存留介質。

（三）電子類別病歷的現實價值

電子屬性的病歷，構成患者消息的中心性記錄環節，貫穿在總括性的就診程序以內。由此可見，這樣的病歷，不僅表征著電子屬性的存留手段，也表征著醫療流程的更新。發展新模式的電子類型病歷，不僅為了代替慣常用到的紙質病歷，更是為了構造起臨床屬性的微機體系，建立診療的實效化模式。

二、新管控體系的搭建

（一）歸檔的構造

在歸檔的流程內，要采納自動屬性的歸檔對策，來約束電子類病歷。這樣的歸檔，要依照索引的指向表來具體構建。當記錄了新病歷的第一頁以后，要更新一次關聯的索引字段。例如：關系著診斷時間點的字段，在自動予以歸檔的流程中，會依照預設的索引來替換。

自動屬性的歸檔，經由定時的運用程序來觸動；在每一次的觸動之內，要檢索每類索引內的病歷產出時間、找到轉換存留的病歷、更新現有的索引，并劃分類型再次存留。解析這些關聯的動作，可以知道：這是經由歸檔狀態的索引目錄，增添新的存留區域，或者刷新舊有的病歷數值。

采納觸發器的關聯手段，可以搭建以上的存留架構。在預設的索引目錄之內，安排一個用來更新數值的觸發設施；在每一次錄入終結后，新采納的患者消息，會自動觸碰這樣的觸發設施，從而刷新電子類別病歷內涵。

（二）查閱的構造

電子屬性的病歷體系，供應的對象涵蓋院內醫護人員、管理者及就診的那些患者。按照這一效用，可劃分出查閱的兩大類別。

第一種類別，依照指標的稱呼來供應查詢，索引對象含有患者、就診時段、病患的類別等。例如：要依照病患的名稱來尋找數值，那么給定病歷的編號及患者姓名，得出病歷內的包含消息。第二種類別，依照病歷內含有的數值特性來查找，就是依據現存的圖形、生理屬性信號等，找出特定的就診病人。

比對起來，第一種的實現難度還是較小的，而第二種則歸屬于內涵層次的檢索，關涉到圖形的修整、語音類別消息調整、模式的辨認、視覺類別調整等對策，還在摸索的進程中。

（三）互換的構造

如果特定的醫院，要獲取存留在另一院內的患者消息，則首先請求本地的檔案管控機構，經由認證的流程后，在存留著數值的機構內，找出吻合的那種索引；通過錄入字段內的有關醫院編碼，可查到這一病歷的現存地點。如果兩個醫院采納了同一的電子類別病歷體系，那么可以在服務器之內，增添一個中轉屬性的構件；集成另一醫院含有的患者數據，再發送到本院內的消息體系中。

三、結語

研發醫院內含有的檔案管控平臺，有助于整合存留的檔案資源，符合了多樣患者的切實需求，也是病歷管控工作與信息模式相吻合的重要對策。規劃及現實構建這一類的病歷體系，具備了提升本院綜合屬性信息實力的價值。要安排專用屬性的電力類別病歷資金，結合院內檔案構建的階段屬性規劃，來協調構建電子類別病歷的近期性和長久性活動。可以針對院內的檔案特性，開發那種自主性質的電子類別檔案管控系統。

參考文獻：

[1]王桂香.醫院檔案信息化管理與電子病歷管理信息系統概述[J].中國新技術新產品，2011（07）

第5篇：檔案管理概述范文

關鍵詞：數字化時代；高校院系；檔案管理；改革策略

高校院系檔案主要是在教學、教研以及學生管理工作中形成的各類資料，這些資料與日后院系發展起著非常重要的作用。傳統的院系檔案管理方式存在很多弊端，需要對其進行改革，以此提高院系檔案管理的效率以及價值。數字化時代，為院校檔案管理改革提供了很多有力條件，比如信息技術的應用等。

1 數字化時代下的高校院系檔案管理改革的必要性

數字化時代，高校院系檔案管理工作越發重要在，既與院系自身發展息息相關，也與整個學校的發展密不可分。現階段，高等院校辦學模式已經不在趨于集中化，而是向著多元化、多層次化方向發展，無論是辦學形式，還是辦學功能等都呈現出多元化的特點。特別是現階段我國高校內部體制管理已經開始改革，應用的是院系級管理體制，很多的管理職能都已經下放到各個院系。就檔案管理工作而言，早期一直是由學校統一負責管理，而現今已經下放到各個院系負責管理。換言之，隨著高校管理職能的下放，院系職能范圍擴大，其中就包括檔案館管理職能。各個院系檔案主要集中在教學、學生工作等方面，而這些方面的檔案對高等院校的教學發展以及其他方面的改革都有積極的作用。傳統高校院系檔案管理方式已經不能滿足現實需求，比如某些教學檔案要隨時抽調出來應用，時常要進行檢索，如果要查找很多年以前的檔案更麻煩，如果采用數字化的檢索方式或者是應用其他檔案管理方式，對提高檔案利用率、提高檔案檢索速度都會意義的作用。

