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1.管理責任模糊,制度施行度不好
現在,高職院校實驗室中固定資產的管理缺少疏導及協調,在賬務管理及物品管理上相混淆與斷節,賬在物去、物在賬沒的情況有很多。第一,在高職院校固定資產的購買以及固定資產的運用上是分開的。高職院校實驗室的固定資產一般通過后勤處采購,而系部有使用權。因為缺少清晰的固定的資產運用職責條例,擁有使用權的系部在維護及看管資產上就沒有盡全責,使得實驗室固定資產管理出現無序狀態。全面和權威的協調以及管理系統提供信息的缺乏,使得很難反映學院實驗室固定資產的全貌。在目前高職院校實驗室固定資產的購置和使用方面日益多樣化、復雜化的情況下,高職院校沒有專門設立實驗室固定資產的統一管理機構、建立完善的管理體系,必定會對實驗室固定資產管理的造成混亂。這樣實驗室的固定資產出現損害情況時,因為缺少標準的報廢條例,擁有使用權的系部往往不及時上報,這樣資產的看管責任部未可以真實地得到學校實驗室的固定資產流動情況。第二,購買及復算相分開。因為實驗室固定資產的變化、報廢流動均可以通過后勤部進行整理,上報財務科,他們再依照整理的數據進行全校所有的這些資產的財務復核,由于未能和固定的資產進行接觸,使得財務數據可信度較低。上述情況均造成賬實不符的情況,沒有財務的監督以及和看管效果。將固定資產從貨幣形式轉化為實物形式,要由從強到弱的制度進行約束。規范高職院校資金的看管條例,通過一定專業水平的財會實行管理,實施職責的分開,降低錯誤產生的概率。學校實驗室的固定的看管,因為數量、屬性、看管制度以及相關看管人其本人水平等緣由,關聯的管理條例不能進一步完善。盡管有些高職院校制定了管理規章,然而卻不去遵循,并且有責也不追究,常常發生實行度不夠的現象;而且有些高職院校的條例比較陳舊,實行上有難度,只是在意其形式,沒有其該有的規范效果。
2.實驗室固定資產利用率低并且調劑較難
因為高職院校里面用部門來進行分權,政務管理以及權益分配都比較獨立,某些部門通常以其部門權益為起點,產生了實驗室的固定的財產在部署上的“細卻全面”、“系部歸屬”的觀念,而且,在實驗室的裝置配備上實行“超前”的思想,只是要求精、尖、高,這就使得教學同科研脫節,形成了高價卻利用率低的情況,造成資源的浪費。并且對實驗室固定資產的購置缺乏計劃和有效的制約,嚴重造成搶資源、爭項目、重復購置、使用效率不高的現象。由于管理體制等原因,學院對這些資產的調劑又顯得無力,由此產生的閑置浪費現象隨處可見。
3.管理技術和方法落后
一是技術落后。目前,大部分高職院校已經運用電腦對實驗室的固定資產進行管理,然而他們只是重在統計以及數據庫采集,對于工作流程的控制不在乎,系的運行是相對獨立的,自成一體,互相排斥,管理部和運用方在消息上不相關聯,不能使得數據能實現共享。如今校園都進行了數字化管理,像這樣的落后的管理程序必定未能達到信息時代對資產的管理需求。二是方法比較落后。相當部分的高職院校采取了對實驗室固定資產統一管理的管理方法,不能設置單項操作,沒有重點,從幾十萬元到幾百元的資產,采用同樣的管理方式,使得實驗室的固定資產管理效益產生了不良影響。
4.資產的復核不準
