計(jì)算機(jī)信息技術(shù)融入辦公自動(dòng)化研究

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摘要：在辦公自動(dòng)化中，部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的重視，通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化的了解，明確辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)和職能，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的智能化、無(wú)線(xiàn)化、影像化、差異化的提升，為整個(gè)部門(mén)的有效運(yùn)行，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高信息傳播效率，提升部門(mén)效益做出保障。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在社會(huì)的各個(gè)方面都發(fā)揮了重要的作用。在辦公自動(dòng)化中，計(jì)算機(jī)信息手段已經(jīng)成了提高部門(mén)的運(yùn)行效率，提升部門(mén)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力的必不可缺的手段。文章將探討信息技術(shù)融入辦公化的發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)趨勢(shì)，希望對(duì)于部門(mén)辦公效率的提高起到幫助。

1辦公自動(dòng)化的基本概述

辦公自動(dòng)化是辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的簡(jiǎn)稱(chēng)，在學(xué)術(shù)上，辦公自動(dòng)化還沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的定義，我們通過(guò)對(duì)基本內(nèi)涵的研究，總結(jié)出一個(gè)具有共同認(rèn)識(shí)的概述。辦公系統(tǒng)自動(dòng)化就是通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的廣泛運(yùn)用，將許多復(fù)雜的工作通過(guò)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的運(yùn)算，從而提高工作效率，減低運(yùn)營(yíng)成本的人機(jī)系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的日新月異，在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的設(shè)備和機(jī)器也更加趨向于創(chuàng)新化、智能化和效率化等特點(diǎn)，這些新式的設(shè)備的有效運(yùn)用，促進(jìn)了管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，平衡了管理機(jī)制的配比，有效地提高了辦公效率。

2計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的基本功能

2.1辦公空間和時(shí)間得到了優(yōu)化

在傳統(tǒng)的辦公中，一般都是在特定的時(shí)間和空間進(jìn)行，辦公效率比較低下。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及，在空間上和時(shí)間上都對(duì)辦公效率產(chǎn)生了很大的影響。首先在空間上，由于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，導(dǎo)致辦公地點(diǎn)再也不用局限于某一個(gè)地方，甚至可以不在同一個(gè)城市，同一個(gè)國(guó)家，辦公人員同樣可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效地傳遞信息，進(jìn)行辦公，這對(duì)于提升整個(gè)部門(mén)的運(yùn)行效率，節(jié)約運(yùn)行成本具有重大意義。同時(shí)，辦公系統(tǒng)平臺(tái)的建立對(duì)于信息的有效交流、人員之間的密切合作發(fā)揮了重大作用，辦公人員可以通過(guò)辦公系統(tǒng)平臺(tái)對(duì)于信息進(jìn)行有效的了解和傳遞。在時(shí)間上，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高信息傳遞的時(shí)效性，保證信息在辦公人員之間能夠及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行傳達(dá)，及時(shí)地收到部門(mén)下發(fā)的文件、通知等，極大地提高了時(shí)間的利用率，加快了企業(yè)的運(yùn)行效率。

2.2信息的傳播和使用效率得到了提高

現(xiàn)在，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，信息的傳播效率直接決定著企業(yè)的發(fā)展，而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中更好的融合，對(duì)于及時(shí)掌握最新的信息，并從中篩選出具有使用價(jià)值的信息給企業(yè)提供決策依據(jù)具有重大意義[2]。辦公人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)的廣泛應(yīng)用，及時(shí)地了解到與行業(yè)有關(guān)的最新信息，了解政府政策，及時(shí)地做出相應(yīng)的改變，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)在部門(mén)內(nèi)部的信息傳遞中，員工也可以通過(guò)信息技術(shù)了解到部門(mén)下發(fā)的文件，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)相應(yīng)的辦公信息，簡(jiǎn)化了大量的查詢(xún)工作。

2.3無(wú)形資產(chǎn)的重要性得到了提升

在傳統(tǒng)的辦公模式中，紙質(zhì)資料的保存一直作為部門(mén)資料保存的主要方式，這種形式的保存相對(duì)來(lái)說(shuō)保存資料的包容性較小，保存環(huán)境要求較高，再次查詢(xún)的效率較低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，部門(mén)在資料的保存上發(fā)生了很大的變化，通過(guò)計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備的存儲(chǔ)，不僅存儲(chǔ)容量大大增加，所占的空間急劇減小，而且對(duì)于再次查詢(xún)也非常方便。同時(shí)，部門(mén)將采購(gòu)、銷(xiāo)售等信息通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的收集，存入自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，相關(guān)的工作人員可以更方便快捷地通過(guò)系統(tǒng)獲得相應(yīng)的信息，這避免了紙質(zhì)資料在傳遞過(guò)程中容易出現(xiàn)損耗等現(xiàn)象[3]。而相應(yīng)地，由于辦公自動(dòng)化地廣泛應(yīng)用，無(wú)形資產(chǎn)的重要性越來(lái)越大，部門(mén)要對(duì)增加對(duì)無(wú)形資產(chǎn)的重視程度，確保無(wú)形資產(chǎn)在企業(yè)中的安全存儲(chǔ)和有效使用。

2.4辦公成本得到了降低

在傳統(tǒng)的辦公中，部門(mén)的辦公人員的交流主要通過(guò)電話(huà)或者面對(duì)面的傳達(dá)，這在一定程度上增加了部門(mén)的運(yùn)營(yíng)成本和人力成本。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，很好地解決了相關(guān)的問(wèn)題，降低了辦公成本。在工作中，要加強(qiáng)對(duì)電子郵件、實(shí)時(shí)通訊軟件、論壇等網(wǎng)絡(luò)信息傳播方式的運(yùn)用，減少紙張浪費(fèi)現(xiàn)象，節(jié)約交流成本，優(yōu)化部門(mén)機(jī)制，更好地調(diào)高辦公效率。

3辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

3.1辦公系統(tǒng)的智能化提升

智能化的發(fā)展是整個(gè)社會(huì)的發(fā)展方式，在辦公系統(tǒng)中，智能化的提升也越來(lái)越明顯。由于現(xiàn)在信息的綜合性和復(fù)雜性，辦公人員現(xiàn)在需要處理的內(nèi)部數(shù)據(jù)和相應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相比以前呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)地增長(zhǎng)。而為了適應(yīng)這種發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的智能程度也越來(lái)越高，各種相應(yīng)的部門(mén)行政或業(yè)務(wù)軟件應(yīng)運(yùn)而生。這大大提升了相應(yīng)工作的工作效率，但同時(shí)對(duì)工作人員也提出了更高的要求，工作人員要學(xué)習(xí)相應(yīng)的理論知識(shí)，增加新型辦公軟件的操作技巧，為辦公自動(dòng)化的發(fā)展做好準(zhǔn)備。下面對(duì)公司運(yùn)用ERP系統(tǒng)開(kāi)展辦公自動(dòng)化進(jìn)行簡(jiǎn)單的舉例。我國(guó)南部的某公司在運(yùn)用過(guò)程中，組織架構(gòu)比較簡(jiǎn)單，集權(quán)式管理現(xiàn)象比較嚴(yán)重，公司的發(fā)展階段出現(xiàn)了一定的停滯。之后，公司在決定引進(jìn)ERP系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化管理，在使用的初期，由于對(duì)ERP的不熟悉，走了一些彎路，不過(guò)總體來(lái)說(shuō)算是成功上線(xiàn)。接下來(lái)公司決定加大對(duì)ERP項(xiàng)目的投入使用，聘請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家對(duì)ERP的使用進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，從公司的管理層，到普通員工齊心協(xié)力，最終完善了系統(tǒng)的管理，提高了公司的運(yùn)營(yíng)效率，公司整體的經(jīng)濟(jì)效益提高了40%左右。由此可見(jiàn)，當(dāng)信息技術(shù)很好的融入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，對(duì)于整個(gè)企業(yè)的發(fā)展都可以起到良好地促進(jìn)作用。

3.2辦公系統(tǒng)無(wú)線(xiàn)化的使用

現(xiàn)在辦公系統(tǒng)的無(wú)線(xiàn)化趨勢(shì)越來(lái)越明顯，特別隨著4G無(wú)線(xiàn)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于空間和時(shí)間上的限制進(jìn)一步的放寬，整個(gè)辦公自動(dòng)化技術(shù)出現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢(shì)。在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，辦公人員都可以加入到辦公中，成為了最新型的辦公形式。

3.3辦公系統(tǒng)影像化的發(fā)展

如今視頻的錄制和壓縮技術(shù)得到了很大的發(fā)展，信息技術(shù)影像化在辦公中也越來(lái)越得到廣泛的應(yīng)用。首先，資料的影像化可以加深工作人員對(duì)于資料內(nèi)容的記憶、掌握，對(duì)于客戶(hù)可以達(dá)到更好地介紹和宣傳作用。其次，影像化在視頻會(huì)議上具有更好地應(yīng)用，隨著部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)節(jié)奏的加快，所需開(kāi)的會(huì)議也越來(lái)越多。通過(guò)影像化，實(shí)現(xiàn)了與會(huì)者在不同地點(diǎn)的參會(huì)可能，并且可以將會(huì)場(chǎng)環(huán)境全面地收錄，對(duì)于與會(huì)人員的想法形成清晰的表達(dá)。減少了與會(huì)者可能發(fā)生在交通上的時(shí)間和費(fèi)用，大大地提升了整個(gè)辦公系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

3.4辦公系統(tǒng)差異化的出現(xiàn)

隨著信息技術(shù)在辦公化的蓬勃發(fā)展，辦公系統(tǒng)的差異化現(xiàn)象也隨之出現(xiàn)。在實(shí)際的工作中，由于各行各業(yè)的工作性質(zhì)不同，工作環(huán)境不同，所以對(duì)于辦公系統(tǒng)的需求也有很大的差異。在以前的辦公軟件中，差異化現(xiàn)象并不明顯，很多部門(mén)采用辦公軟件后，發(fā)現(xiàn)只需要其中一部分的功能就能夠滿(mǎn)足辦公需求，這在一定程度上造成了辦公資源的浪費(fèi)。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在很多辦公軟件都實(shí)行了需求化定制，即根據(jù)辦公環(huán)境和具體的客觀(guān)環(huán)境制定出滿(mǎn)足辦公需求的軟件，這也是未來(lái)辦公化發(fā)展的一大趨勢(shì)。

4結(jié)束語(yǔ)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在整個(gè)部門(mén)的運(yùn)行中所起到的作用越來(lái)越大，對(duì)于整個(gè)部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)的改善，制度制定的合理都有很大幫助。部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的重視，通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化的了解，明確辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)和職能，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，促進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的智能化、無(wú)線(xiàn)化、影像化、差異化的提升，為整個(gè)部門(mén)的有效運(yùn)行、降低運(yùn)營(yíng)成本、提高信息傳播效率、提升部門(mén)效益做出保障。

作者：梁大為 單位：斯塔萬(wàn)格大學(xué)