信息化在企業管理中的作用

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摘要：信息化建設在當今企業管理中具有不可替代的作用，通過信息化輔助辦公提高效率和集團化管控，將信息化平臺的終端數據有序鏈接整合，實現多端信息聯動，結果集中呈現的效果，打通企業“信息孤島”，實現高效運行，提升管理效益。

關鍵詞：信息化企業管理效率

企業信息化建設是指通過計算機技術的部署來提高企業的生產運營效率，降低運營風險和成本，從而提高企業整體管理水平和持續經營的能力。

一、信息化管理的優勢

一是實現信息有效的流通。信息化消除了企業內部信息流通不暢不及時的問題，促進企業內部人員的有效便捷溝通，提高了員工的合作意識，增強了企業的凝聚力。二是實現資源和信息集中管理和共享。將員工的經驗與技術轉化成企業內部資源，支持企業內部用戶信息共享，既提高了員工的學習和創新能力，也避免了因人員的流動而導致的工作延誤。三是提高工作效率。通過公文流轉的自動化，避免了傳統公文流轉時由于手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費，保證了工作能夠快捷、準確地被處理。四是實現有效管理。有效監管工作人員的工作情況，實現實時工作任務的監督與催辦。五是職責分明。明確工作崗位與工作職責，增強人員的責任感，減少工作中的推諉、扯皮等現象。六是降低管理成本。大大減少辦公開支，降低管理成本。節約時間、節約紙張、節約電話費、傳真費用等，減少了差錯率，提高整體的工作效率。七是方便便捷。瀏覽器使用方式，無須安裝專用程序，實現遠程辦公和移動辦公，使辦公不再受地域的影響，可以通過網絡連接隨時隨地辦公。八是支持流程表單自定義、工作流程自定義，迎合不同企業的內部流程。九是采取對敏感數據的加密手段，保障數據傳送過程的安全。

二、信息化的具體應用

在辦公自動化方面，可以實現文稿起草、會務管理、會議紀要、通訊錄管理、督查信息、財務報銷、設備臺賬管理、文件防偽識別、文件檔案查詢、授權委托書、請銷假、信訪信息及時報送等業務進一步信息化優化，流程化的工作可以借助信息化來提升效率，把標準化操作的事項全部流程化，最終以提高效率為目的。以匯報材料起草為例，通過軟件功能統一模板格式，根據不同的匯報對象挑選不同的模塊內容，自動生成文稿，實現定制化生成材料。比如，第一部分企業簡介，基礎數據發生變動后由相關部門填報并自動生成匯總到企業文化宣傳部，由該部門審核把關確定通稿上傳至模板；第二部分經營指標數據，每月由相關部門填列后自動匯總到企業經營管理部，由該部門審核后上傳至模板；第三部分企業年度工作完成情況，分板塊由相關部門填列后自動匯總到綜合材料起草部門，由該部門定期修改匯總后上傳至模板；第四部分由相關部門跟據需要幫助解決的困難列個問題庫，匯總至模板，直至解決后再銷號，不能解決的問題可以根據匯報對象不同，摘列出不同的問題向對應分管的上級進行匯報。通過辦公自動化可以實現提高效率，提高準確率，最終達到匯報精準訴求的目的。類似的文稿材料、會議紀要等常規性、程序化的材料全部可以實現通過模塊化，實現信息化流水線操作。以會務管理為例，會議通知的模板流程化到信息系統中，把時間、地點、參會人員、參會要求等要素設置為可根據需求更改的變量，自動生成會議通知，同時自動通過文件和微信通知的形式發至參會人員手中，參會人員可以一鍵選擇參會與否，做出的選擇又自動統計到會務管理人員的操作系統中，然后流程的下一步自動進行會簽處置和會場座次圖布置。可以實現全過程任何環節一目了然、異常變動一人掌控、受眾人員避免重復騷擾、組織人員避免重復工作，最終達到高效會務管理的目的。以機要文件管理為例，通過文件“掃碼機”的運用，通過掃描二維碼，實現文件真偽的識別，以及文件信息的快速上線流轉及歸檔。以通訊錄管理和檔案管理為例，通過分級分層設置權限，實現對本權限范圍的電話和文件實現一鍵查找，方便急事辦理。以數據統計為例，通過大數據的運用，用于分析經營指標完成情況，包括產銷量、人力資源、庫存供應、經營數據等，通過橫向縱向（同行業、不同時間節點）的對比分析，來判斷各要素的結構對經營質量的影響，實現信息對不同需求部門的分級分層共享。以督查督辦為例，通過將督查督辦信息化系統與OA辦公系統進行無縫銜接，方便集團各層級領導、業務人員的高效辦理各項督查督辦任務，實現方式如下：一是運用現有“工作流程”模式，單獨開辟“督察督辦”模塊，增加一套周期辦理、超時提醒、完成存檔和統計查詢機制。二是模塊內借鑒現有督察督辦信息化系統形式，分“13710”（點對點督辦）、“年度行動計劃督辦”、“月度重點工作任務督辦”三套流程。有一個恰當的作戰工具的比喻是：“13710”是狙擊槍，特點是指哪打哪，針對性強；年度行動計劃是機關槍，特點是全面性、系統性；月度工作任務是步槍，特點是臨時性、指引性。三是流程發起形式使用“督辦卡”填報形式，發送給事項責任人，“點對點”地督促各項任務的落實。總之，企業信息化建設可以幫助解決企業發展過程的統一性、便捷性、實時性、協同性、安全性等問題，實現企業管理的智能化，提高管理的效率。

參考文獻：

[1]楊寶安.基于自主開發模式的C公司企業信息化項目管理研究.蘇州大學碩士論文,2013

[2]唐州歡.公司的綜合管理平臺的設計與實現.北京交通大學碩士論文,2015

作者：賈京京 單位：山西焦煤集團有限責任公司