檔案數字化建設精選(九篇)
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第1篇：檔案數字化建設范文
【關鍵詞】數字化 城建 檔案館 建設
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、前言
城建檔案信息化，是啟動信息化工作之前應明確的問題。目前理論界對此并無系統的分析研究，也無明確統一的結論。作者認為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時代背景下，為了達到有效利用城建檔案信息資源的目的而進行的系列的綜合的科學的管理工作。具體來說，城建檔案信息化是指：通過運用現代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才 ,提供優質服務的動態的系統化的管理工作。
二、建設數字化城建檔案館的必要性
隨著科學技術的發展和信息時代的到來，數字化概念正逐漸融入城市建設的各個領域。城市建設包括土地管理、城市規劃、環境保護等多個方面，城建檔案作為城市建設和管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設信息中心的基地，主要負責接受和保管城市建設中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關資料，并將接收入館的各種城建檔案資料進行分類、整理、分析，為數字城市建設提供真實可靠的檔案信息。但是隨著科技的進步，城建各部門在城市建設、管理中產生了各種檔案，除了傳統載體的檔案之外，還有大量的計算機輔助設計技術、電子地圖等產生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。因此為了提高城市建設的時效性以及適應網絡化的需要，必須加快數字城建檔案館的建設。
二、數字化城建檔案館的優點
數字化城建檔案館與傳統城建檔案館的最大區別就在于它是一個數字化的信息系統，數字城建檔案館的建立具備適應社會需求的特殊優勢，因此決定了它將彌補傳統城建檔案館的不足而長期存在。
1、在城建檔案信息資源建設方面
數字城建檔案館可與覆蓋全社會各領域包括科技、文化、醫療、電子商業等信息數據庫建立互聯關系，為進一步豐富傳統檔案館館藏提供線索和可能。
2、在城建檔案信息的加工方面
傳統城建檔案館館藏信息經過數字化加工處理，成為數字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機檢、機讀的信息目錄和檔案參考資料，數字城建檔案館還可以將經數字化的深層次編研成果融入數字信息資源庫，并在網上，為人們提供快捷的服務。
3、在城建檔案信息資源的開發利用方面
數字城建檔案館可以憑借網絡優勢，實現信息資源共享。
三、建設數字化城建檔案館要改變固有的工作模式
1．改變城建檔案保管方式
由于數字化城建檔案載體的特殊性，保管工作不同于紙質檔案的“六防”工作，而是要注重檔案設備安全和信息安全兩方面．設備安全應當在設備制造、系統安裝和應用軟件配置時考慮．主要地抵御自然災害和突發事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證．保證數字檔案的可讀性和可利用性，對設備更新情況進行跟蹤，在出現不兼容或不可讀取等問題之前就應將舊載體上的數字文件轉換到新載體上，同時，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網絡環境中，更應該注意共享和保密．邏輯性處理與物理存儲等問題。
2．改變城建檔案利用方式
城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體．而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件．將檔案內容用一定的格式固定下來．再進行分類．歸檔、編號等管理．在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具．通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、穿梭問的限制，在任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展．將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入一種良性循環狀態。
四、數字化城建檔案館建設要點
城建檔案管理數字化是城建檔案管理工作的重大變革，涉及城建檔案管理工作的各個方面。建設數字化城建檔案館的首要工作是做好總體規劃，通過規劃確定近期、中期和遠期目標以及實現這些目標須具備的條件，并隨著工作的進展不斷對規劃目標進行調整。筆者認為，有以下幾點問題需要注意：
1、城建檔案管理數字化是城市經濟發展、技術進步和用戶需求等諸多因素共同推動的結果
確定目標的依據是社會大環境和潛在的需求，弄清社會需求是非常關鍵的，另外要研究、掌握數字化發展的規律，避免主觀性、盲目性，防止目標過低或不切實際追求過高的目標。
2、城市發展的數字化進程是一個社會發展進步的長期過程
像任何科學技術進步一樣都是由淺人深、從簡單到復雜的不斷變化的過程。建設數字化城建檔案館也是從低到高逐步發展的，是一個逐步深入、逐步擴展的過程，不是完成目錄檢索、掃描幾套地形圖就能實現的。城建檔案數字化是一個長期的、持續發展的、不斷完善的一個艱巨工作。數字化城建檔案館要通過城建檔案信息系統建設、應用和系統的不斷完善來實現，信息系統建設工作主要包括館內局域網的建設，與政府網的連接，以及國際互聯網的利用；檔案管理軟件的開發或商品軟件的選用；數據庫的建設和信息資源研發；標準體系的建立；專業技術人才隊伍的建設、管理方式和工作方式的優化和規范化；館藏各種不同載體檔案的數據處理、存儲設備配置和系統運行維護等工作。系統建設工作的第一步是系統方案設計，主要內容是根據數字化工作的總體規劃確定系統的基本組成和結構框架，再根據現時的技術、人員、資金等基礎條件確定系統建設的階段目標，制定可行的實施計劃。系統方案設計工作應注意以下幾點：
(1)系統開發建設不但是一個技術過程，同時更是一個管理過程，是一項綜合性的、技術含量較強的工作。所以，在進行系統建設時，應根據本館資金情況、技術力量等各方面去考慮。落實資金是首位，其次要配備好研發團隊技術力量，可采取館內業務骨干與外聘專業技術人才相結合的方式配備好研發團隊。
(2)系統開發建設的目的是為了使用，要把系統的實用性放在第一位，對內服務于檔案管理人員，對外服務于社會公眾。本著這一理念，研發系統時應以實用為首選，切不可盲目追求過大、過強，要切合本館實際工作水平，以方便使用、簡便易學為目標。
(3)系統開發建設最好一個省份統一標準，全省使用統一軟件，這樣使用、維護會各方便。各館可以整合資金、技術人才，合力研發，這樣即節省人力、物力、財力，也方便日后工作。
(4)系統建設和應用是一個滾動的過程，不可能一步到位，要按照系統建設自身的客觀規律辦事，循序漸進，不斷修訂，不斷完善。不必追求最高、最新的技術，應采用成熟、可靠的技術，借鑒、學習一些起步較早、數字化建設比較成熟省份的先進經驗，使研發的軟件系統能夠真正做到切合實際、便于維護、簡便易學、方便使用。
結論