2 數字化時代下的高校院系檔案管理改革需要解決的困難

數字化時代，雖然很多高等院系對檔案管理改革都比較重視，也取得了一些改革成果，但是依然處于摸索階段。要想徹底的完成檔案管理改革工作，還需要解決如下問題：

首先，院校檔案管理通常是事后行為，院系工作者重視程度并不高。因為院系檔案通常指的是原始資料，是教師在教學過程中、學生管理等過程中產生。主要是為了完成預期目標而產生的資料。等到既定目標完成后，形成的其他材料并沒有得到重視，使得很多檔案資料都未及時收集、整理，這對檔案價值挖掘非常不利，更不利于為日后的檔案管理改革提供相應的數據。

其次，因為院系部門屬于高等院校管理的基礎單位，檔案管理最為一項基礎性的管理工作，別看作是無形勞動，既不需要考核，也沒有相應的制度約束，所以日常工作中，就很少有人對檔案管理工作上心，更何況是檔案改革工作，基本上無人相應。

第三、院系檔案管理是基礎性工作，非常容易被人忽視，而院校管理者普遍認為行政工作比較重要，待到管理者完成行政工作之后，已經沒有過多的時間來管理檔案。很多時候，院系的檔案管理工作都是由兼職人員完成，這就會出現職責不清、相互扯皮推諉情況的出現，這為檔案管理改革埋下了很大的隱患。

第四，現有的檔案管理手段過于落后，比如依然運用人工方法來編制檔案目錄，人工檢索檔案中等。這導致檔案管理效率低下，占用大量的時間，這也是管理人員對檔案管理工作應接不暇的主要原因。

3 數字化時代下的高等院系檔案管理改革策略

通過上文論述，能夠明顯看出，對于高等院系檔案管理工作來說，管理改革已經成為必然的趨勢，其可采取的改革策略有以下幾點：

3.1 要重視和關心檔案管理工作

不斷提高院（系）級檔案管理水平。院（系）級領導應把檔案管理改革工作列入行政管理工作議事日程，院（系）級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理改革工作的指導和監督。安排管理水平高，責任心強的院（系）級辦公室管理人員擔當此項工作。要建立檢查監督激勵機制，把院（系）級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經驗交流。并且，真正把院（系）級辦公室檔案管理改革工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院（系）級辦公室檔案管理工作改革在高校教學管理中發揮積極作用。

3.2 要提高院（系）級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質

目前，絕大多數高校的院（系）級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業畢業的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。這就需要高校創造各種機會對他們進行專業培訓。可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業技能。同時要健全院（系）級檔案管理規章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

3.3 要建立檔案管理信息化服務網絡實現信息資源共享

加大資金投入建立數字化網絡平臺，院（系）級檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料，這將為院（系）級檔案資料建設和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網絡的意義，在于通過網絡可以聯接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協調了解學校教育管理信息和各種要求，實現檔案管理信息化為一線教學服務。

3.4 建立院（系）級辦公室檔案資料索引自動化，設置和強化網上查詢功能

眾所周知，電子檔案系統的建立，節省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經典教案、講義、電子課件等。這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。但許多高校院（系）級電子檔案功能遠未開發出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

結束語

綜上所述，可知數字化時代背景下，高等院系檔案管理改革異常重要，有些高校院系已經具備了改革的條件，要抓準時機進行改革。雖然院系檔案管理改革是為了更好進行檔案管理，發揮院系檔案的價值，因此檔案管理改革不能浮于表面，要深入到實際，真正的實現改革。

參考文獻

[1]羊雋芳.對新時期加強高校院系教學檔案管理的思考[J].新疆財經學院學報，2007（1）.

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[3]吳向齊.論高校教學檔案的開發利用[J].浙江師范大學學報，2003（1）.

第6篇：檔案管理概述范文

檢測行業是隨著社會發展延伸出的新d服務業，也是實現經濟可持續發展的支撐領域，承擔著為經濟建設提供標準化計量測試和產品檢驗技術服務，為政府監管部門提供執法履職的技術保障和依據的職能。而檢測記錄檔案是檢測行業對結果報告進行溯源的重要憑證，檢測和校準實驗室能力認可準則（ISO/IEC 17025：2005）中對檢測記錄檔案的范圍、編寫、修改、保存期限等有明確要求。傳統的檢測記錄檔案歸檔流程是先由具體試驗部門負責編制、整理，隨后交檔案管理部門根據年份、任務號等進行編號、蓋章標識、存檔。隨著檢測行業的發展壯大，檢測任務量亦越來越大，檢測機構普遍存在歸檔工作量大、歸檔效率低下 、檔案借閱與歸還管理不規范、不便統計等系列問題。如何規范、高效、及時的完成檢測記錄檔案的歸檔工作是每個檢測機構都面臨的問題。本文針對記錄檔案管理過程中存在的問題，結合實際工作需求，利用信息化手段，提出下述改進方案，以期實現檢測檔案管理工作的全面規范和歸檔效率的持續提高。

