中小企業會計信息化存在的問題及對策

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摘要：目前，中小企業已占到我國注冊企業總數的98%以上，其工業總產值、銷售收入、實現利稅分別占到60%、57%、43%，對國民經濟和社會發展發揮著重要作用。近年來，中小企業會計信息化普及程度迅速提高，但由于中小企業的經營特點使其在會計信息化的過程中存在一系列問題，導致整體應用水平較低，已成為我國會計信息化工作的發展瓶頸。文章針對中小企業實施會計信息化過程中各階段存在的問題及其原因進行深入分析，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：中小企業 會計信息化 信息化問題

我國中小企業會計信息化正在迅速普及，但由于資金技術不足以及領導認識不清等原因，會計信息化應用水平普遍較低、投入不足、專業人才缺乏等問題較突出。因此，本文認為數量眾多的中小企業會計信息化工作的實施程度將成為我國發展整體會計信息化工作的關鍵，我國應將其作為推進企業財務信息化和管理現代化工作的重中之重。

一、中小企業會計信息化過程中存在的問題

會計信息化是從手工會計信息系統轉變為會計信息化系統的過程。中小企業會計信息化過程相對于大型企業來說比較簡單，且幾乎不涉及到系統開發的問題，一般可以歸納為四個階段：規劃階段、建設階段、運行和維護階段、評價階段。

（一）規劃階段的問題。

企業進行會計信息化規劃的目的是認清起點，明確終點，確定路徑的大致方向。其中，起點是企業的現狀。通過剖析企業需求，進行可行性分析，明白“是什么”的問題；終點是企業實施會計信息化的目標，知道“想是什么”的問題。只有確定了兩個端點和沿途的關鍵點，才能保證會計信息化工作的順利進行，達到會計信息化的目標。

1.可行性分析存在的問題。

（1）需求分析有欠缺。企業是否需要實施會計信息化取決于企業發展的客觀需要。如果企業規模很小且手工會計能適應企業的發展，那么就無需浪費人力、物力來開展會計信息化工作。隨著企業的發展，會計的管理范圍越來越大，會計工作越來越精細，在手工管理的狀態下，企業主無法實時了解企業的發展狀態，企業的分散管理帶來諸多不便，此時，就有必要建立會計信息化系統。據相關統計，在以往會計信息化建設失敗的項目中，80%是由于需求分析有欠缺而造成的。

（2）條件準備不充分。首先是規范的數據基礎。許多中小企業不注重數據的規范化、標準化，在數據準備不充分的情況下盲目開展會計信息化工作，導致會計信息化后期工作無法順利進行。比如，中小企業賬目混亂，期初數據不完整，明細科目余額有遺漏或重復，那么當發生與該明細科目有關的業務時，將出現數據前后矛盾的問題，導致工作無法進行。其次是資金的全程保證。實施會計信息化需要大量的資金投入，一般包括：硬件費用、軟件費用、準備費用、運行維護費用等。中小企業的發展瓶頸之一就是資金匱乏，所以在開展會計信息化工作之前一定要有充足的資金預算，保證系統建設順利進行。

2.目標確立存在的問題。企業的會計信息化目標一定要以自身的需求分析為基礎，有需求才有明確的目標，有目標才有發展的動力。只有以自身需求為基礎而確立的目標才有指導的意義和牽引的動力。在企業實施會計信息化失敗的案例中，目標不明確、目標不合理是導致失敗的主要原因。

（二）建設階段的問題。

會計信息化建設階段的最終結果是形成一個有效的人-機會計信息化系統。其中，有效性依賴于有形的設備（主要包括硬件和軟件）、無形的制度以及最關鍵的人員。

1.硬件配置問題。在硬件配置過程中，部分中小企業把硬件價格作為選購的首要標準，而忽略了硬件的性能。購置后才發現硬件性能不符合要求，例如，內、外存儲器容量不夠，輸入（出）速度不夠或顯示、打印等方面估計不足，結果造成浪費，影響使用。在實際工作中，因為硬件配置低造成軟件無法正常運行，進而影響會計信息化工作的企業不在少數。這種“小節省、大浪費”的現象是資金比較緊張的企業常犯的通病。對于資金充足、經濟效益好的企業又常常會走向另一個極端：“重硬輕軟”，過多地投資于先進的硬件設備，但企業并沒有那么大的需求，從而造成設備的閑置浪費。

