醫院內部審計檔案管理探析
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目前，醫院內部審計檔案管理存在五個方面的問題。一是醫院檔案管理意識薄弱，對內部審計檔案管理工作重視程度較低；二是內部審計檔案管理薄弱，缺乏健全完善的內部審計檔案管理體系；三是內部審計檔案管理信息化建設落后，現代化和信息化水平較低；[2]四是內部審計檔案管理隊伍整體素質較低，綜合素質不高；五是內部審計檔案開發利用程度和效果欠佳，信息服務能力不足。對此，新時期醫院內部審計檔案管理需要進一步強化檔案管理意識、完善管理機制、加強信息化建設、加強復合型人員隊伍建設和創新服務模式。
2強化內部審計檔案管理意識
醫院檔案管理是醫院整個管理的重要組成部分，涉及醫院的所有部門。醫院檔案管理工作的成效如何，最為關鍵的是醫院領導層的高度重視、有力支持和各個部門、業務科室的積極高效參與。[3]因此，醫院要將檔案管理納入到醫院宣傳工作中，作為常規性的重要工作，經常利用參觀學習、會議、典型事例宣傳和派發檔案宣傳手冊等各種形式，開展形式多樣的檔案管理宣傳，大力宣傳檔案管理工作的重要價值和現實意義，以增強醫院全員的檔案管理意識。通過宣傳，使醫院全員都能夠充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，充分認識到檔案管理所發揮的重要作用及其在醫院管理體系中的重要地位，充分認識到檔案管理與醫院的可持續發展息息相關，形成一種人人重視檔案、個個珍惜檔案的良好氛圍。內部審計檔案系統地反映了醫院內部審計由始至終的全部過程，是考查和提高醫院內部審計工作質量、規范和優化醫院內部審計工作流程、記錄和研究醫院內部審計工作歷史的必要資料和憑證，也是醫院內部審計工作結束后復核和備查的主要依據。內部審計檔案蘊含的大量管理決策信息，對醫院內部審計部門和有關部門的工作具有重要的參考價值。因此，應該重視宣傳，通過學習、培訓、開會等各種不同場合大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國審計法》和《審計機關審計檔案管理規定》等法律法規和內部審計檔案管理工作，強化醫院全員內部審計檔案管理意識，提高對內部審計檔案管理工作的關注度和重視度。作為醫院的領導者、決策者和醫院員工思想、行為的引領者，醫院領導層必須強化內部審計檔案管理意識，要牽頭高度重視、強化意識并積極參與到內部審計檔案管理中，發揮示范和榜樣作用，把內部審計檔案管理工作放到醫院工作的一個重要位置，納入重要議事日程，納入醫院內部審計工作的全部過程，在政策、人力、物力和財力等方面給予大力支持和堅強保障。尤其是醫院分管審計工作和檔案管理工作的領導更要高度重視內部審計檔案管理，經常督促、檢查內部審計檔案建設工作。醫院審計部門主要負責人應高度重視和大力支持內部審計檔案管理工作，將內部審計檔案管理工作列入處室工作的議事日程，全面科學規劃本處室內部審計檔案管理工作，為內部審計檔案管理創造良好的條件。增強內部審計檔案管理的專業認識和業務能力，通過氛圍營造、業務培訓、督促宣傳和評比考核等方式，使員工意識到檔案管理工作的重要性，同時借助考核結果對員工進行激勵和引領。[4]醫院其他基層人員也應該高度重視內部審計檔案管理工作，在日常工作中遵循制度規范要求，密切配合檔案管理人員開展內部審計檔案管理工作。
3建立健全完善的內部審計檔案管理體系
