企業辦公自動化管理計算機軟件的運用
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【摘要】在經濟快速發展的同時，計算機技術也得到了快速的發展，在越來越多的領域中，計算機技術得到了廣泛且深入的應用，這將極大地促進社會的進步以及經濟的發展。自動化辦公是具有綜合性特點的辦公模式，對企業經濟效益的提升具有顯著的促進作用，受到企業領導者以及基層工作人員的普遍歡迎。論文主要圍繞計算機軟件在企業辦公自動化管理中的有效應用展開了討論。
1引言
在社會經濟不斷發展的過程中，信息科學技術的更新與發展速度也是十分迅速的，對民眾生活生產的各個方面都帶來了很大的便利。國內企業在辦公管理方面也因為信息科學技術的支持而得到了快速發展，企業辦公自動化的發展速度不斷加快，計算機軟件將在企業辦公自動化管理中得到更為廣泛的應用。企業辦公自動化管理作為一種高效的工作方式，符合快節奏的生活及工作需要。企業高效利用計算機軟件，為企業員工辦公效率的提升起到了促進作用，同時也加快了企業辦公自動化的發展，為企業競爭力的提升以及持續發展提供了保障。
2企業辦公自動化的概述
所謂企業辦公自動化，其實就是企業在互聯網信息技術的支持下，對辦公實施自動化的一種創新管理方式，可以說是用機器代替人工的一種工作模式，企業內部的大多數業務將在各種辦公設備和人機交互系統的支持下來完成與實現。在現代信息科學技術不斷發展成熟的過程中，企業辦公自動化應運而生并得到快速發展，極大地促進了企業員工在工作效率方面的提升。與此同時，企業實現辦公自動化之后，將為企業策略的制定以及指令的提供更為科學的依據。企業辦公自動化在實際操作中主要通過四個環節來實現，即采集信息、加工信息、運輸信息、保存信息。企業通過辦公自動化管理，可以讓企業及時獲得準確、有價值的信心，為企業效益的增加提供支持。而計算機軟件的應用是企業實現辦公自動化管理的基礎，企業辦公自動化就是應用辦公自動化軟件。
3計算機軟件在企業辦公自動化管理中的價值
3.1企業辦公環境得到優化，企業之間的聯系變得更為緊密
在企業辦公管理中，計算機軟件的應用越來越廣泛，辦公環境得到了改善與優化，企業脫離了傳統的小房間辦公，逐步朝著辦公大樓以及更廣泛的范圍不斷發展。企業內部的工作人員不再單純地從事簡單化的人工作業，在互聯網技術的支持下，企業開始實施人機辦公自動化管理，隨著先進計算機軟件的開發與利用，企業之間的聯系也越來越密切，不同行業之間的不同企業，也都實現了交流與合作。在社會不斷進步的過程中，計算機軟件將在企業辦公自動化管理中，得到更為廣泛的應用。
3.2企業的管理成本將得到顯著下降
計算機軟件廣泛應用到企業辦公自動化管理中，可以在顯著降低辦公材料等各種成本的同時，辦公效率得到顯著提升，辦公程序與環節得到壓縮，企業辦公成本的投資量顯著下降，企業在辦公人員方面的投入也得到了降低。計算機軟件的應用，讓企業內部形成了成本節約的良好環境，企業將獲得更多的經濟效益。
3.3企業辦公管理的效率得到顯著提升
企業對計算機軟件進行應用，促進了企業辦公自動化管理的發展，同時也加快了企業掙脫傳統辦公管理的束縛，企業在工作開展標準以及流程等方面，可以進行更為科學、系統的規劃，員工的工作量大大減輕，獲得的時間與空間更為充裕，這將有利于員工為企業創造更多的價值，企業的管理效率也將得到全面提升。
3.4企業辦公管理工作更加規范化
計算機軟件廣泛應用于企業辦公自動化管理之中，辦公管理中的各種人為操作將得到顯著減少，各種工作的開展都將按照標準制度來實施，在計算機技術的支持下，考評系統也將得到有效創建，企業員工在工作行為意識方面將得到強化規范，各種越權行為將得到限制，企業內部的監督管理工作將得到加強，企業在運營管理中所面臨的風險也將得到降低。
4在企業辦公自動化管理中有效應用計算機軟件的策略
4.1文字處理軟件在企業辦公自動化管理中的應用