2.軟件選擇問題。

（1）選型失誤。許多中小企業在選擇軟件時，經常出現選型不正確、軟件功能不能滿足企業業務需求的問題。例如，工業型企業卻購買了商業型軟件。出現此類問題的原因在于兩方面：一是企業的控制高層，二是軟件供應商。大多數中小企業主不懂軟件，面對形形色色的軟件產品，不知哪個軟件能滿足自己企業的需求。他們的通常做法是模仿其他企業，尤其是競爭對手。軟件供應商為了自己的利益不愿客觀地評價企業需求，提供正確建議，而只是大力推薦自己的產品。

（2）無力應用。中小企業在這一層選擇標準上常常出現以下兩個問題：一是重軟件輕服務，以為軟件本身比服務重要。對于缺乏人才的中小企業來說，服務比軟件更加重要。因為一旦售后服務沒有了保障，中小企業自身又幾乎沒有任何人才支撐來維持會計信息化工作的順利進行，那么會計信息化就難逃失敗的命運。由于售后服務不到位導致企業會計信息化失敗的案例屢見不鮮。二是重功能輕文檔。這里的文檔是指用戶手冊、培訓教材、實施指南等。中小企業財務人員極其缺乏計算機知識，要想熟悉操作過程就需要進行多次重復的培訓，但供應商的當面指導有次數限制，并且需要付出服務費用，所以完備的文檔資料對于中小企業來說是極其重要的。

（3）系統短命。中小企業目前的規模不大，但這并不代表它將來不會壯大，所以，配置軟件時應該預留數據接口。但是許多中小企業由于在規劃階段沒有明確的目標，缺乏長遠的規劃，沒有預留數據接口。隨著企業的不斷發展，軟件功能不足以滿足企業需求，但卻無法進行拓展。此時，功能欠缺的會計信息系統反而限制了企業的發展，造成“削足適履”的局面。

3.人員問題。

（1）人員素質偏低。第一，專業技術水平偏低。中小企業多數為家族企業，選用會計人員時優先選擇家人和親戚朋友，這種用人機制影響了中小企業對高素質人才的聘用。第二，安全保密意識不足。中小企業實施會計信息化之后，會計人員面對新的工作環境———網絡，沒有形成與之相適應的工作習慣，突出表現在工作人員安全意識淡薄，例如，會計人員常常為了互相幫忙，公開自己的密碼，權限的劃分乃至整個會計信息化的內部控制制度都形同虛設。許多工作人員在磁性介質中儲存信息，雖然快捷方便，但信息易丟失、易被篡改，存儲介質易損壞。第三，職能轉變效果欠佳。實施會計信息化將會計人員從繁瑣的核算工作中解脫出來，是為了讓其有更多的時間與精力來進行財務管理，參與企業管理決策。但大多數中小企業會計人員卻只是滿足于核算工作的完成，并沒有積極參與到企業管理中去。這與企業領導對會計信息化的認識偏差有關。例如，有些領導竟在實施了會計信息化之后進行裁員，以此來節省人工費用。

（2）人員數量不足。一半以上的中小企業在實施會計信息化后沒有重新設置崗位，手工會計人員經過簡單培訓直接兼任會計信息化工作人員，會計信息化系統沒有基本的人員保證。部分企業雖然設置了相關工作崗位，卻沒有為各崗位配備專職人員。雖然中小企業業務較少，會計工作中一人多崗的情況很常見，但企業剛開始實施會計信息化會出現很多問題，技術人員的缺席將對這項工作的開展帶來嚴重影響。

（3）穩定性較差。人才匱乏是中小企業的致命弱點，即使企業很重視人才，也難以留住人才，這與中小企業的“家族色彩”有很大關系，外來人員總有一種寄人籬下的感覺，找不到歸屬感，自然也不會在此常留。此外，有些中小企業員工晉升制度不科學、不透明，外來人員對發展前景不滿意而提出辭呈。人員流動性過大，交接工作頻繁，各方之間的適應期長，從而影響了工作的順利進行。

4.決策體制的問題。很多中小企業是由家庭式作坊發展而來的，有夫妻檔、兄弟班、父子聯袂等多種形式。企業的多個領導人都認為企業是自己家的，自己就有發言權，就有決策權。當需要作出會計信息化相關決策時，如硬件結構、軟件功能結構、崗位設置、人員聘用等，企業管理層就會出現多個聲音，如果協調不好就會招致內部利益集團的爭斗，會計信息化無法繼續進行。

（三）運行及維護階段的問題。

經過一段時間的試運行，手工賬與計算機賬取得一致結果后，新系統就可以正式運行了。在運行階段，維護人員仍要對系統進行不斷的修復、完善，使會計信息系統漸漸地與企業實際相融合。系統的維護過程是一個系統螺旋上升的過程，沒有止境，直至企業消亡。它也是會計信息化工作的主要內容，會計信息系統所帶來的收益與風險均在這一過程中體現。所以，在運行維護階段很容易出現問題。

