新常態下農業科技檔案管理思路
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摘要：分析了新常態下農業科技檔案呈現出的新特點以及檔案管理工作面臨的主要問題，并從創新農業科技檔案管理理念、管理模式、管理手段、服務方式以及加強檔案管理人才隊伍建設等方面，闡述了如何進一步提高農業科技檔案的歸檔效率和服務質量，提升檔案利用價值，從而提高農業科技檔案管理水平的對策。
關鍵詞：農業科技檔案；新常態；創新；管理；問題；對策
隨著我國經濟發展步入新常態，農業科研體制機制改革不斷深入，現代農業發展依靠科技創新驅動的要求越來越強烈，農業科技協同創新成為發展新趨勢，農業科技檔案也呈現出新特點，需要歸檔的有價值的科研材料呈爆發式增長，檔案載體多樣化，傳統的農業科技檔案管理模式、管理手段、服務方式已經無法滿足飛速發展的科研需求。農業科技檔案管理需要積極適應新常態，運用新思維、新理念、新方法，增強責任意識，突出創新驅動，構建農業科技檔案管理的新體系，切實為現代農業科技創新發展服務。
1新常態下農業科技檔案管理面臨的主要問題
1.1管理理念保守，不利于農業科技檔案管理水平的提高
農業科研單位長期受傳統觀念影響，工作重心放在科研上，對檔案管理不夠重視，檔案意識普遍不強，科技檔案管理封閉狹隘、重藏輕用，存在“為保管而保管”“看攤守庫”等舊觀念，使得科技檔案的作用未能發揮出來，無法適應新形勢的需要。檔案管理部門往往屬于單位的邊緣部門，專職檔案管理人員缺乏，兼職檔案人員往往身兼數職，根本無暇在檔案管理上尋求創新，墨守成規，周而復始，對檔案管理工作如何更好地服務科研工作和社會發展知之甚少，更談不上主動對檔案資源進行開發利用，促進科技成果轉化和推廣。
1.2管理模式陳舊，跟不上農業科技協同創新機制的步伐
目前，大部分科研院所仍延續計劃經濟條件下傳統的管理模式，難以實現對重點科研課題檔案質量的全面控制[1]。檔案管理部門只發揮了存儲功能，科研管理部門負責本單位的科研檔案的收集，二者的作用相分離，未形成系統性。但是隨著協同創新機制的推進，協同合作的項目越來越多，而且農業科研工作周期較長、空間跨度大，期間會形成多種載體的檔案材料，材料往往分散在課題組成員中，他們主動上交檔案材料的意識又比較弱，在檔案收集上存在一定難度。檔案管理人員與課題組之間的溝通也不夠積極，對課題（項目）的研究進展情況、科研人員的活動情況、會議材料等的收集，缺乏系統性、協調性和同步性，檔案收集的被動，造成檔案材料歸檔的不及時、不完整、不規范。因此，傳統收集材料的模式已無法滿足現代科研檔案管理的發展需求。
1.3管理手段落后，無法滿足現代化檔案管理的發展需求
傳統的檔案資料使用紙質記載，存儲量大，存放空間較大，信息量大且檢索不便。現階段，隨著電算化的普及，新型載體檔案尤其是電子文件所占比重將不斷上升[2]。以信息化、數字化為管理手段在檔案工作中發揮越來越大的作用。而農業科技檔案管理信息化建設進程相對緩慢，數字化應用只停留在檔案立卷目錄的檢索上，很多科研單位的檔案管理手段還以傳統的手工方式對檔案進行編輯與檢索處理，檢索方法單一、速度慢、準確率低，無法滿足檔案資源共享、深化利用等現代化管理的需要。
1.4服務方式被動，阻礙了農業科技檔案的有效利用
隨著農業科技協同創新模式的不斷發展，科研課題由單一研究內容向大的綜合性研究方向發展，科研需要大量的、綜合性的科技信息作支撐。多年來，農業科研單位的檔案管理人員多為兼職人員，缺乏對檔案管理的系統性與專業性認識，檔案編研開發工作開展甚少，科技檔案信息的匱乏直接影響到科技檔案的利用。另外，檔案信息檢索傳遞方式也遠不能滿足現代科技檔案的利用需求。檔案服務大多為“坐等服務”，有人來查閱就提供檔案，沒人查閱就存放庫房，完全是自我封閉動式服務管理，缺乏主動性，阻礙了農業科技檔案的有效利用。
2新常態下創新農業科技檔案管理的對策
2.1創新管理理念，提升農業科技檔案管理水平
農業科技檔案管理工作的創新，首先需要一個有創意的思想理念[3]。要破除計劃經濟條件下形成的思維定式，需要檔案管理工作者創新管理思維和觀念，培養現代化檔案管理理念，提升管理效率。同時，不斷總結新經驗與方法，實現理論與科技手段上的創新，從而落實農業科技檔案管理工作的時代性發展思路[4]。檔案管理工作者要充分發揮檔案工作的資源和技術優勢，創新服務理念與服務意識，促進檔案管理工作的創新發展。
