醫學科研院所人事信息管理的問題對策

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摘要:完善全面的人事信息系統是現代化醫學科研院所高效運轉的基礎。本文以分析醫學科研院所人事信息特點為基礎，指出了醫學科研院所人事信息管理現狀、問題及困境，并根據實踐經驗提出了具體解決路徑。

關鍵詞:醫學科研院所;人事信息管理

《中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》(中組發［2014］9號)中指出:“干部檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據，體現了干部的基本誠信，也反映了組織人事部門的管理水平?！比耸滦畔⑹轻t學科研院所人員管理的基礎，傳統意義上的人事信息就是干部人事檔案信息。從嚴管理干部檔案是對人事信息的新的要求，也是對人事信息真實準確性的保證。但是，隨著科技體制改革的深入和人才戰略管理的實施，傳統人事檔案信息的收集方式及管理方法已經不能滿足信息化程度的需要和院所發展的需求。醫學科研院所人事信息管理需要利用網絡技術和信息技術建立一套開放全面的信息系統，實現對人事信息管理與數據的共享，以此達到服務科研院所發展的目標。

1醫學科研院所人事信息特點

1.1人才類別多樣

隨著國家人才戰略的推進，人才競爭日趨激烈，科研院所人才隊伍流動性增強，一批批國內外科技人才匯集到科研院所，其中不乏大量的“海歸”和外籍科研人員。人才來源的多樣性使得在人事檔案管理中“人檔分離”“斷頭檔案”“檔案材料缺失”的現象增多。引進的高層次人才大多數具有海外留學經歷，人檔分離多年，檔案材料漏缺情況普遍存在。由于海外對人員工作信息記錄與國內標準存在很大差異，在年齡、工齡、黨齡、學習經歷和工作經歷等“三齡兩歷”信息的收集與確認中，對海外工作經歷的認定帶來了很大挑戰。

1.2信息收集范圍廣

為了滿足科研院所管理工作需要，以及能夠全面真實的數據化反映員工的實際情況，醫學科研院所人事信息管理兼具專業性和復雜性?，F代人事信息既包括傳統人事檔案信息中學歷、工作經歷、職稱等人員基本信息，還包括考勤、薪酬、培訓、出國交流等日常管理信息，更加要著重對科研教學工作成果、承擔科研項目、學術兼職、技術特長等醫學專業技術工作信息的管理。人事信息的收集已不再只是人事部門的工作，而更多的需要個人積極參與，多部門協同合作，成為多渠道信息整合的成果。

1.3人事信息利用率高

隨著人才戰略的實施，醫學科研院所的管理工作對人事信息有了全面性、時效性等更高的要求，人事信息除了要滿足日常人事管理工作的需要，還要在人才的“選、用、育、留、汰”全過程管理以及人員的激勵獎勵等方面支持人事管理決策，在組建醫學科研團隊集中力量解決科學問題等方面支持業務管理決策，在內部控制體系建設、預算執行管理等方面支持經營決策。為實現醫學科研院所現代化管理，保證各項工作順利高效的運轉，全面完善的人事信息、數據化網絡化的信息共享平臺和能提供統計分析支持功能的信息系統是醫學科研院所對人事信息系統的核心需求。

2人事信息管理中的問題和困境

2.1人事信息來源單一，信息孤島情況嚴重

傳統的人事信息主要來源于人事檔案，而人事檔案管理以被動管理方式為主，多為“你送我裝”或“你借我調”。人事檔案的內容不能僅僅局限于對個人簡歷的記錄，還要注重充實考核、獎懲、學歷、職稱聘任、工作實績、創造發明等方面的內容，全面反映每個教職員工承擔崗位、工作類別、等級情況，反映對應崗位的基本條件、履行職責情況及績效考核情況，任職過程中的工作創新發展等方面的情況，反映科研成果、獲得業績的情況［1］。如果相關部門沒有及時將檔案材料移交到位，就會造成檔案材料和信息收集的不完整?？蒲薪虒W成果和技術專長等與人員有關的業務信息如果通過人事檔案系統收集，勢必會出現信息收集滯后、信息和數據更新水平低的情況。人事外部信息從變動到信息更新周期長，難以做到信息的動態跟蹤，無法滿足分析的時效性需求。相關業務管理部門建有獨立的業務信息數據系統，能夠較為快捷的收集人員醫學科研教學業務信息，如、承擔科研項目、教授課程、指導研究生等信息。但是各業務信息系統與人員信息系統相互獨立，沒有實現數據的實時共享，各數據信息系統也沒有統一的接口可以滿足數據整合的需求，形成了“信息孤島”，造成了信息的沉積。為了滿足數據整合的需求，需要協調多部門，增加大量人工重復工作，導致工作效率低下，信息不能得到有效的管理和使用。

2.2重收集輕開發利用

人才競爭日益激烈，人才流動變得越來越頻繁，管理工作對人員信息廣度需求的增加使得人事信息管理工作幅度和數量也大幅增加，忙于信息收集而忽視了信息的開發與利用成為科研院所的普遍問題。隨著人事檔案電子化信息化工作的推進，大部分科研院所已經建立人員信息數據庫，實現了人員基本信息的電子化。但是由于受人才隊伍和硬件設備的限制，大部分科研院所沒有實現檔案的全文錄入和掃描，無論是人事檔案還是工作檔案的管理還是以紙質檔案為主，檔案管理現狀阻礙了人員信息和工作信息開發與利用的發展。

