水利科技檔案的管理及利用探索

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【摘要】做好水利科技檔案的管理與利用工作，能夠讓水利科技檔案發揮出最大作用。促進水利科技檔案管理的科學化與現代化發展，能夠為水利研究事業的發展提供必要的動力。結合水利科技檔案的管理與利用方式進行探究，是做好檔案工作的基石。

【關鍵詞】水利；檔案；管理；利用；創新

水利科技檔案對于水利科研工作有著重要的意義，科研活動的原始記錄以及科研成果的記載都是水利科技檔案的組成部分。水利科技檔案管理工作有積累、管理與利用三個重要環節。利用，是最終的管理目的。

一、提高檔案管理與利用的規范性

檔案的收集與整編，是管理檔案的重要環節，也是初始環節。明確工作流程，按照規范的流程實施科技檔案管理工作，對于提升管理效率有促進作用。在水利項目的設計任務實施之后，檔案管理人員應當為科技檔案建檔，創建檔案編號以及相關的分類號與袋卷號等，將這些檔案信息交給水利科研項目的負責部門，使檔案管理工作與水利科研工作同時開展。在歸檔時，內部信息可以利用網絡歸納給檔案管理工作者，管理人員做好數據的歸檔與組織工作，整編完成，建立有關電子科技檔案信息的電子檔案與紙質檔案。流程化的管理工作，能夠讓水利科技檔案管理工作的每一個環節得以有效實施，也能讓每一個環節的管理工作質量得以控制，在最大程度上保證資源的完整性與準確性。從檔案信息的收集開始，一直到后來的整編、歸檔、保存與使用，應當實現無縫連接。水利科技研究部門以及檔案管理部門應當重視水利科技檔案的管理價值，讓生產研究與檔案產生、保存合為一體，促進科技檔案管理與利用水平的提高。另外，還要用科學的標準去控制檔案歸檔的質量。水利科技檔案與普通的人事檔案不同，這一檔案無論是深度還是內容，都應當達到國家有關于勘測與設計、施工與監理的標準。檔案的內容要嚴謹且正確。水利科技檔案文件應當存在耐久性強的載體，文字清晰，圖表整潔，簽字與蓋章無一遺漏。其中的紙質檔案要按行業規定要求整理，利用統一的方式折疊。

二、提高檔案管理與利用的信息性

第一，建立信息化的檔案管理平臺。水利科技檔案管理部門要建立網絡系統以及網絡檔案管理平臺，促進單位系統內部網絡與區域網、國內網絡、國際網絡的連接。用這樣的方式，提高檔案管理的效率。第二，重視檔案數據庫的建設。科技檔案信息數據庫建設，需要以信息技術應用為前提。紙質檔案、錄音檔案、照片檔案與錄像檔案的數字化處理，能夠保證檔案信息的安全，也能促進檔案信息形成體系。建立檔案數據庫，使用人員方便查詢。在網絡平臺上，工作人員可以儲存大量的信息，實現存儲海量化的目標。第三，促進檔案信息網絡應用。整合好的檔案信息可以通過網絡加以調取，需要的單位可以憑借賬戶名與密碼獲取權限，在第一時間獲得自己需要的檔案信息。用信息化手段提高檔案利用的速度與廣度，是優化檔案管理工作的手段。

三、提高檔案管理與利用的服務性

第一，創新檔案管理與利用服務的內容和方式。傳統的檢索工具不統一，與檔案信息不配套，要做好檔案管理與利用工作，就要建立檔案的準確、全面查詢系統。利用現代化的手段去檢索檔案，能夠更好地滿足檔案使用者的需求。第二，創新檔案管理與利用機制。機制創新，能夠在一定程度上改變工作人員的工作模式。坐柜臺、坐辦公室是傳統檔案管理工作者的主要任務。這樣的舊思想與舊行為需要在新時代加以改變，建立服務意識，主動提供檔案服務，并跟蹤服務，在工作中展現個人主觀能動性，才能讓檔案管理與利用工作“活”起來。為水利科研人員提倡行業最新發展動態，主動提供信息，幫助檔案使用者選擇最準確的資源，才能讓水利科技檔案工作越來越好。第三，創新檔案管理與利用層次。層次化的管理工作，能夠讓檔案信息的保密度得以升級。在調取與利用檔案時，需要進行身份認證，且不同身份有不同的權限。通過系統設置合理控制用戶的，能夠保護好檔案信息，也能做好檔案服務工作。

四、提高檔案管理人員整體素質

第一，提高工作素養。水利科技檔案管理者要做到愛崗敬業，樂于奉獻。在工作中認真負責，努力核實每一個信息點。只有熱愛本職工作，才能全身心地做好工作。第二，提高專業素養。檔案管理是一個專業技能，也是一門藝術。檔案管理者積極學習，建立自主學習與終身學習的理念，在企業現代化發展過程中積極提高個人能力，才能滿足檔案管理與利用工作的需求。了解檔案管理的新手段、新技術，學習水利專業知識，才能成為重要人才。第三，提高思想認知。在工作中與時俱進，積極創新，樂于從傳統的模式中走出來，方能成為水利科技檔案理念與實踐的創新者。

五、結語

綜上所述，做好水利科技檔案管理與利用工作，能夠促進科技檔案作用的充分發揮，更能讓工作人員認識到自己的工作價值。用水利科技檔案管理與利用工作的創新，給水利科技研究工作提供動力，是一件引以為傲的事情。

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作者:李春暉 單位:吉林省水利水電勘測設計研究院