物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計問題與對策

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摘要：隨著當前現(xiàn)代企業(yè)制度在諸多企業(yè)中逐漸得到推廣，物業(yè)企業(yè)開始重視內(nèi)部審計工作的開展程度，并逐漸結(jié)合物業(yè)經(jīng)營發(fā)展開展內(nèi)部審計工作。文章結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)明確該類型企業(yè)開展內(nèi)部審計的核心要點，由于物業(yè)管理企業(yè)正式發(fā)展時間較短，物業(yè)管理企業(yè)開展內(nèi)部審計工作過程中難免存在不足，如審計意識落后、機構(gòu)設(shè)置不合理、內(nèi)部審計職能定位狹窄、信息化程度較低、內(nèi)部審計工作人員綜合素養(yǎng)有待提升等?；诖?，提出架構(gòu)新時期物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計的具體對策，希望所研究的對策可以進一步幫助更多物業(yè)管理企業(yè)做好內(nèi)部審計工作，規(guī)避財務經(jīng)營風險，促進整個行業(yè)內(nèi)部審計有所進步。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理企業(yè)；內(nèi)部審計；問題；核心要點

內(nèi)部審計是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度誕生之后所出現(xiàn)的帶動企業(yè)逐漸實現(xiàn)規(guī)范發(fā)展的部門。當前，隨著業(yè)主對物業(yè)服務需求以及服務要求的增加，物業(yè)管理企業(yè)開始重視審計工作，并設(shè)立專門的內(nèi)部審計部門負責開展整個企業(yè)的內(nèi)部審計工作。最初內(nèi)部審計僅僅是負責查找企業(yè)經(jīng)營過程中的錯誤與弊端，但隨著物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營范圍、服務職能的不斷擴大，內(nèi)部審計的職責范圍逐漸呈現(xiàn)多元化特點，不合格的內(nèi)部審計工作必然會增加物業(yè)管理企業(yè)所面臨的風險。而且隨著時代發(fā)展，內(nèi)部審計工作的開展需要與時俱進，不斷從制度、從業(yè)人員、環(huán)境等多個角度進行改變，最終達到改進不足、提升審計效率與審計質(zhì)量的目的。

一、物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計工作開展的核心要點

（一）內(nèi)部審計監(jiān)督

1.監(jiān)督關(guān)鍵崗位

物業(yè)管理企業(yè)中需要監(jiān)督的關(guān)鍵崗位主要為內(nèi)部管理人員，針對這些管理人員所作出的監(jiān)督內(nèi)容分別包括職務消費、重大事項決策、重大投融資決策、重要干部任用及罷免、企業(yè)內(nèi)部大額資金的具體安排等，通過審計工作監(jiān)督以上職位人員就上述工作內(nèi)容的執(zhí)行是否符合公司具體程序與制度。其他崗位包括物業(yè)管理企業(yè)負責項目的經(jīng)理、收費崗位、資金管理崗位以及采購崗位，因為這些崗位與資金收支來往比較密切，應進行重點審計，避免工作人員利用零散的收費業(yè)務代收或者使用現(xiàn)金收費的方式，占用、挪用物業(yè)管理企業(yè)資金。

2.監(jiān)督存在風險的業(yè)務

物業(yè)管理企業(yè)面臨較大風險的業(yè)務主要包括收費業(yè)務、采購業(yè)務、印章管理、零星維修工程業(yè)務以及其他經(jīng)營業(yè)務。其中，經(jīng)營業(yè)務、印章管理等業(yè)務風險較高。當前，很多物業(yè)管理企業(yè)都會刻制企業(yè)專屬印章，有的是管理處章，有的是公章，不同的章具有不同的用處與用法，但是部分物業(yè)管理企業(yè)管理人員并未意識到不同公章的使用范疇，在經(jīng)營過程中存在隨意使用印章、印章管理不到位等現(xiàn)象，給企業(yè)造成不可估量的損失。此外，物業(yè)管理企業(yè)每年需要經(jīng)手處理的業(yè)務范圍較多，包括場地租賃、廣告費收取、廢品變賣、為業(yè)主維修等，這些業(yè)務經(jīng)常發(fā)生但是具有較強隱蔽性，一旦管理不到位，就有可能出現(xiàn)工作人員私下收錢的情況，損害物業(yè)管理企業(yè)利益。因此，要及時針對不同業(yè)務開展內(nèi)部審計工作，杜絕以上情況的出現(xiàn)[1]。