二、檔案管理系統建設方案

1.方案概述

在進行信息化檔案管理系統建設時，需要體現“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，立足“資源服務和業務管理”的宗旨。為利用計算機信息化技術系統，使其更高效、可靠地管理檔案資源，擬從規范歸檔方法、提高歸檔實時性、保證檔案準確性和完整性等幾個方面采取完善措施，在企業經典檔案管理模式的基礎上，結合目前成熟的條碼技術（如條形碼、二維碼），參考現有類似的管理系統（如圖書管理借閱系統），實現檔案管理系統的電子信息化完善升級。嵌入條碼技術后，檔案管理系統中歸檔、借閱、修改等主要功能的實現流程如圖1所示。

采用條碼技術后的檔案管理系統，每份文件、檔案都有唯一條碼作為身份標識，這個條碼包含文件、檔案的諸多信息，如記錄號、年份、檢驗記錄數量、歸檔科室、歸檔日期、歸檔人等。通過這個條碼，紙質文件檔案和檔案管理系統之間建立起了明了詳盡的關系，減輕了檔案管理人員的歸檔工作量，規范了檔案歸檔、借閱、修改等管理方法，提高了檔案管理工作的效率。同時，條碼技術的應用、系統的完善也增加了文件檔案的查詢追蹤操作性，進一步提高了整個檔案管理工作的效率。

2.系統功能描述

2.1檔案歸檔

引入條碼技術后，檔案歸檔的詳細流程如圖2所示。

條碼技術應用后，每份報告文件、每個檔案袋都有自己的身份標識。檔案管理系統利用條碼在紙質文件、檔案袋和系統之間建立起了電子信息化橋梁，給檔案管理工作帶來的效益主要體現在以下幾個方面：

（1）從報告生成、檔案歸檔至后期檔案的其它管理都可以通過系統進行實時查詢與追蹤，避免檔案遺失現象。

（2）歸檔系統的排隊和提醒功能可以讓申請人明確紙質檔案提交時間，避免出現網上歸檔申請通過后，因紙質檔案未及時提交而造成的待歸檔檔案積壓的現象，促進了檔案歸檔工作進程。

（3）人工印章核對檔案報告資料完整性的方式被取代，檔案管理人員通過掃碼形式，利用系統資源自動核對送來歸檔的檔案的完整性，大大節約了歸檔核查時間，提高了工作效率。

（4）檔案袋的條碼信息豐富，加上檔案存放位置的體系化、信息化，使得整個檔案庫信息的清晰度增加，方便在系統里進行檔案的查詢、檔案庫里對紙質檔案袋的查找。

2.2檔案借閱

檔案借閱與歸還系統功能流程圖如圖3所示。檔案管理系統的續借與歸還功能模塊可參照現在成熟的圖書借閱系統進行完善。檔案借閱歸還流程的規范，有利于檔案的追蹤，方便有借閱需求人員的同時也可以減輕檔案管理員的工作量，提高工作效率。

2.3檔案修改

已歸檔的檔案不得被隨意修改。若確實有修改需求時，需要得到相應負責人和檔案管理員的同意，相應的修改信息應在檔案管理系統里詳細記錄，做到有據可查。檔案管理系統里，檔案修改的功能流程圖如圖4所示。

2.4其它功能

引入條碼技術后，檔案管理系統的其它功能模塊也應該結合實際需求進行相應的改進，從而實現檔案管理系統的全面信息化。

第7篇：檔案管理概述范文

關鍵詞：企業檔案 檔案管理 創新性策略

檔案可以記錄古今的經濟、政治、文化以及科學等各方面的知識。隨著我國社會生活的發展與進步，我國的檔案工作的范圍也在逐步的擴大。企業的檔案是一種信息的資源，同時也是企業各種信息和載體的統一體。如何有效的加強企業的檔案管理工作，對于企業具有十分重要的作用。

一、企業檔案管理工作的概述

1.企業檔案管理工作的主要內容

隨著企業現代化的發展，企業的檔案管理工作的范圍也逐步的擴大。要想做好企業的檔案管理工作，首要問題是掌握檔案管理工作的主要內容。包括利用科學的方法對各種類型的檔案進行歸類以及整理，同時收集企業的各種信息、整理信息并鑒定信息，并對收集的各類信息進行整編，達到有效利用并統計信息的目的。檔案管理中的重要環節是檔案的編研工作。企業的檔案的管理工作可以有效地促進企業信息的交流與建設，可以推進我國現代化企業的建設。

2.企業的檔案管理記載企業的發展進程

企業檔案的檔案是指與企業發展活動相關的各種文字資料以及媒體形式的資料等。其中包括各種圖紙，技術標準、規范、文書檔案、科技檔案、財務檔案、設備檔案等所有企業相關的憑據以及原始資料和數據等等。對企業的所有有價值的資料進行整理和歸檔，可以保證企業中各種原始資料的完整性、歷史性以及可追溯性，同時也可以為企業的良性發展提供有價值的依據。

