信息化建設在基層檔案管理中的應用

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摘要：在經濟發展的推動下，社會科技水平也不斷提升，尤其是計算機與互聯網技術的廣泛發展，已經深刻地影響到社會發展的方方面面，在這種社會背景下，在基層檔案管理中開展信息化建設具有一定的必然性。本文從基層檔案管理中開展信息化建設的必要性與重要性出發，分析基層檔案管理信息化建設中存在的問題，探究如何有效開展信息化建設工作。

關鍵詞：信息化建設；基層；檔案管理；建議

隨著各種現代信息化技術在社會生產與生活中的廣泛應用，人們的生活與工作涉及大量的信息數據，在數據處理過程中會產生大量的電子文件，檔案就是這樣產生的。在這種形勢下，針對檔案管理工作開展信息化建設是順應時展的舉措，但是從當前我國基層單位開展的檔案管理實際情況來看，信息化建設并不理想，還存在很多制約檔案管理信息化建設的因素，需要有針對性地去解決這些問題，才能讓基層檔案管理信息化建設得到切實開展，取得更好的建設效果。

1基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性分析

1.1基層檔案管理信息化建設的必要性分析

一直以來，我國基層檔案管理工作中無論是基本的設備設施還是相關的檔案管理設施都處于比較簡陋的狀態，大多還屬于傳統的紙質檔案管理形式，在管理過程中稍有不慎就會出現損壞檔案的問題。眾所周知，紙質檔案對外部管理環境的要求很高，無論是濕度還是在溫度上出問題，都會破壞紙質檔案，并且還需要大量的空間對紙質檔案進行存放，在對檔案資料進行查閱時也存在一定的難度。而信息化建設下的檔案管理工作借助信息化技術，將傳統紙質檔案以數字信息的形式進行保存，只需要很小的空間就能完成海量檔案信息的存儲，在后來進行資料查閱使用時也更加便捷［1］。

1.2基層檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理是基層單位日常管理工作中的重要內容，對基層來說，檔案是對單位工作過程的記錄，做好檔案管理工作，不僅能夠有效提升基層工作的效率與質量，還能夠為后續基層工作的開展提供有效的指導。但是在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作往往需要耗費大量的人力、物力與財力，在實際檔案利用過程中也存在很多的不便之處，無論是檔案管理還是檔案利用，效率都處于比較低的狀態。隨著各種信息技術在檔案管理工作中的推廣與應用，檔案管理工作信息化建設開始提上日程，越來越多的被提及。從本質上看，檔案管理信息化實質上就是對傳統的紙質檔案進行信息化處理成電子檔案后，對電子檔案開展的檔案服務形式。在對檔案信息化處理過程中，對已有的檔案資源完成信息再分類與再整理工作，對檔案進行整理歸檔，大大提高了后續檔案的利用效率，與此同時，信息化處理后的檔案信息無論是在存儲的成本還是安全性上都得到了有效提升，是快速提升基層檔案管理水平、開展規范化檔案管理，提高檔案利用效率的重要渠道。

2基層檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1對基層檔案管理信息化建設重視程度不夠

在信息化不斷發展的今天，各行各業都在追求信息化水平，在基層檔案管理工作中，信息化建設是未來工作的主要發展趨勢，需要給予高度的重視。但是在傳統檔案管理理念的影響下，很多基層單位從領導到檔案管理工作人員都沒有認識到信息化建設對檔案管理工作的重要性，重資料收集、輕資料利用的現象普遍存在，將檔案管理工作的地位放到其他工作之后的情形經常出現［2］。

2.2基層檔案管理信息化建設水平較低

無論是檔案管理中采用的管理模式與方法還是從事檔案管理工作的人員素質，都會影響到基層檔案管理信息化建設水平。在基層單位中真正能夠投入到檔案管理信息化建設中的資源是非常有限的，當前基層檔案管理中采用的設備大都存在老化、簡陋等問題，能否滿足基本的檔案管理要求都存在問題，更不要說檔案管理信息化建設。部分基層單位采用的還是傳統的紙質檔案管理形式，部分已經將紙質檔案轉化成電子檔案的單位也沒有對檔案信息系統進行科學的管理，無法有效利用檔案資源，離信息化建設還存在很遠的距離。同時，從事基層檔案管理工作的人員大都不是專業的人員，也很少接受相關的崗位培訓，不能滿足檔案信息化建設在思想意識與職業技能上的要求。