3.監(jiān)督財務核算的規(guī)范程度

主要針對物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部資金往來的業(yè)務進行核算，重點監(jiān)督是否存在轉(zhuǎn)移收入、隨意改變成本財務數(shù)據(jù)以及隨意掛賬等不良情況。在收入方面，重點審計預收是否已經(jīng)轉(zhuǎn)入，欠費是否掛賬、賬外欠費也要進行相應管理。在成本方面，主要關(guān)注工資是否足額計提、產(chǎn)生的外包費用是否規(guī)范。

4.監(jiān)督制度建設(shè)與執(zhí)行程度

對于規(guī)范的物業(yè)管理企業(yè)而言，要想通過經(jīng)營不斷擴大規(guī)模，必須結(jié)合企業(yè)實際情況制定一系列制度，并貫徹落實于具體工作過程中，但是部分物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)常存在制度建設(shè)滯后、實際工作與制度制定執(zhí)行并不一致等現(xiàn)象。所以開展的內(nèi)部審計應重點審查企業(yè)內(nèi)部制度的建設(shè)情況與執(zhí)行情況，尤其是內(nèi)部控制制度的制定與落實，幫助企業(yè)從根源上識別在制度建設(shè)方面存在的缺陷，并幫助企業(yè)減少經(jīng)營漏洞[2]。

（二）內(nèi)部審計評價

1.評價經(jīng)營指標完成情況

物業(yè)管理企業(yè)應結(jié)合企業(yè)具體經(jīng)營狀況、實際情況，進一步分析各項經(jīng)營指標是否完成，其中包括每年的經(jīng)營收入、凈利潤、新簽的合同額、應收賬款數(shù)額以及周轉(zhuǎn)率等，獲取這些經(jīng)營指標后，再對指標進行橫向與縱向的對比，橫向主要是與物業(yè)同行業(yè)的其他企業(yè)進行對比；縱向則是直接與具體物業(yè)管理公司其他年份的指標進行對比。結(jié)合市場大環(huán)境客觀評價經(jīng)營指標，預計企業(yè)是否在今后面臨潛在的虧損等風險因素，若存在重大的風險隱患因素，則要提前進行調(diào)整以防范風險。

2.評價市場拓展情況

物業(yè)管理企業(yè)如果只服務一個小區(qū)，必然不會產(chǎn)生更多利潤，只有不斷拓展市場份額，為更多業(yè)主提供物業(yè)服務，才可以形成規(guī)模，獲得更多利益。在眾多小區(qū)并沒有專業(yè)物業(yè)企業(yè)為其服務的背景下，物業(yè)管理企業(yè)的重點就是如何在短時間內(nèi)占領(lǐng)更多市場份額，拓展市場。在評價物業(yè)管理企業(yè)時，要注重評價其市場拓展能力，結(jié)合過去的業(yè)績了解過去一段時間內(nèi)該物業(yè)管理企業(yè)拓展市場的渠道、方式、成績、業(yè)績收入、隊伍拓展情況等，并深入了解在本年度續(xù)簽的合同、新簽的合同、退出的項目等。

3.評價風險管理情況

物業(yè)管理企業(yè)的風險管理評價主要從兩個方面展開：其一，評價企業(yè)是否建設(shè)內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制制度的落實情況；其二，評價企業(yè)是否構(gòu)建風控管理體系，是否具備及時識別并應對企業(yè)重要風險的能力。物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營管理過程中出現(xiàn)的重大風險由以下內(nèi)容組成：安全生產(chǎn)風險、用工風險、合規(guī)風險、質(zhì)量風險等。勞動用工風險是物業(yè)管理行業(yè)中普遍存在的問題，包括社保繳交率、加班時長計算、加班費用計算是否符合勞動法，通過審計以上內(nèi)容，了解企業(yè)是否存在用工風險。合規(guī)風險是因為近年來，不同企業(yè)之間都比較注重法律法規(guī)以及相關(guān)制度的更新，但在實際運行過程中，諸多物業(yè)管理企業(yè)在執(zhí)行落地環(huán)節(jié)存在不合規(guī)范、不合制度等現(xiàn)象，導致企業(yè)內(nèi)部風險較大[3]。

4.評價成本管控

物業(yè)管理企業(yè)由于服務的業(yè)主人數(shù)較多，所以企業(yè)的用工人數(shù)也較多，主要圍繞業(yè)主生活提供一系列服務，比如衛(wèi)生清潔、安保、用水用電供應、維修、園藝修理等，這些業(yè)務需要大量人工，因此在物業(yè)管理企業(yè)整個成本支出中，人力資源的用工成本占比較高。部分物業(yè)企業(yè)為了降低成本，在需要開展大量業(yè)務時，會臨時雇傭部分員工；有時也會為了完成成本管控目標，直接采取裁人的方式降低成本，但是裁人的方式必然會影響業(yè)主客戶的服務體驗感與滿意度，甚至還會出現(xiàn)被業(yè)主委員會強制物業(yè)企業(yè)退出的現(xiàn)象。因此，物業(yè)管理企業(yè)的成本管控不能只看數(shù)據(jù)，還要從深層次評價成本管控的措施是否合理，要辯證分析評價其成本管控的效率[4]。

