企業(yè)管理與行政文秘工作作用分析

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摘要：近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展為各領(lǐng)域企業(yè)的發(fā)展提供了充足的空間，但也提出了更高的要求，面對(duì)嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)需要從經(jīng)營(yíng)發(fā)展理念到內(nèi)部管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變與創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)的快速發(fā)展和市場(chǎng)環(huán)境的變化。行政文秘人員是企業(yè)中的復(fù)合型人才，隨著企業(yè)的改革與發(fā)展，對(duì)行政文秘工作的要求也逐步提高，文秘人員必須在思想上與企業(yè)保持一致，與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)新工作理念與方法，才能充分發(fā)揮行政文秘工作的價(jià)值，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供助力。本文主要圍繞企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用進(jìn)行淺析，提出一些建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；行政文秘工作；綜合作用

在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)背景下，各行業(yè)、企業(yè)若想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提高自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，確保自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須將目光放得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)，全面分析內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)管理的現(xiàn)狀，如企業(yè)內(nèi)部管理、行政文秘、人事資源管理等各個(gè)方面，以市場(chǎng)發(fā)展作為導(dǎo)向，積極轉(zhuǎn)變管理制度及職能，緊跟市場(chǎng)發(fā)展腳步，確保企業(yè)以長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定的勢(shì)態(tài)發(fā)展。在企業(yè)的管理工作中，行政文秘人員的綜合素質(zhì)、技能水平在一定程度上決定了管理工作的實(shí)效性，所以企業(yè)需要在不斷推進(jìn)內(nèi)部管理和行政管理的基礎(chǔ)上進(jìn)一步關(guān)注行政文秘的綜合作用，確保行政文秘工作的職能得到有效發(fā)揮。

一、積極轉(zhuǎn)變思想，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展

企業(yè)運(yùn)營(yíng)的主要目標(biāo)以及發(fā)展的循環(huán)動(dòng)力來(lái)源是經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益是企業(yè)的立足之本，也是其發(fā)展目標(biāo)。在這一點(diǎn)上行政文秘工作也需要將企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益作為自身的工作目標(biāo)，所以行政文秘人員也需要在自身的思想和方法上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，及時(shí)感知市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化和企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展要求，從而調(diào)整自身的工作模式，確保行政文秘工作能夠順應(yīng)企業(yè)環(huán)境的變化而變化，滿足企業(yè)要求，促進(jìn)企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)變化。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)愈發(fā)激烈，而企業(yè)若想在這一環(huán)境下保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，那么首要的任務(wù)便是從自身的內(nèi)部做起，優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)、改善內(nèi)部管理模式、確保內(nèi)部的協(xié)調(diào)性，只有優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，才能更好地適應(yīng)外部環(huán)境，根據(jù)對(duì)市場(chǎng)的預(yù)測(cè)和分析調(diào)整營(yíng)銷模式。在此期間，行政文秘參與的企業(yè)管理工作，也需要針對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和其他環(huán)節(jié)的薄弱項(xiàng)嚴(yán)格控制，并且調(diào)整自身的思維模式和管理模式，適時(shí)參與對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，更新行動(dòng)方式，主動(dòng)把握市場(chǎng)動(dòng)向，根據(jù)市場(chǎng)信息來(lái)整合分析。通常情況下，行政秘書服務(wù)的是企業(yè)的高層管理人員，因此需要具備明確的全局意識(shí)、超前意識(shí)、廉政意識(shí)等，在市場(chǎng)環(huán)境下推助企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展[1]。

二、積極發(fā)揮行政秘書職能，為企業(yè)發(fā)展出謀劃策

在新時(shí)期背景下，企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展處于一種挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存的狀態(tài)，經(jīng)營(yíng)環(huán)境具有明顯的復(fù)雜性和多變性，這導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展決策也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策更需要有全局性和靈活性。行政秘書的職能使其需要為企業(yè)的發(fā)展決策發(fā)揮輔助作用，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，但也對(duì)行政秘書工作具有一定要求，需要行政秘書工作要以領(lǐng)導(dǎo)工作為中心，積極響應(yīng)企業(yè)黨政部署和重大行動(dòng)，成為企業(yè)共同體，與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同目標(biāo)、同行動(dòng)、同思想，共同為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展出謀劃策。行政秘書人員需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展提高自身的信息技術(shù)水平，在當(dāng)今信息時(shí)代的背景下，信息化成為各領(lǐng)域的一種發(fā)展趨向，而信息技術(shù)也是推助企業(yè)發(fā)展，改善生產(chǎn)、管理流程及效益的有效途徑。而在這一條件下，行政秘書的工作內(nèi)容也需要進(jìn)一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成為領(lǐng)導(dǎo)參謀和協(xié)調(diào)的重要方式，行政秘書人員需要利用信息化的技術(shù)手段將信息進(jìn)行整合、分析、處理、制定預(yù)案、謀劃，為領(lǐng)導(dǎo)人員決策提供支持的同時(shí)，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠保障。而信息服務(wù)作為媒介，也是行政秘書的主要發(fā)展方向，能有效提高行政秘書人員的工作水平以及工作的自身價(jià)值。