1.軟件的問題。

（1）“二次開發”，缺乏實力保證。商品軟件具有通用性，卻不能完全滿足各行各業的特色要求，所以往往需要進行二次開發，實現軟件與企業需求的結合。中小企業又具有經營多樣化、變化快的特點，就更加需要會計軟件功能的隨時增減來適應企業經營的變化，所以中小企業對軟件的“二次開發”有更加強烈的需求。但是，由于資金、人才的缺乏，中小企業的二次開發工作很難進行。軟件功能不能適應經營的變化，進而限制了企業的發展。

（2）軟件升級，難以滿足需求。專門提供軟件服務的供應商會經常進行軟件升級，修改程序或增添新功能，但供應商所做的改進仍然脫離具體的企業需求，對企業的意義不大。財會軟件也不是版本越新越好，需要同時考慮軟件的穩定性，也許軟件會因為新功能的增加而變得不穩定。企業需要在軟件穩定性與功能效益性之間進行權衡。

2.系統安全的問題。企業實現會計信息化大大提高了企業的管理效益，同時也帶來了相伴而生的安全風險。對于敏感性較強的會計信息系統而言，更是如此。對于安全風險的防范主要來自兩個方面，一個是安全設施有漏洞，一個是核心加固不“堅硬”。從中小企業目前的現狀來看，這兩方面均存在問題。

（四）系統評價階段的問題。

會計信息系統的建立僅僅是會計信息化事業的開始，企業要根據系統的運行使用情況檢查系統是否達到預期目標，分析問題產生的原因，并逐步完善系統的不足，使系統結構與功能更好地滿足企業的需求。系統評價工作是系統完善的基礎、改進的橋梁。但是許多中小企業并沒有進行系統評價，即使有也在很多方面出現了問題，致使評價工作沒有發揮應有的作用。

1.缺乏評價基石。評價工作的起點是檢查系統是否達到目標，所以系統目標是評價的基石，沒有目標也就沒有了后續的原因分析與系統完善。許多中小企業在規劃階段沒有明確的目標，導致評價工作沒有意義。

2.缺乏科學的指標體系。科學的指標體系要做到考查范圍不重不漏，考查內容詳略得當，考查結構層次清晰，最重要的是該指標體系能體現企業對系統的需求重點。許多中小企業由于缺乏相關人才，評價指標制定得不合理，比如評價范圍不全面、考點不突出等，使得系統評價結果不準確，不能發現問題的本質原因，也就不能做出有效的改進。

3.評價工作實施不力。評價工作對工作人員的要求更加嚴格，既要懂計算機，又要懂會計，還要懂管理，只有全面的人才才能全面地分析評價系統。中小企業缺乏人才，更缺乏全面人才。所以，有些企業因為人員不到位而導致評價工作實施不力。只要進行評價，就會涉及到責任的承擔問題。中小企業的“家族色彩”濃厚，責任劃分不明晰。有部分人員的利益會因為評價工作而受損，進而在評價工作過程中不切實執行，甚至人為制造障礙，導致評價工作無法順利實施。

二、中小企業會計信息化對策

對中小企業會計信息化過程中出現的上述問題進行深入分析，我們認為問題的根源在于以下三個方面：第一，領導是關鍵。對于中小企業來說，會計信息化是“一把手工程”。企業是否實施會計信息化、如何看待會計信息化、是否給予足夠的資金和人力支撐等關鍵性問題，全由企業最高領導者對會計信息化的認識來決定。在這個意義上，企業領導者是企業能否成功實施會計信息化的關鍵因素。第二，管理是基礎。俗話說“沒有規矩不成方圓”，企業的經營管理同樣需要規矩來制約，企業的制度就是規矩。中小企業在實施會計信息化的過程中出現的人員配備不齊全、管理層混亂、人員流動性大等問題，原因就在于企業管理體制不科學、管理基礎不健全。第三，資金是保證。資金是中小企業實現會計信息化的保證，也恰恰是企業短缺的資源。目前，資金匱乏是制約中小企業發展的首要因素，同時也是中小企業實施會計信息化過程中遇到的最棘手的問題。會計信息化的每一項實施工作都要由資金來做支撐，甚至人才問題的根源亦在于資金。針對問題產生的根源，本文提出以下對策：