數字化城建檔案館的建設不會一蹴而就，它要求我們城建檔案工作者不懈的努力、進取、創新，不斷的追求、完善。相信隨著信息時代的飛速發展，城建檔案事業定會蓬勃發展，數字化城建檔案館的目標必會實現。
【參考文獻】
第2篇：檔案數字化建設范文
隨著科學技術的發展和信息時代的到來，數字化概念正逐漸融入城市建設的各個領域。城市建設包括土地管理、城市規劃、環境保護等多個方面，城建檔案作為城市建設和管理過程中直接形成的真實記錄，蘊藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設信息中心的基地，主要負責接受和保管城市中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關資料，并將接收入館的各種城建檔案資料分類、整理、分析，為數字城市建設提供真實可靠的檔案信息。但是，近年來隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發展，城建各部門在城市建設、管理中產生的各種檔案，除了傳統載體的檔案外，還有大量的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案，傳統的城建檔案管理已不適應信息化、數字化的發展趨勢。因此為了提高城市建設的時效性以及適應信息化、數字化、網絡化的需要，必須加快數字城建檔案館的建設。
二、數字化檔案館的功能和優點
數字化城建檔案館與傳統城建檔案館的最大區別就在于他是一個數字化的信息系統，他的館藏是以數字化信息為主，以數據庫為檔案存儲中心，在網絡上實現城建檔案信息資源的共建共享。數字城建檔案館的建立具備適應社會需求的特殊優勢，因此決定了它將彌補傳統檔案館的不足而長期存在。第一，在城建檔案信息的加工方面，傳統城建檔案館館藏信息經過數字化加工處理，成為數字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機檢、機讀的信息目錄和檔案參考資料，數字城建檔案館還可以將經數字化的深層次編研成果融入數字信息資源庫，并在網上，為人們提供快捷的服務。第二，在城建檔案信息資源的開發利用方面，各種載體的檔案資料將以數字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網絡，用戶可以方便的利用信息資源，實現檔案里的信息資源共享。第三，在信息傳遞方面，數字檔案的服務通過以網絡為主的信息基礎設施，實現標準規范的信息傳遞。第四，在城建檔案信息資源建設方面，數字城建檔案館可與覆蓋全社會各領域的信息數據庫建立互聯關系，為進一步豐富檔案館館藏提供線索和可能。三、建設數字化檔案館需解決的幾個問題
在數字化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決一系列的關鍵問題。一是數字化檔案信息資源的長期存取問題。數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。二是統一數字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括：檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。三是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題。否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。四是重視復合性人才的培養。
四、加快城建檔案館數字化建設
數字城建檔案館不僅是對紙質檔案、照片檔案等檔案形式的簡單數字化，也不僅是對檔案工作流程的計算機化，而是一個數字化的信息系統，是一個系統工程。因此我們應堅持積極穩妥、切合實際、力求實效的原則，有計劃、有步驟地加快城建檔案數字化建設步伐，使城建檔案的信息化建設跟上社會信息化發展的大趨勢。
（一）加大投入，抓好軟硬件配套建設。
數字城建檔案館必須在一定的空間數據基礎設施和網絡基礎設施上建設空間數據庫和應用服務系統，才能更好的服務于城市建設。因此，必須加強城建檔案館內部的辦公環境、現代化庫房及網絡建設，并根據實際需要，選擇先進、成熟的技術，做好管理軟件的開發工作，以適應數據錄入、管理和輸出的需要，適應城建檔案館數字化、信息化建設的需要。
（二）重視城建檔案信息資源的數字化 。
城建檔案信息資源的數字化工作,主要指館藏傳統(紙質)數字化和辦公自動化條件下新產生的電子檔案的接收管理工作。在數據庫建設中要遵從有關技術規范和標準,保證數據庫的數據有合理的結構,便于維護更新,有較強的通用性,可加工性和可移植性。對傳統(紙質)檔案要進行規范化的有序整理,要做好城建檔案的著錄標引工作,對城建檔案進行標準化的著錄,為檔案數據通訊、網絡化管理提供必要的數據基礎,為各城建檔案部門開展信息交流與合作,實現資源共享提供便利條件。對于過去收藏的聲像檔案資源和其它相關資源要通過多媒體技術把它們轉化為數字存儲。
（三）加快城建檔案信息化網絡建設。
當今社會是網絡發展的關鍵時期，我們應通過網絡這個公共信息平臺，建立起城建檔案館的公共信息庫，跟上時展的步伐。要在建好檔案館內部網絡的基礎上，逐步使檔案館“網絡社會化”，使城建檔案信息資源搭上信息高速公路的快車，不斷為社會提供更多的檔案信息服務。
（四）加強人力資源建設。
第3篇：檔案數字化建設范文
關鍵詞：數字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數字檔案的主要特點
傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。
1.1 數字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。
1.2 數字檔案安全性高
傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數字檔案的使用效率高
紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。
2 數字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數字檔案的格式的問題
數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑
紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。
3 數字檔案管理問題的解決方式
數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。
其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。
最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。
由上述可知，時代的飛躍發展，要求人要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。
參考文獻
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[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.