2.3基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足

在我國普遍存在基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足的問題，這種投入不足不僅僅表現在基本的硬件設備投入上，在對管理人才以及管理軟件方面的投入也存在很大的缺口，這直接制約了基層檔案管理信息化建設的有效開展。在基層單位中，整體的工作經費都比較緊張，能夠投入到檔案管理中的經費更是在總經費中只占據了很小的比例，加上在經費的實際運用中還常常出現被挪用或者被占用的現象，能夠真正用到檔案管理信息化建設上的經費只能說少得可憐。有部分基層單位并沒有認識到檔案管理工作的重要性，在單位機構設置中沒有針對檔案管理設置專門的管理部門以及人員編制，更不要說針對檔案管理制訂經費預算了，僅僅只安排個別人員在完成本職工作后收集檔案材料，并沒有系統地開展檔案資料的收集整理工作，開展檔案管理信息化建設更是緣木求魚［3］。

3基層檔案管理信息化建設的推進和提升對策

3.1提高基層檔案管理信息化意識

很多基層單位檔案管理信息化建設工作受到經濟發展水平等多種因素的影響，在具體工作開展中依然依賴于人力，對信息化的認識還不夠充分，需要進一步加強檔案管理信息化建設的宣傳教育工作，從意識上對基層檔案管理工作進行改變，讓廣大基層檔案管理工作人員深刻認識到檔案管理信息化建設的必要性；將信息化建設意識融入到日常管理工作中去，針對已有的檔案管理制度建立信息化檔案管理制度，切實指導日常管理工作的開展。

3.2增加信息化建設檔案的資金投入

檔案管理工作本來就需要一定的資金投入，針對基層檔案管理開展信息化建設更需要在資金上增加投入。資金的投入主要分為兩個方向，其一是做好檔案管理信息化技術的投入，信息化建設對設備要求很高，需要基層單位根據信息化建設的相關標準配備計算機、復印機等多種設備，對已經老舊的設備要及時換新，同時為了確保檔案管理信息化建設的有序開展，有條件的單位可以積極引進檔案管理相關的軟件，推動檔案管理智能化發展，讓基層單位檔案得到更充分的利用；其二是要加強對檔案管理專業人才的引進，現代化的復合型檔案管理人才不僅要具備專業的檔案管理水平，而且要求對計算機有較高的信息化素養，才能夠有效推動基層檔案管理信息化建設工作的有效開展。

3.3加強基層檔案管理流程的搭建與完善

之所以要開展基層檔案管理工作，一個重要目的就是為基層后續工作的開展提供數據指導，但是在實際檔案管理過程中卻存在著有檔案卻很難使用甚至沒有檔案使用的囧境。針對這種情況，基層檔案管理工作需要對已有的檔案管理流程不斷進行完善，加強不同部門內部之間的橫向溝通，打好配合戰，用更加積極的態度去處理檔案相關工作，明確各自的檔案記錄與整理的分工，避免因為分工混亂引起工作重復，降低工作效率。理清檔案管理流程，搭建一個完備的檔案管理網絡，并在實際工作中不斷進行優化，這對推動基層檔案管理信息化建設有著非常重要的作用［4］。

3.4提升基層檔案管理信息化建設人員的素質和能力

思想意識決定行為水平，要在基層檔案管理中開展信息化建設，需要檔案管理工作人員具備信息化建設意識，改變舊有的檔案管理理念，從傳統的檔案管理工作中總結有用的管理經驗，積極采用現代信息技術開展檔案管理，對已經不適應信息化管理的傳統模式要及時舍棄。與此同時，要積極開展檔案管理人員專業技能培訓工作，想方設法提高基層檔案管理人員的管理素質與能力，充分發揮管理人員對信息化建設的推動作用，對已有的檔案管理人員隊伍從年齡、學歷、專業等方面進行優化調整，為基層單位配備具有豐富管理經驗并且專業性強的檔案管理人員，采用師傅帶徒弟的形式，充分發揮傳幫帶的作用，打破傳統的基層檔案管理模式。做好在職人員的職業培訓工作，不僅要針對現代檔案管理知識開展培訓，還要加強工作人員對計算機等信息化管理設備的靈活運用，為基層檔案管理信息化建設做好人才信息素質準備工作。基層檔案管理信息化建設對檔案事業的發展有著重要的現實意義，但是在實際管理過程中，受到管理人員綜合素質、檔案管理信息化技術等各種因素的影響，在基層檔案管理過程中，信息化建設發展速度慢，還存在一定的問題，需要相關管理人員具體問題具體分析，有針對性地提出解決問題的措施，切實提高基層檔案管理信息化的水平。

參考文獻：

［1］陳小莉.探析新形勢下疾控中心檔案管理信息化建設的創新思路［J］.辦公室業務，2014（03）.

［2］李紅梅.當前基層疾控中心檔案管理存在的問題及對策［J］.黑龍江史志，2014（15）.

［3］趙麗.新形勢下疾控中心檔案管理信息化建設研究［J］.企業改革與管理，2015（08）.

作者：尤曉華 單位：山東省高密市衛生計生監察大隊