完善制度頂層設計。建立一套科學、健全的內部審計檔案管理制度，是加強內部審計檔案管理工作的根本和有力保障。內部審計檔案綜合管理制度包括收集、編排、立卷、歸檔、保管、質量控制、開發利用、信息化建設、管理人員崗位責任以及人力資源建設等各項相關的制度。完善內部審計檔案收集制度，建立收集檔案資料的登記冊，規范應收集檔案材料的內容及要素要求，規定收交檔案材料的具體時間等。[5]根據《中華人民共和國審計法》《中華人民共和國審計法實施條例》《中華人民共和國國家審計基本準則》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《審計機關審計檔案管理規定》《審計機關審計項目質量控制辦法（試行）》《審計署審計檔案保管期限規定》和《審計機關審計文件材料立卷歸檔作業規程》等法律法規，結合醫院具體實際情況和內部審計檔案的特征，建立健全一整套具有系統性、有效性和可操作性的內部審計檔案管理制度，制定科學、規范和完善的內部審計檔案管理標準和工作流程，[6]確保內部審計檔案管理的每一個具體環節都有章可循、有據可依，確保內部審計檔案管理走向制度化、科學化和規范化。[7]
4加強內部審計檔案管理信息化建設
內部審計檔案管理信息化建設既是規范內部審計檔案管理的有效途徑，也是提升內部審計檔案管理效率和服務水平的重要手段。內部審計檔案信息化管理方式主要是依托科學合理的信息網絡管理基礎，充分利用信息網絡化模式加強對內部審計檔案信息的管理。內部審計檔案管理信息化建設包含檔案儲存信息化、檔案處置信息化和檔案管理信息化等方面，涵蓋軟件、硬件和數字化標準等諸多內容。因此，應利用現有基礎，以適應醫院內部審計工作的特點和發揮內部審計檔案服務職能為導向，統籌規劃，分步實施，逐步實現內部審計檔案管理的現代化和信息化。跟進智慧化醫院建設，將先進的管理理念和新興網絡信息技術適時地融入到內部審計檔案管理工作中，實現內部審計檔案管理與現代科學技術的有效對接、內部審計檔案管理系統與醫院信息管理系統的有效對接。結合醫院的實際情況和需求，基于醫院現有信息化管理平臺專門引進或研發內部審計檔案管理系統，將內部審計檔案管理系統與醫院信息化管理平臺進行深入的融合。在現有互聯網平臺的基礎上加強內部審計檔案與醫院各個科室自動化辦公系統的有效對接，實現內部審計檔案管理與醫院內部審計及其它各項管理工作實現無縫對接。依托完善的內部審計檔案管理信息化網絡平臺，通過內部局域網和互聯網等不同類型網絡與計算機基礎設備，推進各個部門和科室之間的網絡化連接和網絡化管理，優化整合信息資源檔案管理模式，保障內部審計檔案資源成為醫院內部整體信息生態系統的有機組成部分。
5建設復合型內部審計檔案管理人員隊伍
復合型內部審計檔案管理人員隊伍建設，提升人員整體綜合素質，是做好內部審計檔案管理工作的根本保證，也是內部審計檔案管理工作提質增效的關鍵因素。內部審計檔案管理人員綜合素質包括思想政治素質、職業道德素質、業務素質、信息素質、現代化管理技能、財務管理、審計業務知識和技能等。打造綜合素質較高的復合型內部審計檔案管理人員隊伍，必須根據醫院實際并考慮內部審計檔案管理人員年齡、學歷和專業結構等因素制定人才規劃和長期的優秀檔案管理人才培養計劃，完善內部審計檔案管理人員專業培訓和繼續教育體系，引進高層次專業人才的同時，強化在職內部審計檔案管理人員進行相關業務培訓和教育。為提升內部審計檔案管理人員綜合素質，醫院應從源頭著手，重視人才引進，制定招聘計劃，做好優秀人才招聘工作。