第4篇：檔案數字化建設范文
【關鍵詞】圖書館 圖書檔案 數字化建設
1 引言
圖書檔案在圖書館事業建設中不僅能夠科學、有效加強館藏建設，而且對圖書館長遠規劃、統籌安排均能起到引領作用。它不但是高職院校圖書館管理圖書的一項最基本工作內容，還是高職院校校級檔案重要組成部分，另外，更是數字化智能學校建設重點內容之一。怎樣架構既合理又科學、既方便又實用的圖書館圖書檔案數字化網絡管理系統，從而促進和提高圖書館服務水準和服務效率，是當今全媒體時代高職院校圖書館健康、持續發展亟待破解的現實問題。
2 高職院校圖書館圖書檔案建設現狀
2.1 高職院校圖書館圖書檔案的使用率逐年攀升
伴隨著本世紀以來我國高校教育制度改革逐步深入，高職院校擴招逐年增加。數以萬計的在校生規模，與高職院校圖書館傳統管理服務愈加不相適應，尤其是被傳統束縛而不重視的數字化圖書資源，其被讀者利用次數越來越多，據河南工業技術學院圖書館近五年圖書檔案使用狀況統計顯示，到圖書館詢問、瀏覽、查閱、下載、打印電子圖書檔案各類讀者，包括在校生、畢業生、教職工、校外學生、社會人員，無論是人數還是頻次均大幅攀升，有壓倒傳統紙質圖書借閱之勢。
2.2 高職院校圖書館圖書檔案的使用覆蓋面和領域不停擴容
由于歷史原因，多年來高職院校圖書館圖書檔案服務重點是本校的在職學生以及教學、科研人員。在黨的十工作報告中明確指出具備條件的大學圖書館要逐步對周邊社區和中小學開放，于是近年來高職院校圖書館圖書檔案管理服務工作迅速延伸，在保證本校讀者需求的情況下，盡最大可能向周邊轄區居民和中小學逐步開放，滿足他們對知識的需求，發揮公共資源的最大效能。如南陽師范學院開通的“超星圖書館”及“漢文化研究館”，主要是面向南陽市武侯社區居民和南陽市第二十三小學、臥龍實驗中學和南陽市八中提供學習服務。
3 目前高職院校圖書館圖書檔案服務信息化創建面臨的困境
3.1 傳統的圖書館圖書檔案服務理念
“重藏、輕用”傳統圖書館服務理念烙印很深，還在侵蝕著35歲以上的圖書管理者，甚至包括圖書館的領導干部，只認為驗收好書、藏好書就萬事大吉，圖書館工作就等于干好了，殊不知，在當今的信息社會里，管好書還遠遠不夠的，深入挖掘知識，為讀者提供縱深信息服務是當今信息社會發展的必然趨勢。
3.2 高職院校對圖書館事業經費投入嚴重不足
由于經費的不足，目前高職院校圖書館圖書檔案工作仍停留在數字管理的邊緣化，沒有進行更深層的技術改造，當前現有圖書檔案管理軟件難以支撐數字化建設要求，這些軟件只是輔助紙質圖書進行簡單的電子管理，不具備圖書檔案數字化建設的格式化和自動化管理。
3.3 高職院校圖書館圖書檔案開發應用率低下
在圖書館圖書檔案管理上，長期受高職院校圖書館 “重藏輕用”偏執思想影響，僅僅注重圖書檔案建檔書卷，忽視圖書檔案快速流通，致使圖書檔案成了“塵封黃歷”，再加上圖書館管理者不注重館藏圖書檔案的綜合開發利用，缺少圖書檔案主動為讀者服務的思想意識，則這些圖書檔案將徹底失去其應有價值。
3.4 高職院校圖書館圖書檔案管理人員的專業技術水平需跟上時代
據調查發現，現如今圖書館圖書檔案管理人員專業素質參差不齊，甚至部分人員連最基本的圖書檔案情報專業知識都沒有，這些人員大都是校領導的家屬、親戚或引進人才帶來的家屬，純屬照顧，顯而易見，這些人員滿足不了圖書館圖書檔案數字化建設的需求，再加上高學歷的情報信息管理專業的頂尖人才都不愿到高職院校就業，更加劇了高職院校圖書館專業人才的匱乏。
4 高職院校圖書館圖書檔案數字化建設重點
4.1 科學規劃高職院校圖書館圖書檔案數字化建設方向和目標
高職院校圖書館圖書檔案數字化建設的意義就在于通過提供數字化圖書檔案信息為全校師生以及社會人員提供學習和實踐服務。圖書館應根據廣大在校老師、學生及社會公眾的需求，對圖書檔案數字化建設進行投入產出效能進行綜合分析，科學規劃，有的放矢地進行統籌部署。一、對那些經過鑒定、甄別的還具有重大保存價值的瀕危圖書檔案加緊進行數字化工作；二、對那些需要永久和長期保存的圖書檔案及時數字化；三、對利用或咨詢次數較多的圖書檔案加快數字化；四、對那些有地域特色或寶貴的圖書檔案及時數字化，確立高職院校圖書館圖書檔案數字化建設方向和目標，有條不紊推進數字化圖書檔案建設進程。
4.2 加快轉變圖書館服務理念
加快轉變圖書館服務理念，強化讀者服務意識，增強責任感，提升服務水準，是數字圖書館建成的內在要求。數字圖書館將切實能夠實現根據讀者的需求實施讀者定制服務，以及學科跟蹤服務，還有能夠深入推動學科館員建設等。所以說，高職院校圖書館圖書檔案數字化建設得以順利實施后，圖書檔案管理者將能夠科學管理圖書檔案資源，根據讀者需求，整合各種類型數字資源，提供全面、可靠的信息服務，進而使圖書館圖書檔案服務工作將得到質的提升和量的飛躍。
4.3 建立健全高職院校圖書館圖書檔案數字化建設風險控制制度
高職院校圖書館圖書檔案數字化建設要持續不斷的大量資金注入做保障，在整個數字化建設過程中，無論是因為國家政策、學校規章制度，還是圖書館圖書檔案數字化建設人員調整或資金預算等諸多因素，均將會出現一定的預期風險，這些預期風險主要有：
（1）系統專業人員或管理人員的突變，從而使軟件系統的開發中止。
（2）資金鏈斷裂或年度預算偏低以及超支從而使有關硬件設備購入延遲或擱置。
（3）機密圖書檔案資源數字化過程泄密。
（4）數字化過程可能發生的知識侵權、產權糾紛等。
為此，必須建立健全高職院校圖書館圖書檔案數字化建設風險控制制度。制定各種預案以防范各類風險的發生。如建立財務風險防控預案、技術保障風險防控預案、知識產權風險防控預案、網絡安全風險防控預案等，把各類風險降到可控范圍內，保障高職院校圖書館圖書檔案數字化建設順利實施。
參考文獻
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[2]陳瑞萍.土地檔案管理中的信息化建設[J].科技傳播，2012（03）.
