會計(jì)電算化內(nèi)部控制制度探析

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［摘要］隨著計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會的廣泛運(yùn)用，電算化會計(jì)系統(tǒng)也應(yīng)時(shí)而生，一個(gè)企業(yè)要想在競爭激烈的現(xiàn)代社會立足，對電算化會計(jì)系統(tǒng)的正確應(yīng)用是必須具備的能力。電算化會計(jì)系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計(jì)行業(yè)注入了新的活力，使會計(jì)業(yè)務(wù)處理更加便捷、有效。在本文中筆者將以儒森漢語學(xué)校為例，分析儒森漢語學(xué)校的電算內(nèi)部會計(jì)控制存在的問題并提出了相關(guān)建議。

［關(guān)鍵詞］會計(jì)電算化系統(tǒng)；內(nèi)部控制；問題；建議

1會計(jì)電算化與內(nèi)部控制制度的定義

會計(jì)電算化，也就是在會計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行作業(yè)，是在算賬、記賬、報(bào)賬環(huán)節(jié)使用計(jì)算機(jī)對人工予以替代及分析與應(yīng)用會計(jì)信息的過程。內(nèi)部會計(jì)控制是單位為實(shí)現(xiàn)信息質(zhì)量的提升，在可靠性、正確性、安全性及完整性方面為會計(jì)信息資料提供保障，貫徹落實(shí)相關(guān)規(guī)章制度及法律法規(guī)，在效率性與經(jīng)濟(jì)性方面為經(jīng)營活動提供保障，而采取的一系列應(yīng)用在自身內(nèi)部的控制程序、措施與方法。根本目的是推進(jìn)單位經(jīng)營管理的強(qiáng)化，對資金進(jìn)行更科學(xué)管控，最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

2儒森漢語學(xué)校會計(jì)電算化的背景

作為儒森教育旗下的專業(yè)對外漢語國際授課機(jī)構(gòu)，儒森漢語學(xué)校在全國共9個(gè)教學(xué)中心。儒森漢語學(xué)校采用的是金蝶財(cái)務(wù)軟件，此軟件實(shí)現(xiàn)了人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、商業(yè)分析、供應(yīng)鏈管理等功能的集成，以管控企業(yè)成本為目的，利用流程控制、計(jì)劃編制的方式，對企業(yè)成本目標(biāo)的完成程度進(jìn)行追蹤。雖然儒森漢語學(xué)校運(yùn)用它提高了財(cái)務(wù)的管理效率，增加了教育集團(tuán)的收入和利潤。但是，在推行會計(jì)電算化的背景下，儒森漢語學(xué)校的內(nèi)部控制仍有著諸多不足。

