會計(jì)電算化下的財務(wù)檔案管理

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一、會計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)

第一，在電算化的條件下，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算，除了保存電子會計(jì)的數(shù)據(jù)，必須要用紙質(zhì)形式打印出來以更好的保存數(shù)據(jù)。這也就意味著會計(jì)檔案的載體已經(jīng)發(fā)生了變化，具有了雙重性質(zhì)，不僅保留了傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案，還包括了存儲在光存儲介質(zhì)以及磁性介質(zhì)的會計(jì)數(shù)據(jù)，使電算化財務(wù)檔案儲存的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大了。第二，傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有可視性，但是電算化財務(wù)檔案卻具有了新的特點(diǎn)，就是在特定的計(jì)算機(jī)環(huán)境下的軟件或者硬件系統(tǒng)中才可以看到，但是在沒有加密的條件下，就會容易被修改。存放的環(huán)境以及載體本身的質(zhì)量以及信息存儲的有效期都會影響到電子檔案的保存。第三，工作人員的素質(zhì)以及對系統(tǒng)的安全操作時會計(jì)電算化的一個必備條件，這就需要管理人員不僅對核算工作熟悉，具有專門的經(jīng)驗(yàn)，還要具有計(jì)算機(jī)的安全和操作知識，保證計(jì)算機(jī)環(huán)境運(yùn)行的安全性。

二、完善會計(jì)電算化財務(wù)檔案管理的途徑

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)時代已經(jīng)到來，面對新技術(shù)的發(fā)展，對會計(jì)核算以及財務(wù)管理也提出了新的要求，因此，必須加強(qiáng)會計(jì)電算化的管理，真正實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的電算化，更好的提高財務(wù)檔案管理的水平。

（一）完善會計(jì)硬軟件設(shè)施建設(shè)

要加強(qiáng)電算化財務(wù)管理，首先要選擇具有檔案管理功能的軟件，并且加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，要對系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)，更好的保證網(wǎng)絡(luò)的安全。還要對計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的殺毒，防止財務(wù)檔案信息的惡意修改。其次，還要配備一些高清晰度的噴墨打印機(jī)或者具有打印能力的激光，作為輸出紙質(zhì)財務(wù)檔案信息的工具，并選擇溫度適宜且環(huán)境干凈的地方來存放檔案，更好的完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

（二）完善會計(jì)人員的配置體系

實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，必須要完善會計(jì)核算體系，該體系要與電算化網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)相適應(yīng)，建立起一套有效的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)管理制度，加強(qiáng)財務(wù)系統(tǒng)的管理，更好的提高會計(jì)信息的質(zhì)量。首先，要根據(jù)會計(jì)信息質(zhì)量以及財務(wù)系統(tǒng)的核算要求，可以劃分具體的崗位，并且明確各個崗位的具體任務(wù)，制定崗位具體的職責(zé)要求。其次，要做好會計(jì)人員的培訓(xùn)工作，提高會計(jì)人員的電算化水平，使工作人員了解軟件的功能，提高計(jì)算機(jī)的電算化水平，更好的培養(yǎng)復(fù)合型人才，使本單位的員工能夠更好的進(jìn)行財務(wù)檔案管理。

（三）完善電算化財務(wù)檔案管理的各項(xiàng)制度

對于電算化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該完善各項(xiàng)制度，比如硬盤數(shù)據(jù)的保留以及軟盤的備份以及保管，還有檔案的管理與保存方面。首先，要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時的對一些賬簿報表、現(xiàn)金日記賬以及總分類賬進(jìn)行及時的打印，并進(jìn)行立卷。并按照審計(jì)或者稅務(wù)部門的要求，打印輸出報表或者賬簿。其次，電算化財務(wù)檔案保管制度。對于電算化財務(wù)檔案的管理要選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行備份，要注意儲存盤與備用盤的分開存放。在保管的過程中，還要做好防光、防壓、防塵的工作，并對電子檔案進(jìn)行有效的分類和編號，注明財務(wù)檔案的內(nèi)容以及建立時間，也可以進(jìn)行制作一些檔案管理的卡片。再次，嚴(yán)格的借用制度。由于財務(wù)信息檔案蘊(yùn)含的信息比較多，因此，必須建立嚴(yán)格的查用制度，根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，按照手續(xù)進(jìn)行借閱。本單位的成員進(jìn)行借閱要通過財務(wù)部門負(fù)責(zé)人的簽字，外單位的人員進(jìn)行借閱時，要具有單位的介紹信以及財務(wù)部門的批準(zhǔn)才可以，更好的保證財務(wù)信息的安全。最后，定期建立備份制度。電算化會計(jì)檔案要進(jìn)行定期的備份，將數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中，并且要提供一些備份的細(xì)節(jié)信息，比如備份的時間以及備份的數(shù)量等，管理人員還要定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查，防止會計(jì)信息的損壞。

三、結(jié)語

總之，在會計(jì)電算化環(huán)境下進(jìn)行財務(wù)檔案管理，大大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，但是也要重視檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，充分發(fā)揮會計(jì)電算化的強(qiáng)大功能，使會計(jì)電算化財務(wù)檔案管理發(fā)揮出更大的作用。

作者：李冰巖 單位：長白山管委會科學(xué)研究院