作者簡介
姚雪（1977-），女，河南省南陽市人，現為南陽醫學高等專科學校助理館員。研究方向為圖書館信息技術與數字圖書館。
第5篇：檔案數字化建設范文
一、高校檔案數字化建設過程中存在的問題
1.高校檔案數字化建設資金投入不足
在我國很多高校里面，校級領導注重學校的科研工作以及教學任務，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學任務上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少。這就嚴重影響了高校檔案數字化的建設進程。
2.高校檔案數字化的建設缺乏依據的標準和規范
高校檔案數字化建設，需要有明確的標準和規范，這也是高校檔案數字化建設的一個基礎條件。目前高校數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等還沒有形成規范。應參考國內已有的檔案數字化技術標準，來規范高校檔案數字化工作。高校檔案數字化應用軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校的實際，統一規劃，創新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發，形成符合高校檔案數字化發展趨勢的管理軟件。
3.高校檔案數字化建設工作人員技術水平不高
高校檔案數字化建設，需要有一定檔案業務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現在大多數高校檔案管理工作人員的分析與調查發現，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數字化建設的開展。
二、高校檔案數字化建設問題解決對策
1.加大對高校檔案數字化建設的資金投入
高校檔案數字化工作是高等院校事業發展的重要組成部分，高校領導應該充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經濟社會發展和教育事業具有重要的、不可替代的作用。高校領導層應予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數字化建設所需經費，給予檔案數字化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數字化建設的開展。
2.建立健全高校檔案數字化建設的標準和規范
建立健全高校檔案數字化建設標準和規范，對于高校檔案數字化的建設有著非常重要的推動作用，高校檔案數字化標準是進行檔案數字化建設的重要基礎和必要條件，進行高校檔案數字化建設，沒有標準化，檔案數字化就難以實現。高校檔案數字化管理部門應根據國際、國內和行業的標準規范，結合高校自身的發展需要制定共同遵守的檔案數字化管理制度和業務標準，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為規范檔案數字化管理奠定基礎，使高校檔案數字化工作有共同的衡量標準、協作依據，為建設高校檔案信息網絡做好準備，真正走檔案信息資源共享之路。
3.做好高校檔案數據庫建設
高校檔案數據庫建設是發展高校檔案網絡的基礎，也是發展新型數據庫的必要條件。網絡環境下，“資源共享，共同發展”是大趨勢，做好高校檔案數字化檔案信息庫建設，把網絡技術和數據庫技術緊密地結合起來，引領高校檔案數字化向信息資源網絡化的方向發展。高校檔案在推進高校館（室）藏檔案數字化的進程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數據資源儲備，提供高校檔案數字化后臺數據庫支持，實現高校館（室）藏檔案信息的傳輸網絡化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網絡數據庫時，網絡系統就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件。現代信息技術的使用，使高校檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數字化信息的有效管理和使用，需要建立高質量的高校檔案數據庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。
4.提高高校檔案數字化管理工作人員的技術水平
高校檔案進行管理的重要組成部分就是進行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數字化建設工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術水平。通過集中的方式進行培訓，還可以通過網絡的方式進行培訓。如高校在培訓每位工作人員時，要求其在輸入檔案內容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數字化工作。高校檔案數字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機基本操作、了解檔案管理基礎知識的人才，進行檔案數字化工作。
5.加強高校檔案數字化建設中的檔案安全工作
第6篇：檔案數字化建設范文
【關鍵詞】數字化檔案；檔案建設；必要性
數字化的文件在各行各業逐漸興起，到現在已經成為了一種普遍存在的現象，因此其數字化檔案的建設與管理在當今社會變得尤為必要且重要。隨著信息化技術及社會的不斷發展進步，檔案的信息化建設難度也越來越大，因此數字化檔案的建立面臨的既是挑戰也是契機。
一、建設的必要性與重要意義
（一）改善檔案高效管理的重要手段
數字化檔案的建立，能夠高效的實現資源共享，打破以前檔案使用的限制，讓檔案管理變得更加開放，也很大程度上改變了檔案管理部門的相關職能屬性，如從以前的檔案進行保管與利用變成了現在對信息進行采集、管理以及服務，最終達到檔案信息得到合理的配置，科學的管理，保障并提高給社會更加高效優質的服務。
（二）適應現代化建設新形勢發展的需要
數字化檔案的建設能夠更加快捷的實現大規模的信息搜集、信息完好的永久保存以及利用。這是數字化檔案適應現代化建設新形勢發展的客觀需要，實現數字化檔案資源共享建設、檔案館建設是目前最為重要且急迫的事情，也是時展所提出的現實要求。
（三）滿足現代社會需求最終結果
現代化數字檔案的館及查閱中心的建立與完善，能夠使得社會各界（包括外商投資者）能夠更加及時快捷的看到想了解的相關信息，滿足其信息需求。對于信息化檔案館的建立需要達到好標準高效能的要求，各級政府及檔案管理部應該積極的給于支持與行動，改變傳統的管理手段，采用現代化的服務措施，讓數字化檔案館信息可以及時快捷的到達需求者那里。
二、如何推進數字化檔案建設
（一）對檔案標準化、規范化管理水平全面提高
經過自身經驗及調查發現，我國目前的數字化檔案的建設相對滯后，且管理的標準化及規范化的水平很低，對檔案系統管理的整體質量有著嚴重影響。因此檔案管理的標準化與規范化是推進數字化檔案建設的基本保障。數字化檔案建設涉及到檔案建設的各個環節，主要包括整體規劃設計、設備選型、開發軟件、整理檔案、錄入掃描、備份、查詢管理等。為讓使用者能夠高效率的找到想要的信息資源，還應該設立檔案的查詢系統，實現信息資源的共享。
（二）對數字化檔案管理的系統整體水平大力提升
數字化檔案建設首先應該考慮整體系統，讓系統的縱向、橫向每個節點都得到提升，用網絡聯通傳輸信息，發揮整體優勢，使其總額運作能力得以提高。任何一個節點都有可能造成系統障礙，因此著眼與整體，注重每一個細節。系統的整體水平提高，可以采取對先進單位水平提高進行鼓勵，并設立試點，推廣經驗。系統整體水平的提升是推進數字化檔案建設必要條件，只有這樣才能充分的保證檔案管理的高效與高質量。
（三）建設檔案數據庫
數據庫是指利用先進的信息化技術科學合理的對檔案進行治理與使用。數據庫的建設是檔案數字化的一個關鍵過渡階段，即從紙質文字處理到數字管理系統。數據庫的建設與開發是我國檔案信息系統的核心與基礎。數據庫的建立是一件時間周期長、內容繁雜的任務，必定經過從低到高、從少到多的漸進發展。
三、建設數字化檔案的基本程序
（一）建立數據庫
檢索數據庫、文件數據庫是目前檔案館數據庫主要類型。檢索數據庫是指用于介紹館藏資源，了解開放檔案的目錄、范圍及途徑的數據庫。文件數據庫是指用于載入檔案并讓其他人可以從網絡上獲取檔案信息的數據庫。數據庫是檔案的信息被數字化后集合而成，其檔案形式也發生了相應的變化，從紙張變成計算機虛擬化形式，其中索引、超文本等技術實現了信息邏輯組織互聯結構，使得信息管理更加智能化，可以運用人工或自然語言進行檢索，讓用戶體驗更加高效便捷。高質量數據庫應該保證數據準確性、完整性、規范性、穩定性。
（二）建立檔案館
按照實際情況對數字化檔案館建設進行較強，可將其并入相關政府網站，通過網絡向社會與政府提供相關檔案信息，如國家、地方政策法規的查詢，展示當地文明建設成果等。建立網上查閱中心為社會提供檔案全文查詢，逐步進行信息公開，創造出有利于本地經濟建設與發展良好環境。完善數字檔案館硬件配置是檔案資源優化公開共享的基本保障，如終端、儲存設備、網絡、空調、打印掃描等。
（三）管理人員自身素質提高
進行數字化檔案的管理的人才需要較強的專業性與技術性，因此對檔案管理員的素質要求有了很高的要求。除了專業理論知識的專研，也要掌握實際工作需要的技能技巧，更要對檔案管理知識進行深入學習。扎實的技術能力及良好的管理素質，熟悉對數字化檔案的內在關系及環節，是做好數字化檔案的管理工作。因此，數字化檔案的管理者應該嚴格要求自己，不斷提升自身的綜合能力，只才能適應新時代的人才需求。
（四）對電子文件進行積累與收集
根據現代形式的發展趨勢可以預測電子文件將成為未來館藏的主要來源，因此必須要求進館的單位實行電子文件與紙質文件共同歸檔的雙軌制，并將電子文件進行備份。
四、結語
綜上所述，數字化的檔案建設已經成為社會發展的必然趨勢。在數字化檔案建設的過程中我國處于快速發展階段，建立中也出現了很多的問題，如高素質管理人才缺乏、管理設備投入低、規范性不夠等等。作為新時代的數字化檔案管理人員，應該肩負起社會及國家交給我們的任務，做好數字化檔案建設與管理，不斷的提升自身素質，深究相關新技術新理論專業知識，更好為我國的數字化檔案的科學建設做貢獻。
【參考文獻】
[1]王麗芬.淺議數字化檔案建設的幾個問題[J].黑龍江史志，2012（23）：35，56.