5.評價新技術(shù)應用

目前，大規(guī)模物業(yè)企業(yè)已經(jīng)開始向信息化、智能化方向發(fā)展，以期在提升物業(yè)服務質(zhì)量的同時，提升企業(yè)自身服務效率，最終實現(xiàn)口碑的提升、市場的拓展、利潤的翻倍。但是當前，物業(yè)管理企業(yè)應用新型技術(shù)尚處于推廣起步階段，各種新技術(shù)的應用并不成熟。部分物業(yè)管理企業(yè)為了加快新技術(shù)的使用與推廣，可能會采用行政管理的方式強制在企業(yè)內(nèi)部推廣，但是強制推廣的背后也隱藏著不同的問題。內(nèi)部審計應及時分析了解物業(yè)管理企業(yè)對新技術(shù)的普及推廣情況，從客觀角度出發(fā)評價新技術(shù)的應用效果，并及時向物業(yè)管理企業(yè)反饋評價效果。

二、新時期物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計存在的問題

（一）缺乏內(nèi)部審計的意識

現(xiàn)階段，大部分物業(yè)管理企業(yè)都是直接從房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部分化而出，這類型物業(yè)管理企業(yè)的管理人員在進入物業(yè)服務行業(yè)之前，已經(jīng)在房地產(chǎn)行業(yè)從業(yè)多年，具有豐富的管理經(jīng)驗，也具備一定理論知識。但由于物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)企業(yè)相比，屬于資金周轉(zhuǎn)較快、資金規(guī)模較小的類型，很多領(lǐng)導以及管理人員自動忽略了企業(yè)內(nèi)部審計工作的開展。同時部分領(lǐng)導對財務管理方面的知識掌握與了解情況比較匱乏，并未真正認識到內(nèi)部審計的重要性與價值，管理人員對于內(nèi)部審計的認知不正確，難以在整個企業(yè)開展科學的內(nèi)部審計工作[5]。

（二）審計機構(gòu)設(shè)置缺乏合理性

雖然大部分物業(yè)管理企業(yè)都開始設(shè)立專門的內(nèi)部審計部門以及內(nèi)部審計崗位，但是大多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部審計部門缺乏一定獨立性，在企業(yè)內(nèi)部附屬于會計部門、財務部門，并且內(nèi)部審計崗位的工作人員大多直接來自會計人員。因此，多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部審計機構(gòu)設(shè)置并不合理，由于受多方因素的利益牽制，導致整個審計機構(gòu)缺乏相應獨立性。尤其是部分物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部審計人員直接由會計人員兼任，導致內(nèi)部審計崗位難以發(fā)揮應有作用，成為企業(yè)內(nèi)部審計形同虛設(shè)、毫無價值的崗位。

（三）內(nèi)部審計的職能定位不妥

內(nèi)部審計隨著企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度而逐漸被推廣應用于不同類型的企業(yè)中，但是從內(nèi)部審計工作開始至今，內(nèi)部審計工作的職能定位越來越精準。上文所論述的物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計的核心要點就是當前內(nèi)部審計工作的具體范疇。但在實際工作中，很多物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計工作崗位的工作內(nèi)容依然停留在起步糾錯階段，也就是依然針對物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部財務事項開展內(nèi)部審計工作，比如對會計報表、當期賬本、財務憑證以及業(yè)務往來憑證、采購憑證等進行審計，內(nèi)部審計內(nèi)容更多集中在財務方面，職能定位較為低端，有些物業(yè)管理企業(yè)并未涉及對整個企業(yè)財務狀況的核查以及評價工作等[6]。

（四）內(nèi)部審計的信息化水平較低

近年來，中國逐漸進入信息化社會，很多行業(yè)都開始與“互聯(lián)網(wǎng)+”融合，并使用大量信息化技術(shù)提升工作效率、改善工作質(zhì)量，間接說明信息技術(shù)已成為促進社會經(jīng)濟發(fā)展、行業(yè)快速騰飛的關(guān)鍵手段。但是當下大多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)只有在前臺安置幾臺電腦，再購置相應的財務系統(tǒng)、管理系統(tǒng)維持整個企業(yè)運營，當前物業(yè)管理企業(yè)的信息化更多是實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)覆蓋，并實現(xiàn)電腦辦公、財務數(shù)據(jù)傳輸以及處理信息化，其他方面比如經(jīng)營業(yè)務的處理尚未實現(xiàn)信息化，當下信息化技術(shù)主要應用于財務管理方面，內(nèi)部審計方面的核查信息化水平較低，有時還需要依靠最簡單的人工核查。