2.2創新管理模式，實現農業科技檔案協同管理
農業科技協同創新機制的核心就是重點凝練現代農業發展的重大科技需求和重點研發任務，共同立項和組織實施國家科技計劃重點項目，將個體、分散的科研力量凝聚成為一個有機的整體，加強聯合科技攻關。隨著這種科研模式的不斷推進，科技創新資源進一步整合共享，科研檔案的管理模式也應隨之調整和創新。農業科技檔案管理在落實原來的“三納入”“四同步”的基礎上，也要實現科研檔案的協同管理，實現科研檔案管理各要素的最優配置和整體部署，形成“三位一體，統一規范，各司其職，資源共享，互相促進，協同高效”的科研檔案協同管理模式，使各科研項目組、科研管理部門和檔案管理部門密切協作，對科研檔案管理工作的全過程進行有效控制[5]。項目立項后，科研管理部門可以采用預立卷方式，以項目（課題）組為單位，在科研任務書中添加檔案歸檔時間、內容等項目[6]，由項目負責人明確專員收集科研項目過程中形成的材料，科研管理部門實時對檔案材料收集情況進行指導和檢查，當項目結題后由項目負責人審核確認后，將檔案材料統一送至科研管理部門把關，然后正式立卷裝訂，再交至檔案部門歸檔保管利用。這樣檔案管理滲透到項目實施的各個環節，使科研項目材料的形成和積累、整理和歸檔都處于受控狀態，確保歸檔材料的完整、準確、系統。同時，將科技檔案是否齊全作為驗收和評獎的必備條件，提高科技人員的歸檔意識，讓檔案管理部門參與到科研項目管理中來。
2.3創新管理手段，加強農業科技檔案信息化建設
除了做好紙質檔案的管理以外，要加強農業科技檔案信息化建設。檔案信息化建設是適應社會發展的必然舉措，是農業科技檔案管理的發展方向。研發或者購置適合本單位的科研檔案管理系統，構建檔案信息數據庫。管理系統要具備適應多種文件的存儲格式，支持實時瀏覽、網絡檢索等功能，能夠實現搜集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，這樣變耗時耗力的手工操作為高效便捷的信息化處理。建立網絡系統，共享科研信息資源，把工作需要的各種資料、研究成果等科研信息資源組織起來，如按內容構建文件、專利證書、科研獎勵證書、科研項目等檔案信息資源模塊，構建科研檔案信息化共享平臺。做好網上管理、傳播并提供服務，可大大縮短信息資料的處理、報送、傳遞時間。
2.4創新服務方式，提供農業科技檔案多渠道服務
新常態下農業科技檔案工作中心已由“保管”向“服務”方向轉變，服務方式必須要由被動服務向主動服務轉變，由單一性服務向多元化服務轉變。因此，在工作中要創新服務機制，拓寬服務領域，提高服務水平，才能推進科研檔案工作事業的發展[7]。農業科技檔案人員要熟悉檔案管理業務，研究農業科學領域需求檔案的規律，了解課題研究所需檔案的服務要求，從而促進農業科技創新工作的順利進行[8]。檔案人員應把握信息需求的動向，不能局限于查閱過去的資料服務現在的科研工作，要認真開展科技檔案編研工作，充分挖掘科技檔案的潛在價值，擴大服務范圍，積極為農業生產、科學研究、科研成果推廣等提供多渠道服務。同時，建立快捷、實用的查詢檢索系統，滿足農業科技人員對技術檔案的需求[9]。
3結語
新常態下的新目標、新任務、新要求，需要廣大農業科技檔案工作者主動把握和積極適應。隨著社會不斷進步發展，檔案工作已不再是傳統意義上的簡單型勞動，而是一項復雜的、創新型的知識勞動。檔案工作的新常態，需要檔案部門服務的范圍越來越廣，服務質量的要求越來越高，也就要求檔案工作的水平越來越高[10]。因此，建設一支高素質復合型的農業科技檔案管理人才隊伍尤為重要。必須要重視對農業科技檔案專職（兼職）管理人員的專業知識培訓。農業科技檔案工作者不僅要掌握檔案管理業務知識，還要了解農業科技專業知識，同時還要具有現代信息技術應用能力，更重要的是提高自身的職業道德素養，提高服務意識和創新意識，促進農業科技檔案事業不斷發展。
4參考文獻
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作者：肖芹 單位：江蘇省家禽科學研究所