3.企業檔案管理工作創新是企業發展的基礎

檔案管理工作的建設是國家信息化工作中的重要組成部分。豐富的企業檔案信息資源是企業發展和創新的基礎，而檔案信息的數字化的建設是企業檔案建設創新的核心內容，做好企業檔案管理的工作對于促進企業經濟的全面發展具有非常重要的意義，通過對企業檔案的管理工作，把與企業發展的有用信息進行匯總，并為企業的經濟發展和社會的發展提供依據并提供服務。

二、企業檔案管理工作中存在的問題

1.從事企業檔案管理人員的素質有待提高

企業檔案的管理人員的素質是檔案編研工作的重要因素。檔案的管理工作要求檔案管理人員掌握一定的檔案學基礎理論，同時還要有檔案管理的基本常識，有捕捉檔案管理信息的能力，同時也要有鑒定的檔案信息的能力。而在實際的工作中，很多企業中從事企業檔案管理的人員的專業水平以及日常的工作態度有所欠缺，或者有些管理者對企業檔案的工作認識不到位，缺乏創新的精神和現代化的管理設備等，跟不上時展的要求。此外，在企業檔案的成果編研的過程中，需要查閱很多的檔案資料，沒有專業技術的檔案管理人員將會影響到檔案管理工作的質量。

2.企業檔案的分類結構不合理

雖然現階段很多企業重視了檔案工作，并進行了檔案編研工作，但是仍然存在著一些分類上的問題，包括企業收集的檔案門類不夠多、檔桿結構不夠合理，以及檔案質量不高等現象。這些現象嚴重的影響了企業檔案的編研和整理工作。此外，很多企業的檔案部門缺乏編研的經費，沒辦法及時的出版檔案編研的成果，這也就影響了對企業信息研究的時效性與推廣性，同時也影響了檔案編研的成果的廣泛利用。

3.企業檔案的利用率較低

由于企業的檔案關系的企業的各個時期的歷史以及發展狀態，因此具有一定的保密性。只是專門的為企業的研究者提供相關的服務，這也導致了企業檔案所編研成果的利用率較窄，編研成果不會被大量的出版。此外，有些企業的檔案部門對各種載體以及不同類型的文件歸檔率都不高，檔案保管的措施不到位等，也最終導致了企業檔案的壽命被縮短，甚至出現了丟失和損壞的危險。

三、企業檔案管理工作的創新策略

1.推進企業檔案數據庫的建設工作

企業的檔案是企業信息的資源，可以為企業的發展建設工作提供信息和保障，同時也可以宣傳企業的業務等提供信息的保障。企業檔案的數據庫是網絡信息資源的存儲區域，要實現數字化的檔案管理工作就要加強數據庫信息的建設。尤其加強文件目錄數據庫的建設工作，開展企業檔案資源的數字化建設，同時建設高質量的信息數據庫。企業的檔案工作部門要及時的抓住企業檔案信息化建設的大好時機，全面開發檔案信息資源的利用工作，推進檔案數據庫的建設，積極探索新信息時代企業檔案管理的工作思路，開創檔案工作的新局面。在管理工作中，充分利用網絡技術手段來整理檔案，可以降低企業檔案整理和歸檔的工作量，減少工作人員的手工操作，為提高企業檔案管理工作的效率而起到重要的作用。

2.企業檔案信息化設備建設工作

要使企業的檔案管理工作跟上時展的步伐，首先就要對企業的檔案進行信息化的管理工作。要加強企業檔案庫房的建設、檔案檢索工具的改造，同時也要進行企業檔案管理的各項規章制度的建設。尤其要加強且檔案管理的現代化基礎設施的建設，使企業的檔案信息應用系統的軟件進行管理，并推進計算機管理的檔案的進程，最終達到提高企業檔案信息化管理的水平。除了檔案信息化的建設，還通過軟件系統對企業所有的檔案進行收集、整理、以及鑒定和統計工作，實現檔案工作的自動化。此外，更要加強企業檔案管理的網絡建設工作，以檔案部門為中心，覆蓋歸檔單位的應用系統。

3.在企業檔案管理的服務方式上創新

企業檔案的管理條件和方法隨著信息技術的發展和廣泛應用在逐步的改善，而且利用的范圍越來越廣，與此同時還要注意檔案管理的服務方式的改變和創新。要讓企業的員工熟悉并了解檔案工作，加大宣傳的力度，擴大檔案工作的知名度，宣傳檔案管理意識，逐步建立起互聯網的檔案服務體系，實現多渠道和多途徑的服務。要對企業中的各種檔案信息資源加以分類和分析，做到準確而及時地滿足人們對檔案信息的需求，通過服務上的創新來挖掘出企業檔案信息的資源，以提高檔案工作服務的及時性。

參考文獻：

[1]張東梅，劉云芹.淺議如何發揮檔案編研成果的作用[J].科技促進發展（應用版）.2010，10.

