環境監測原始記錄特征及管理要求

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摘要:建立、完善環境監測原始記錄的管理制度，對原始記錄的格式、貯存保管、更正、歸檔及處置等做出具體規定，使環境監測全過程具有可追溯性，并為管理體系的有效性提供客觀依據，證明環境監測工作滿足質量要求。

關鍵詞:環境監測;原始記錄;質量;管理

環境監測原始記錄涵蓋環境監測機構日常運轉的方方面面，是環境監測活動的第一手信息和資料，客觀體現了環境監測工作的基本內容和最終結果，反映機構質量體系的運行狀況。準確、完整、可追溯的環境監測原始記錄是出具真實可信環境監測報告的必要條件。

1環境監測原始記錄的分類

環境監測原始記錄包括質控記錄和技術記錄。質控記錄是機構質量管理體系運轉過程中產生的各類記錄。涵蓋人員培訓、儀器管理、合同評審、供應商評價、方法確認、內部質量控制與監督、不符合項、業務分包、投訴處理、內部審核、管理評審及文件控制等方方面面;技術記錄是監測分析過程的原始記錄。包括任務通知書、現場采樣記錄、現場監測記錄、自動監測和大型儀器的電子記錄、實驗室檢驗記錄、監測報告及副本、客戶的信函及文件和反饋等。建立、實施和保持對原始記錄的標識、使用管理、保存的控制是環境監測工作科學開展和質量管理體系有效運行的必要保證。

2環境監測原始記錄的特征

2.1可溯源性

環境監測原始記錄應當滿足以下要求，不管從環境監測過程的某一環節展開，從中調閱技術記錄或質控記錄，同時按照程序文件向兩端追溯均能溯源整個監測流程，包括整個過程中使用的儀器設備、標準溶液、藥品試劑、表格圖譜以及參與人員等。

2.2原始性

環境監測人員在填寫原始記錄時必須做到操作留痕、追溯存蹤、核查有據，所有記錄必須在監測采樣、實驗室檢測、質量核查的過程中及時記錄，不能漏記、轉抄或補記，以避免產生記憶誤差，遺漏細節條件，在謄抄時引入錯誤，從而影響到記錄的準確性。

2.3嚴密性

環境監測活動全過程中的各步驟環環相扣、相互制約，環境監測原始記錄和監測報告審核過程中必須緊緊圍繞質量指標要求實行分級審核，保證相關信息和數據的真實、準確。采樣人員、接樣人員、分析人員、質量監督人員自查并在原始記錄上簽字，質量控制負責人對各步驟相關信息復核無誤后簽字，授權簽字人審核后簽字。復核、審核時如發現原始記錄不符合要求或結果有疑問，立即通知相關人員進行檢查、更改或重新測試。分析人員對出具的數據負責，復核人員對數據進行100%復算，審核人員對數據的符合性負責。內審時對各科室記錄進行抽查，質量監督員、授權簽字人亦可不定期抽查，及時整改發現的問題。

2.4完整性

環境監測原始記錄應覆蓋機構運轉全過程，依據原始記錄能夠最大程度復現監測活動，并能識別出不確定因素。原始記錄需包括監測機構全稱、表格名稱、頁碼順序、管理編號、樣品數量名稱、監測性質、監測項目、檢測方法、檢出限、環境狀況、檢測所需主要儀器以及編號、精確度、狀態，平行測定及空白測定、質控結果、加標回收，主要檢測步驟、最終結果以及主檢人、復核人、審核人簽字等。如在儀器檢測過程中出現同一樣品多次進樣或重復分析的情況，測得的結果也必須體現在原始記錄中，增加可信度。記錄是證明分析過程存在的必要條件。

2.5準確性

環境監測原始記錄作為保證監測結果真實客觀和質量管理體系有序運行的依據而設置的，首要是準確。如何才能做到準確，就是將環境監測全過程記錄得清晰、規范。不僅參與監測的人員能看清楚，其他人也能一目了然。

3環境監測原始記錄的管理要求

環境監測原始記錄在記錄過程中常常存在一些共性問題，歸納如下:使用的環境監測原始記錄表格存在缺陷，表格過于簡單導致信息不能填寫完全;記錄的格式過于陳舊，沒有進行定期評審更新，無法滿足監測技術更新的要求;記錄的保存期限要求不明確;采樣人員、接樣人員、分析人員、檔案保管員、校核人員、審核人員等無明確的分工，核實檢點不突出;各級審核經常反復在核查原始記錄書寫規范性方面，主要是諸如標準值錯誤、數字修約錯誤、缺少簽名、缺蓋空白戳、標準計量單位等問題，造成不必要的重復，嚴重浪費人力物力，大大制約出具監測報告的效率。以上這些不規范的操作，給監測機構查找分析異常數據帶來諸多不便。特別是目前，因監測數據爭議引發的訴訟案屢屢發生，環境監測機構要想規避此類問題，必須強化人員培訓、提高專業技能，制定符合自身實際情況和現行規章的管理制度，同時對環境監測原始記錄的格式、貯存保管、更正、歸檔及處置等做出具體規定。

