檔案管理應用中計算機技術的必要性

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摘要：隨著計算機技術的迅速發展，計算機技術已經逐步應用在了全民生活中的方方面面，計算機的重要性不容忽視。同時，計算機與檔案管理的結合，代替了人工在管理中的作用，可以大大減少因人為主觀因素而造成的錯誤，使工作效率大大提升，檔案管理更加輕松便捷。下文將對計算機技術在檔案管理應用中的必要性進行簡要分析。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理應用；必要性

引言

近些年，計算機技術不斷地發展，同時在計算機工作人員的努力下，對于人們日常生活中難以應付的，工作量大的困難工作都由計算機代替人工來運行。計算機早在幾十年前就已經存在，當時的計算機就能夠十分精確且快速的完成一系列人工無法媲美的工作，所以在這幾十年的發展中，計算機的性能優點也越來越顯著，人們將他穿插在日常工作中已成為十分普遍的現象。對于檔案管理工作來說，該工作建立在大量的數據基礎之上，而處理數據恰巧就是計算機最擅長的地方，其能夠比人工更高效地完成檔案管理工作。因此，將檔案管理工作與計算機技術相結合是很有必要的。

1檔案管理工作與計算機技術

計算機技術之所以能夠被利用到檔案管理工作中去，基于檔案管理工作的工作性質，所以了解計算機技術在檔案管理應用中的必要性首先要了解檔案管理工作究竟是什么，在此基礎上對計算機技術應用于檔案管理工作的必要性的分析才更具說服力。

1.1檔案管理工作內容

檔案管理工作，是指對檔案進行管理并對其提供利用服務的工作。在檔案初到檔案室時，檔案管理員需要對檔案進行收集，再進行詳細的分類，最后經過一系列工作后將其保存供給下次利用。在這個過程中，最重要的就是對檔案的進行分類，因為檔案管理員往往保管著大量的檔案，且檔案往往零散混亂、量大難以分類，在檔案逐漸增多的過程中，對檔案進行合理的分類對于下次快速找到檔案并予以利用具有非常重要的影響。同時，快速找到檔案位置，是工作效率能否提升的關鍵之處。因此分類檔案保存檔案是每個檔案管理員的最重要的工作部分。所以我們說檔案管理是建立在大量數據的基礎之上。

1.2計算機技術在檔案管理應用中的必要性

根據上文對檔案管理的論述，我們可以了解到檔案管理是一項工作量大、難度大，需要在保存大量數據的同時又確保精確的一門工作。這樣的工作對于人來說，確實是一項很耗費精力的工作，且工作效率難以得到保障。但將檔案管理工作與計算機技術結合后會有很大改變。計算機技術是一種高速而精確的技術，他本身的運行就建立在計算機數據的運行之中。而且計算機擁有大量的儲存空間，它能夠在自己的計算運行中建立起一個豐富的分類儲存程序，可以將大量的檔案精確的進行分類。計算機在計算分類后可形成檢索窗口，人們可以根據自己的需要通過計算機檢索功能快速找到自己需要的東西。另外，計算機技術改變了以往傳統的檔案管理方式，他不再是將數據記錄在紙面上，而是將數據記錄在計算機中，不僅方便了記錄，同時利于檔案的保存，而且保存在計算機中的檔案可以利用計算機的網絡傳遞功能快速地在不同計算機之間傳輸，從而提高工作效率和檔案保存的保密性。基于以上計算機技術在檔案管理應用中的種種優點，我們可以說計算機技術在檔案管理中是很有必要的。

2計算機技術與檔案信息管理的創新結合

根據前文論述計算機技術在檔案管理中的應用十分必要，因此隨著計算機技術發展的不斷進步，計算機與檔案信息管理的功能也應該隨之而提升，我們可以根據檔案利用的實際要求對檔案和計算機技術結合進行創新，這樣在未來的發展中，計算機技術就會對檔案管理產生更加重要的利用價值，我們的工作效率就會隨之提高。

