新時期檔案管理信息化建設思考探析

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檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的、清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案管理是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，是每個單位日常工作的重要組成部分。當前，信息化、數字化的快速發展，無紙化網絡辦公的逐漸普及，微信、移動app等應用更加廣泛，聲像、影像資料越來越多，普通群眾對檔案資料的需求和利用也在不斷增多，迫切需要檔案管理加快信息化建設步伐。

一、加強檔案管理信息化的基礎配套

基礎設施信息化建設是推進檔案管理信息化建設的首要前提。一是硬件基礎建設方面。立足電子文件管理系統和數字化管理的運行需要，必須建設大容量、快處理的信息資源數據庫，設計滿足多用戶訪問的服務管理系統，配置性能較好的服務器等硬件設備。同時，還要配備必要的安全防護、數字化加工等其他配套設備。二是軟件系統建設方面。要加強底層分析，自下而上采集用戶需求，針對不同領域、不同用戶，加強需求側調研，實現應用功能多元化。可提供業務端和應用端，業務端面向檔案管理工作人員，實現對檔案管理日常工作全過程；應用端面向社會公眾，實現對檔案資料便捷高效、安全可靠的查閱和利用。要加強頂層設計，自上而下完善信息系統，加強供給側調研，實現管理使用高效化，從檔案產生、檔案收集、檔案存貯、檔案維護、檔案利用、檔案銷毀、檔案安全等方面系統考慮，設計滿足現代化檔案管理要求的應用系統。三是網絡環境建設方面。根據不同服務對象和范圍，建設內部網絡、政務網絡、公眾網絡，制定規范標準，明確三個網絡的功能定位，各司其職，獨立運行，確保檔案信息化運轉有序，保障檔案信息化管理安全有效。

二、加強檔案管理信息化的標準建設

檔案資料的信息化和歸檔流程的標準化是推進檔案管理信息化的關鍵環節。一是要轉變思想觀念，順應檔案工作的無紙化趨勢。可以預見，辦公無紙化、資料電子化是未來工作的主要形式，很大一部分傳統紙質檔案材料將會被電子化材料取代。二是要學會去粗取精，把握檔案材料的歸檔范圍。無紙化、電子化雖然便捷、節約、高效，但材料數量會成倍增加，草擬稿、征求意見稿、討論稿等許多中間材料往往會混雜其中，要明確檔案歸檔范圍和要求，方便檔案管理人員準確篩選，做到不重復不遺漏，確保歸檔材料質量。三是要制定標準流程，細化電子檔案的歸檔要求。結合檔案管理系統建設，從制度規定上、工作流程上、業務培訓上加大力度，明確規范和要求，從檔案材料產生到定稿的全過程，加強檔案整理歸檔的意識，使檔案工作人員完成從紙質歸檔向電子歸檔的轉變。

三、加強檔案管理信息化的工作保障

加大隊伍、制度、經費等方面的支撐是做好檔案信息化管理的重要保障。一是要建立高素質的檔案管理專業隊伍。著眼于“選育用”建好檔案管理隊伍，利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，優先聘用思想素質高、學習能力強、業務工作好的人員作為檔案管理員。加大崗前和在職培訓，確保檔案管理人員具備信息化管理的工作要求。加大檔案管理人員的培養使用，建立考核評價體系，打通“優勝劣汰”激勵機制，提高檔案管理人員工作責任心和積極性。二是完善檔案管理信息化制度。由于管理模式的變化，傳統的檔案管理制度逐漸不能適應現代化檔案管理要求，要在檔案收集、整理、歸檔、使用、安全等方面建立適應檔案信息化管理的工作制度，確保檔案管理信息化建設有章可循。三是加大財政經費保障力度。要將檔案管理信息化建設納入鄉鎮政府工作計劃和年度考核內容，將檔案信息化建設經費列入鎮財政年度預算，確保檔案信息化建設在人財物上有保障，推動檔案管理信息化工作穩步實施。

作者：徐曉秋 單位：昆山市陸家鎮人民政府