淺談會計檔案規范化管理

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摘要：推進會計檔案規范化管理，能夠為企事業單位運營和管理提供可靠的信息支持和保障。本文在分析了會計檔案特點、規范化管理內容和現狀的基礎上，提出了會計檔案規范化管理的對策，對提升會計檔案規范化管理水平、促進企事業單位可持續發展等，具有積極的現實意義。

關鍵詞：會計檔案；管理；規范化

會計檔案是企事業等單位在會計核算過程中形成或接收，記錄、反映企事業單位經濟業務事項及會計核算情況，具有保存價值的文字、圖表等形式的會計資料，是國家檔案的重要組成部分。會計檔案包括各類會計憑證、賬簿、財務報表等，也包括利用計算機信息技術形成、傳輸及存儲的電子會計檔案。推進會計檔案規范化管理，能夠為企事業單位運營和管理提供可靠的信息支持和保障。

1會計檔案的特點

1.1內容專業性強

與文書檔案、基建檔案等相比，會計檔案的專業性特點明顯，即一個會計年度結束后形成的會計憑證、賬簿及報表等會計核算專業行為中形成的專業資料。會計檔案反映了企事業單位的經濟活動過程，通過記賬、算賬、報賬和用賬等形式，用各種數字反映企事業單位在日常管理和運行過程中的各種經濟活動內容，并為企事業單位的發展提供完整、準確和可靠的經濟信息。

1.2資料來源廣泛

會計檔案業務界面多，來自企事業單位各個組成部門的日常經濟活動過程中形成的、反映經濟活動過程，涉及會計核算的方方面面。尤其是對于一些大型企事業單位，凡是具有獨立會計核算的單位或部門，由于其具有較為獨立的經濟核算權，實行獨立財務收支及經濟核算，在經濟活動中都會產生大量的會計檔案資料。

1.3內容成份穩定

會計檔案的內容及種類較多，包含各種會計核算過程中形成或接收，記錄企事業單位經濟業務事項的各種文字、圖表，以及電子會計檔案。但構成會計檔案的基本成份主要包括會計報表、會計賬簿、會計憑證等三個主要方面。成份穩定性是會計檔案區別于文書檔案、基建檔案、人事檔案等其他檔案的顯著特點之一。

1.4管理要求嚴密

企事業單位會計檔案管理有著嚴密的法律法規和制度性規定和約束。例如《檔案法》《保密法》《會計檔案管理辦法》等。作為會計核算的產物，會計檔案與會計核算過程中的各項具體事宜密切相關，無論是會計檔案內容，還是會計檔案程序，都有著嚴密性特點。例如，應該是先產生會計憑證，再依據會計憑證填寫相應的會計賬簿，最后才根據會計賬簿編制出相應的會計報表等。從財務收支方面反映企事業單位整個經濟活動，前后具有較強的連貫性，一環扣一環，且會計檔案中的各種報表數字應與賬簿相符，不能脫節。

2會計檔案規范化管理的內容

2.1建檔規范化

建檔規范化是指會計檔案管理部門在會計檔案資料歸檔之前，依據會計檔案資料的形成規律，嚴格按照會計材料的形成、積累及質量要求進行規范地分類、建檔。為實現會計檔案建檔規范化，需要嚴格按照《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》的規定，做好建檔前的各項準備工作。單位利用計算機、網絡通信信息技術手段管理會計檔案，同樣需要規范化。

2.2歸檔規范化

歸檔是會計資料向會計檔案轉變的過程。在此過程中，要對會計資料進行實體審查、鑒定及挑選，確認會計資料內容的真實性、完整性，以及是否滿足會計檔案的現實要求。如根據《會計檔案管理辦法》，會計憑證、會計賬簿、財務會計報表及其他資料均應納入歸檔范疇，其中，財務會計報表應包括月、季、半年和年度財務會計報表四類。又如，應同時滿足六項要求和條件，“可僅以電子形式保存會計檔案”。

2.3利用規范化

作為會計檔案管理部門，除了要做好建檔和歸檔環節工作外，還需要加強會計檔案承載著的重要信息資源的開發、利用，面向社會，為企事業單位經濟活動提供服務。這就要求嚴格按照會計檔案利用特點和實際需要，通過編纂簡介、匯編、手冊等形式，結合大數據、云計算，以及計算機信息技術的應用等，不斷提升會計檔案利用的規范化水平。

