談人事檔案管理信息化建設

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摘要：隨著我國科技水平不斷發展，互聯網時代已經到來。互聯網無論是從信息還是網絡方面都已經滲入到了人們日常生活中，并且改變了人們的管理理念。人事檔案管理是事業單位管理中的重要部分，因而人事檔案管理信息化十分重要。本文以人事檔案管理信息化建設的意義出發，找出其中存在的問題，并提出相應解決措施，希望推動人事管理信息化的發展。

關鍵詞：新時期；人事檔案；信息化；管理

隨著我國經濟水平快速發展，人們的生活發生巨大改變，社會面貌也發生相應變化。隨著信息時代和互聯網時代的到來，不僅為我國各個管理領域帶來了革新和機遇，同時也帶來相應的挑戰?；诖?，新時期人事檔案管理要想可持續健康發展，就要做好信息化建設，推動單位相關工作長久良性發展。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

信息化時代到來，足不出戶，人們就可以通過互聯網了解各種各樣的信息資源。人事檔案管理信息化，顧名思義，是在人事檔案管理中應用現代計算機網絡技術，對資源進行管理、處置,為人事檔案的使用帶來方便和快捷，便于查閱。

1.有助于提高人事檔案管理的工作效率當前社會是一個信息化高速發展的社會，信息成了這個時代最有價值的東西，將各種信息挖掘出來并轉變成資源價值就是目前的時代要求，因此對人事檔案管理進行信息化的建設是促進其向著現代化發展的一個重要推動力。人事檔案信息化管理把靜態存放變為動態管理，這不只是提高了辦公水平，也將管理理念徹底轉變，將紙質變為電子，全面進入數字化操作模式，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網絡來提高工作的效率。

2.有助于共享人事檔案管理的信息資源信息化時代的背景之下，信息資源已然成為現代市場經濟的條件下的一種重要的戰略資源，加強信息化的關聯效應，利用不同信息交叉管理的應用，能夠創造出各種商機，因此對人事檔案的管理進行信息化的建設也是促進社會發展的一個重要途徑，加密人事信息，推動人才的建設發展，不僅可以使各個單位之間實現信息資源共享，提供更多便捷，相比傳統人事檔案管理變得更加簡單化，高效化，還能夠最大限度的發揮出人才的價值，從而更好地服務現代化建設。

3.助于查閱人事檔案管理的相關信息傳統紙質的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數據，而在電子化和數字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網絡上進行檢索，信息能在最快時間內被查閱出來，極大地發揮出了檔案的使用價值。

二、人事檔案管理信息化建設的原則

1.靈活性原則信息建設環節中，靈活性十分重要，不用通過繁雜程序，檔案管理員就可自行操作。人事檔案管理信息具有靈活性，不僅能減少管檔人員的工作負擔，還能提高工作效率。

2.安全性原則信息化建設中，安全性是最重要的但同時也是最容易被黑客攻擊的，因而在建設人事檔案信息化時，要注重設置防火墻等，保證信息的安全性。同時安全系統建設中，要秉持防止信息泄露的原則，安裝高端防護系統，嚴禁信息泄露。

3.可利用化原則人事檔案管理信息化過程中，要從信息的真正含義出發，從中尋求優質信息資源，保證搜集的信息是真實的、有效的，使信息真正意義上成為有效的信息，保證信息的可利用化原則，提高人事檔案管理信息化的工作效率。

三、人事管理信息化建設存在的問題

1.人事檔案管理在歷史上就沒有被充分的重視我國改革開放以來，各項事業都取得了長足的發展和進步，特別是近些年來，科學文化事業和教育事業都取得了突破性進展，在人才方面也實現了快速的發展，在人才增長呈現井噴式發展的背后，我們對于人事檔案的管理卻在很大程度上缺乏重視，在管理措施和管理方法方面還是延續傳統意義上的老方法，與歷史上對于檔案管理不夠重視的情況相類似，這就在很大程度上導致人事檔案管理不能與時俱進，與社會發展不相適應。

2.管理制度不夠健全和完善由于早前對人事檔案管理的缺失，導致人事檔案管理工作在相對混亂，人事檔案管理制度不夠健全和完善。雖然有專門部門和相關人員管理，并且也有制度規定，但是沒有合理、可行的管理措施；同時由于管檔人員信息搜集不準確、不完整，導致人事檔案并不能十分正確、完整的保存，不僅影響工作質量，也導致人事檔案管理缺乏實效性；我們在人事檔案管理所屬權的問題上還不夠清晰明確，這也是產生此類問題的主要根源；并且我們在制度和立法方面也比較缺乏，特別加上人事檔案管理制度的程序十分繁瑣僵化，在辦理人事檔案的過程中特別麻煩，這都是人事檔案管理制度方面需要切實有效關注的問題。

