信息技術的地鐵檔案管理
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一、信息技術對地鐵檔案管理的影響
（一）檔案管理模式的改變
當計算機作為工作輔助和研究的重要媒介時，產生了新型的可存儲于計算機硬件中的信息模式，這種電子文件是使用傳統手工方法所無法管理的。在這樣一個計算機高頻率使用,科研成果的電子化的信息時代背景下，檔案的管理將進入一個嶄新的紀元。信息技術的發展及廣泛運用為檔案管理的規范化、系統化提供了基本前提。主要表現在，檔案的存儲方式由原來的紙質的可視記錄模式轉化為通過專業儀器識別的電子文件；檔案的管理模式由原來的人工管理依次轉化為單機數據管理、網絡信息管理模式等；檔案管理的步驟和手段也有了對應的改變。
由于當今的工作與計算機密不可分，地鐵的檔案及其管理模式被根本改變了。地鐵檔案的表現方式由傳統的手工的紙質圖紙及資料，向微縮檔案、磁介質檔案、電子檔案轉變。西方發達國家更是將信息技術廣泛的運用到工程檔案管理當中，他們還將CAD光盤等技術手段運用到檔案管理中。我國根據光盤在檔案管理中的重要作用，制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的技術規范，為地鐵工程建設的檔案管理中使用光盤庫進行管理提供了指導文件，使得光盤成為地鐵檔案管理的有力手段。信息技術更新了傳統的地鐵檔案管理模式。將信息技術引進地鐵檔案管理當中，將傳統的垂直化檔案管理模式轉化為為特定項目服務的扁平式管理模式。信息系統的發展及完善，使得大量的文件通過代碼來表現，這些電子資源經由網絡，被檔案管理部門有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍，專業人員通過對信息產生的來源及信息的共享的高度關注，有計劃地對地鐵檔案做出開發、加工，并制作和匯總出信息產品，使地鐵的檔案管理達到最佳的效果。
二、信息技術在地鐵檔案管理的運用實踐
（一）北京地鐵科技檔案自動化管理
北京地鐵系統共有15條線路和217座車站。北京市目前軌道交通投資總額為2600億元，陳剛市長表示未來還將投入1000億元，修建660公里長的軌道交通網絡，旨在將北京建設成為世界上軌道交通最發達的城市之一。北京地鐵建設由于悠久的修建歷史，建設規模巨大，對于北京地鐵檔案的管理也是一個相當重要的課題。北京地鐵從1981年正式對外運營至今已積累了30多年的科研成果和工程建設、運營經驗。信息技術的發展和廣泛運用，使得地鐵檔案的管理水平和效率得到提高，促進了地鐵檔案管理的自動化，使科技信息實現全國范圍的共享，促進地鐵檔案在地鐵建設中作用的發揮。北京地鐵設計研究所是北京地鐵總公司的專用設計研究機構，自行研發了地鐵科技檔案管理系統，該系統實現了地鐵科技檔案管理的信息化和自動化。這種系統把計算機技術應用于檔案管理工作,提供全方位、高層次、多角度的服務，再利用網絡平臺有條件的實現信息交流,是一種無紙化的檔案管理模式。該地鐵科技檔案管理系統一級分類由管理系統和檢索系統兩個類目，分別包括:前期監督管理、科技檔案、科技信息、檔案借閱、檔案統計五個子系統；和科技檔案、科技信息兩個子系統,再此基礎上通過前期監督管理系統和科技信息系統，實現對科技檔案從立項開始的全過程動態跟蹤和集中管理。地鐵科技檔案屬二級管理制,沒有獲得科技進步獎的地鐵科技檔案大多在二級單位的檔案室中保管。在信息技術廣泛運用的今天，本地鐵檔案自動化管理的系統中的“科技信息”管理系統實現了行業內的信息資源的共享。通過對地鐵科研成果的匯總管理和二次加工，將這些信息輸入管理系統中形成了地鐵行業科技信息庫，實現了地鐵科技檔案的信息集中化管理。日后還可通過有條件的利用網絡，實現全方位多地點的信息交流合作。
（二）廣州地鐵檔案信息化管理
廣州市于1997年開始地鐵的運營，是我國第四個修建了軌道交通的城市。將信息技術運營到廣州地鐵的檔案管理實踐中，是廣州地鐵檔案管理的發展目標，并有針對性的抓電子檔案數據庫管理的建設和檔案管理人才的培養。廣州地鐵建設一期工程檔案管理通過了國家建設部門的驗收。除此之外，廣州地鐵在管理實踐中，也積極推進檔案信息化管理，并制定了檔案管理的規章，如《廣州市地下鐵道總公司建設項目電子檔案整理移交實施細則》等。在這些規章制度中，明確了電子檔案的質量要求、電子檔案的組卷工作、電子檔案案卷目錄、電子圖紙的編制規范、各電子文件類型的存儲格式等。通過規范地鐵總公司及各參建單位所提交的地鐵檔案具有統一的格式，使得這些寶貴資料可以形成電子目錄，實現在廣州地鐵OA系統中的檢索。另外，廣州地鐵公司于2004年耗巨資，將地鐵一號線的竣工圖紙全部掃描成冊，存儲為電子文檔。廣州地鐵在自身工作系統中使用的京華EXOA自動化系統，實現了電子文件和電子檔案的全面管理，兼顧電子檔案的存儲和檢索、檔案的自動化管理等功能，這個OA系統實際上就是廣州地鐵檔案管理的檔案信息數據庫。數據庫中的部分工程文檔的屬性從ERP、PCM、PDM系統的數據庫中獲取,并且支持文檔的關聯，部分資料和檔案的來源也可直接訪問PDM、ERP系統進行關聯。這個檔案信息數據庫系統，實現了電子檔案的全過程管理，還有文檔的檢索功能，最重要的是時間了檔案業務的自動化管理。輸入數據庫的檔案，可利用計算機參照檔案管理的標準，自行生產案卷信息、卷內信息和電子檔案號，并與文件一一對應。此外，還能通過該數據庫，實現各類檔案數據的分析和統計。
三、結語
近年來我國地鐵檔案在發達城市中逐漸實現了信息化、自動化和無紙化的管理，將信息技術廣泛的運用到地鐵檔案的管理中是行業發展的未來方向。在這個階段，應積極提高檔案管理人員的工作技能水平，通過廣泛開展培訓來時間檔案管理人員的信息化管理水平，將地鐵檔案管理工作提高到一個新水平。
作者：汪晶玉 單位：深圳市地鐵集團有限公司