（五）內(nèi)部審計工作人員綜合素養(yǎng)較低

上文提到大多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計崗位的員工都是由會計崗位人員兼任，部分企業(yè)由管理人員的親屬或者親信人員兼任，而這些人員并不具備內(nèi)部審計崗位所需要的職業(yè)素養(yǎng)。大多數(shù)開展的審計活動都是圍繞企業(yè)表面的財務數(shù)據(jù)進行核查，部分指標的橫向、縱向?qū)Ρ葎t難以客觀分析得到科學合理的評價。加之目前很多財務工作的開展都是圍繞信息系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、信息技術(shù)所開展的，綜合素養(yǎng)較低的審計工作人員難以快速上手掌握新技術(shù)的上機實踐操作，加大了審計工作難度。

三、新時期加強物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計的對策

（一）加強管理人員對內(nèi)部審計重要性的認知

任何行業(yè)的企業(yè)在運營過程中都會面臨一定風險，需要企業(yè)自身加強對內(nèi)部的管理，并制定一系列內(nèi)控制度，及時自檢自查，并通過嚴格的內(nèi)部審計監(jiān)督找到存在的不足與風險因素，增強企業(yè)改進自身不足的意識和能力。內(nèi)部審計工作通過有效監(jiān)督可以直接提升企業(yè)內(nèi)部控制以及風險管理的建設(shè)、執(zhí)行程度，即直接提升物業(yè)管理企業(yè)風險管理以及內(nèi)部控制水平，從多角度出發(fā)完善企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)水平，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)不足、規(guī)避風險，采取有效措施防范未來工作中遇到的問題。只有管理人員加強自身對內(nèi)部審計重要性的認識，才有可能切實構(gòu)建一套嚴格的內(nèi)部審計體系，并直接創(chuàng)設(shè)科學合理的內(nèi)部審計組織架構(gòu)，引入專業(yè)內(nèi)部審計人員擔任相應崗位工作，從上至下建立完善的內(nèi)部審計體系，并為保障內(nèi)部審計工作可以順利實施制定相應規(guī)章制度，最大化發(fā)揮內(nèi)部審計的作用與價值，切實幫助物業(yè)管理企業(yè)實現(xiàn)持久穩(wěn)定發(fā)展[7]。

（二）提升物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計部門獨立性

上述提到在物業(yè)管理企業(yè)中內(nèi)部審計部門多數(shù)附屬于會計部門、財務管理部門，這種組織結(jié)構(gòu)的設(shè)立首先淹沒了內(nèi)部審計部門的獨立性。內(nèi)部審計作為一種監(jiān)督與評價活動，與其他工作崗位相比，更需要獨立性、客觀性。因此，物業(yè)管理企業(yè)應提升內(nèi)部審計部門的獨立性，將其直接設(shè)置在總經(jīng)理崗位之下，由總經(jīng)理直接領(lǐng)導，審計機構(gòu)的設(shè)置也不能附屬于其他部門，尤其是要與財務部門、會計部門獨立分開，內(nèi)部審計部門只接受物業(yè)管理企業(yè)最終決策人的領(lǐng)導，其他部門人員不能干涉內(nèi)部審計部門工作，賦予內(nèi)部審計部門一定權(quán)威性，才是確保內(nèi)部審計崗位發(fā)揮職能作用的基礎(chǔ)。

（三）繼續(xù)拓展內(nèi)部審計工作的業(yè)務領(lǐng)域

伴隨著物業(yè)管理企業(yè)開始有序建立內(nèi)部控制制度與風險管理制度，內(nèi)部管理水平也會有序提升。加之當前已經(jīng)是信息化時代，信息系統(tǒng)以及財務新型軟件的應用，促使物業(yè)管理企業(yè)財務賬面方面的錯誤越來越少，內(nèi)部審計的查錯糾錯作用難以充分發(fā)揮作用。在此背景下，內(nèi)部審計工作職能不應局限于查賬功能，不能僅在表面評價物業(yè)管理企業(yè)財務收支是否合理、會計資料有無造假舞弊、經(jīng)營指標是否已經(jīng)完成。內(nèi)部審計的職能定位必須從最初的查錯糾弊直接向服務企業(yè)內(nèi)部管理轉(zhuǎn)變，同時也應調(diào)整具體內(nèi)部審計工作開展情況，及時從內(nèi)部檢查、內(nèi)部監(jiān)督向促進企業(yè)構(gòu)建制度、架構(gòu)體系、深入評價等方面進行轉(zhuǎn)變。此外，內(nèi)部審計工作也要及時向物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營的其他環(huán)節(jié)進行滲透與延伸，積極拓寬內(nèi)部審計職能范疇，第一時間發(fā)現(xiàn)企業(yè)在經(jīng)營管理中存在的漏洞與不足，并向管理層提出科學的治理建議，為企業(yè)制定防范風險的決策提供相應服務。