3儒森漢語學(xué)校會計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問題

3.1原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性問題。隨著會計(jì)電算化的推行，雖然使得儒森的財(cái)務(wù)管理及核算有著明顯更高的效率。但是，在會計(jì)電算化的背景下，儒森的內(nèi)部控制也更多地暴露出不足與問題。在數(shù)據(jù)處理方面，會計(jì)電算化不能夠保障準(zhǔn)確性，而是需要由人工輸入的原始數(shù)據(jù)保證，哪怕原始數(shù)據(jù)存在錯(cuò)誤，那么計(jì)算機(jī)的運(yùn)算也會延續(xù)下去，從而導(dǎo)致在可靠性與準(zhǔn)確性方面電算化會計(jì)存在欠缺。3.2安全管理形式問題突出。在信息安全管理方面，受會計(jì)電算化的影響，儒森漢語學(xué)校面臨著嚴(yán)峻形勢。推行會計(jì)電算化，那么必然需要應(yīng)用到存儲會計(jì)資料的相關(guān)工具，譬如:U盤、光盤等，由此也就需要面臨磁化、丟失、折疊、受潮等各類問題。同時(shí)，如果存儲會計(jì)資料的工具被盜或者是損壞無法使用，也會導(dǎo)致企業(yè)面臨嚴(yán)重?fù)p失。在高科技時(shí)代，電算化的廣泛應(yīng)用也導(dǎo)致企業(yè)面臨更為嚴(yán)峻的黑客竊取數(shù)據(jù)的問題，對企業(yè)的生存與發(fā)展有著極大威脅。儒森漢語學(xué)校同樣不得不面臨這些新的挑戰(zhàn)，但是，目前這些潛在的安全隱患并沒有引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的重視。3.3電算化會計(jì)基礎(chǔ)管理工作薄弱。計(jì)算機(jī)的使用固然使儒森漢語學(xué)校的運(yùn)營更加便捷和高效，但是計(jì)算機(jī)也對儒森漢語學(xué)校提出了新的要求。如果儒森意圖改變過往的手工記賬方式，由計(jì)算機(jī)替代，那么就需要對自身的電算化管理制度進(jìn)行完善。但是，在電算化管理方面，儒森漢語學(xué)校仍舊沿用原有的適用手工記賬的管理機(jī)制及財(cái)務(wù)制度，并未能夠結(jié)合電算化需要制定相應(yīng)的管理制度。所以，在學(xué)校內(nèi)，電算化并不具有高效的運(yùn)用效率，甚至是影響到學(xué)校基礎(chǔ)管理工作的正常開展。3.4缺乏電算化內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督。對會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，儒森漢語學(xué)校未建立起相應(yīng)的內(nèi)審監(jiān)督制度，加之內(nèi)審人員缺乏足夠的專業(yè)素養(yǎng)，對電算化面臨的風(fēng)險(xiǎn)及具有的特點(diǎn)認(rèn)識不足，不能夠圍繞電算化采取相應(yīng)手段實(shí)施內(nèi)部控制，更是妄論開展審計(jì)，由此使得會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)審監(jiān)督存在較大缺失。

