計算機技術人事檔案管理論文

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一、管理人事檔案中計算機技術的應用

傳統模式的紙質人事檔案資料管理，已經與現如今的現代化科技社會完全脫節。大量的人員變動致使傳統的檔案錄入工作變得更加繁瑣，此外，由于紙張的特性，人事檔案在時間流逝中也變得容易磨損變質，不易于保存使得數據丟失，而計算機技術的出現使得人事檔案管理工作發生了翻天覆地的變化，系統化、全面化、信息化的檔案建設全面普及到企業的日常工作中。

1.應用信息技術大大減少管理人事檔案工作人員的工作

中國石油在逐步實現企業現代化運營的過程中，研究出一套有關人事管理的ERP系統，并且廣泛推廣。近年來，隨著ERP的逐漸完善和改進，計算機技術完成了人事檔案工作從信息的收集、確定、生成、保存、整理及應用這一系列的過程，計算機技術實現了信息化、系統化、效率化的變革，提高了企業的整體效率。由此可見，將現代化的信息技術應用于人事檔案管理工作，是實現檔案管理系統化、技術化、現代化的重要轉變。

2.計算機技術簡便了信息搜索

在中國，管理人事信息檔案的工作長期處于封閉中，傳統方式中繁瑣的程序、復雜的操作以及紙張的特性經常使真正人才被埋沒。作為計算機基礎功能的消息檢索，只需要幾個關鍵詞，無論是名字、時間、檔案編號都可以將所選拔人才的全方面信息迅速調出。如此簡便的操作極大的節約了時間成本，同時也更利于人才的發掘，為日后的人才舉薦提供重要根據。

3.應用計算機技術大大提高了人事檔案管理水準

每一種工作都有不同程度的人事變動，所以及時更新人事信息、填充檔案、完善數據庫等工作為人資管理部門構建了更高的工作標準。而計算機技術在此項工作的日常應用中使得檔案整理人員的工作變得簡便，為相關的管理人員提供了充足的信息搜集時間。除此之外，簡捷易懂的操作使得人員信息錄入的效率大大的提高。

二、管理人事檔案工作中的不足之處

1.專業人資管理人才短缺

因為新老職員的交替以及單位結構重建等眾多原因造成的不可避免的人事檔案管理人員的職位變動，繼任的檔案管理人員幾乎沒有經過系統專業的相關工作培訓使得他們不具備全面的專業技能，對于裝訂、整理、歸檔業務的不熟練嚴重影響了人事檔案管理的水平。由于信息化技術的應用，工作人員掌握相關知識和基本的操作技能才能成為合格的檔案管理者并有序的進行現代化的管理工作。

2.不完善的人事檔案管理工作制度

根據現今實際情況來看，大多數企業沒有自己專門檔案管理方面的工作小組。因為管理制度的缺失，相關工作的采集梳理、識別歸檔、更新修改等方面得不到細致的規定，造成了不執行和不遵守的工作現象，而這種現象導致檔案缺失混亂，不完全不詳細，無法真實有效的體現職工的信息和能力。

3.信息化人事檔案管理缺失保密意識

因為現如今高速發展的科技，關于檔案管理所設計的相關程序軟件也更加全面化，這種改變使得部分管理檔案的人員產生了一定的依賴性，從而忽視了傳統檔案的重要性。值得注意的是，高度機密以及極重要的檔案信息，企業還是選擇傳統的紙質檔案管理方式進行保存備案。所以，正因為電子信息技術的高速發展，管理檔案的工作人員應該更加謹慎，增強自己的防范意識，以防機密檔案被不法之徒從其他途徑盜取。

三、未來人事檔案管理工作展望

人事檔案的管理工作具有其獨特的信息性、系統性、重要性、專業性，對于任何一個企業來說，都需要各部門的關注、督促和配合。給予人事管理部門相關的人力、物力、財力資源的支持，也能夠加強檔案管理工作，推動各部門相關工作的良性開展。隨著相關人事改革制度的不斷深入和完善。各地區、各企業之間的人才流動會越來越活躍，這樣的變化對于人事檔案管理這項工作構建了更高的要求。此外，如何將人事檔案管理工作完成的更細致、更全面、更深入，這樣的問題也值得讓人事檔案管理的相關從業人員進行深思。不過只要我們敢于創新、勇于求索、用心實踐，在大家的共同努力下，人事檔案管理工作一定會越做越好。

作者：朱光文 錢淑芳 單位：中石油西北銷售川渝分公司 中石油燃料油銷售西南分公司