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    計算機成本核算系統的建構

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    計算機成本核算系統的建構

    目前為止,國內企業,特別是機械制造業ERP實施成功的范例不多。因此,走第二條路是在實施ERP之前解決成本核算電算化的途徑之一。

    成本核算系統的主要功能

    根據企業的情況,我們自主開發了一套適合本企業的成本核算系統,主要運用于電動機產品。目前該系統已經穩定運行多年,基本滿足了企業的電機產品成本核算管理方面的需求。成本核算系統是基于定額成本、實際成本核算的,在此基礎上延伸開發了生產作業計劃管理及定額領料單開具功能。系統的主要功能有3大部分,即:定額成本核算部分、實際成本核算部分、生產作業計劃管理部分。

    1定額成本核算部分

    該部分具備以下主要功能:(1)綜合零件明細表輸入、修改。綜合零件明細表類似于產品結構+基礎物料二合一的表格,是核算產品、組件、零件定額成本的基礎。(2)產品定額成本計算??梢园串a品、組件、零件算出其定額成本。在定額成本輸出單中,將定額成本按材料(原、輔材料)、自制半成品、外購半成品、外部加工費、燃料動力及工時(按一定比例分攤)、工裝等分享內容進行分類,材料價格取自企業內部供應網上的實際動態價格。(3)缺料等異常情況分析。在定額成本計算過程中,經常會出現一些類似于材料庫中找不到或沒有價格的情況,以及某種零件的工時不存在等異常現象,定額成本計算中具備了將該類情況羅列出來,供進一步分析使用的功能。(4)材料定額分類。該功能實際上可以用于供應部門的采購計劃,以產品為單位,將全年(或一個周期)生產作業計劃大綱中所需要原材料按生產車間進行分類匯總,也可以按組件進行分類匯總,為組件法生產提供幫助。(5)各種半成品、外部加工件的價格管理。(6)定額成本檢索??砂串a品、組件或零件不同條件組合檢索,可以查出任意小到零件的定額成本。

    2實際成本核算部分

    該部分是整個系統的主要部分,主要具有如下功能:(1)月度初始化。每月進行一次,主要作用是將當期各類數據庫清空。(2)調整在制產品臺數。主要針對生產作業計劃動態調整而影響成本核算設置。(3)輸入當月各種材料價格差異。如果企業對生產用的材料、外購、外協件或其他半成品采用的是計劃價格,那么可以根據當時的市場價格進行差異調整。(4)定額料單返回系統。針對計算機開具的領料單返回到財務成本核算節點時,輸入到計算機中,系統根據實際領料情況進行比對,是成本分析的重要依據。(5)憑證方式輸入。采用憑證輸入諸如工時、分攤等信息。(6)燃、動及固定費用輸入,以生產車間為單位,輸入燃料機動力、工資、福利費用、制造費用等。(7)當期材料匯總。以生產車間為單位,將當期的材料匯總并生成材料匯總表。(8)料單登賬處理。當期的領料單輸入時系統是存放在臨時庫中的,只有當月領料單全部輸入完畢后,方可進行料單登賬處理,此時按產品、生產車間匯總的材料費才真正入賬處理,轉到在產品成本費用賬上去。(9)當月發生憑證核對。對當月輸入的憑證提供核對功能,以免差錯。(10)查閱成本明細賬。對無紙化成本明細賬簿進行查詢。(11)輸入完工產品。輸入當期完工入庫的產品及批次、數量。(12)燃料動力及固定費用分配。對燃料動力及固定費用分配的方式有多種方式選擇,既可保留工費或燃料動力,也可將當期發生的燃料動力及工費全部、部分轉出,同時具備各類分配表格的輸出。(13)完工產品轉出。該功能是實際成本核算的最終結果。在具備和完成上述的操作后,即可根據完工產品的品種、數量進行完工產品的實際成本計算,計算完畢后即可生成完工報表、在制報表等報表。在完工計算過程中,可以設置比較方式,是否與定額領料單進行比較,當與定額領料單進行比較時,自動對原材料、外購半成品、自制半成品、輔料、包裝等費用進行設置預提,若不與定額領料單比較時,則采用人工輸入方式將上述預提費用輸入計算機。(14)數據登賬處理。該功能主要是將各車間已分配的費用和已經轉出去成本登錄到成本明細賬上去,經過本程序操作后,將清除當期工時庫和固定費用庫中各車間的數據,此后本月不能再次費用分配和完工轉出。(15)完工產品累計分析表輸出及完工產品累計報表輸出。將指定年份年初至指定截止月份的完工數據進行累計分析、計算并輸出至打印機;將指定年份年初至指定截止月份的完工報表累計計算后輸出。給完工產品的成本波動原因提供參考依據。(16)各類成本報表輸出及成本數據輸出。此功能主要提供了向財務主管部門提供各類報表及電子數據,供上級財務主管部門使用。(17)年度初始化。每年進行一次初始化操作,同時將上一年的成本數據全部備份,以便對歷年的成本數據進行追溯。