第一,建筑物的復核不滿足會計條例的要求。建筑竣工后,因為種種緣由,通常不能及時進行完工結算,而且運用許多年后依舊沒有復核,這樣財務便不可以準時入賬,賬面價值與現實的價值就有差異,這就使得財務的報表不能夠反映學校的實際財務情況,使得數據不準。第二,實驗室的固定的財務整理以及修改界限模糊,復核不標準。實驗室的固定財產其修理費用均是在管理運用期間固定的財產因為磨損產生的局部的損壞造成的費用。實驗室的固定的財產在原始的功能上有所改善就是改造。這兩類不屬于一樣,國內的會計條例說明維修的錢需要計在修理耗費中,而改造就需要提高實驗室的固定的資產其賬面的價值。因為沒有上交所得稅的需要,通常把實驗室的固定的資產其改造的費用直接算作當期的費用,賬面的價值便有非實際減少,這樣實驗室固定的財務表其總額會較實際的數要低。第三,高職院校實驗室應計提固定資產折舊。有些實驗室的固定的財產其價值是以采購時間為起點,一直到其報廢時刻,其狀態就不會改變。但是實際情況是很多的實驗室的固定資產因為更新的速率較慢,采購后它的賬面價值就已經很大程度上比最新報價低,最常見的就是計算機等電子設備。
二、加強高職院校實驗室固定資產管理措施
1.提升實驗室的固定財產管理思想,使資源實現共享
第一,學校的管理層要提高對實驗室固定財產看管的重要意義的認識,對實驗室的固定財產管理要加強,并作為提高辦學效益的手段和加強學院內部管理的重要內容。第二,要加強實驗室固定資產管理的政策、法規方面的宣傳和學習,糾正“輕物”、“輕管”、“重錢”、“重買”的錯誤認識,要保證實驗室的固定的財產的安全性以及完備性,增加實驗室的固定的財產的使用率。第三,實驗室固定資產的管理工作應堅持常抓不懈,并納入考核,建立激勵機制,使之常規化、科學化、規范化。提升宏觀上的控制,進行統一的制定,在布局上要合適,提升學校對于實驗室的固定的財產控制體制,消除系部、專業、等的限定以及封鎖的資源布置結構,再次整理、調整使用率低的固定財產,構建多學科以及多專業的實驗室,對全校開放,充足的使用已存在裝置,盡最大努力使實驗室的固定財產利用率增高。
2.建立健全實驗室固定資產管理體系和規章制度
建立健全實驗室固定資產管理體系和規章制度,是實驗室管理工作的一個重要組成部分,也是正常運行的保證。高職院校作為資產看管主方,須迅速制定管理系統,依照一樣的高層、歸屬看管、多級責任、負責到個人的規條,把財產看管及利用細分成資產的看管領導組、財產的看管部、歸屬科、利用處、運用人等5部分,這樣不同的環節都需要承受各自的管理職責。財產的管看管領導組主要進行財產購買、報廢、損壞的審批,而資產的管理部主要進行資產的購買、實際情況的整理以及統計,歸屬處、利用處、運用人就為對資產的領用以及看管。這里面,利用人必須為財產看管以及維護的主責任人,而且需要盡快地將財產狀態呈給財產的管理處。依照實驗室的固定財產其利用為孩子,把維護的職責逐步分到系部、學科科室最后到個人,一級管好一級,一級帶動一級,實行集中統一領導、分工管理、分級負責、責任到人、管用結合,以提高看管人的負責度以及積極性,使得實驗室的固定財產看管、財務的管理間能夠協和一致,形成職能部進行統一管理、利用處專門管理、領用處保護三層次的負責結構。規定一個整體完美條例規章,在實驗室固定的財產購買其可行性證明、項目的評定、策略、購買、復核、看管、錄入、運用、護理、報廢、弄壞賠償等詳細的環節實行約束,不但要有統管的需求,還要有細分歸類的看管規條,通過規范條例來使實驗室的固定的財產的管理期間,降低購買盲目性,完善財產系統中不合適的部分,保護財產的安全性以及完備性,增加實驗室的固定財產利用率,加強以及規范財產的基本管理。條例后,條例制定處依舊需進行很多宣傳上的活動,召集每個部門進行學習、熟悉新的條例,而且要在現實的工作期間一直實施,增強每個利用部門的財產地管理思想以及負責態度,使每個部門以及利用處在每個管理的層面上規定責任條例,把責任逐步落實到具體的單位以及個人,由于個人失責而造成的財產損害需要追究他經濟上的責任。
3.加強實驗室固定資產的日常管理
