企業人事檔案管理問題及解決對策
前言：想要寫出一篇引人入勝的文章？我們特意為您整理了企業人事檔案管理問題及解決對策范文，希望能給你帶來靈感和參考，敬請閱讀。
一、人事檔案管理相關概述
（一）含義
人事檔案管理的實質就是人事檔案整理、存儲、應用等活動人事檔案為人事管理活動中產生的，記錄與反映個人業務能力與經歷，基于個人為主構成的文件資料。一般是由人事、勞資、組織等部門在招聘、培養等工作活動中產生的，是個人學歷、道德素養、工作情況、社會關系等方面的初始記錄。在新時期下，企業內部管理內容與需求發生了變動，進而人事檔案管理內容也隨之發生了變動，需要在新的背景下不斷創新、優化。
（二）內容
構建完善的保管機制是保管人事檔案的要點，其內容主要包含5個方面，其中有轉遞制度、統計制度、歸檔制度、核對制度、保密制度。1.歸檔制度。新生成的檔案需要及時歸檔，歸檔的流程為：第一，鑒別材料，探究其是否滿足歸檔的實際要求。第二，依據材料內容和屬性，明確其歸檔的位置。第三，在目錄上將材料名稱等內容補登上去。第四，把最新材料歸放到檔案中。2.核對制度。核對為檢驗人事檔案是否安全、系統的主要方法。需要檢查的內容有很多，不但要檢查人事檔案本身，如是否有蟲蛀與霉爛等，還需檢查人事檔案存儲環境，如庫房門窗的完整性，有沒有錯放等。檢查核對的工作大都每周一次。但在下述狀況下，也需開展核對檢查工作：第一，發生突發事件，如火災與丟失。第二，檔案受損，如發現蟲蛀和霉爛的情況等。3.保密制度。具體要求為：第一，對于大型企業，通常都會設專人管理人事檔案，配備先進的存檔設備。第二，庫房布設防潮與防火器材。第三，保證檔案柜的清潔性，不能存放其他物品。4.轉遞制度。它是同檔案轉移投遞相關的制度。檔案轉移多半是因為工作原因造成的。5.統計制度。需要統計的內容有下述幾方面：第一，人事檔案的數量。第二，檔案整理的具體情況。第三，檔案存儲情況。
二、新時期企業人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理不夠重視
因為受傳統理念影響較大，之前企業人事檔案管理工作相對較片面，只重視個人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社會關系等基本資料收集，這些已無法滿足當前社會發展的新需求。目前部分企業對人事檔案管理工作依舊認識不全，未意識到該項工作的重要性，認為檔案管理工作不過是資料收集和歸檔工作，未給予信息化建設高度重視，上述這些都會影響我國人事改革的進程，不能滿足新時期背景下的管理需求。
（二）人事檔案神秘性嚴重
一直以來，企業人事檔案管理都秉承封閉式管理原則，過度強調人事檔案管理的保密性與政治性，未重視人事檔案管理的其他作用，如社會化作用。另外，企業檔案管理意識缺乏，思想保守，沒有積極宣傳檔案管理的服務性，不能為企業員工提供有效服務。在工作中會發生檔案查閱難的問題，為此企業內部員工對人事檔案充滿了敬畏感與神秘感，不能便利地獲取個人檔案。
（三）信息化建設力度不足，未實現信息共享
目前，企業在信息數據庫建設方面缺少資金投入，在實際建設中還有數據錄入不全、更新不及時、檢查不到位的問題。此外，因為網絡的不穩定性，部分計算機病毒、網絡犯罪還會影響檔案數據庫的整體安全。另外，人事檔案數據同網絡建設形式不一致，導致人事檔案管理的規范性不強，使人事檔案信息共享受阻，嚴重制約檔案信息化建設的步伐。
（四）人事檔案管理者的綜合素養有待提高
在互聯網迅速發展的背景下，人事檔案管理慢慢實現了信息化處理，這便需要檔案管理者的綜合素養提升到新高度。從整體看，企業人事檔案管理隊伍的綜合素養還相對低下，管理人員的業務能力與道德素養都亟需加強。因為缺少應用型檔案管理人才，加上對檔案管理者的培訓力度不夠，導致企業具備計算機技能與專業知識的人才少之又少，無法滿足新時期企業人事檔案管理的需求。
（一）創新人事檔案管理理念
基于新時期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉變管理理念，樹立新興的服務意識，增強檔案管理工作的實效性，從單一的收集歸檔變成主動開放的應用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴格遵守以人為本的原則，充分發揮檔案管理者的積極性，轉變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業人事工作同步，創造新的工作局面。
（二）轉變滯后的管理方法
目前，企業人事檔案管理工作方法相對滯后，嚴重阻礙人事檔案管理工作效用發揮，為此需不斷創新管理模式，促使人事檔案管理工作朝著現代化方向發展。如添加新興的打印設備與計算機設備增強人事檔案信息化建設，構建高效且系統的管理系統，讓人事檔案資料可以得到及時存檔，能夠利用系統及時輸進輸出。此外，需提高人事檔案管理的層次性，從手工管理過渡到智能化管理，重視工作人員對人事檔案現代化管理手段的掌握，切實加強管理的實效性。
（三）提高信息化管理的安全性
若想確保企業人事檔案信息化管理整體安全，需做好下述三項工作。第一，需構建健全的人事檔案管理法規，對人事檔案的安全標準與管理機制進行嚴格規范，不斷優化信息安全保證體系。第二，企業需加大人事檔案管理者培訓力度，從思想意識上加強人事檔案管理者的安全意識。第三，需加強人事檔案管理的規范性，制定健全的管理規則與標準，并積極優化人事檔案信息化管理系統，做好定期維護與更新工作。
（四）加強檔案管理者的綜合素養
人事檔案管理工作為一項十分繁雜的工作，有較強的技術性與政策性，是保密性與服務性的有機結合體。為此，企業領導需給予人事檔案管理工作足夠重視，講檔案管理團隊建設當作是重點工作進行。需構建檔案管理小組，加大對檔案管理者監督力度，從制度的層面約束檔案管理者的工作。另外，還需增強人事檔案管理者培訓，提高管理者的專業技能與道德素養，通過組織一系列活動來推動檔案管理隊伍工作水平上升到新高度，用現代思想來武裝管理者金的頭腦，讓其樹立正確的三觀，堅守自己的崗位，嚴格遵守紀律，全面落實《檔案法》規定。不同不斷實踐來增強檔案管理者的綜合素養，充分發揮檔案管理者的效用與價值，為提高企業整體管理效率提供有利條件。綜上所述，對于企業長遠發展來講，加強人事檔案管理十分重要，其不但能夠保證人事檔案的實效性，還能提高企業整體工作效率。基于此，相關人員需加大人事檔案管理力度，讓其存在的價值在企業日后發展中發揮出最大化。
作者： 馬鵬程 單位：航天萬源實業有限公司