（四）積極使用信息技術(shù)提升信息化審計水平

由于當前社會已進入信息化時代，信息技術(shù)與各行各業(yè)實現(xiàn)了深度融合，而物業(yè)管理企業(yè)依舊使用人工審核的方式，顯然無法緊跟當前信息化審計步伐。當前，物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)營范圍實現(xiàn)了多元化發(fā)展，因此，內(nèi)部審計對象也開始多樣化，在此背景下，物業(yè)管理企業(yè)迫切需要改變傳統(tǒng)的內(nèi)部審計方式，運用信息技術(shù)優(yōu)勢，在企業(yè)內(nèi)部搭建審計信息化的平臺，使用計算機審計代替之前的傳統(tǒng)人工審計，使用信息化審計系統(tǒng)代替原始的數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)核算等基礎(chǔ)性較強的工作，提升審計效率與審計準確度，減輕工作人員工作量。此外，積極建立被審計項目的同步信息數(shù)據(jù)庫，將被審計項目的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫中，包括審計數(shù)據(jù)、審計報告以及整改落實的一系列信息，通過逐年更新完善實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫的動態(tài)管理，提升審計項目準確性，避免出現(xiàn)審計虛假或者貽誤審計等情況。

（五）開展專項培訓，增強審計人員素質(zhì)

上文分析到大多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)由于經(jīng)營業(yè)務比較簡單，主要圍繞業(yè)主需求提供一系列服務，企業(yè)需要大量勞動力來從事最基礎(chǔ)的物業(yè)服務工作，如衛(wèi)生清潔、樹木修剪、安保以及維修工作。這些工作的開展需要大量人力資源，而且都是最基本的人力資源，財務方面的計算以及審計都比較簡單，很多物業(yè)管理企業(yè)的審計人員都是直接從會計部門調(diào)撥過來的員工，甚至部分員工是物業(yè)管理企業(yè)管理層的家屬、親信人員，進入物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部之后承擔監(jiān)督財會部門職能，但由于其并非專業(yè)的審計人員，既不具備與審計相關(guān)的理論知識，也無法熟練操作內(nèi)部審計信息化操作，無論是理論還是實踐環(huán)節(jié)，其審計素質(zhì)都處于較低水平。對此，物業(yè)管理企業(yè)應該首先成立內(nèi)部審計專門的組織架構(gòu)，引入更多審計工作人員，提升審計人員數(shù)量與質(zhì)量。并通過加強專項培訓、引進審計業(yè)績等方式，結(jié)合企業(yè)情況制定審計質(zhì)量控制相關(guān)體系，確保企業(yè)內(nèi)部審計工作可以如序開展。其中，針對審計方案的制定、審計方案的實施、審計方案的核查、審計評價等四個內(nèi)容開展專項培訓，并實行審計專項培訓的常態(tài)化發(fā)展，定期組織工作人員參與相關(guān)培訓活動，不斷提升審計人員綜合素質(zhì)。此外，除了不斷加強業(yè)務技能之外，也要加強對審計人員職業(yè)道德水平的培訓，只有不斷加強職業(yè)道德方面的培訓，才能確保每一位審計人員都能客觀公正、真實地審計監(jiān)督各個部門。

四、結(jié)語

綜上所述，當前物業(yè)管理企業(yè)存在較為嚴重的內(nèi)部審計問題，這些問題的存在嚴重影響了物業(yè)管理公司的持久健康發(fā)展。在現(xiàn)代企業(yè)制度帶動下，物業(yè)管理企業(yè)應積極認識到內(nèi)部審計工作的重要性，并從構(gòu)建內(nèi)部審計組織架構(gòu)、拓展審計范疇、提升信息化審計、培養(yǎng)審計人員素養(yǎng)等方面入手，積極改善物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部審計現(xiàn)狀，提升整個企業(yè)內(nèi)部管理水平。

作者:葉敏 單位:中國武夷實業(yè)股份有限公司