第7篇：檔案數字化建設范文
【關鍵詞】醫院檔案；數字化
【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）11-0056-02
隨著計算機技術及多媒體技術的快速發展，對信息存儲和利用的方式發生了重大的變革。醫院檔案管理系統也同樣面臨著挑戰和歷史性的發展機遇，數字化檔案應運而生。
數字化檔案系統是集數字化技術、檢索技術、導航技術、存儲技術以及信息管理系統與一體的跨庫檢索信息資源庫。它具有高度的自動化技術水平，能以最快的速度為大家提供檔案信息，最大限度地實現資源共享。目前檔案的數字化建設還存在諸多問題，所有檔案部門必須面對積極面對現實，加快步伐推進檔案的數字化建設。
1 醫院檔案管理的現狀
1.1 制度不夠健全，管理手段落后
由于對醫院檔案管理工作的不重視，致使醫院檔案管理相關制度沒有得到及時修訂和補充，比如一些科研成果得不到及時歸檔，即使歸檔了，也存在檔案資料內容記錄不詳細，缺項等現象的發生，另外傳統的手工管理不利于檢索，以及不能滿足現代化信息化發展的步伐。
1.2 對檔案數字化建設的意義認識不足
醫院檔案管理是醫院管理的一個重要組成部分，它的發展狀況也是醫院整體建設的一個反映。所以，醫院檔案數字化是醫院發展的必然趨勢，是醫院檔案管理人員必須面對的一項重要研究課題。
2 醫院檔案數字化建設迫在眉睫
2.1 社會信息化的全面發展該變量醫院管理的環境，醫院的各項決策需要迅速、準確地得到各種信息，這就要求龐大的醫院檔案信息資源能夠快速的共享利用，為領導決策服務。
2.2 社會公眾對醫院檔案信息的需求也不斷增加，以往醫院檔案大都是為醫務人員服務，。而今社會公眾對檔案信息的需求、流通與利用在不斷擴展，這就要調整醫院檔案管理的服務方式，拓展服務領域，進行超前跟蹤服務，變被動為主動，為醫務人員、患者及社會公眾服務，多角度多層次地服務于整個社會，充分發揮檔案的信息化資源作用。
2.3 檔案信息化可以改善檔案管理工作，檔案的數字化有利于突破檔案利用的種種局限，是檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向檔案的信息采集及服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置進而為社會提供高效優質的服務。
3 醫院檔案數字化建設過程中可能存在的問題
3.1 醫院對檔案數字化建設的投入不足，一般情況下醫院對醫療設別的更新投入非常重視，對醫院檔案數字化建設的投資和技術力量的投入以及技術基礎的更新等配套設施的建設不夠完善。這是醫院檔案數字化建設的不利因素之一。
3.2 數字化檔案的安全問題，數字化檔案主要是以電子文件為主，以電子文件的形式手機存儲在光盤載體上。但電子信息在存儲的過程中，信息與載體是分離的，給信息的長期保管帶來了困難。另外，電子信息作為一種數字信息其流動性和不穩定性高，容易導致被篡改、毀壞或丟失現象的發生。這就要求檔案管理人員具有高度的政治素質，并熟悉計算機知識。身份驗證、權限檢查、防火墻、以及數據備份等技能，保證系統和數據的安全性。
4 對醫院檔案數字化建設的幾點建議
4.1 加強基礎設施建設，購置專業的檔案柜、目錄桂，辦公用的計算機、復印機、打印機等電子設備，為傳統的檔案原件轉化為電子信息模式做好前期準備工作，加快檔案數據的處理和存儲功能。充分利用院內局域網，與醫院相關科室做好鏈接，最大程度地實現檔案資源共享、共建。
4.2 安全保障方面，在建設醫院檔案數字化工作中必須做好電子檔案的安全工作。首先對電子檔案的制作、保管以及利用要制定一系列嚴格的規章制定，保障電子檔案的安全，其次利用現代化技術手段如建立網關、安裝防毒軟件以及設防火墻等措施防止病毒對電子檔案的破壞。再有就是對電子檔案的數據要進行定期的備份以防萬一。工作中主張實行“雙軌制”，即電子檔案和傳統紙質檔案或硬拷貝同步歸檔，形成電子檔案的專有軟件業一起歸檔，形成內容完全一致的兩套檔案，提高數字化檔案數據的安全性和可靠性。
4.3 領導要加強對檔案數字化建設的重視，領導的重視程度直接關系到檔案數字化建設的進程，首先將檔案管理列入醫院年度考核內容，加大資金的投入。保證存儲設備的高質量，避免檔案數據的丟失導致人力物力的浪費。利用好院內現有的電子計算機資源，不斷推進檔案的信息化數字化建設進程。
4.4 完善管理制度，保障檔案數字化建設的順利進行，醫院要根據電子檔案的特點，制定相關的規章制度，如 電子檔案歸檔制度、電子檔案備份制度、保密制度、歸檔制度、使用者的身份確認制度、網絡安全制度等等，以保證醫院檔案數字化工作的有序安全運行。
4.5 提高醫院檔案管理人員的專業素質，使之成為復合型的高素質的檔案人員，為醫院檔案數字化建設提供有力保障。檔案的數字化需要檔案管理人員不但要具有專業的檔案工作經驗，高度的責任心，同時還要有熟練運用現代化計算機辦公手段，能熟練操作計算機，使用數據庫錄入數據等相關網絡知識。所有，一方面醫院檔案管理人員要加強自身的學習，另一方面醫院要給檔案管理人員提供外出培訓學習的機會。使之能勝任醫院檔案數字化工作的要求。
綜上所述，醫院檔案的數字化建設能擴大檔案為臨床醫療、科研、教學以及醫院各項工作的開展發揮積極的作用。既可以提高社會效益同時也可以帶來一定的經濟效益。醫院檔案的數字化建設是一項系統工程。它與醫院領導的重視程度、檔案管理模式的轉變、相關制度法規的完善以及檔案管理人員自身的素質提升都息息相關。相信會隨著我國法律法規的足部完善，以及數字化技術的發展，醫院檔案管理人員的素質的不斷提高，醫院檔案數字化一定會得到突飛猛進的發展，服務于醫務人員，服務于社會。
參考文獻：
[1] 王云霞，醫院檔案現狀分析及數字化管理措施.新觀察，2010，3：32-33.