    3生產作業計劃部分

    該部分的功能主要是充分利用財務管理中成本核算的基礎數據,進而開發了生產作業計劃、銷售管理等功能,其主要功能如下:(1)產品結構輸出。提供產品的樹形結構圖,供生產制造部門編制、核對車間計劃如工藝流程執行狀況如何。(2)產品計劃大綱。根據計劃大綱及綜合零件明細表按照3種模式進行生產作業計劃的編制。在編制計劃的過程中可以按滾動計劃安排投料、生產,對商品、在制、投產的計劃分別編制。(3)產品領料單。根據生產作業計劃的安排,將本次投料的產品按材料類別進行分類、匯總后形成單件領料單或領料清單提供給領料部門領用。(4)半成品庫管理。對公司的半成品庫進行有效管理,具有入、出庫,價格維護,缺料提醒等功能。(5)銷售利潤明細表。輸入當期銷售稅金及附加和銷售費用,生成當期的銷售利潤明細表并計算出單臺產品工廠成本。(6)產成品庫管理。對已經完工入庫的產成品進行庫房管理。(7)應收賬款、其他報表處理。以憑證方式對應收賬款進行調整、分析。

    系統開發的過程及難點、重點

    企業的成本核算工作電算化,最大的難度在于技術部門產品的綜合零件明細表(產品結構+基礎物料)的結構是否合理,內容是否完整無缺,數據是否準確,管理是否正規,生產執行部門的執行力如何等等,只有上述條件具備了,成本核算電算化方可有效開展。據筆者了解,在制造業,特別是離散制造業,技術資料的管理工作或多或少的會存在問題,因而給財務的成本核算工作帶來麻煩。本系統的開發過程中,首先遇到的難題是產品的材料分類及零部件的代碼問題,在數據的管理中,數據代碼是必須的,通常應給產品零部件按一定規則進行編碼,但本企業產品結構十分復雜,編碼牽涉的部門人員較多。而產品結構的不確定性更加增大了編碼的難度,最后采取了利用零部件圖紙圖號作為零部件編碼基礎的方法,在圖號作為編碼的基礎上,進行了計算機規范以滿足軟件的要求。在產品結構數據進行錄入之前,對綜合明細表進行了一次全面的整頓以降低差錯率,在錄入數據時對那些不需要加工的無圖號的零部件給出了規范的定義和編碼。成本核算的過程和結果與相關價格十分密切,不宜采取計劃價加差異處理的方法,我們采用了動態的材料價格,與物資公司的材料庫通過局域網聯接獲得。在對數據結構的設計工作中,我們采用了以零件為核心的原則,在整個數據體系中,零件是唯一的,這樣就從根本上解決了通用零件在多個產品共存而出現的數據二異性。但是在數據整理錄入過程中增加了識別的難度。系統設計了具有較強的數據判斷識別功能,對輸入的數據關鍵字段進行識別,以防出現數據的二異性,對于可疑數據能夠自動剔除后供技術人員確定后再行錄入。