3.1環境監測原始記錄的格式

環境監測記錄的格式盡量表格化，內容既要簡捷清晰，又要保證信息的完整、易懂。環境監測原始記錄中應突出環境狀況，檢測依據、檢測用設備名稱、檢測項目、檢測值計算結果、檢測人、校核人、檢測日期等。除記錄表規定的內容外，對于質量活動和監測工作的異常情況或有必要說明的問題，也應記錄于相應位置或備注欄中，詳實反映質量活動情況，保證監測工作的再現和所有質量活動的可追溯性。所有環境監測原始記錄需按統一規則系統地編號，由技術管理層和質量控制負責人審核確認后批準使用，同時建立控制清單進行管理。在批準使用新記錄格式后，必須廢除上一版記錄格式，并更新記錄格式控制清單。

3.2環境監測原始記錄的更改

環境監測原始記錄必須保證原始性，不能隨便刪減、增加或更改內容。如確因填報錯誤需要更改時，應滿足體系文件的要求，由記錄人在錯處劃改，更正信息填寫在右上角同時簽字或加蓋便章，不能完全涂黑，確保更改前的信息能夠辨認。只能由記錄人本人更改，不允許核查人員更正原始記錄的相關信息或數據，如核查出記錄中的錯誤，須列出不符合項由記錄人進行整改。環境監測原始記錄應確保完整，除備注外不得存在空白。有空白行或空白列時，最好蓋空白戳，如沒有空白戳可劃左下至右上的斜實線。分析人員應當重視檢測過程中出現的超差現象，不能因此修改數據或作廢原始記錄。數據出現超差說明實驗已經失敗，分析人員應當認真查找實驗失敗原因并重新檢測，獲得正確結果。失敗實驗的記錄不能銷毀，應保留在新實驗的原始記錄中，并注明該實驗過程為復查。

3.3環境監測原始記錄的歸檔與控制

為方便環境監測原始記錄歸檔及檢索，其應具備規范、顯著、唯一的標識，包括分類號和流水號。技術記錄、質控記錄、其它等分類號以文字形式記錄在左上角。環境監測原始記錄中的日期填完整的年月日，流水號須按固定規則編碼，填在記錄右上角。環境監測原始記錄應按檔案化管理，分類貯存保管，建立必要的保管制度，由專人或專門科室負責整理、收集、歸檔。環境監測原始記錄應當保存在通風干燥的檔案室，置于檔案柜(架)上，同時備好防潮、防火、防蛀等防范措施。環境質量數據、污染源數據、監測報告應長期保存，質量記錄、儀器使用記錄及外部文件檔案等應在規定的保存期內保存，保存期滿由檔案管理員造冊，提請質量管理組鑒定核實，經機構負責人批準后匯同相關科室實施銷毀并登記，密級較高的環境監測原始記錄銷毀時須留存相關記錄。自動監測儀器及其配套工作站采集、記錄、處理的原始記錄或由計算機存儲的原始記錄，需保證計算機或自動設備正常運行的環境和條件，對計算機設置使用密碼和防病毒程序，限制無關人員使用，保護記錄的完整性和安全性，執行《數據控制程序》，防范未經授權侵入和篡改［1］。監測活動過程中包含許多記錄的內容或表格，為免出現錯漏，須對環境監測原始記錄進行編目，便于查找與調閱。要分析運用好環境監測原始記錄中大量的原始數據，必須使其便于查找。同時要滿足信息化技術的發展要求，最好使用電子索引，提升查找與調閱的效率。質量控制負責人全面審核所有歸檔原始記錄，統籌安排檔案管理工作，并負有監督責任。工作人員因工作需要借閱監測記錄檔案、查閱秘密以上的檔案、以及外單位人員查閱密級檔案需按檔案管理要求逐層報批。

4結束語

質量是環境監測機構的“生命線”，在監測過程中做好原始記錄是環境監測人員的基本功，原始記錄是監測活動的真實反映，環境監測機構應重視監測記錄的管理，重視數據的完整性，規范監測人員的行為準則，遵照《質量手冊》和《程序文件》構建的體系，開展環境監測工作。

［參考文獻］

［1］中國國家認證認可監督管理委員會．RB/T214－2017檢驗檢測機構資質認定能力評價檢驗檢測機構通用要求［S］2017．

作者：尹小紅 單位：阜寧縣環境監測站