信息技術在檔案管理中的應用

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一、信息技術及其發展

信息技術（IT）是指用來處理及管理信息資料所利用的各種不同技術的一個總稱。所有和信息的收集（獲取）、信息加工、信息表達、信息交流以及信息管理、信息評價工作等方面相關的技術均稱為信息技術。信息技術按照形態差異可以分為軟技術和硬技術，其中軟技術是指關于信息處理、信息收集的各種技能、方法。硬技術是指各種各樣的信息設備及設備功能。隨著信息技術的高速發展，其逐漸被使用在各種領域工作中，其也不斷被廣泛應用在日常生活中，給人們的工作、生活帶來了很多方便。21世紀是一個全新的信息時代，而在信息化環境下高校檔案管理工作也將面臨著全新的挑戰。例如以往，檔案資料全部是紙質資料，在保管過程中會存在很大麻煩。近年來隨著信息技術中拍照技術、印刷技術以及多媒體技術等技術的應用，使檔案管理工作有了很大改變，其是信息資料突破了時空限制，縮短了工作所需時間，從而大大提高了工作質量。信息技術的應用能幫助有效解決了很多高校檔案存在的問題，也進一步體現了現代信息技術對于高校檔案管理工作的重要性。

二、信息技術在高校檔案管理工作中運用

1、信息技術中硬技術的應用

采用計算機設備、打印機、掃描儀以及縮微設備等硬件設備來幫助完成高校檔案管理工作中，可以幫助有效提高檔案管理工作順利及有效開展。傳統檔案管理工作還是采用手工操作手段來幫助實現高校數據資料的獲取及處理等工作，增加了工作量降低了工作效率。而人工管理檔案容易因為信息量太大而造成檢索困難，另外由于檔案接觸人員較多，在很大程度上提高了檔案保密難度。隨著信息技術中硬技術的不斷應用，大部分高校檔案管理工作部門均配備了相應的多媒體電腦、資料掃描儀、打印機以及相機等硬件設備。工作人員可以根據每一階段利用計算機從互聯網等多個方面獲取資料信息，對于收集的資料可以利用掃描儀全部轉換為電子版，從而實現資料數字化。電子文件不同于傳統紙質文件，其更易于保管，并且方便，所占空間大大縮小。因為電子文件屬于一類新型信息載體，近年來以光學材料及磁性材料作為信息載體的電子檔案逐漸取代了以紙質作為信息載體的紙質檔案。針對學校獲得個人中獎旗、獎杯以及各種紀念品，由于是屬于立體物品傳統保管工中很難確保其經過長時間之后不會出現變色、損壞等。而利用數碼相機將其拍攝為照片進行備份保管，這樣事物還能以另外一種形態即信息資料進行保管。而獲得的通知、獎狀、證書等可以利用掃描儀設備掃描到計算機中，以電子文檔的形態進行保管，還能將這些信息在校園網站上景象，使師生能通過校園網進行查看。

2、信息技術中軟技術的應用

（1）數據庫技術的運用

早期文件系統也可以實現電子文檔的存儲工作，但是因為早期文件系統在數據信息冗余、數據共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用。隨著信息技術的不斷發展，為了進一步提高電子文檔的管理工作數據庫逐漸被應用在檔案管理工作中。數據可技術的應用可以很容易的完成數據信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統一數據庫，可以使其充分發揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能，不僅能進一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高檔案管理工作效率。

（2）互聯網技術的運用

其中互聯網技術屬于一種全球性的計算機網絡，其由不同中規模大小、不同類型的計算機網絡組合而成。由于計算機網絡的出現，使資源共享變成了可能，而隨著互聯網技術的不斷發展，互聯網技術在設備及技術上都能達到檔案的網絡化管理相關要求?；ヂ摼W技術不僅能實現數據檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實現網上信息資源數據的共享，從而大大提高了高校檔案管理工作質量，為高校節省了人力、財力。

三、小結

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展，其被逐漸應用在高校檔案管理工作中。高校檔案管理工作在開展過程中逐漸增設了信息技術中的硬技術及軟技術，即配備了各種檔案管理工作所需要的硬件設備，并建立了相應的檔案管理數據庫及互聯網，從而大大促進了高校檔案管理工作的順利開展。

作者：黃元旦 單位：內蒙古師范大學校辦檔案館