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內部會計控制是獨立學院發展到一定階段的必然產物,是現代管理的重要手段,對于提高獨立學院管理水平,完善獨立學院管理機制有著重要的意義,是現代化的管理體制必不可少的重要組成部分。但由于獨立學院發展歷程不長,缺乏教育、財政等主管部門的政策指導,其在內部會計控制中存在諸多問題,嚴重影響了自身的可持續發展。
1、獨立學院內部會計控制觀念淡薄。我國獨立學院是從1999年開始逐步發展起來的,目前還屬于新興事物,國家對獨立學院的財務制度和會計制度等沒有統一的規定,而且主管部門對獨立學院的政策指導和業務指導很不到位。此外,就廣西獨立學院而言,領導大部分都是母體高校派出,受傳統教育、管理思想和模式的影響,大多只注重招生、教學、科研等工作,對財務工作重要性認識不足、重視不夠,不太注意內部會計風險的控制和管理。因此,獨立學院普遍缺乏內部會計控制管理理念,從而忽視了內部會計控制制度的建立和實施。
2、內部會計控制制度不完善。由于我國獨立學院發展時間不長,有些獨立學院沒有建立內部會計控制制度,有些獨立學院把制定的各項財務管理的規章制度當作內部會計控制制度執行,并未建立完整、系統、科學、嚴謹的內部會計控制制度和程序。部分獨立學院內部控制流于形式,無具體的實施細則,實際操作性不強,并缺乏自我防范與約束機制,往往重視了某一方面的控制而忽視了另一方面的控制。
3、內部會計控制監督力度不夠。目前大部分獨立學院未設置專門的機構和人員對內部會計控制執行情況進行監督檢查,而由內部會計控制執行部門自己進行監督檢查。此外,各級主管部門對獨立學院內部會計控制的建立、執行及監督檢查缺乏政策性要求,導致缺乏監督指導及監控力度不到位,嚴重影響了內部會計控制在獨立學院管理中的作用。
二、完善獨立學院內部會計控制制度的幾點建議
為了完善內部會計控制制度,促進獨立學院加強內部管理,提高管理意識,防范風險,保證獨立學院的各項經濟活動規范有效、運行正常,筆者認為應在以下方面采取有效措施。
1、樹立正確觀念,增強內控意識。《會計法》第二十七條要求各單位必須建立健全內部會計控制制度,財政部頒布的《內部會計控制——基本規范(試行)》第五條規定,單位負責人對本單位內部會計控制的建立健全及有效實施負責。由此可見,建立健全內部會計控制不僅是單位加強內控管理的需要,也是法律的一項明確規定。因此,獨立學院作為獨立法人,必須樹立經營風險意識,負責人應該樹立起內部會計控制建設“第一責任主體”的觀念,注重內部監管,增強內部會計控制意識。這對于保證獨立學院經營管理有序、高效運行,維護獨立學院資金及財產安全、完整,規范獨立學院會計行為,確保財務信息真實、客觀,糾正錯誤、防范欺詐、舞弊行為發生及控制各種風險等,均具有相當重要的意義。
2、建立健全內部會計控制制度。內部會計控制制度作為獨立學院自我調節、自我約束的內在機制,其建立健全和實施效果是評價獨立學院財務工作好壞的關鍵。良好的內部會計控制制度應該包括以下幾方面內容:
(1)會計信息控制。會計信息控制是會計信息真實合法的質量保證,是內部會計控制的基礎環節。其關鍵控制點主要有:建立完善的會計組織機構,加強會計檔案管理,如會計憑證控制,會計賬簿控制,強化財務報告控制等。
(2)內部會計業務控制。獨立學院內部會計業務控制的關鍵點包括:貨幣資金控制、固定資產控制、招標采購與詢價采購控制、經費支出控制、對外投資及籌資控制、收費管理與票據管理控制、建設項目控制、合同管理控制等。
(3)不相容職務分離制度。對于不相容的職務如果不實行相互分離的措施,就容易發生舞弊等行為。不相容職務分離的核心是不同崗位相互牽制和相互制衡,因此,獨立學院在設計內部會計控制系統時,應該明確規定哪些是不相容職務,及其各自的崗位職責和權限有哪些,使不相容崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約,形成有效的制衡機制。
(4)授權審批控制。授權審批控制要求獨立學院明確規定涉及經費使用等相關工作的授權批準的范圍、程序、權限、責任等內容,經辦人員必須在授權范圍內辦理業務,學校內部的各級管理者必須在授權范圍內行使職權和承擔責任。授權審批包括一般授權審批和重大授權審批,為提高工作效率,各系、行政職能部門的一般業務可采取一般授權審批方式,并加強監督管理。重大授權審批是對重大經濟業務事項處理的權力、責任等級和批準條件的規定。獨立學院的重要經濟活動必須經學院董事會集體決策和審批才能處理,以防范個人決策失誤、侵占、貪污、挪用資金等行為的發生。
(5)全面預算控制。預算控制是獨立學院內部會計控制的重要環節,強化預算控制首先要明確預算的范圍,即將獨立學院所有的收支事項都納入預算的范圍。各項費用的開支都應該有預算,不得隨意改變支出標準、資金用途和支出規模,若有超出預算或預算沒有安排的項目,應該報董事會批準。其次要完善預算的考核機制,確保各項預算的嚴格執行,即建立預算的執行情況分析和考核評價制度,提高資金的使用效益。
(6)財產保全控制。各類財產是獨立學院的重要教育資源,其管理狀況的好壞關系到獨立學院的教學、科研、管理、服務等活動能否正常、有效地開展。因此,獨立學院應根據《會計法》、《事業單位國有資產管理暫行辦法》等要求,制定符合本校的財產管理制度,如實行招投標采購及監督制度;財產保管和領用的崗位責任制;加強財產的日常維修、維護制度;建立嚴格的資產清查制度等,保證各類財產物資的安全、完整。
3、加強內部會計控制制度的監督檢查。為了確保獨立學院內部會計控制制度得到有效執行,內部會計控制的健全性、有效性必須得到有效監督檢查,以便及時發現制度中的隱患、漏洞及執行中的薄弱環節,并針對辦學過程中出現的新情況和新問題,及時改進或修訂會計控制,使內控管理走向科學化、制度化、規范化。監督措施主要有如下幾點:
(1)建立獨立、完善的內部審計制度或建立內部控制自我評價體系,對內部會計控制是否切實有效執行進行監控與評價;
(2)適當推行財務公開制度,接受師生員工和家長的監督,加強教職員工內部控制牽制和相互制衡
;(3)健全以審計監督為主,財政、稅務、物價、貸款銀行等部門監督檢查與社會輿論監督相結合的綜合外部監督體系。
三、結語
綜上所述,獨立學院應該嚴格按照財政部頒布的《內部會計控制——基本規范(試行)》等國家規定來建立健全內部會計控制,克服自身內部會計控制的缺陷,使獨立學院內部會計控制的實施有良好的基礎。從高校和企業實施內部會計控制的實踐中證明,內部會計控制制度貫穿于學校、企業內部各項經濟業務的執行過程之中,只有內部會計控制搞好了,會計工作的質量才能得到保證,各類違紀違法行為就會大大減少。因此,獨立學院只有建立健全內部會計控制,才就能提高經費的管理水平和資金使用效益,才能促進獨立學院的健康和持續發展。
作者：黃世玲 單位：廣西民族大學相思湖學院