三、提高風(fēng)控力度，拓展工作領(lǐng)域

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，經(jīng)營(yíng)規(guī)模也在不斷拓展，這使得行政文秘工作所涉內(nèi)容也更加寬泛化和多樣化，工作領(lǐng)域進(jìn)一步延伸，逐漸滲透到內(nèi)外經(jīng)濟(jì)事務(wù)的處理上，不管是生產(chǎn)管理還是內(nèi)部協(xié)調(diào)、接待事務(wù)等都需要由行政秘書協(xié)助開展，或以企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)為導(dǎo)向發(fā)揮輔助作用。在對(duì)外事務(wù)上，行政秘書涉及的內(nèi)容通常包括信息的收集、分析、處理、報(bào)告及問(wèn)題提交，規(guī)劃組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，配合企業(yè)產(chǎn)品組織、訂貨等活動(dòng)。同時(shí)，在目前的市場(chǎng)環(huán)境下，行政秘書不但要協(xié)助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)，與其他企業(yè)及建立合作關(guān)系，并且還需要與政府機(jī)構(gòu)建立協(xié)調(diào)的合作關(guān)系。若想促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，行政秘書還要充分運(yùn)用自身的語(yǔ)言溝通能力、文字編撰能力、觀察能力、分析能力來(lái)從事經(jīng)濟(jì)交流活動(dòng)，并在工作期間不斷鍛煉自身的策劃能力和公關(guān)能力，協(xié)調(diào)好和各方的溝通關(guān)系，滿足企業(yè)及領(lǐng)導(dǎo)的要求，確保行政秘書工作內(nèi)容不斷拓展的條件下也能更好地適應(yīng)工作，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供動(dòng)力[2]。

四、提高行政秘書人員綜合素養(yǎng)

綜合素養(yǎng)顧名思義是具有綜合性的能力素養(yǎng)，包括知識(shí)素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)等，不同的行業(yè)和崗位對(duì)于人員素養(yǎng)都具有一定的要求，只有具備足夠的綜合素養(yǎng)才能更好地勝任本職崗位，并在本職工作中獲得良好發(fā)展。對(duì)于行政秘書工作來(lái)說(shuō)也是如此，綜合素養(yǎng)直接決定了行政秘書工作的開展質(zhì)量，因此需要在選拔或聘用時(shí)重點(diǎn)考查其綜合素養(yǎng)水平，并對(duì)現(xiàn)有人員開展培訓(xùn)活動(dòng)，為現(xiàn)有的行政文秘人員搭建能力提升平臺(tái)。企業(yè)可以選擇實(shí)用性較強(qiáng)的輪崗培訓(xùn)制，輪崗培訓(xùn)制指的是讓行政文秘人員在各部門各崗位輪崗實(shí)踐，在實(shí)踐過(guò)程中積累工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)水平，并通過(guò)輪崗作業(yè)發(fā)現(xiàn)其中可能存在的問(wèn)題并及時(shí)上報(bào)，對(duì)該部門人員的思想、行為信息進(jìn)行收集并反饋，針對(duì)企業(yè)現(xiàn)行的薪資制度、管理制度、晉升通道等進(jìn)行改善，設(shè)定科學(xué)的輪崗培訓(xùn)目標(biāo)，加強(qiáng)行政文秘人員的理論知識(shí)水平和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為人員綜合素養(yǎng)的提升提供幫助。另外，企業(yè)也可利用行政管理知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)提高行政文秘的管理技能，幫助其了解企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展理念，進(jìn)一步了解企業(yè)內(nèi)部各崗位，針對(duì)其中存在的不足和問(wèn)題進(jìn)行反饋，并提出具有參考性的意見(jiàn)。在培訓(xùn)活動(dòng)期間，也可以結(jié)合人力資源部門和行政部門針對(duì)人員進(jìn)行績(jī)效考核，充分激發(fā)人員的工作潛力，也讓行政文秘工作人員在參與培訓(xùn)的條件下能夠發(fā)現(xiàn)并收集意見(jiàn)，改善企業(yè)的管理制度和人力資源配置，進(jìn)一步協(xié)調(diào)企業(yè)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。最后，輪崗培訓(xùn)期間，若行政人員在績(jī)效考核中的表現(xiàn)未達(dá)預(yù)期，那么企業(yè)可以改變一下思路，發(fā)掘人員在其他崗位可能存在的優(yōu)勢(shì)和身上的亮點(diǎn)，經(jīng)過(guò)人力資源調(diào)配來(lái)發(fā)掘并發(fā)揮人員潛力，保證人員的能力與特征可以與崗位充分契合，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下人才資源基礎(chǔ)，讓各部門人員都能為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮自身的作用[3]。