對實驗室固定資產業務的監管實施全過程是:第一,高職院校依照《高等院校的財務條例》,考慮詳細環境,規范對于學院適合地實驗室的固定地資產的目錄以及歸類的方式,并以此來變成實驗室的固定地資產的歸類管理以及復核的根據。第二,使實驗室的固定資產的采購以及驗收條例,包含于采購之前實行可用性分析、復核,采購辦法、過程、清理入庫相關方面,要宏觀的考慮,在布局上也要合適,決策要相對科學,購買透明化,購買以及清理的職責要分開,實驗室的固定地資產采購地“入口”必須要控制好。第三,完善實驗室的固定地財產其運用以及保護的條例,包含領用、維護、安全、補償等,高職學校以確保實驗室的固定地財產其安全性以及完備性,增加實驗室的固定財產的運用率為起點,利用崗位的職責化,增加詳細運用部門以及看管人的負責思想,能夠完成領用要登記,保護要細心,保管要安全;同時,要對實驗室固定資產的保管采取必要的安全措施,防火防盜,消除安全隱患。第四,要使實驗室的固定財產處理條例嚴格化,包含實驗室的固定地財產轉讓、租借、報廢、抵押、損壞等方面,清晰資產處理的責任制,使資產的處理過程規范化,實行嚴格的審批程序,抵制胡亂的處理財產而使得實驗室的固定財產有損失。最后,要定期開展實驗室固定資產清查工作。高職院校應建立實驗室固定資產定期清理條例,積極地發現以及處理實驗室的固定財產看管期間出現的情況,使實驗室的固定財產數量布置合理化,完善體系,確保賬物一致。
4.運用高職學校網絡,引進資產管理軟件
隨著計算機技術和網絡技術的發展,如果高職院校國有資產的管理還僅限于實驗室固定資產的靜態信息管理是遠遠不夠的,它需要管理和監控實驗室固定資產管理的全過程。網絡化管理作為一種手段,其目的是為了基于網絡化管理所獲取的數據來進行查詢、統計、分析并幫助決策。基于高職院校實驗室固定資產的全過程管理所采集的數據,建立統一的實驗室固定資產管理數據庫,將使固定資產的管理、統計、查詢、分析一直到決策支持等一系列的功能變為可能。高職院校資產的網絡化管理是高職院校資產管理改革和信息化、網絡化技術結合的具體應用,它同教學網絡化和教學資源管理信息化一起,構成了高職院校信息化建設的3個主要方面,是高職院校信息化管理發展的必然趨勢。在網絡環境下,實驗室固定資產管理的能力擴大到高職院校的任何一個結點,實驗室固定資產管理從過去的分散管理向遠程處理和集中式管理轉變,實時監控,真正實現高職院校實驗室固定資產資源共享。這種共享,我們足不出戶便可以得到。無論是院領導還是普通職工要想了解本院的實驗室固定資產管理信息和數據,在網絡上一查詢便得知。如此便使資產的看管部以及財務部能同時知道學校資產地利用以及變動現象,那么賬物相便會一致。
5.加強實驗室固定資產管理隊伍的學習和業務提升
為了提高實驗室固定資產管理人員的管理能力、綜合素質和專業水平,需要實施有效的辦法,進行人才培養,增加人力的構建,及時培養相對專業的維護看管人才,構建擁有專業水平以及管理素質的實驗室的固定財產管理組,并且有目的地進行學習或參觀學習、實施多院校之間在經驗上的商談等事務,以適應在新的環境下實驗室的固定財產管理需求。財產的看管人歸類于專業的技術性人才,要充足的激勵他們的積極性、以及其對工作的敬業度,高職學校需要使專門的財產的管理人以及專業實驗室的看管人享受一定的待遇及福利,必須對他們的職稱評定、課題的申報以及科研等上面給予支持,充分發揮資產的管理人于他們的工作位置上得最大能力。
三、小結
總之,高職院校實驗室固定地資產的管理為學校日常運行中的一個重要方面,高職學校需要宏觀的整體制定、科學的分析,提升實驗室的固定財產的采購計劃以及管理;合理地協調余缺,層層發掘其潛力,以增加實驗室的固定財產的看管層次,以使得教育事業能夠更好地進步。
作者:何勤 單位:浙江農業商貿職業學院