2.1利用計算機技術設計多樣化檢索工具

計算機技術可以利用多媒體顯示數據，那么，在計算機檔案管理工作完成后，我們可以利用計算機技術設計出更便于檢索檔案的工具，再利用多媒體技術顯示出來。例如對于網絡虛擬檔案，我們可以精煉提取檔案關鍵詞和檔案類別，需要者可以根據檔案關鍵詞、檔案類別等等進行篩選。其次對于實體檔案文件，我們可以利用計算機進行位置導航，精確篩查出檔案放置的位置，幫助需要者找到檔案。其次，計算機同時也可以記錄檔案取閱者的信息，以便檔案在出現問題時可以找到責任人。利用計算機進行設計檔案檢索工具可以將計算機對檔案的分類利用的優點發揮的更大。

2.2利用計算機技術幫助使用者理解檔案

檔案記錄在計算機中時計算機會對其進行讀取提煉關鍵詞，所以計算機對檔案信息的讀取十分全面，計算機可以明確地對檔案內容進行分列概述，那么我們就可以利用計算機的這一優點對檔案進行轉化以幫助使用者更方便的利用檔案，例如我們可以將檔案文字在需要時轉化為語音以便檔案利用者方便利用檔案資料或者是在必要時可以采用語音記錄將語音轉化為文字生成檔案保存。又或是檔案資料在具有一定的關系時我們可以將其轉化為關系圖表以便我們可以直觀地看出資料關系以提高工作效率。計算機技術同樣在圖像、字符、影響等方面進行轉化，我們都可以利用計算機的這一優勢將各種不同形式的檔案資料進行不同形式之間的轉化從而方便保存利用。

2.3利用計算機技術進行檔案保密

檔案有時是需要保密的，而人工的保密存在一定的不確定性因素，那么我們就可以依靠計算機技術對檔案進行保密，同時還可以計算機技術對重要檔案進行來訪記錄，以確保重要檔案在保存中能夠確保安全。例如我們可以計算機技術建立一個專門供檔案傳輸的通道，這個通道不需要聯網且僅供檔案傳輸，計算機兩邊的交換者可以利用這一通道進行檔案之間的交換傳輸，在這個絕密通道交換的時候需要使用者錄入使用者信息，這樣就能大概率的保證檔案可以在安全的情況下被使用，同時又避免了實體檔案在傳輸過程中可能會出現的丟失損壞情況。另外計算機可以利用數據編程系統在檔案出現被盜取的情況下自動將檔案進行封鎖，這樣又對檔案的安全提供了另一重保障。

3順應社會信息化的要求,全面提高檔案工作者的素質

在當下這個信息技術和檔案管理工作共同發展的現狀下，只有提高檔案工作者的個人素質才能夠在信息化的世界里，將檔案工作發展得更加符合我們的需求。當今世界，信息發展十分迅速，計算機技術也在高速的發展，檔案工作者不能夠只著眼于當下，他們也應跟隨信息發展的腳步不斷地進步，否則就只能被社會落下。如果固守傳統的方式技術，不知道為工作注入新鮮技術，那就如同清朝的閉關鎖國政策，被世界鄙視。所以，要想在這個高速發展的社會立足，檔案工作者必須不斷地學習掌握新的技術。當然我們所說的學習并不是一味的向新事物看齊，檔案工作者要學會取其精華，棄其糟粕，在傳統的舊技術的基礎上，增加一些新的技術，將更高效的技術進行新舊結合，這樣在有利于檔案工作的進行。在信息化的社會，不只是檔案工作者，任何職業的工作者都要學會順應時代，改革創新。尤其是像檔案管理工作這種容易被計算機技術代替人工的工作，大部分的基礎檔案工作者就已被計算機代替淘汰，所以仍保留在檔案工作者位置上的檔案工作者更要把握這個機會，不斷地更新自己對計算機管理所掌握的知識，以促進對檔案管理的方法更新，不斷地提升自己的個人工作素質，這樣才不會被社會淘汰。

4結束語

綜上所述，計算機技術在檔案管理工作中起著十分重要的作用，但是計算機技術與檔案管理的工作的結合并不能止步于此，未來計算機技術將會不斷地發展，人們對于檔案管理工作的要求也會越來越復雜，人們對于工作效率要求也會越來越高，因此我們需要在不斷的發展中創新計算機技術與檔案管理工作的結合，使檔案工作在未來的發展中能夠越來越完善。

參考文獻：

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作者：顏紅 單位：江蘇省洪澤區人民法院