4提高會計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的措施

無論是國內(nèi)電算化實(shí)踐，還是國外實(shí)踐均證實(shí)，計(jì)算機(jī)自身處理出錯(cuò)的幾率為0，但是舞弊與人為錯(cuò)誤的情況卻越發(fā)嚴(yán)重，并且舞弊行為一旦發(fā)生，就會造成巨大損失。所以，基于會計(jì)電算化的背景下制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制措施是十分必要的，下面我們將重點(diǎn)對這些措施進(jìn)行探討：4.1要加強(qiáng)原始數(shù)據(jù)的輸入控制。筆者考慮到儒森漢語學(xué)校錄入的原始數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，便指出要從輸入、審核、傳遞、自制、保管五大方面對數(shù)據(jù)輸入進(jìn)行全面控制。該學(xué)校的會計(jì)主管人員需重點(diǎn)對原始憑證的合理性與合法性進(jìn)行審核；稽核人員負(fù)責(zé)報(bào)銷單的填寫與復(fù)核，并獲得業(yè)務(wù)經(jīng)辦人確認(rèn)之后蓋章或是簽名，未有蓋章或簽名的均不得認(rèn)作有效憑證，不得作為賬務(wù)處理憑證；憑證錄入人員則以正確的報(bào)銷單為參照進(jìn)行憑證錄入；憑證審核人員負(fù)責(zé)審核錄入憑證的邏輯關(guān)系與科目運(yùn)用，使系統(tǒng)能夠輸入真實(shí)且精準(zhǔn)的會計(jì)資料。4.2要加強(qiáng)數(shù)據(jù)保管危機(jī)意識，建立健全會計(jì)管理檔案機(jī)制。基于會計(jì)電算化系統(tǒng)之下的會計(jì)檔案管理關(guān)鍵就是光盤存儲、計(jì)算機(jī)管理、U盤存儲與其它部分涉及打印或手寫的重要會計(jì)資料等。這時(shí)的會計(jì)資料管理需要以會計(jì)電算化檔案管理為基礎(chǔ)，所以儒森漢語學(xué)校有必要及時(shí)構(gòu)建健全的會計(jì)檔案管理制度，并制定有效的管理措施，及時(shí)對重要檔案進(jìn)行存檔。第一，對重要檔案進(jìn)行明確區(qū)分并加以重點(diǎn)管理，對于機(jī)密檔案、重要檔案接觸的人員進(jìn)行嚴(yán)格限制。第二，加密處理存儲介質(zhì)，對所有U盤、光盤設(shè)密，以防他人盜竊。第三，備份U盤與光盤中的相關(guān)內(nèi)容以及會計(jì)憑證與會計(jì)檔案等資料，并定期組織檢查，保證會計(jì)資料的安全性。4.3加強(qiáng)儒森漢語學(xué)校會計(jì)電算化內(nèi)部控制的基礎(chǔ)管理工作。首先，該學(xué)校應(yīng)對會計(jì)人員的職能進(jìn)行嚴(yán)格控制。一方面，應(yīng)明確崗位職責(zé)分工。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)涵蓋設(shè)計(jì)、分析、維護(hù)與運(yùn)行等多方面的基礎(chǔ)管理工作，對各個(gè)部門的工作權(quán)限與職責(zé)予以明確能夠有效規(guī)避錯(cuò)誤的發(fā)生。所以，需要健全崗位分工責(zé)任制，對會計(jì)操作程序進(jìn)行規(guī)范，保證會計(jì)信息資料的準(zhǔn)確、無誤。另一方面，明確工作權(quán)限的劃分。通常情況下是以相容職務(wù)相分離的原則來劃分工作權(quán)限的。計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)也應(yīng)參照手工會計(jì)系統(tǒng)，由多個(gè)部門或數(shù)人負(fù)責(zé)一項(xiàng)有可能導(dǎo)致舞弊現(xiàn)象出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。其次，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作。電算化會計(jì)檔案就是使用磁性介質(zhì)與計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲的各類會計(jì)數(shù)據(jù)與資料及系統(tǒng)運(yùn)行需要的各類資料及數(shù)據(jù)文件。健全的電算化會計(jì)檔案管理制度，通常需要涵蓋有:各種會計(jì)檔案安全保衛(wèi)措施;會計(jì)資料的保管期限;會計(jì)檔案的備份制度等。4.4加強(qiáng)內(nèi)部的審計(jì)控制。不管制度多么完善，均會有疏漏的地方存在，并且在執(zhí)行方面也可能出現(xiàn)偏差，因而需要以不定期或是定期方式實(shí)施審計(jì)來解決問題。首先，要設(shè)置內(nèi)部審計(jì)線索。在會計(jì)電算化系統(tǒng)中，因不具有明確的數(shù)據(jù)責(zé)任，加之采用的是磁性化介質(zhì)，因而導(dǎo)致無法直觀地判斷數(shù)據(jù)資料的可讀性。所以，為保障審計(jì)的有序進(jìn)行，必須留有清晰的審計(jì)線索。其次，針對會計(jì)電算化系統(tǒng)軟件，需要進(jìn)行更為全面的質(zhì)量審計(jì)。例如，審查軟件是否經(jīng)過財(cái)政部門鑒定等。最后，在系統(tǒng)控制質(zhì)量審計(jì)、內(nèi)部控制方面進(jìn)行強(qiáng)化。主要包括:對現(xiàn)有內(nèi)控制度的具體落實(shí)進(jìn)行審查并作相應(yīng)評價(jià)；針對查找出的現(xiàn)行內(nèi)控制度存在的疏漏或是執(zhí)行環(huán)節(jié)的偏差，采取措施進(jìn)行改進(jìn)等。

5結(jié)論

綜上可知，伴隨人類的不斷進(jìn)步與社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，會計(jì)電算化必將在我國得到更好的發(fā)展。儒森漢語學(xué)校關(guān)于會計(jì)電算化的應(yīng)用雖然為相關(guān)工作人員提供了高效且便捷的工作方式，同時(shí)，無疑也增加了信息的安全隱患。因此，儒森漢語學(xué)校既要順應(yīng)電算化發(fā)展的潮流，同時(shí)也要建立合理的內(nèi)部控制制度，使會計(jì)電算化為我們的工作服務(wù)。為強(qiáng)化儒森漢語學(xué)校會計(jì)電算化背景下的內(nèi)部控制制度，學(xué)校不僅要對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行強(qiáng)化控制，還要樹立正確的數(shù)據(jù)保管意識，并做好內(nèi)部審計(jì)等相關(guān)工作。

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作者:韓波 單位:西安石油大學(xué)