[2]解果梅.淺析新形勢下的檔案管理[J].山西檔案.2011，01.

第8篇：檔案管理概述范文

關鍵詞：市政建設 市政檔案管理 作用 問題 措施

一、市政檔案管理的概述

城市化建設進程的加快及相關基礎設施日趨完善，城市規劃起到的作用變得愈加突出，不管是建造一個新的城市，還是在舊城的基礎上做出相應的改動，又或者其他與城市建設具有緊密聯系的工程建設和規劃，都需要充分發揮市政工程檔案的作用，為城市規劃和建設提供重要的參考依據。可見，市政檔案管理在促進城市建設方面起著至關重要的作用。市政檔案管理工作的好壞對整個城市的運行、發展以及延續具有直接性的影響。由于市政工程中隱蔽工程占據的比重比較大，大部分設施不能從表面看見，為了防止施工中出現新舊管線相撞、挖斷電纜以及挖壞下水道等問題，市政檔案管理人員應切實做好自己的本職工作，為市政工程建設提供可靠的信息依據，從而實現提高市政工程建設水平的目的。

二、市政檔案管理在城市建設中的重要作用

（一）市政檔案管理是城鎮化規劃建設的重要基礎。城鎮化不是白手起家建新城，而是依據原有的城鎮體系，拓展發展空間，完善市政基礎設施等城市功能，增強城市吸納力和承載力的過程。

（二）市政檔案管理是城市建設的重要保障。城市建設必須從規劃、立項到建設、驗收，做到精益求精，高水平設計，高標準建設，做到件件是精品、個個是亮點。城市建設的每個工程、每個環節，都需要納入工程檔案管理，國家也明確規定了工程檔案在城建工程項目建設中的重要地位。重視和加強工程檔案管理，能夠使工程建設和管理單位切實加強質量管理，建設精品工程，打造精品城市。

（三）市政檔案管理是提高城市管理水平的重要依據。從城市道路、地下管線、橋梁涵洞和路燈照明等維護，到高架道路、城市隧道、地下軌道交通和地上軌道交通等管理，以及城市區域開發，城市管理涉及方面多、影響范圍廣、社會關注度高，是普遍的管理難題。

三、市政建設中市政工程檔案管理存在的問題

（一）內容不全。由于檔案工作的特殊性，很多建設單位存在重工程、輕檔案的問題，沒有形成完善的檔案管理工作機制，工程檔案不全等現象普遍存在，甚至有假檔案、假資料等問題。

（二）收集困難。很多建設單位對工程檔案重視不夠，沒有落實專人負責，往往以工程緊、任務重為借口，不及時形成、提供檔案材料，不注重收集具有保存價值的文字、圖片、音像等檔案資料，甚至工程項目竣工很久也沒有提供相關檔案。

（三）服務滯后。很多建設單位忽略了工程檔案的重要作用，無論是新建工程還是改造項目，往往沒有提前查閱檔案，依據檔案制訂工程方案，造成盲目施工。

四、市政建設中加強市政檔案管理的措施

（一）健全檔案管理機制。市政工程建設涉及面廣，檔案工作從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交等，需要參與工程項目的建設、設計、施工、監理等多個單位的共同努力，缺一不可。在各單位內部，要健全檔案聯動機制，各業務科室和項目部都要把及時上報檔案材料作為本職工作的重要內容，做到普通檔案資料定期上報，重要資料隨時上報，所有檔案全部上報的檔案上報制度，切實保證檔案資料的時效性和完整性。

（二）健全檔案收集機制。市政工程由于時間較長、室外工作多、涉及面廣、單位分散，檔案收集存在諸多困難，很容易造成資料積累殘缺不全。要健全檔案收集機制，充分發揮各方面的工作積極性，形成共同關心檔案、共同收集檔案的工作合力，從源頭上保證文件材料無遺漏、無差錯。一方面，要強化跟蹤。檔案工作人員要積極、主動、全面掌握工程進度，根據工程進度.及時督促有關科室或項目部收集檔案，并做出相應的技術指導。另一方面，要強化協調。對一些規模較大的市政工程，項目建設單位和檔案管理部門，應高度重視檔案收集工作，加強與施工單位檔案員及監理等單位的聯系，及時掌握工程進展情況，根據工程進度進行催收，必要時采取一定的強制性手段，避免檔案原始材料的散失，確保工程檔案的連續性、完整性和準確性。

（三）健全檔案服務機制。市政工程檔案的作用在于為城市管理提供可靠依據，市政工程檔案管理的最終目的是服務城市建設、保障城市運行、促進城市發展。在具體的城市規劃、建設和管理實踐中，要建立健全檔案審查機制，確保每個規劃、每個工程、每個改造都先經過檔案對接和檔案審查；同時，要依托信息技術，積極開發三維市政工程檔案管理系統，為各施工單位提供方便、快捷的查詢服務，更好地發揮市政工程檔案的基礎作用、保障作用和服務作用，為新型城鎮化建設和精品城市建設提供堅實基礎和有力支撐。