五、拓展行政文秘崗位職能

在企業(yè)日常管理中，需要明確行政文秘工作的職能，特別是以文職為主的行政文秘工作，若想全面發(fā)揮行政文秘工作的崗位職能，便需要積極轉(zhuǎn)變對(duì)行政文秘工作的認(rèn)知，才能通過(guò)行政文秘工作來(lái)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部部門的關(guān)系，加強(qiáng)市場(chǎng)認(rèn)知能力。如企業(yè)在開展內(nèi)部會(huì)議時(shí)，傳統(tǒng)的行政文秘需要協(xié)助進(jìn)行會(huì)議規(guī)劃和組織，而現(xiàn)念下的行政文秘工作與企業(yè)管理結(jié)合，不但要參與調(diào)整會(huì)議的主題，記錄會(huì)議過(guò)程，同時(shí)還要為企業(yè)的后續(xù)管理、后續(xù)決策，以及會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行跟進(jìn)，最后生成文字報(bào)告。現(xiàn)代企業(yè)中的行政文秘工作在結(jié)合企業(yè)管理時(shí)，更能夠充分發(fā)揮其管理職能，更好地協(xié)調(diào)和控制各階段工作。

六、提高行政文秘人員個(gè)性心理

優(yōu)秀的行政文秘在企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中也能發(fā)揮明顯的協(xié)調(diào)效果，因此行政文秘人員要具有一定的公關(guān)能力和個(gè)性心理。現(xiàn)代企業(yè)注重企業(yè)文化建設(shè)，側(cè)重于團(tuán)隊(duì)精神的引導(dǎo)，樹立內(nèi)部的共同發(fā)展觀，只有這樣才能更好地凝聚內(nèi)部力量。而行政文秘工作需要具有較高的個(gè)性心理，才能保證內(nèi)部的團(tuán)結(jié)性和協(xié)調(diào)性。同時(shí)，在外部公關(guān)工作中，較強(qiáng)的心理素質(zhì)也能讓企業(yè)在新環(huán)境下保持穩(wěn)定的發(fā)展勢(shì)態(tài)。如美國(guó)IBM企業(yè)，每年都會(huì)舉辦慶功會(huì)，重點(diǎn)表?yè)P(yáng)內(nèi)部業(yè)績(jī)優(yōu)異的人員，在慶功會(huì)開展期間，高層管理人員都會(huì)親臨現(xiàn)場(chǎng)主持會(huì)議，參與期間的表彰和頒獎(jiǎng)環(huán)節(jié)。慶功會(huì)還會(huì)邀請(qǐng)股東代表和受表彰的優(yōu)秀員工家屬，這進(jìn)一步加強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部人員的歸屬感與責(zé)任感，而行政文秘人員在其中也能發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)職能和會(huì)議規(guī)劃職能，形成團(tuán)隊(duì)合作精神和心理歸屬感，對(duì)企業(yè)內(nèi)部凝聚和發(fā)展來(lái)說(shuō)具有明顯的促進(jìn)效果。

七、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益都是其主要目標(biāo)，而現(xiàn)代化的企業(yè)需要用現(xiàn)代化的理念及方法來(lái)指導(dǎo)運(yùn)營(yíng)。行政文秘工作也要適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，積極轉(zhuǎn)變自身的觀念，不斷提高自身、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，發(fā)揮崗位的綜合價(jià)值。行政文秘需要了解市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，結(jié)合自身工作與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)變化，為企業(yè)提供參考性的決策意見(jiàn)，推助企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊向國(guó).企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].現(xiàn)代商業(yè),2019(14):109-110.

[2]鄭雷蕾.企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用研究[J].中外企業(yè)家,2017(14):127+129.

[3]王少雙.試論企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012(12):244.

作者：楊曉燕 單位：中交第四航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司