水利科技檔案特點與分類管理探析

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摘要：在充分認識水利科技計劃項目體系構成和特點的基礎上，系統分析水利科技檔案特點，提出水利科技檔案分類方法與管理對策，對完善水利科技檔案體系，進一步加強科技檔案管理具有十分重要的借鑒意義和指導作用。

關鍵詞：水利科技；體系構成；檔案特點；檔案分類與體系；管理對策

科學研究是運用嚴密的科學方法，從事有目的、有計劃、有系統的認識客觀世界，探索和總結某一階段、某一區域或某一環節人類經濟社會活動發展變化規律與客觀真理的活動過程。科研項目作為科學研究的載體，在這一活動過程的發展、變化與完善中無疑具有舉足輕重的作用，不僅形成了自身完整的計劃體系，而且顯現了內在自有的突出特點。隨著經濟社會發展和新時期水利建設事業的突飛猛進，面對水利科技計劃項目數量越來越多，層次越來越高的現實，在檔案管理中，熟悉水利科技計劃項目體系框架與構成，掌握項目性質與特點，準確進行項目檔案分類與管理，是做好檔案管理的必然要求。

1水利科技檔案特點

水利科技計劃項目除具有其他科研項目具備的共性特點外，同時還具有與水利行業密切相關的依托水工程、服務全社會的典型個性化特點，由此決定了水利科技檔案在具備了原始性、社會性、準確性、價值性、時效性和歷史性等特點之外，同時還具有非常突出的成套性、系統性、專業性、科學性、獨立性和創新性等特點。

1.1成套性

成套性是水利科技檔案最鮮明的特點之一。首先，在現行的水利科技項目計劃體系中，往往在一個項目下包含有多個科研課題，而這些課題又分屬不同的科研團隊獨自開展研究工作，分別形成了自成體系、相對完整的科技檔案；其次，就同一課題而言，有的課題還需要分設子課題分別開展研究工作，也有可能形成相對獨立的技術文件；再者，針對某一區域或流域開展研究工作時，需要借助一系列工作底圖開展工作并形成與之相對應的研究成果。所有這一切，均成為形成水利科技檔案成套性特點的主要因素。而且，隨著研究領域交叉、學科之間的互相滲透和邊緣學科的不斷發展，水利科技檔案的成套性特點將變得更為突出，成套性檔案的出現也變得更加頻繁。

1.2系統性

系統性是指水利科技檔案材料內在構成、自身結構的完備性以及對項目涉及的相應區域、流域、范圍或專業領域的涵蓋程度。無需質疑，任何一個水利科技項目從項目建議、立題論證到立項審查，都十分注重項目研究任務構成的內在相關、相互印證和互為支撐，注重對相關研究范圍、類似科技問題的盡可能涵蓋和包容，這為水利科技檔案的系統性打下了良好基礎。

1.3專業性

專業性是水利科技檔案最突出的特點之一。水利科技是針對為實現經濟社會可持續發展提供強有力支撐和保障作用的、事關水資源可持續利用的水利建設事業發展中面臨的一系列水資源、水環境、水工程以及水管理問題而開展的極具特點的專門性行業理論技術研究。在此過程中，需要依托水利專業知識、水利專門技術，開展一系列試驗觀測、系統分析、模擬計算等工作，形成與之相關的專業技術文件，支撐和印證水利科技項目成果。

1.4科學性

水利科技是指探求水資源、水環境、水工程以及水管理問題內在聯系和發展變化規律的一系列活動過程，水利科技檔案記載了這一活動過程的始終，集中反映了項目本身所具有的自然規律和內在變化特征，見證了水利科技從立項到鑒定驗收各環節嚴謹、求實、創新、發展的歷程，在彰顯水利科技科學性并為水利實踐抉擇和經濟社會發展提供科學依據的同時，也為水利科技檔案的科學性奠定了基礎。

1.5獨立性

首先，任何一個水利科技項目的活動過程都必須針對某一特定的區域或者特定時期的特定問題開展研究，從而使得水利科技活動過程具有一定的獨立性；其次，水利的專業性特點決定了任何一項水利科技項目都有明確的研究方向以及研究依托的技術理論，這就決定了在此過程形成的水利科技檔案同樣具有專業性基礎之上的獨立性；再者，一個水利科技項目的結題驗收也就意味著與本項目有關的活動已經結束，任務已經完成，目標已經實現，也預示著檔案的形成過程已經完全結束。

1.6創新性

創新是科研的靈魂，是經濟社會發展的動力和源泉，水利科技活動也毫不例外地將創新作為保障和實現水資源可持續利用和水利事業可持續發展的關鍵環節，始終堅持把探求與水相關的科技問題、創新水利發展實踐放在首位。由此可見，作為記載和見證水利科技創新實踐的水利科技檔案的創新性不言而喻。

2水利科技檔案分類及體系

通過對前述水利科技項目體系構成的梳理，一方面，依據一定的標準，按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案進行有層次區分，并形成相應的體系是檔案分類的主要內容。另一方面，準確進行項目檔案分類，構建合理完善的水利科技檔案體系，是加強水利科技檔案管理、有效開發利用項目檔案資源的前提。