第8篇：檔案數字化建設范文
一、加強檔案數字化硬件設施設備建設
2010年投資新建檔案大樓，面積達1836平方米，檔案庫房全部安裝智能型密集架，按國家標準配備檔案專業消防與安防設備設施，庫房滿足“八防” 管理要求，檔案保管與辦公環境得到改善，實現庫房、辦公室、閱覽室“三分開”。以河北省企業檔案工作目標管理認定工作為契機，積極購置掃描儀、照像機、大容量存儲設備，同步升級檔案專用計算機、打印機、復印機等，為檔案數字化建設奠定了雄厚的物質基礎。
二、積極開展認定工作，建立全宗卷，健全臺賬
2013年，油田申報河北省企業檔案目標管理認定“六星”級。依據相關標準收集整理佐證材料4方面73冊，建立全宗卷8類150余份資料;為方便查詢利用重新拆裝、整理歷史檔案臺賬400余本，進一步提高了油田檔案工作的規范化與標準化。
三、靈活應用檔案系統，加速檔案數字化建設
檔案系統是中石油集團公司在取得一系列信息化建設成果，各信息系統產生大量電子文件的背景下研發而成。系統采用集中部署架構，通過“收集整理”、“檔案保管”和“檔案利用”3個模塊，實現檔案收集、利用與保管的網絡化管理;通過“電子文件歸檔”模塊，實現電子文件的全面收集與保管（見圖1）;實現OA系統的自動歸檔;實現檔案管理由后端、局部、輔管理，發展成為對檔案資料信息的前端控制和全程管理。油田結合自身檔案管理特點，積極推廣并靈活應用檔案系統，全面加速了檔案數字化建設。
1.發揮檔案與信息合力，加快館藏檔案數字化建設。館藏檔案數字化是指對傳統紙質檔案通過掃描、數碼相機或錄入等手段轉換為計算機可以識別和處理的數字化信息，存儲在計算機存儲設備里。油田發揮檔案與信息合力，確保檔案數字化、電子文件掛接、數據整理遷移等工作的有效開展和順利實施。結合油田自身實際制定出合理的總體規劃和實施方案，投資數百萬元，按照整體規劃、分步實施、以需促建、突出利用的原則，有計劃、有重點、有步驟地進行。目前除小部分業務檔案外，館藏檔案已全部實現數字化，為檔案數字化建設提供了主要的數字化信息資源。
2.以檔案系統為平善檔案數據庫。
（1）及時完成館藏數字化檔案遷移工作。檔案系統提供歷史檔案遷移功能，通過數據整理、數據導出、數據校驗和數據導入4個步驟完成。油田以檔案系統為平臺，將數字化完成的部分全部遷移至系統中，實現新舊系統的數據統一。
（2）建立檔案數字化信息資源庫。數字化檔案資源是數字檔案館建設的核心。如果沒有數字檔案資源，再好的檔案管理系統也是“無源之水”。油田不斷深化完善檔案系統的應用，經過近4年的努力，檔案系統已經成為油田九大類檔案集成化的數字化信息資源庫。這些數字化檔案信息通過檔案系統提供靈活的檔案查詢系統，已經成為油田利用網絡資源為用戶提供服務的重要來源。
（3）注重加強電子文件的收集。以推廣檔案系統為契機，明確電子文件必須歸檔的要求。通過檔案系統“應用管理”權限實現系統中歸檔流程的統一設定，有效確保除管理類與會計類檔案外，其它各類別檔案均采用標準歸檔流程，即紙質檔案對應的電子條目必須經過歸檔部門與檔案部門領導兩級審核后，才能進行檔案條目的提交與歸檔工作。同時，電子條目在線審核環節，檔案人員將電子文件是否上傳作為審核重點。既定流程與審核環節的設定，從系統源頭保證了電子文件的全面收集。同時為日后館藏檔案數字化工作的持久戰掃除障礙。數字化檔案信息在檔案的現代化管理、使用和傳播等方面發揮著重要的作用，是建立數字檔案館的基礎和前提。
3. 利用檔案系統構建檔案數字化信息資源應用平臺。
（1）檔案系統在內部局域網運行。采用標準的B/S（瀏覽器/服務器）模式，以數據庫技術為支撐，基于智能檢索技術和網絡技術，采取直接提供保護或通過格式轉換提供保護等措施確保利用過程中數據的安全，能夠滿足檔案利用者和檔案管理者的需求，為檔案數字化成果的利用提供有效途徑。
（2）采用條形碼技術提高服務效率。油田通過二維條碼掃描槍，對所借閱/歸還的檔案資料進行掃描登記。二維條形碼自動識別接口，做到掃描快速、讀取準確、一“件”不漏，尤其為檔案資料大批量查閱、快速利用提供了“捷徑”。網上借閱服務的開展，為實現油田檔案數字化信息的共享提供便利，為實現檔案實體更高程度地科學化、信息化管理奠定基礎。
4.利用檔案系統確保歸檔管理的可控性。檔案系統遵循電子文件先歸，實體檔案隨后歸檔的原則。推廣使用檔案系統以來，油田實現在線指導立卷、移交、審核、歸檔入庫、辦公系統（OA）自動歸檔，確保油田九大類檔案自該系統使用以來電子文件歸檔的標準性與統一性，歸檔管理更加便捷可控。
5. 加強檔案人員數字化技術培訓。發揮油田信息技術專業優勢，加強檔案人員信息技術培訓，提高檔案人員計算機和信息技術水平，形成信息技術與檔案專業相互促進的融合式發展格局，檔案信息化水平得到顯著提高，為檔案數字化建設提供了人才保障。
6.加強檔案數字化業務“關鍵時刻管理”。結合檔案工作實際情況，油田采取數字化業務外包形式。業務外包不僅優化資源配置，還使檔案部門能夠集中精力更有效地完成油田的核心業務和追求更高的任務目標。在實際的數字化工作中，油田注重“關鍵時刻管理”的做法，有效地確保了檔案數字化工作的質量和效率。
（1）加強數字化業務外包的管理制度。一是制定合理的外包合同。合同明確了雙方的責任和義務，指明賠償的責任與解決爭端的方式，指出了服務范圍。二是加強外包服務商的管理。檔案數字化外包涉及到人員、安全、財物等方方面面的工作，油田嚴格按照檔案數字化規范開展數字化業務。同時加強監督檢查，指定專人逐一審查數字化成果，及時聽取外包商工作階段匯報，做到發現問題及時解決。
（2）及時加強與外包公司的溝通與協調。油田注重加強與外包公司的交流，制定項目計劃，控制項目實施進度，并定期檢測以確保工作質量。