（四）保證市政檔案的延續性。隨著城市發展速度的不斷加快，市政工程建設為了適應城市發展的速度，需要在原有發展的基礎上做出快速的更新與轉變，而市政檔案在市政建設過程中發揮著極其重要的作用，這就對市政檔案的質量及管理水平提出了較高的要求，需要不斷提高檔案管理人員的業務技能和素質水平，為市政工程建設水平的提高提供可靠的信息依據。市政檔案在管理過程中需要從城市發展的實際情況出發作出相應的改變和創新，如城市的點、線以及面等方面發生了較大的變化，市政檔案管理人員也要在此基礎上有所創新，確保檔案的延續性，以便市政工程建設人員能夠在實際工作過程中有的放矢，從而實現提高市政建設水平的目的。

第9篇：檔案管理概述范文

2021年7月

前 言 方案說明

1 系統概述

應集團要求，作為集團信息一體化的子系統，按照國家檔案館“五位一體”模式標準，在檔案庫房建設數字檔案館系統、智能庫房管理系統，逐步對檔案管理進行數字化；建設數字檔案管理系統，對數字化檔案進行管理；提供智能化的檔案資料編研工作；提高檔案管理的智能化水平。系統充分利用資源和硬件設備，為各部門辦公、決策信息提供利用服務。做到數據規、安全、資源共享、高效利用。

根據上述定位和按照檔案管理系統工程設計要求，本著采用最佳性能價格比設備的原則，從集團的實際需求出發，充分考慮系統的整體性、先進性、經濟性、可靠性和可擴展性。本設計以實用不奢華、簡單可靠為原則，滿足檔案管理長期的需要，系統具備檔案數字化系統、檔案密集架系統、智能庫房管理系統、溫濕度控制系統、視頻監控系統、門禁系統、智能燈光控制系統。

第一章檔案數字化系統

1.1 系統概述

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案部管理服務提供高效率的全面服務。

檔案館數字化系統應滿足數字檔案館“收集、管理、存儲、利用”等功能要求：

1、電子文件（檔案）在各系統中采集、管理、保存、利用過程中的真實性、完整性、有效性；

2、參照國家檔案館《基于XML的電子文件封裝規》（DA/T48-2009）的要示，采用EEP封裝技術對電子檔案數據進行封裝，電子全文和目錄信息的緊密綁定；

3、實現各系統數據的接口，包含各公司部門系統接口、零散數據接口、中間數據格式接口；

4、充分采用技術手段解決檔案利用過程中的安全保證問題；

5、采用構件化、平臺化開發模式確保所有應用系統的可維護性、擴展性、穩定性；

6、通過自定義功能全面實現不同類型檔案的綜合管理，同時通過置瀏覽功能，實現不同類型電子全文（TXT、PDF、JPG、TIF、MPG、FLV等）的在線瀏覽。

1.2 系統功能

檔案管理數字化系統將實現檔案著錄、檔案庫房管理、檔案接待利用信息化，檔案數據、檔案實體管理一體化，檔案數據多媒體化，檔案數據交換智能化等功能。

1、檔案著錄

實現綜合檔案部門文書檔案、影音檔案文件和案卷級著錄，實現無實體檔案（數字公文、電子等）的著錄；實現檔案部門代碼、全宗屬類、全宗和目錄管理；實現著錄流程、工作量和著錄質量管理；實現檔案定位符的分配和管理。

2、庫房管理

對實體庫房進行圖形化，形象化管理，實時掌握庫房及其容的實際狀態，通過無線局域網技術輔助實現檔案出入庫操作和實體檔案物理位置管理等工作。通過查詢利用系統實現庫房管理員和檔案查詢接待員之間的檔案交接和相關登記工作。

3、檔案查詢利用

通過互聯和局域網實現數字檔案、實體檔案的查詢閱讀、在線預約，預約的多級審核和查詢接待管理，現場利用等功能；支持多種檔案利用方式；可對利用過程、利用效果和利用反饋進行全程管理；支持利用者、接待員、庫房管理員之間的檔案交接等功能。

4、現行文件

現行文件系統是檔案館實現政務公開職能的業務系統，主要包含：文件接收、登記、保管、查詢、利用和等功能。

5、檔案

除具備文章和欄目管理、論壇、圖片庫等功能外，還應具備檔案信息，檔案查詢、在線預約等功能；可與數字檔案館軟件系統協同實現物理隔離條件下的數據交換。

6、檔案數據交換

實現數字檔案館應用系統部檔案數據通訊協議和技術接口，使各個應用系統之間可以通過檔案數據交換系統進行可信、可靠、安全的數據通訊；

檔案數據交換系統還可以與數字檔案外部系統實現數據交換接口，并通過數據交換協議進行系統外部之間的檔案和管理數據交換，如數字檔案接收、檔案信息等，實現檔案管理業務與集團相關部門業務流程整合，從而完善數字檔案館擴大數字檔案館的信息共享圍、。