2.1水利科技檔案分類

（1）按項目來源分。對省級水利科技機構而言，水利科技項目來源主要包括國家層面、部級層面、省級層面、廳級層面以及其他渠道共5個途徑，據此，可將水利科技檔案劃分為國家級、部級、省級、廳級和其他5個子目錄。（2）按形成時間分。時間是體現檔案時效性特點的主要特征要素，是檔案分類最簡便、簡捷的方法之一。按檔案的形成時間來分，可以有兩種方法，一是直接按項目檔案的具體形成年份劃分，同一年度形成的項目檔案劃分在同一子目錄內；二是將檔案形成的時間系列劃分為由幾個年份組成的多個區間，將同一區間的檔案劃分在同一子目錄內。（3）按計劃類別分。目前水利科技項目來源廣，計劃類別多。國家級層面包括重點研發專項、科技基礎條件平臺建設、政策引導類、重大專項、其他科技計劃、自然科學基金等6個子目錄；部級層面包括科技成果推廣、先進適用技術培訓2個子目錄；省級層面有重大專項、重點研發、科技基礎條件平臺與創新能力建設、基礎研究、創新引導、星火計劃7個子目錄；廳級層面有2個子目錄，包括水利科學研究與推廣應用、水資源費項目。（4）按研究方向分。水利科技項目的研究方向也就是專業方向，是構成水利科技項目專業屬性的主要要素。按其專業方向，水利科技檔案可分為水資源與環境、農業與農村水利、水力學與水利工程、非常規水資源利用、水旱災害防御、水利信息化與管理、國際合作交流、其他等8個子目錄。

2.2水利科技檔案體系

在梳理水利科技項目體系構成和特點的基礎上，選擇來源屬性、時間屬性、類別屬性、專業屬性，構建了由項目來源-形成時間-計劃類別-專業方向等4級子目錄組成的層級分明、種類齊全的水利科技檔案體系。其中，一級子目錄為項目來源，包括國家級、部級、省級、廳級和其他共5個來源屬性。二級子目錄為形成時間，屬于時間屬性，可按水利科技項目執行情況具體確定；一般情況下，開展科學研究的年限越長，子目錄的數量也就越多。三級子目錄為計劃類別，屬于類別屬性，可依據項目計劃體系構成確定，如科技支撐計劃、重點研發計劃、自然基金項目、科技推廣、國際合作、科技重大專項等。五級子目錄為專業方向，屬于專業屬性，可按具體項目的研究方向確定，如水資源與環境、農業與農村水利、水力學與水利工程、非常規水資源利用等。

3水利科技檔案管理

面對新形勢下檔案管理工作的新要求，要進一步提高檔案工作水平，加強水利科技檔案管理，應著重抓好以下幾方面工作。

3.1注重檔案管理工作硬件設施建設

根據本部門檔案工作目標和要求，足額配備滿足檔案管理要求的設施設備，如足夠面積的檔案室、標準規范的密集柜、配置合理的計算機、滿足檔案卷宗制作的打印機、復印機以及其他相關硬件設施、設備等。

3.2加強檔案原始資料

數據收集工作一是通過制定相關管理制度，增強全體水利科技人員的檔案責任意識；二是加強科研項目研究過程各環節的資料積累，重點要留存原始觀測和記載資料，確保項目檔案的原始性、完整性、準確性和系統性；三是要按照檔案管理工作現代化、信息化、標準化、電子化的要求，注意全方位搜集和積累項目檔案，高質量整理項目檔案，及時、全面、準確移交水利科技檔案。

3.3提高檔案管理人員能力水平

進行水利科技檔案管理，需要檔案管理人員在具備檔案管理工作能力的基礎上，同時還要具備一定的水利行業專業知識，掌握水利科技項目管理要求。因此，要進一步加強對檔案管理人員檔案專業技能、水利專業知識的培訓，努力提升檔案管理人員綜合業務素質，提高檔案管理能力和水平，為切實從事好水利科技檔案管理打下堅實基礎。

3.4做好項目檔案開發利用

一是要充分利用信息化手段，不斷提高檔案信息質量和水平；二是要主動出擊，為用戶提供多層次的科技檔案信息資源；三是要不斷探索定制服務業務，針對具體用戶的特殊需求，提供“一對一”的科研項目檔案利用服務；四是要充分利用現代信息和技術手段，探索網上培訓和咨詢服務方式，為成果的技術示范和推廣應用提供系統、及時、準確、方便的服務。

4結語

隨著科學技術的突飛猛進，水利科技項目數量越來越多，項目來源與構成越來越復雜，項目研究范圍越來越廣，涉及的內容越來越多。因此，在理清水利科技項目來源，梳理水利科技項目體系構成的基礎上，結合水利科技工作實際與項目特點，分析水利科技檔案特點，準確進行水利科技檔案分類，構建層級分明、種類齊全的水利科技檔案體系，對加強水利科技檔案管理，加快水利科技檔案開發利用具有重要作用。

參考文獻：

［1］魏萬霞.淺談新形勢下水利科技檔案發展趨勢及管理對策[J].甘肅農業，2013，28（10）：33-34.

［2］魏萬霞.新時期科技檔案變化與文書檔案的區別[J].甘肅農業，2014，29（3）：51-52.

［3］魏萬霞.水利綜合規劃檔案特點分類管理與作用淺析[J].檔案，2015，37（10）：57-58.

［4］檔案分類標引規則：BT-15418-2009[S].［5］科學技術檔案案卷構成的一般要求:GB/T11822-2008[S].

作者:魏萬霞 單位:甘肅省水利科學研究院