（3）加強對外包人員的培訓和業務指導。由于歷史變革等原因，檔案存在諸如檔號復雜、卷內文件混雜等問題。因此，隨時都會出現卷內文件排序困難等具體問題，還有可能會出現一些可能無法預料到的特殊情況。在檔案數字化過程中，油田加強對外包人員的前期培訓和過程中的即時指導，確保了檔案數字化的質量。
（4）加強檔案保密措施確保數字化檔案的安全。一是外包商數字化人員全部與油田簽訂保密承諾書，并報公司保密辦公室備案。二是嚴禁外包檔案。三是加強檔案安全教育。
（5）嚴格遵照集團公司《檔案數字化規范》開展數字化加工。在數字化過程中，嚴格按照檔案數字化加工方法開展工作，并注重掃描與修復同步開展，對破損嚴重的檔案先運用修裱或加固等方法進行技術修復，然后再進行掃描，有效確保了數字化質量。
7.檔案系統催生檔案數字化規范。統一的檔案管理系統需要統一的管理制度，必須執行統一的標準規范，必須統一業務流程。中石油集團公司辦公廳先于檔案系統研發制定了《集團公司檔案管理手冊》，對檔案管理規定、檔案基礎業務規范以及檔案信息化規范做出了明確詳盡的說明，尤其對檔案數字化規范如基本原則、基本流程、檔案交接、檔案整理以及數據采集、質檢與驗收等均明確規定，為檔案數字化建設提供了制度保障。油田嚴格按照規范開展數字化工作，為檔案信息的標準化和規范化奠定了基礎，提高了檔案信息的共享程度，推進了油田檔案數字化建設的進程。
8. 利用檔案系統發揮數字化效益。檔案網絡化是數字化的發展方向。網絡化是信息傳輸、交換和共享的必要手段，也是充分發揮檔案數字化效益的必由之路。面向單機的數字化檔案信息，其作用必然有限，只有網絡環境下的數字化檔案信息，才能實現真正意義上的共享。油田所使用的檔案系統具有較強的兼容性、檔案網絡數據查詢的簡易性等優點，便于電子文件的收集與電子檔案信息的檢索，具備用戶權限設置與身份認證管理等安全保密措施，能夠實現檔案的數字化管理、網絡化應用，發揮數字化效益，提高管理效率，提升檔案工作綜合服務能力。
四、結束語
第9篇：檔案數字化建設范文
關鍵詞：房產；檔案館；數字化；建設
中圖分類號：TU242.3文獻標識碼： A 文章編號：
隨著房屋權屬變更日趨頻繁，其房屋檔案是確認財產和保護財產不可替代的法律依據。有關房產檔案的信息化管理系統已經是房產行業信息化戰略的重要組成部分，房屋檔案館數字化建設已成為必然趨勢，也是我們檔案工作者迫切需要解決的問題。建設部《房地產交易與權屬登記規范化管理考核標準》和《房屋權屬登記信息查詢暫行辦法》對檔案電子化提出了明確要求。如何變被動為主動，適應社會發展的潮流已經成為房產檔案部門不得不考慮的問題。
一、房地產檔案館數字化建設的重要性
近幾年，房地產開發建設領域發展迅速，對房屋產權產籍的管理要求也越來越高，作為政府的行政職能部門，房產檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產權產籍資料進行接收、掃描、整理入庫、保證產權產籍檔案信息完整。因此房產檔案館已成為信息采集、存儲、管理、傳輸的中心和基地。對房產檔案檔案數字化的研究是每一個檔案工作者不容回避的問題。
二、房地產檔案館數字化建設中的應該解決二大個問題：
第一、數字化檔案信息資源的長期存取問題。數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。
第二、統一數字化標準格式問題。檔案信息共享的前提是標準化與規范化，它包括：檔案業務管理規范化、檔案館運作規范化、網絡標準規范化、信息交換規范化。全國各地房地產檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快房地產檔案數字化的進程。
三、房產檔案館數字化管理系統工程的建設：
數字化房產檔案館是一個數字化的信息系統，與傳統的房產檔案館的最大區別就在于它的館藏是以數字化信息為主，以機讀數據庫為檔案存儲中心，以網絡化運作實現房地產檔案信息資源的共建共享。因此房產檔案館數字化顯得至關重要。
首先在系統設計上，按照建設部房地產交易與權屬登記規范化管理考核標準及考核辦法的要求，充分利用已經建立起來的“數字系統”，力求在規范化管理上實現突破。建立一個集中掃描錄入包含各種分類和密級的房產檔案，使紙質檔案圖像化，實行電子化集中存儲、索引、管理、查詢的系統。在充分考慮房產交易市場自身業務系統狀況的前提下和當前房產檔案電子化領域的發展趨勢，提出具體分項目標如下：
（1）、實現電子化文檔的集中控制和資源共享；
（2）、系統結構靈活，可根據業務量的變化而實現連續性擴容；
（3）、具備足夠的安全措施，充分兼顧系統安全、網絡安全和業務安全，做到安全與效率并重；
（4）、提供統一的接口，響應其它業務應用系統對本系統存儲的影像圖片的查詢請求；
（5）、對需要進行遠程調閱的房產檔案進行影像掃描，將圖片文件存入計算機，實現電子化存儲；
（6）、配合并培訓庫房管理人員進行增量檔案的掃描；
（7）、使電子檔案管理系統與產權產籍管理系統無縫連接；
其次系統設計原則：為了實現目標，系統主要圍繞以下幾個原則進行設計和開發：
先進性：系統設計和開發采用C/S體系結構和面相對象（OO）的軟件分析和設計方法，構成了在國內具有先進性的檔案管理。
穩定性：保證應用系統運行及通訊的穩定性，有較強容錯性，從軟件、硬件、網絡等不同角度，使用硬件備份、自動恢復、系統監控等技術手段避免系統單點故障、降低系統的后期維護成本、使系統運行時的出錯概率及信息傳輸精度均符合業務需求。
獨立性：電子檔案系統通過接口與原業務系統無縫結合，可根據本單位的具體情況將掃描模塊插入到任意業務環節。