7、音像檔案管理利用

使用檔案著錄系統建立圖片、音頻和視頻檔案目錄數據庫，通過音像管理系統收集、歸檔和建立多媒體檔案庫，實現音像檔案瀏覽、查找、統計、目錄管理、數據維護等管理功能；實現音視頻檔案在線點播功能，允許集團部門通過檔案查詢利用系統進行檢索、瀏覽、點播和下載等操作。

第二章檔案密集架系統

2.1 系統概述

檔案的保存日益多樣化，如文字類、實物類、音像類，等等，從檔案介質方面有紙質、磁介質、膠片介質等等，由于檔案數量多如煙海，因此檔案管理建設費用和管理費用日益成為檔案發展的瓶頸所在。檔案密集架就是在這種情況下不斷地發展起來的。使用檔案密集柜，對同樣庫存檔案數量、庫房占地面積實現可節省化。檔案密集柜有手動和智能型兩大類。

2.2 系統功能

檔案密集架系統基本具備防水、防塵、防倒、防盜、溫濕度調控(通風)、防火等功能；可以低電壓操作，電氣保護安全可靠；同時具備防誤操作保護、紅外線自動保護、安全桿緊急保護等多種保護功能，能自動鎖定；系統具備煙霧報警，消防聯動報警功能。

檔案密集架系統在管理上具有智能化地借閱檔案，自動記錄，自動催還功能；能實現檔案智能化查詢、連續查找，依序打開；通過檔案智能化管理，實現有序擺放，有序管理；檔案密集架同時具備智能化故障自動檢測及應急處理，自動助推，緩啟動軟著陸，防碰撞功能，能夠提高語音提示及短消息提示功能。

檔案密集架系統還應該具備應急手柄，崗位式電動操作，固定列觸摸屏操作、操作臺（PC機）上操作等多種操作方式；并能進行PDA系統手持電腦遙控操作。

第三章智能庫房管理系統

3.1 系統概述

智能庫房管理系統參照國家檔案局《檔案館建筑設計規》、《檔案館溫濕度管理暫行規定》、《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求設計，突出了檔案庫房檔案安全保護的“八防”（即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲等）要求，實現了檔案庫房管理、安全保護由被動人工管理向現代化、智能化、科學化、人性化管理的歷史性跨越。

3.2 系統功能

智能檔案管理系統為檔案庫房管理提供了一種高智能綜合管理方案，系統重新優化集合了檔案智能管理、庫房溫濕度控制、高壓細水霧消防滅火、監視報警、門禁巡更等多個智能子系統。在這些系統中，以檔案智能管理系統為中心，把庫房溫濕度控制、高壓細水霧消防滅火集成在一個中央控制計算機的操作軟件上，實現了多種操作聯控、一機多用功能。消防滅火、門禁與監視報警系統仍作為能夠獨立工作和系統設置，同時與庫房溫濕度控制子系統的監控軟件建立信息傳遞，使兩者同時具有狀態監視功能，一旦發生災情或盜情等異常情況，按約定程序實現操作轉移。

系統主要由以下幾個系統集成組成：

1、智能庫房信息集成與綜合顯示

智能庫房系統主要是對檔案庫房提供全方位的管理和控制，保障庫房和庫房實體檔案的安全，主要包括檔案存儲系統、檔案監控定位系統、庫房LED系統。各種系統之間實現數據共享，相互聯動工作。

系統能實時采集庫房的溫濕度等數據, 對庫房的實時溫濕度數據，可以通過列表形式或者實時曲線圖的形式進行查看。

2、檔案實體管理信息集成與綜合顯示

館業務系統進行整合，實現檔案目錄共享以及用戶權限體系整合。根據檔案全程管理理論實現對檔案實體的流程化和智能化的輔助管理，檔案實體管理包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、二維碼管理、利用及統計等業務。結合電子檔案信息，實現包括實體入庫的提醒、鑒定提醒、利用請求、盤點、出入庫處理等業務信息的集成與綜合顯示。

第四章溫濕度控制系統

4.1 系統概述

檔案的壽命與檔案庫房的溫濕度空氣凈化度密切相關。放在不適宜的溫濕度空氣凈化度下不僅影響檔案材料的保存，而且可加速其他因素對檔案的破壞。據統計80%的檔案的損壞就是由于溫度濕度和空氣凈化度不穩定、蟲柱引起的霉變，導致檔案的破壞。為了使檔案庫房的溫濕度空氣凈化度等符合檔案保存的要求，需采取一定的措施，即對檔案庫房的溫濕度空氣凈化度進行控制與調節。國家檔案局于1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》，對我國各類檔案庫房的溫濕度提出了明確的規定，標準為溫度14－24℃，相對濕度45－60%之間。