現階段，企業內部常用的辦公文字處理軟件主要包括WPS辦公軟件、Office系列辦公軟件等，其中Office系列辦公軟件在功能方面最具全面性，Office系列辦公軟件與其他文字處理軟件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS軟件是國內自主研發的文字處理軟件，具有占據空間小且可以提供免費版本等優勢，所以，WPS軟件一經問世，就獲得了很多企業的好評與認可，得到了廣泛的應用。在企業辦公自動化管理中，文字處理軟件的應用具有十分重要的價值：第一，企業應用辦公文字處理軟件，可以幫助企業員工高效開展文字編輯、打印等相關的工作；第二，現階段得到企業廣泛使用的文字處理軟件，普遍具有體積小、內存占用量不大等特點，在U盤等便攜式存儲空間的幫助下，企業辦公文件可以實現備份和轉存。企業在計算機軟件應用的基礎上，工作效率及工作質量都得到了提升，為企業實現辦公自動化管理，提供了重要的工具支持。
4.2通訊軟件和網絡共享軟件在企業辦公自動化管理中的應用
文字處理軟件是企業實現辦公自動化管理的必備軟件之一，除此之外，還必須要應用通訊及網絡共享軟件，如微信、QQ通訊軟件、E-Mail電子郵件等，這些軟件在企業各項工作的開展中，都發揮了重要作用。對于跨國企業、跨地區企業來說，企業內部工作人員基本上都是通過微信、E-Mail電子郵件等通訊軟件來進行及時溝通與交流的。這些通訊軟件不僅可以在企業內部發揮消息傳達和的基本功能，還可以發揮文件共享、遠程幫助等功能，確保信息可以得到及時的接受與處理。通訊軟件應用的主要優勢在于其提升了企業工作人員的工作積極性及辦事效率。在云計算技術快速發展的過程中，越來越多的文件傳輸軟件及文件共享軟件也得到了研發與應用，如FTP、云盤等，這些軟件都為企業的辦公管理以及存儲提供了便利，企業信息數據的傳輸和存儲也將更具可靠性與安全性，企業的辦公質量和效率將得到顯著提升。
4.3數據存儲軟件在企業辦公自動化管理中的應用
數據存儲是企業日常辦公管理的重要環節，現階段，企業常用的數據存儲軟件包括三大類，三類存儲方式各具優缺點。首先是軟件存儲，其優點是易于上手，操作過程簡便，缺點是對后續數據進行分析和查找時，存在一定的難度；其次是數據庫存儲方式，這種存儲方式有效節省了數據存儲的空間，更有利于開展數據的備份及分析工作；最后是通過云盤、文件服務器來進行存儲，這種存儲方式在分類和整理上更為簡便。不同的數據存儲軟件具有不同的特點，在不同的時間、不同的場合中，每種存儲方式所發揮的作用也是各不相同的，這就需要企業在對存儲方式進行選擇時，要根據具體的情況來進行合理的選擇，這樣才能進一步促進企業辦公自動化管理的開展。
4.4其他計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用
企業在應用各種不同類型的先進的計算機軟件的基礎上，才能實現自身的辦公自動化管理，除了前文中提到的三種計算機軟件外，還有很多不同類型的計算機軟件也得到了廣泛應用，這對于企業辦公自動化管理的發展具有極大的推動作用。例如，企業應用的VPN計算機軟件，該軟件具有廉價和安全的特點，企業的各種管理決策可以得到及時的傳遞與送達。企業應用員工簽到軟件、員工考勤軟件等各種新興的計算機軟件，不僅大大節約了人工整理數據的工作量，還能提高數據的準確性，減少人為因素的干擾。企業要在結合自身實際情況的基礎上，對各種計算機軟件進行合理的選擇與應用，促進企業員工工作質量及工作效率的雙提升，更好地激發員工的工作熱情。
5結語
企業在日常經營管理中，對計算機軟件進行充分的應用，才能加快企業自身辦公自動化管理的發展速度，提升自身的競爭實力，在激烈的市場競爭中獲得更多的經濟效率。在未來的發展中，計算機軟件將在企業發展中發揮越來越重要的作用，因此，圍繞計算機軟件在企業中的應用具有十分重要的現實意義。
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作者：丁黎明 單位：陜西國防工業職業技術學院