3會計檔案規范化管理現狀

3.1會計材料收集不完整

《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》的實施，明確了會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料四大類會計資料歸檔范圍，以及利用計算機、網絡通信技術形成的電子會計檔案。但其他經濟活動所形成的具有保存價值的會計檔案資料收集不及時、不完整，如企事業單位工會、食堂等部門形成的會計資料、會計檔案移交清冊等，忽視了對這些會計資料的收集。

3.2會計資料管理不規范

《會計檔案管理辦法》第四、五條明確規定了企事業單位會計檔案的保管主體及立卷整理、裝訂的具體要求。例如，企事業單位財務會計部門可保管一個會計年度終了的檔案一年，在一年保管期滿后應及時編造會計檔案案卷目錄，并將相關的會計檔案案卷目錄移交至企事業單位檔案管理部門。確需延遲移交的，需經單位檔案管理部門同意。但從現實來看，仍然存在會計檔案整理不及時、不標準、編號不科學、管理不統一等問題。

3.3會計檔案管理制度執行不到位

《會計檔案管理辦法》對企事業單位會計檔案收集、歸檔、移交、鑒定、銷毀等均作出了明確規定，但在實際執行過程中往往并未嚴格遵照執行。例如，會計檔案移交單位檔案管理部門后，未及時進行借閱登記，或者登記不完整，造成個別會計檔案資料滅失。

4會計檔案規范化管理對策

4.1統一管理

企事業單位應成立會計檔案管理領導小組，統一組織領導會計檔案管理工作。由企事業單位檔案管理部門牽頭，聯合單位會計部門共同做好會計檔案管理工作。除了做好日常的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、電子會計資料管理外，尤其要重視“其他會計資料”的收集和管理，如銀行對賬單、納稅申報表、銀行存款余額調節表、會計檔案移交/保管/銷毀清冊等。編纂三份的會計檔案案卷目錄，兩份交由檔案管理部門統一保管，一份則交由會計檔案管理人員使用，便于后期的規范查找和利用。必要時應設立專門的會計檔案管理人員，專司會計檔案管理工作。

4.2科學管理

在一個會計年度結束時，應將收集起來的上個年度的會計檔案資料，按照《會計檔案管理辦法》的具體要求和規定，做好會計檔案的分類立卷、編目和歸檔，尤其是要做好會計檔案的準確性、完整性、可用性和安全性檢查和檢測，準確劃分會計檔案保管期限。還應做好會計檔案的鑒定、移交工作，鑒定時應組織單位會計、審計、紀檢人員共同參與，移交時列明移交檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號及保管期限等，并由交接雙方簽名或蓋章。確因工作需要，需要推遲移交的，應征得所在單位檔案管理部門同意。

4.3細化制度

根據《檔案法》《會計法》《保密法》《會計檔案管理辦法》的相關規定，結合企事業單位自身實際需要，制定《會計檔案收集、保管規定》《會計檔案鑒定工作規范》《會計檔案借閱、利用及銷毀細則》《會計檔案崗位及人員職責》等若干具體管理制度，并及時組織檔案人員、會計工作者，以及其他與會計檔案有業務聯系的人員學習，確保各項規章制度得到嚴格貫徹，為會計檔案規范化管理提供制度保障。

4.4提升素質

會計檔案管理政策性、專業性強，要求高，做好會計檔案工作規范化管理離不開一支高素質的專業化人才隊伍作為保障。為此，應重點加強財會人員和檔案管理人員業務知識的學習，切實提升會計工作及會計檔案管理人員的專業素質。一方面，應定期組織相關人員進行業務培訓，特別是計算機、大數據、云計算等先進科學技術應用的培訓，滿足會計電算化及整個會計檔案管理規范化的需要。另一方面，應加強會計檔案管理人員職業道德培育，使他們樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，增強責任意識、紀律意識和規矩意識，嚴守職業道德，模范遵守各項規定，努力做好本職工作，確保會計檔案管理規范化水平不斷提升。

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作者：朱雁汾 單位：山西省文水縣醫療保險管理服務中心