3.管理制度實施不到位隨著機關事業單位改革的不斷發展，人事檔案管理要求必須有完整的管理方案和機制。但是實際執行中不僅沒有達到理想效果，機關事業單位對于國家的硬性要求也執行不到位。同時人事檔案管理需要與各個部門進行溝通，但是由于管理中缺乏優秀人才，給人事檔案信息化管理帶來了巨大危機。4.基礎設施不足人事檔案信息化建設中不僅要有足夠的信息資源，也要有電腦、復印機等硬性設備。雖然大多單位都有電腦等，但是由于年份久遠、操作系統老舊，使之性能大大下降。擁有較好的硬件設施是工作的基本，但是在實際的人事檔案管理信息化建設中，缺乏硬性設備，嚴重阻礙人事檔案管理信息化的進程。

5.人事檔案信息數據庫系統不完善，不重視信息安全建設當前，我國干部人事檔案信息化管理尚在起步階段，還沒有形成統一的規劃和標準，數據庫的建設缺乏整體性和系統性，數據信息采集不夠全面，部分信息錄入不準確，信息更新不及時，導致了干部人事檔案信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案的目錄編輯、檔案傳遞等方面實現了計算機管理，信息化程度不高。人事檔案信息化網絡安全防護方式較單一，沒有制定行之有效的應對突發事件的應急措施，還不能很好的適應當下大數據時代的科技發展速度。

6.缺乏專業優秀管檔人才當前事業單位對于人事檔案管理人才的培育不夠重視，導致很多人事檔案管理人員都是兼職而非專職，平均年齡較大，加之檔案工作內容的枯燥乏味，從而導致年輕的專業人才不愿意長時間從事這個行業。大部分檔案管理人員只掌握了簡單的計算機使用知識，對專業程序的操作十分陌生，計算機知識的匱乏，導致工作效率不高，工作受到了局限性。伴隨著人事檔案信息化改革的發展腳步，我們需要高素質的綜合性管檔人才來為這個傳統行業注入新鮮的力量，優秀的管理人才不積極能使工作快速進行，也能在萬千信息中找出準確、有價值的信息，不僅推動事業單位的工作進程，將人事檔案管理工作完成得更加優秀，也能使人事檔案管理真正發揮好它的作用。

四、人事檔案管理信息化建設存在問題的解決措施

1.建立完善的管理制度傳統人事檔案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，而導致工作水平得不到長足提高。要進一步提高人事檔案管理信息化水平，就應從最基本的制度抓起，建立一個良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高人事檔案管理水平。要達到整個人事檔案管理信息化更加有效，就需管檔人員明確自己的職責所在，在自己職責范圍內更加出色的完成本職工作。首先是要嚴格遵守并不斷完善檔案管理各項規章制度。根據《干部人事檔案工作條例》，結合工作實際，進一步健全完善《干部檔案管理制度》、《信息保管保密制度》、《信息安全制度》、《計算機信息維護制度》等制度規定，嚴格按制度辦事，嚴格執行制度，嚴禁發生任何失密和丟失檔案的現象；其次是要完善人事檔案管理信息化檢查制度。嚴格對照標準，定時開展干部人事檔案管理信息化工作全面檢查，對檢查結果及時通報、公開；最后是將人事檔案信息化管理納入年度目標考核管理。把人事檔案管理信息化工作列入單位工作要點，明確干部檔案信息化工作的任務、目標、措施等，并作為年終考核項目之一，真正使干部檔案管理信息化建設工作落到實處。

2.加強基礎設施建設進一步加大對人事檔案信息化建設的資金和技術投入力度，滿足人事檔案管理信息化建設的硬件需求，通過電腦、掃描儀等硬件輸入，管檔人員可以對人員的相關信息進行整合、分析，利用，從而提高工作效率。當前，電腦老舊是人事檔案信息管理不能有效推進的重大阻礙；電腦老舊不僅會導致管檔人員工作條件不足，工作效率低下，還會大大打擊其工作激情。若想推動人事檔案管理信息化，就要從外部條件給管檔人員營造出良好的工作范圍，提高管檔人員工作激情。更新電腦設備，是建立人事檔案管理信息化的必然要求，先進的設備對建立人事檔案管理信息化起著至關重要的作用，通過利用設備，管檔人員可以開發和利用資源，同時利用電腦也能對檔案進行輸出，不僅方便工作，也能減少工作中繁瑣流程。因此，建設檔案管理信息化就必須為管檔人員提供優秀的基礎設備，同時建立網絡管理系統，保護人事檔案信息的安全。另外，建立檔案管理信息化的目的就是不斷滿足人們對信息的需求，這就需要利用計算機技術把紙質檔案掃描后,進行再分類，通過不同技術手段實現檔案信息化保存，之后通過計算機的遠程輸送，滿足人們需求，不僅是人事檔案管理信息化真正發揮它的作用，也能提高管檔人員對自身工作的認同感。

