基層醫院檔案管理的策略分析
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檔案保管室與日常辦公區域沒有隔開，對檔案管理的封存性和完整性都產生了較大影響。同時，在檔案保管室內沒有配備消防設備和清潔設備，如滅火器和吸塵器等，對檔案管理的風險沒有采取必要的預防手段。
一、檔案管理人員的素質較低
從目前來看，由于檔案管理制度不健全，歸檔意識和建檔意識不高，管理部門對檔案管理工作的重視程度不夠，檔案管理人員的素質較低，大量兼職管理人員的存在，造成檔案管理工作的混亂。以某基層醫院為例，檔案管理總共有5人，但僅有1人是檔案管理專業畢業，且受過專門的醫院檔案管理培訓，有2人是其他科室的醫生，有1人是兼職人員，對檔案管理工作并不十分熟悉。
二、檔案資料落后，沒能及時更新
檔案管理工作是對使用部門的經營情況進行統計整理的過程。市場經濟的發展以及體制改革進程的加快，社會生產生活的內容也相應地發生變化，檔案資料的內容也會隨之變化。這就要求更新檔案資料的數據。從檔案資料的實際情況來看，由于檔案管理經費有限，加之管理人員素質不高，影響了檔案資料的完整性和準確性。
三、利用率比較低
從檔案利用情況來看，由于缺乏科學有效的信息檢索系統，加之用戶不熟悉檔案信息利用方式，影響了檔案資料的利用率。同時，由于檔案資料的開放程度較低，保管的成分居多，檔案用戶能查閱的檔案資料有限。根據我市2010年度對轄區內各基層醫院的調查研究資料來看，醫院檔案資料的利用率一般僅在20%，且85%以上的是傳統的文書資料利用，對電子檔案的利用效率還比較低。
（一）管理理念與管理制度的創新
目前，基層醫院檔案管理還存在著“重管輕用”的現象，管理的被動性和封閉性較強，檔案管理仍然存在著“等、靠、要”的管理模式，影響了檔案管理的工作效率。隨著科學技術的發展，檔案管理工作的挑戰也日益嚴峻。檔案管理中的電子光盤和縮微膠片的應用也不斷增加，這些都需要改變傳統的檔案管理理念，以多層次、多角度的工作方法來指導檔案管理工作。例如，我市某鎮街醫院就通過將數字化管理理念引入檔案管理工作的方式，實現了對檔案管理立卷制度及操作流程的簡單化。通過此種方式，在數字化檔案管理立卷制度實踐1年之后，該醫院的檔案管理利用效率實現了20％比例的提升，效果顯著。
（二）突出檔案管理的服務特色
檔案管理是醫院管理的重要組成部分，檔案管理工作是為醫院的中心工作服務的，因此，在檔案管理工作中，應突出其服務的性質和特色。檔案管理是對醫院經營情況的全面而真實的記載，需要醫院各個部門的相互配合和相互聯系。因此，檔案管理工作不能閉門造車，而應該積極主動的與各個部門進行聯系與交流，在信息服務上應努力改變被動服務的現象，充分利用現代科學技術實現信息的共享。在知識經濟時代，信息的傳播更加快速，檔案管理工作應適應醫院發展的信息需求，建立檔案機構的聯網系統，拓展服務的范圍和層次。如我市的基層醫療機構，可以按照社區衛生站→衛生服務中心→鎮街醫院三級層次的方式，構建基于檔案管理機構的網絡連接系統，在整個網絡連接系統當中，不單單能夠實現對各層級醫療單位檔案的編研工作，同時還能夠實現對上述醫療單位檔案管理工作成果的交流共享，以及相關問題的咨詢與解決。借助于上述方式，使得基層醫院檔案管理工作的社會影響力得到了極為顯著的發展與提升，實現醫院檔案管理信息的共享。
（三）檔案管理人員應樹立創新意識，不斷提高管理人員的綜合素質
檔案管理人員的綜合素質對檔案管理工作的質量和效率都有重要影響。目前，檔案管理人員專業性不強，專職檔案管理人員數量有限，管理人員對檔案管理工作并不熟悉。管理人員素質參差不齊，在業務水平、理論水平、文化程度等方面也有很大差異，加之管理人員知識結構不合理、現代科學技術知識貧乏、專業知識老化，檔案管理工作不能適應當前形勢的變化。因此，在檔案管理工作中，應重視檔案管理人員的綜合素質，加強管理人員的培訓和教育，提高管理人員的專業水平。檔案管理工作是一項專業性的業務工作和管理工作，需要綜合素質高的管理人員才能勝任。隨著科學技術的快速發展，檔案管理信息化不斷增強，檔案管理人員應改變過去的工作方法和工作理念，學習現代科學技術，拓寬工作思路，積極創新，以適應我國經濟發展的需要。在知識經濟時代，信息共享成為全球經濟發展的新形勢和新特點，社會經濟發展對復合型人才的需求不斷增加，檔案管理工作的服務范圍和服務水平也有了新的拓展，檔案管理人員不僅應具備較高的業務素質，還應該不斷充電，拓展自己的視野，把握社會變化的現狀和未來的發展情況，充分利用檔案學科的新理論和新技術來創新檔案管理工作，提高檔案管理工作的利用效率。
（四）推進醫院檔案管理信息化建設
現代科學技術的應用，不僅能實現檔案管理工作的信息共享，還能極大提高檔案管理工作的效率，保證檔案管理的質量。目前，醫院的信息化建設為檔案管理工作提供了便利，檔案管理工作能夠通過計算機網絡來實現信息的實時更新和維護。在檔案管理工作中，以檔案管理軟件來實現文件的形成、報送、編目、整理、利用等，建立檔案數據庫，以掃描錄入的方法將醫院的檔案和文件進行統一管理，為全體醫務人員的查找提供便利。同時，將醫院的圖書、文檔、聲音、圖片等信息資源錄入計算機系統，以醫院局域網實現醫院檔案信息的共享。
結束語
隨著計算機技術和網絡技術的發展，基層醫院檔案管理發生了很大的變化。從我國基層醫院檔案管理的現狀來看，雖然取得了較好的成績，但也存在很多問題，主要是因為檔案管理意識不強，檔案管理的信息化水平較低，影響了檔案的利用率。
作者：呂圣飛 單位：東莞市虎門醫院