在內部審計檔案管理人員的招聘環節，嚴格把控錄用標準，既要注重內部審計檔案管理人員的專業素質和檔案管理所需的相關知識和技能，又要注重政治素質和道德修養等內在素養。把這些要求一并納入聘用和選拔的關鍵準則，從多方面對引進人才進行測評。加強內部審計檔案管理人員的教育和培訓是提高內部審計檔案管理人員綜合素質的基本途徑，也是提高內部審計檔案管理水平的關鍵措施。醫院要重視全面的人才培養，注重繼續教育，把提高內部審計檔案管理人員綜合素質放在醫院工作的重要位置，列入到醫院人才培養的常態化重點工作計劃。重新構建內部審計檔案管理人員教育培訓模式，針對內部審計檔案管理人員制定出科學合理的教育培訓方案。根據內部審計檔案管理人員的所在崗位和能力，擬定合理的繼續學習和培訓計劃，采取多種層次、多種渠道和多種方式開展針對性的和靈活的教育培訓活動。在此基礎上，及時對學習情況進行總結，建立培訓后的考試、考察制度，并通過相互交流和對外合作等措施來檢驗并鞏固培訓成果，把學習情況與人員的職位晉升和聘任掛鉤。通過激勵方式，鼓勵和引導內部審計檔案管理人員主動加強自主學習和技能訓練，提高各級檔案行政管理部門組織培訓和繼續教育的參與度。
6創新服務模式
以用戶需求為導向，樹立以“檔案利用”為主的意識，強化責任意識和服務意識，將內部審計檔案的開發利用作為內部審計檔案管理的核心任務。運用電子檔案管理系統開發利用的技術模式，積極主動地創新服務理念、服務內容、服務方式和服務手段，拓寬開發利用的范圍，加大開發利用的深度，豐富開發利用的形式，不斷改進開發利用的環境和條件，多渠道、多途徑、多形式、全方位地主動開展內部審計檔案開發利用。內部審計檔案是審計成果的集中體現，是審計知識在具體實踐中應用的寶貴智力資源。內部審計檔案不僅蘊含豐富的法律、法規和政策信息，還保存著大量生動的有關醫院衛生機構財務收支、管理決策和服務的正反兩方面的內容。為促進醫院內部審計工作的發展，更好地為醫院領導層和其他有關職能部門決策提供信息服務，醫院應基于醫院的實際情況，系統性地歸納、整合內部審計檔案中日積月累的各種大量案例資料，建立具有一定代表性、系統性且比較完善的內部審計檔案信息庫，對內部審計檔案信息進行充分挖掘和深層次加工，充分發揮其作用，真正實現其價值。內部審計檔案管理工作是一個開放系統，需要與多個部門建立密切協作關系。隨著信息公開的不斷推進，審計機關審計結果公告制度也逐步推行，內部審計檔案也應該適度地公開。內部審計檔案管理和服務應該逐步從傳統的封閉和半封閉的狀態和服務方式轉變為開放式的服務方式，對醫院各領導層和部門的利用者開放。內部審計檔案的利用應該由單一為審計工作服務，轉向為黨和政府的工作中心、各級領導宏觀調控和內部審計工作同步服務過渡。內部審計檔案開發利用是向醫院審計人員、被審計人員和單位以及醫院管理部門、黨和政府部門提供各方所需要的內部審計檔案產品的過程。內部審計檔案開發利用要立足醫院內部審計工作，緊跟醫院內部審計實踐發展，著眼醫院經營管理大局，服務醫院改革與發展，運用高科技手段，創新方式方法和途徑，擴大有效供給方式和開放程度，不斷滿足醫院、黨和政府的需要。內部審計檔案不但要在服務內部審計工作在傳統的責任劃分和績效考評等被動領域發揮作用，還應該就提高內部審計效率、強化內部審計質量和促進咨詢治理等層面發揮更加重要的能動作用。同時，充分挖掘內部審計檔案的潛在價值，為各方所需提供更加優質、高效、豐富和深層次的內部審計檔案信息服務產品，使其在醫院治理的更多場景中擔當新的角色，在醫院的價值提升中發揮更大的作用。
作者：朱小青 單位:鄭州大學第一附屬醫院審計處
