計算機信息管理的辦公自動化分析

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摘要：自從進入二十一世紀以來，科學技術的快速發展為現代化辦公打下了良好的基礎，尤其是計算機信息傳輸技術在辦公自動化中的應用，給辦公效率的提高帶來了一次前所未有的革命。基于計算機信息管理的辦公自動化不僅為企業辦公模式的高效化發展創造了平臺，也相應緩解了企業人員的工作壓力，充分實現了人力資源和物力資源的優化配置。

關鍵詞：計算機技術；信息管理；辦公自動化

一、辦公自動化的概述

1.辦公自動化內涵。辦公自動化是二十一世紀興起的一種新型的辦公方式，主要是通過利用科學原理和計算機通訊，使辦公程序更加簡單化。辦公自動化主要涵蓋的內容有文字、圖像、音頻等信息，計算機強大的文字以及數據處理功能的應用給辦公帶來了極大的便利。辦公自動化的主體是人，系統科學是辦公自動化的技術基礎。

2.辦公自動化特點。隨著計算機技術不斷成熟，三大技術如網絡通訊技術、數據庫技術和計算機技術也相應得到了發展，辦公自動化在不斷的改進過程中也逐漸形成了自身的特點。首先，辦公自動化能夠對文字、內容等進行深層次的處理，并輔助領導決策和意外時間等內容的處理，使得企業的日常工作變得更加簡便化。其次，辦公自動化具有多媒體辦公特點，由于計算機系統能夠有效處理文字、圖片和聲音等，從而使辦公步驟更加快捷，進一步提高了辦事效率。最后，辦公自動化具有集成化特點，將企業員工、網絡、硬件等組成了一個統一的有機整體，實現了社會信息和內部辦公系統進行有效結合，從而形成了一個內部聯系緊密，對外開放的辦公模式。

二、基于計算機信息管理的辦公自動化模式

辦公自動化是一種自動化系統，能夠有效利用計算機的智能系統處理信息，是一種計算機技術發展下的產物。一般而言，辦公自動化就是辦公室人員利用計算機對數據信息進行加工、儲存等，從而實現公文檔案統一管理的一種辦公模式。隨著科學技術的不斷發展，電子商務和辦公自動化也得到了跨越性的發展，相比較人工操控系統，辦公自動化模式具有較大優勢。在日常事務管理過程中，自動化辦公能夠有效處理日常事務，實現智能化操作和便利化應用，并通過借助多媒體手段，充分實現數據信息的自動化傳輸。隨著計算機技術的不斷發展，這種先進的技術對人們的日常生活也產生了積極的影響，呈現出一種擴大化的影響趨勢。在辦公自動化過程中，計算機技術多使用在數據處理和辦公自動化中的文字上。比如，計算機技術中的Word和Wps等能夠對文字進行編輯、設計和排版，并在打印機的連接功能下，將這些文字呈現出來，極大地提高了辦公效率。此外，自動化辦公中的Excel操作能夠對相關數據進行處理，辦公人員操作起來也十分方便，只需要在計算機上操作，就可以完成表格的處理、設計和制表等工作，讓辦公中的各項工作變得更加智能化。

三、計算機信息管理在辦公自動化應用中的策略

由于計算機技術貫穿在知識經濟發展的各種領域，對從事計算機操作的相關人員的要求也較高，這就需要工作人員具有一定的計算機理論知識和操作能力。當前，我國計算機軟件的使用力度不夠，無論是計算機硬件的購買，還是計算機人員的培訓等工作存在嚴重不足，無法滿足實際情況的需求。許多事業單位的領導對計算機應用軟件的認識力度不夠，現行計算機在使用過程中，沒能發揮其功能，沒有形成較好的效益，導致計算機技術的應用被忽視，處于一種滯后的狀態。這就需要計算機高層領導和決策者要加強宏觀調控，高度重視計算機的應用，推進辦公自動化中的計算機技術的使用，形成一條自上而下的完整框架。另外，計算機管理體制要不斷完善，企業管理人員需要根據客觀情況，合理選用計算機軟件。國外一些計算機軟件雖然具有先進的技術和管理理論支撐，但是往往要花費高昂的費用，受到應用環境的限制，許多計算機軟件不能很好的發揮其功能。為此在計算機軟件的應用上，要充分滿考慮國內計算機應用的實際情況，是否能夠適應應用環境，能否滿足行業及系統性要求，要充分考慮優缺點，合理選用恰當的計算機軟件，確保使用的軟件能夠適應自動化管理體制的建設，根據企業內部的實際情況，做出計算機軟件應用的最優選擇。計算機應用外部環境的良好構建也是很有必要的。綜上所述，計算機信息管理在辦公環境中的充分應用，使得辦公自動化數據實現了資源共享、互通互聯，不僅可以跨越空間障礙實現辦公資料與數據的即時傳輸，還在一定程度上提高了企業辦公自動化的工作效率和管理水平，為企業的健康可持續發展提供了可靠的技術支持。

參考文獻

[1]梁穎琳.辦公自動化系統管理Web技術的研究[J].網絡安全技術與應用,2014(5):54,56.

[2]孫艷秋.試論計算機辦公自動化下的文檔管理[J].科技與企業,2013(18):77-77.

作者：智燕 單位：江蘇省鹽城市發展和改革委員會