3.強化檔案管理人才隊伍建設當前檔案管理人員素質較低也是影響人事檔案管理信息化發展的重要因素之一。推動人事檔案管理信息化的過程中首要做的是加強管檔人員對當下主流思想的學習，提高管檔人員各方面素質水平；再加強相關技能培訓，培養一批高素質、具有優秀技能專業人才，雙管齊下，共同推進人事檔案管理信息化進程。在提高檔案信息管理人員素質時，可以采用集中學習、研討交流、自學等形式。同時事業單位還可以不定期組織工作人員收看專題講座，邀請有關領導或專家做專題輔導管理人員提高自己思想道德素質以及專業技能，進行相關講座時要求工作人員寫出一篇到兩篇高質量的學習體會文章或報告，自己推動自身發展。但是，事業單位要意識到人才才是發展的第一資源，也是重要的資源，事業單位能否有效推進人事檔案管理信息化主要取決于對人才的利用和人才隊伍的建設.在開展優秀管檔人員隊伍建設時，事業單位可以引入競爭機制，通過對比提升人員學習的動力，激發管檔人員對電腦實際操作能力和對信息檢索能力的提升；除引入競爭機制外，事業單位也可實行“按需培訓”的人才培訓戰略，在培養力度上，要突出加強新理論、新知識、新技能、新信息、新方法的培訓；在培養方式上，采取業余和脫產相結合、外培和內培相結合，“走出去”和“請進來”相結合、理論和實踐相結合的形式，努力造就一批有真才實學、動手能力強、有實際管理能力的專業人事檔案管理人才。

4.加強人事檔案信息化網絡安全防護人事檔案是對家庭情況工作業績和個人經歷各方面信息的記載，可以說是一個比較完善的個人信息存儲庫，關系到每個人的切身利益，人事檔案信息化網絡安全防護工作顯得尤為重要。要強化人事檔案信息化網絡安全防護，首先，要重視網絡安全檢測工作，將入侵檢測系統配備到共享網絡設備上，及時統計分析進出網絡數據流；其次，要制定行之有效的應對措施，設立安全的訪問密碼，防止出現信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現，信息庫的數據要及時做好數據備份，一旦遭受到惡意攻擊，可以通過已經備份的資料進行數據還原，避免影響單位人事的內部運轉；最后，配備訪問控制軟件系統或可以通過防火墻技術加強對系統訪問的控制，通過以上措施的實施，以加強人事檔案信息庫的管理與維護。

5.加強部門與各方位之間的協調聯動管理由于在組織或機構中，人事檔案管理部門只作為其中的一個部門，有很多的上屬機構或同級機構，所以要想保證干部人事檔案信息化管理的高效運行，還應當與其他部門建立起有效的協調機制，以此來保證信息化管理的高效性。人事檔案管理部門應當加強上下級之間的部門協調與分工，明確各級之間的界限底線，不得越權進行職權干擾。同時每個部門之間應承擔起本部門的責任與義務，積極地配合人事檔案管理部門的管理工作，使他們進行科學管理的數據收集記錄。這種明確的部門管理機制，可以使人事檔案管理部門健康的發展，科學合理地進行人事檔案信息的采集、使用與維護，形成高效且有序的信息化管理機制。

五、結束語

總而言之，新時期信息化是人事檔案管理的根本。工作中，相關事業單位就要緊跟時代步伐，滿足當代社會對人事檔案管理的要求。要認識到信息化管理的意義，從而從外部條件為管檔人員創造良好的工作環境，激發工作工作激情，進一步提高工作效率。同時也要注重提升人事檔案信息管理人員的素質，從內部因素提高職工對人事檔案管理信息化的認同感，從而不斷推動其發展，滿足當下人們對信息的渴望。

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作者：賀露露 單位：四川外語學院成都學院