（一）進行全員培訓，重在領導高層。

目前，我國中小企業會計信息化培訓的對象僅局限于會計軟件操作人員，培訓的內容只是軟件的具體操作。培訓對象本末倒置，培訓內容重技術輕觀念，我們認為這是中小企業實施會計信息化失敗的首要原因。會計信息化不僅是“一把手工程”，而且是“部門一把手工程”。會計信息系統是一個集成系統，需要集各業務部門的業務信息于一身，進行綜合分析與決策。所以，不僅企業的最高管理者要參加培訓，各業務部門主管都應該接受培訓，明確自己在整個會計信息化工作中所處的位置和發揮的作用，從而高效率、高質量地完成任務。中小企業會計信息化培訓的內容除了軟件操作流程，還應該包括信息化觀念，只有從上到下全體人員都從心理上認同并接受會計信息化，才能保證會計信息化工作的順利進行。

（二）加強三個制度，實現科學管理。

1.調整管理體制，達到聲音統一。經歷了艱難困苦，中小企業主才將企業做大做強。企業的所有初創者都有這種情愫，將企業看成自己的，感覺企業的發展要由自己決策。當各個領導意見不一致時就會出現沖突，如果沖突難以協調就會使企業走向分裂。所以，隨著企業規模擴大化，市場競爭激烈化，管理決策復雜化，改革體制、統一聲音成為當務之急。如果初創者中有能夠勝任管理工作的人員，就將管理工作全權交其負責。若沒有，就外聘管理人才進行管理，以此來實現所有權與經營權的分離，實現管理體制的改革。

2.健全內控制度，重點在于實施。中小企業一人多崗的情況十分常見，內控制度顯得更加重要。所以，企業應建立一套完備的內控制度。合理設置崗位，恰當分配權限，符合牽制原則。制定科學完備的操作制度，培養員工正確的工作習慣。若企業缺乏建立內控制度的人才，可以尋求社會服務機構的幫助。建立制度是基礎，重點在于貫徹實施。由于中小企業工作人員一般都與企業主沾親帶故，所以內控的實施應該從最親近的人員開始。

3.招聘外來人才，做到唯才是用。中小企業內部人才缺乏，內部培養又需要很長時間，所以往往需要招聘外部人才。如果企業想要留住有用的人才，首先要讓其有歸屬感。由于中小企業家庭員工眾多，容易以遠近親屬形成團體，外來人員很難有歸屬感，這就要求中小企業主在用人過程中不因血緣而信任，不因親情而重任。要建立一套好的晉升制度，既有利于員工之間的良性競爭，又有助于企業穩定人才。

（三）優化籌資方式，關注相關政策。

1.加強自身籌資能力。資金是企業發展的血液，是企業的生命線，資會緊張是中小企業實施會計信息化最大的障礙。企業資金來源有兩個，一個是內部積累，一個是外部籌資。大多數中小企業由個體戶發展而來，習慣于將籌資目光投向企業內部。但由于受到企業規模的限制，企業內部積累有限，所以企業應該把目光轉向外部。眾多中小企業可以聯合起來，互相擔保，向銀行貸款，這樣既減少了銀行的風險，又加大了信貸額。同時中小企業應該樹立正確的信貸觀念，建立“借———還———借”的信貸模式，為企業的長遠發展提供充足的資金保證。在商業信用方面，中小企業應該充分利用供應鏈融資，學會“借蛋生雞，留雞還蛋”。企業還可以借助供應鏈上有實力的企業向銀行貸款。在應對資金緊張的問題上，除了擴大資金來源外，企業還應時刻注重提高資金利用率。

2.借助優惠政策東風。中小企業屬于弱勢群體，我國正在建立扶持中小企業發展的政策體系，中小企業應該時刻關注相關的優惠政策，包括融資政策、稅收政策等。例如，2011年6月2日，國務院下發《關于進一步做好普通高等學校畢業生就業工作的通知》，提出“鼓勵中小企業吸納高校畢業生就業，對招收高校畢業生達到一定數量的中小企業，地方財政應優先考慮安排扶持中小企業發展資金，并優先提供技術改造貸款貼息。”中小企業在招聘員工時，應該充分考慮此優惠政策，借政策之東風幫助企業獲得長足發展。

（四）尋求社會咨詢，彌補自身不足。

當中小企業在實施會計信息化的過程中遇到困難時，例如，企業主只意識到會計信息化的重要性，卻沒有相關技術知識；企業一時招聘不到合格的計算機人員；企業缺乏資金，無法承受昂貴的培訓費用等，實施會計信息化工作就需要尋求第三方咨詢公司的服務，較好地彌補中小企業自身的人才缺陷。

參考文獻：

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作者：李新瑞 馬晨佳 單位：唐山學院