4.2 系統功能

溫濕度控制系統由中心控制器、存貯器、通訊轉換器、區域控制器、傳感器及控制模塊組成，所有的連接方式均采用總線制連接。傳感器與區域控制器為系統的前端設備。傳感器負責采集現場溫、濕度及防盜、消防信號的數據，并將數據信號傳至區域控制器，區域控制器接受到傳感器傳送的溫、濕度及各種數據后進行每區域的處理、比較、顯示并根據設定的溫、濕度上、下限值向存貯器及上位機傳輸即時信號，同時向受控設備控制模塊發出控制信號，控制模塊接受區域控制器傳來的各種信息，對空調、去濕機、增濕機、通風、凈化、報警等裝置進行控制，中心控制器對接受各區域控制器傳來的各種信息進行比較、存儲、顯示、統計、整理及打印，使其可對各區域控制器發出各種指令，同時將信息通過RS485傳至上位機，實行環境溫濕度控制、遠程監控及遠程故障診斷，使整套系統自動化控制更趨完美。

溫濕度控制系統能檢測、存貯、顯示、打印庫房環境的溫濕度及其它各種參數。通過對系統數據的設置、采集、比較、處理，控制受控設備工作，能自動控制各種型號的空調、去濕機等設備。主要功能有：

1、各種報警功能：系統具有防盜、消防、超溫超濕等多種報警功能,并有輸入輸出接口。

2、通風凈化功能：根據室外溫濕度定時、自動開啟換氣凈化設備，使庫房空氣保持清新。

3、受控設備自動檢測功能：能將運行中的設備狀況，即時反饋至中心控制器 及電腦,實時監測。

4、遠程控制功能：通過網絡，用戶可在異地對庫房進行實時監控。

5、管理控制軟件界面直觀、友好，操作方便，提供完善的查詢和圖表輸出功能。

第五章視頻監控系統

5.1 系統概述

視頻監控系統作為安全管理的一個重要措施，對室的主要出入口、通道進行監控管理。在監控中心可以通過圖像監控系統，監視室的主要出入口、通道的人員活動情況，如發現異常情況，可以及時知曉。這樣可以防患于未然，保證各區域的安全。并可以通過錄像機或數字圖像存儲設備進行圖像記錄，以備后用。

基于上述思想，擬設計了一套先進的多功能安防系統，能滿足系統工程對安全、管理的要求。

本方案的視頻監控系統有以下幾部分組成：

（1）視頻電視監控系統

（2）防盜及周界報警系統

5.2 系統介紹

視頻監控系統工作原理是：在需要監視的前端現場安裝合適的攝像機采集實時圖像，并把這些圖像信號通過網線、視頻線等傳輸線纜將圖像送至監控中心的監控主機，監控主機再把經過編譯的圖像信號通過監視器顯示出來，這樣安全管理人員不用到現場而在監控中心就能了解所有被監控場所的情況，不但可以節省人力物力，而且大大提高了安全管理的檔次和效果。

圖像監控系統根據其使用環境和系統功能的不同具有不同的組成形式。一般系統應由前端攝像系統、傳輸分配系統、控制系統、圖像處理保存系統、顯示系統組成。

1、前端攝像系統：前端攝像系統的作用是系統所監視的目標，即把被攝體的光、聲信號變成電信號，然后送入視頻監控系統的傳輸分配系統進行傳送。該系統的核心是攝像機。

2、控制部分：控制部分的作用是在控制中心通過有關設備對系統的攝像和傳輸分配部分的設備進行遠距離控制。控制部分的主要設備有集中控制器、云臺控制器、微機控制器等。

3、圖像處理系統：圖像處理保存是指對系統傳輸的圖像信號進行切換、記錄、重放、加工和復制等功能。主要設備有：視頻矩陣控制器、硬盤錄像機、電腦硬盤。

4、圖像顯示系統：為方便管理者及時、迅速直觀的監視各個被監控的區域，設計采用液晶拼接屏作為主要的圖像顯示方式。

第六章門禁系統

6.1 系統概述

門禁系統使用MAFIRE非接觸式IC卡。通過門禁系統，可以實現對人員權限的明確限定，無論是內部人員或外部人員，都可以通過對權限的設置，清楚的界定可以自由進出的人員，并對人員的進出情況進行記錄，以備查詢。極大的解放了人員管理的壓力，并可達到在提高安全度的情況下節約人力的效果。

6.2 門禁功能

為進一步加強安全管理，安裝智能門禁系統，經過技術處理的IC卡可做為開啟門禁的“鑰匙”，并可記錄進出人員信息等情況，便于實時管理與安全防。門禁系統可集成在整個安防系統中，與其余各個子系統進行聯動。當有人沒有通過身份驗證而非法進入時，門禁系統就會會通過聯動的報警系統進行報警，那樣就可以及時對發生的情況進行處理。

第七章智能燈光控制系統

7.1系統概述

智能燈光系統是對燈光進行智能控制與管理的系統，跟傳統照明相比，它可實現燈光軟啟、調光、一鍵場景、一對一遙控及分區燈光全開全關等管理，并可用遙控、定時、集中、遠程等多種控制方式，甚至用電腦來對燈光進行高級智能控制，從而達到智能照明的節能、環保、舒適、方便的功能。