2.3人事信息管理系統落后，不能適應人才戰略需求

市場上人事信息管理系統繁多，可以基本滿足一般組織對人力資源工作招聘配置、培訓開發、員工管理、績效管理、薪酬管理幾個模塊的需求。但是針對醫學科研院所事業單位特點并能滿足科研院所現代化發展需求的人事信息管理系統并不多見。以中國醫學科學院系統為例，現行使用的GPMS人事信息管理系統是1994年由人事部和國家技術監督局等部門聯合發文在全國推廣的人事信息管理系統，雖然已經升級了多個版本，但是由于近年更新緩慢，已經不能適應計算機系統升級的速度，更加難以滿足人事信息網絡化和集成化的新需求。

2.4人事信息管理人才隊伍建設不足

目前，大多數醫學科研院所沒有專職的人事檔案和人事信息系統管理人員，隨著人員的更替和培訓的缺乏，已經帶來了人事檔案政策執行能力和延續性的削減，同時對現代人事信息管理的要求也帶來了更大的挑戰。人事檔案管理人員需要轉變為人事信息管理人員，新的職責對工作人員知識結構和業務能力有了新的更高的要求，因此人事信息管理亟需具有信息開發與應用能力及綜合素質的人才來滿足建設的全方位要求。缺少高水平信息管理人才，缺乏人事信息管理人才培養發展體系，是阻礙人事信息管理發展的重要因素之一。

3對策探討

3.1強化醫學科研院所信息收集利用管理意識

信息是一種無形資產，也是人才競爭中的戰略資源。在人才流動頻繁的信息時代，人事檔案服務要為發掘人才、鑒別人才、使用人才提供真實可靠的材料和信息［2］。全面準確的人事信息是醫學科研院所工作順利開展的保障，是科學決策的依據，醫學科研機構高層管理者要對人事信息系統的建立與維護有準確的認識，并給予高度的重視，加強人事信息系統軟硬件建設的投入，為搭建信息平臺及組建信息人才隊伍提供政策保障和經費支持。領導的垂范將起到帶動作用，有助于增強廣大職工對人事信息收集與利用的觀念，幫助職工建立人事信息收集利用人人有責的意識。這種管理意識自覺性的增強會對人事信息管理水平的提高起到決定性作用。同時，檔案管理人員和相關部門也要樹立信息收集與利用并重的意識，轉變工作觀念，調整工作方式，推動與促進人事信息系統的建設。

3.2提升整合能力打造符合醫學科研院所特點的人事信息管理系統

現代化的科研院所管理離不開信息流的管理，人、財、物的信息相互影響互相支持，醫學科研院所人事信息管理系統在設計初期要充分考慮滿足對財、物信息的對接和整合。借鑒市場上人事信息管理系統人力資源過程管理的框架，打造符合醫學科研院所特點的人事信息管理系統，包括:結合電子化采集和人工采集的信息采集系統，滿足多個數據庫數據共享和信息整合的數據標引系統，以分類審核為基礎的信息審核系統、統一的信息系統、分級授權的用戶管理系統，通過管理系統的搭建，將現有的業務基礎信息系統與人事信息系統合理整合規劃，增強數據庫間、部門間的數據共享，充分利用現有數據資源，激活沉積的數據，調整不合理的數據結構，滿足醫學科研院所數據管理、分類管理、流程管理、統計分析管理的需求。

3.3建立以需求為導向的人事信息服務平臺

長期以來，人事檔案管理實行封閉的管理方式，有著嚴格的保密制度，談到人事檔案只有組織或者少數人才可以查看，一般人員是不能查看的［3］。以檔案為基礎的傳統人事信息管理也相應采用較封閉的管理方式。隨著網絡技術信息化的發展，為適應科研機構管理中對人員信息高效利用的需要，要在切實保護好個人隱私、依法合規的前提下，建立相對開放的人事信息管理系統。在滿足組織管理需求的同時，開展個人信息在線查詢服務，滿足人事信息個性化需求，給予職工自主更新部分人員信息的權限，如:培訓信息、科研成果信息等，提高個人信息變化更新的速度，在加強主管部門審核的基礎上確保信息的準確性。利用現代化處理技術，建立證書、文件材料的圖片電子檔案，實現即點即看的高效信息展現形式，提高人事信息服務現代化水平。

3.4加強人事信息管理人才隊伍建設

建立強大而務實的人事信息系統的前提是建立一支知識結構合理、具有綜合業務能力的信息管理人才隊伍。管理人事信息原始數據的收集包括材料甄別和準確記錄兩部分工作，有很強的政策性和原則性;而信息系統的維護，既要保證人員信息的及時更新，也要保證數據安全，并需要根據實際工作中對系統功能進行相應的調整。人事信息管理工作人員既需要具有檔案管理知識，也需要要具有數據庫網絡技術知識。醫學科研機構要建立科學合理的人事信息人才培養體系和儲備機制，通過培訓改善知識結構，通過參觀、實踐、業務研討提高管理業務工作能力和拓寬服務視野。

參考文獻:

［1］鮑春艷．從人事制度改革看高校人事檔案管理［J］．黑龍江檔案，2009，4:33．

［2］王緒剛．全面推進事業單位人事制度改革［N］．中國人事報，2007，12:7．

［3］武志芳．論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑［J］．中國行政管理，2013，6:101-104．

作者:宋歆煒 王瀟 孟慶慶 單位:中國醫學科學院基礎醫學研究所人力資源處