系結構業務流程表示如下：
（一）檔案掃描
1、認真無漏填寫紙質檔案前處理、掃描交接單。 2對每份文件的每頁進行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度；對橫向排放的頁面進行左右旋轉90或270度處理，以符合閱讀習慣。 3.掃描過程中因操作原因或紙張質量引起的卡紙而導致的紙張破損或斷裂時，應盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。 4.每一案卷紙質檔案掃描完后，掃描人員應核對案卷內每一文件的實際掃描張數與前處理人員填寫的文件張數是否一致，不一致時應在備注欄填寫具體原因或向現場管理人員詢問。 5.A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描(中間的白頁也要掃描)，最后將空白頁刪除。 6.卡紙的處理 紙質較差、薄、軟、對折不齊、開叉、裝紙超重、紙槽寬幅過大、進紙邊不整齊時容易發生卡紙。卡紙后該頁應改用平板掃描，并盡可能恢復紙質檔案原狀。 7.A3幅面的紙張用數碼相機進行拍照。 8.檢查核對完后將該影像數據保存到數據庫服務器保存。 （二）圖像修正1、掃描影像獲取時一般將分辨率設置為200DPI。2、圖像畫幅數要與掃描交接單上保持一致，準確無誤。3、要保證畫幅上的圖像、文字完整，清晰可讀。4、對不同紙質檔案設置能達到最好效果的參數，盡可能使圖像能清晰識別。（三）檔案資料分類房產檔案資料分類，可以根據實際情況進行調整,每份檔案文件目錄數據與其圖像文件名分類后建立一一對應關系，實現檔案目錄數據與圖像文件的對接。（四）數據對接根據文件的業務編號將目錄數據與圖像文件進行對接，圖像文件與目錄數據對接要做到準確無誤。目錄數據著錄內容與原件有偏差時，應以原件內容為準。
（五）檔案整理
1、對掃描后產權資料逐卷、逐份驗收和檢查，然后裝訂建卷，移交檔案編排人員。
（六）檔案號編排
經過接收、掃描（拍照）、整理后的檔案由專人經本檔案系統自動給案卷號（流水號），按檔案屬性分類編排，根據每卷檔案所在的庫、列、組、層、卷編排檔案狀態。
以抽檢的方式檢查圖像文件與數據對接是否準確。發現對接錯誤的文件應做好記錄，并通知有關人員及時進行改正。一個全宗的合格率未達到95%以上不予以驗收。（八）光盤刻錄
每個全宗的檔案掃描、對接并校對完成后應及時刻錄成光盤或備份到磁帶，刻錄光盤時應注意圖像信息的完整，刻錄完成后要進行質量檢查。合格的光盤用只讀光盤復制兩份，異地保存。
（九）檔案公開查詢、公開利用
以前對房地產檔案利用工作處于無章可循的狀態，加上受傳統檔案管理理念的束縛，檔案管理人員一直有重保管、輕利用的思想，對房地產檔案查詢設定種種條件限制利用。我們在本系統查詢信息中設計查詢功能，從查詢受理、查閱內容、查詢收費、出具證明形成信息數字化，軟件設計中對前臺實行部分資料公開查詢，檔案信息系統的運用，使我們檔案管理達到自動檢索、自動變更數據、自動編目、自動匯總和自動打印，帶來了更高的工作效率和更好的社會效益。
四、進一步加強檔案數字化基礎設施建設
1、建設高質量的檔案信息數據庫 房地產檔案管理主要包括兩個方面: 檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房地產檔案的原始資料有著不可替代的作用, 它是檔案數據的來源。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式。加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案目錄數據的質量。首先應該對館藏的所有檔案完成案卷級條目檢索數據庫，這是一個快速且見效快的目標；其次在此基礎上逐步完善文件級條目檢索數據庫。只有這樣，才能建立一個全面、高效、快速、準確的檔案檢索數據庫。
2、穩步推進檔案多媒體數據庫建設。對錄音、錄像、照片檔案進行數字化，建立一定規模的多媒體檔案數據庫。推進檔案資源信息二次開發，建立多種形式檔案信息體系。根據檔案信息，做多方面的專題研究和編研，推進檔案信息的二次開發，同時采用多形式檔案信息的方式，如建立網站等，使更多的用戶了解檔案、利用檔案，擴大檔案的利用價值。
3、電子數據的安全性管理。檔案資源信息化后，主要是通過計算機網絡等技術實現數據信息的共享，因此網絡的安全性、數據的安全性是一個重要的問題，必須設定安全的使用權限，以保證電子數據不被錯誤修改、刪除，同時派專人作好數據的備份工作，以保證檔案館提供給用戶的數據具有安全性、可靠性。
4、加強電子文件歸檔與管理
加強電子文件歸檔管理的標準規范的貫徹實施工作。檔案館要按照國標《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894—2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規范化要求，開展電子文件收集、歸檔工作，加強分類指導，使電子文件和紙質文件一樣得到科學保管和有效利用。
5、抓緊檔案信息化標準和規范建設
利用計算機對房地產檔案信息進行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理的效率,也是房產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中, 必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準, 最終建立起一個標準化的數字化利用平臺, 實現檔案數字化管理。