    定額成本核算功能模塊中,在計算產品、組件的定額成本過程中,采取了反向遞歸算法。產品的零件定義為不能再進行物理分割的最小單元,而組件(部套)的定義為由若干個零件組合而成的復合件,由于組件之下又可能存在多級組件,因此在計算成本時,系統采用了優化的遞歸算法,既保證了計算的準確性,又使得程序簡練,計算迅速。實際成本核算模塊中,系統設置了2種料單返回模式:①是料單返回時可自動與定額料單進行比較,對超定額多領的料單拒收,這樣既可保證成本的有效控制,又可以對今后的成本分析提供依據;②是不與定額領料單比較,這樣輸入速度快一些,但在成本控制上要借助于核算會計的人工審核,對今后的成本分析也較難提供數據。成本核算的方法也提供了多種形式供選擇,可根據企業的財務要求,選擇工費轉入完工產品成本的方式。由于本企業產品類別繁多,其中發電機和電動機在報表格式上有較大的差別,因此在對產品的處理上也預留了多種方式供選擇。

    生產管理模塊的設計中,較好地處理了綜合零件明細表中的工藝路線與實際生產中的工藝路線之間的差別。在實際生產組織中,由于各生產車間的情況變化,需要臨時調整工藝路線,以滿足生產組織的需求,而綜合零件明細表又不可能做到適時調整。在程序設計中,我們參照原先手工制訂生產作業計劃的方法,對工藝路線變化的零部件允許生產計劃員進行手工調整,但調整是一次性的,綜合零件明細表仍然是原始的工藝路線,若工藝路線作永久性調整,則由計劃員與工藝人員協調后,由技術部門按照技術文件管理辦法修改后,下達修改通知單方可修改系統的綜合零件明細表中的相關數據。系統中生產作業計劃的生產組織模式制訂了3類:①第一類是產品(部套)法。此種方法是目前采用的方法,即按產品(部套)來制訂生產作業計劃,以產品為核心組織生產,優點是簡單明了,生產組織容易。缺點是產品零部件的通用性差,同類產品不同批次的一致性差,適配現象嚴重,給銷售服務帶來不便,通常適用于單件生產的離散制造業采用。②第二類是零件法。此方法是以零件為核心組織生產,該方法的優點是零件通用性強,產品一致性好,質量可得到有效保證,但對產品結構復雜的企業來講,對生產管理,技術管理,職工技能要求較高,適用于批量化生產,零件通用性強的機械制造業。③第三類是模塊法。模塊法就是以常生產的典型產品,從零件開始進行工藝路線、工時分析,制定零件標準生產模式,繼而擴大到部套、產品、形成典型產品的模板,其他產品參照該模式進行作業計劃的制訂。該方法的最大優點是倒排生產作業計劃,并能準確地找出生產過程中的薄弱環節,徹底取消憑經驗的方法。但該方法對技術文件,工時定額制訂的科學性和準確性,設備的狀態等條件要求較高,通常適用于產品定型,大批量生產固定產品的企業。

    結語

    成本核算是現代企業管理十分重要的功能,市場經濟發展到目前,在產品質量相差不大的情況下,企業之間相比較的就是成本,而成本的高低又直接反映了一個企業的管理水平。在機械制造企業,由于產品結構和生產組織形式復雜,傳統的手工方法使得產品成本核算工作異常困難,不但勞動強度大,甚至很難算清產品的準確成本。因此,相當多的企業為了全面提高企業的管理水平紛紛實施了ERP。這些企業中,確實有部分具備條件的企業成功地實施了ERP,使得企業自身管理水平非常高,市場競爭力具有非常大的優勢,給那些沒有實施ERP的企業做了表率。遺憾的是這樣的成功企業并不多,多數先期實施ERP的企業都以失敗告終。嚴格意義上講,那些實施ERP失敗的企業應該都是不具備實施ERP的條件的企業。根據國內大多數企業的特有情況,目前有條件實施ERP的企業不多,既然大多數企業條件不具備,而市場經濟的競爭殘酷性又不容置疑,因此企業根據其自身的情況,借助于自身或外部的力量,實施小范圍的成本核算電算化功能以滿足企業降低成本,提高質量要求,無疑是一種投資小、見效快的辦法。成本核算電算化既可以提高企業成本核算的水平,又可以為今后實施ERP打下良好的基礎。(本文作者:楊星 單位:南京汽輪電機集團有限責任公司)

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